Za organizatorja dogodka

Ideja dogodka in ciljna skupina

Ko začnete načrtovati dogodek, najprej pomislite na:

• Komu je dogodek namenjen?
• Koga bi to morda zanimalo?
• Kakšno vsebino bi bilo dobro imeti na dogodku?
• Kakšno ekipo potrebujete za izvedbo dogodka?

Gospodarsko

Proračun je pomemben del načrtovanja dogodka, vendar ga je glede na naravo dogodka mogoče organizirati tudi z majhnim vložkom.

V proračunu je dobro upoštevati odhodke, kot npr

• stroški, ki izhajajo iz kraja dogodka
• stroški zaposlenih
• strukture, na primer oder, šotori, ozvočenje, razsvetljava, najete sanitarije in zabojniki za smeti
• licenčnine
• honorarji izvajalcev.

Razmislite, kako lahko financirate dogodek. Dobite lahko na primer dohodek

• z vstopnicami
• s sponzorskimi pogodbami
• z nepovratnimi sredstvi
• s prodajnimi aktivnostmi na dogodku, na primer kavarna ali prodaja izdelkov
• z oddajo predstavitvenih ali prodajnih mest v okolici prodajalcem.

Za več informacij o mestnih subvencijah obiščite spletno mesto mesta.

Zaprosite lahko tudi za nepovratna sredstva države ali fundacij.

Prizorišče

Kerava ima veliko površin in prostorov, primernih za dogodke različnih velikosti. Na izbiro kraja vpliva:

• narava dogodka
• čas dogodka
• ciljno skupino dogodka
• lokacijo
• svoboda
• stroški najema.

Mesto Kerava upravlja več objektov. Notranji prostori v lasti mesta so rezervirani prek sistema Timmi. Več informacij o objektih najdete na spletni strani mesta.

Zunanje prostore v lasti mesta upravljajo infrastrukturne storitve Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Možno je organizirati dogodke v sodelovanju z Mestno knjižnico Kerava. Več informacij najdete na spletni strani knjižnice.

Spodaj boste našli informacije o najpogostejših dovoljenjih in postopkih za dogodke. Odvisno od vsebine in narave dogodka boste morda potrebovali tudi druge vrste dovoljenj in dogovorov.

Uporabno dovoljenje

Za prireditve na prostem je vedno potrebno dovoljenje lastnika zemljišča. Dovoljenja za javne površine v lasti mesta, kot so ulice in parkovne površine, izdajajo infrastrukturne službe Kerava. Za dovoljenje se zaprosi na Lupapiste.fi. O dovoljenju za uporabo zasebnih površin odloča lastnik površine. Notranjost mesta najdete v sistemu Timmi.

Če so ulice zaprte in avtobusna proga poteka po ulici, ki jo je treba zapreti, ali če ureditev dogodkov kako drugače vpliva na avtobusni promet, se je treba glede sprememb poti obrniti na HSL.

Obveščanje policije in reševalcev

Javno prireditev je treba pisno z zahtevanimi prilogami prijaviti policiji najkasneje pet dni pred prireditvijo in reševalni službi najkasneje 14 dni pred prireditvijo. Večji kot je dogodek, prej bi morali biti na poti.

Oglaševanje ni potrebno na manjših javnih prireditvah z malo udeleženci in ki zaradi narave prireditve ali kraja ne zahtevajo ukrepov za vzdrževanje reda in varnosti. Če niste prepričani, ali je potrebna prijava, se obrnite na policijo ali svetovalno službo za nujno pomoč:

• Policija Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (centrala) ali splošne storitve.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centralna reševalna služba Uusimaa, 09 4191 4475 ali paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Več informacij o javnih dogodkih in načinu prijave najdete na spletni strani policije.

Več informacij o varovanju dogodkov najdete na spletni strani reševalne akcije.

Obvestilo o hrupu

Javno prireditev je treba pisno prijaviti organu občine za varstvo okolja, če povzroča začasen posebno moteč hrup ali tresljaje, na primer pri koncertu na prostem. Obvestilo se opravi dovolj zgodaj pred sprejetjem ukrepa oziroma začetkom opravljanja dejavnosti, vendar najkasneje 30 dni pred tem časom.

Če obstaja razlog za domnevo, da je hrup zaradi dogodka motnja, je treba pripraviti poročilo o hrupu. Reprodukcija zvoka se lahko uporablja na dogodkih, ki so organizirani med 7. in 22. uro brez prijave hrupa, pod pogojem, da je glasnost na razumni ravni. Glasba se morda ne predvaja tako glasno, da bi jo lahko slišali v stanovanjih, na občutljivih območjih ali daleč zunaj območja dogodka.

Okolico je treba o dogodku predhodno obvestiti na oglasni deski stanovanjske skupnosti ali s sporočili v poštnem predalu. Upoštevati je treba tudi območja, ki so občutljiva na hrup prireditvenega okolja, kot so domovi za ostarele, šole in cerkve.

Centralni okoljski center Uusimaa je odgovoren za poročila o hrupu na tem območju.

Več informacij o poročilu o hrupu najdete na spletni strani Centralnega okoljskega centra Uusimaa.

avtorske pravice

Izvajanje glasbe na prireditvah in dogodkih zahteva plačilo nadomestila avtorskih pravic Teosto.

Več informacij o izvajanju glasbe in licencah za uporabo najdete na spletni strani Teosto.

Živila

Manjšim subjektom, kot so posamezniki ali hobi društva, ni treba izdelati poročila o manjši prodaji ali strežbi hrane. Če na dogodek pridejo profesionalni prodajalci, morajo svoje dejavnosti prijaviti Centralnemu okoljskemu centru Uusimaa. Dovoljenja za začasno opravljanje dela izda regionalni upravni organ.

Več informacij o dovoljenjih za profesionalno prodajo hrane najdete na spletni strani Central Uusimaa Environmental Center.

Načrt reševanja

Organizator mora pripraviti načrt reševanja prireditve

• kjer bo predvidoma prisotnih vsaj 200 ljudi hkrati
• uporablja se odprti ogenj, ognjemeti ali drugi pirotehnični izdelki ali se kot posebni učinki uporabljajo požarne in eksplozivne kemikalije
• ureditev za izhod iz prizorišča je drugačna od običajne ali narava dogodka predstavlja posebno nevarnost za ljudi.

Pri gradnji prireditve je treba zagotoviti dovolj prostora za reševalce in izstopnike, prehod najmanj štiri metre. Organizator prireditve mora izdelati čim bolj natančen zemljevid območja, ki ga bo razdelil vsem udeleženim pri gradnji prireditve.

Načrt reševanja se pošlje policiji, reševalni službi in osebju prireditve.

Več informacij o varnosti dogodkov najdete na spletni strani reševalne službe Central Uusimaa.

Nadzor naročila

Po potrebi bodo za varnost med prireditvijo skrbeli redarji, ki jih določi organizator prireditve. Policija postavlja minimalno omejitev števila redarjev na dogodek.

Prva pomoč

Organizator prireditve je dolžan zagotoviti zadostno pripravljenost prve pomoči na prireditvi. Nedvoumnega števila osebja prve pomoči za dogodek ni, zato ga je treba povezati s številom ljudi, tveganji in velikostjo območja. Prireditve z 200–2 ljudmi morajo imeti imenovanega častnika za prvo pomoč, ki je končal vsaj tečaj EA 000 ali enakovreden tečaj. Ostalo osebje prve pomoči mora imeti zadostno znanje prve pomoči.

Zavarovanja

Za morebitne nezgode je odgovoren organizator dogodka. Prosimo, da se že v fazi načrtovanja pozanimate, ali je za dogodek potrebno zavarovanje in če je, kakšno. O tem se lahko pozanimate pri zavarovalnici in policiji.

Elektrika in voda

Ko rezervirate prostor, se pozanimajte o razpoložljivosti električne energije. Upoštevajte, da običajno standardna vtičnica ni dovolj, večje naprave pa potrebujejo trifazni tok (16A). Če se na prireditvi prodaja ali streže hrana, mora biti na prireditvi na voljo tudi voda. O razpoložljivosti elektrike in vode se morate pozanimati pri najemniku prostora.

Povprašajte o razpoložljivosti elektrike in vode v zunanjih prostorih Kerave ter o ključih električnih omaric in vodnih točk pri infrastrukturnih storitvah Kerave: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Okvir

Za prireditev so pogosto potrebne različne strukture, kot so oder, šotori, nadstreški in sanitarije. Odgovornost organizatorja dogodka je zagotoviti, da konstrukcije prenesejo tudi nepričakovane vremenske pojave in druge obremenitve. Prepričajte se na primer, da imajo šotori in nadstreški ustrezno težo.

Ravnanje z odpadki, čiščenje in recikliranje

Pomislite, kakšne smeti nastanejo na dogodku in kako poskrbite za njihovo recikliranje. Za ravnanje z odpadki na prireditvi in ​​posledično čiščenje smetnjakov je odgovoren organizator prireditve.

Prosimo, da poskrbite, da so v prireditvenem prostoru sanitarije in da ste se o njihovi uporabi dogovorili s skrbnikom prostora. Če v okolici ni stalnih stranišč, jih morate najeti.

Več informacij o zahtevah glede ravnanja z odpadki na dogodkih lahko dobite pri infrastrukturnih storitvah Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Znaki

Prireditev mora imeti znake za stranišča (vključno s stranišči za invalide in otroško varstvo) in postajo prve pomoči. V prostoru morajo biti ločeno označeni tudi prostori za kadilce in prostori za nekadilce. Ob največjih prireditvah je treba upoštevati označevanje parkirnih mest in usmerjanje do njih.

Najdeno blago

Organizator prireditve mora poskrbeti za najdeno blago ter načrtovati njegov sprejem in odpremo.

svoboda

Dostopnost omogoča enakopravno udeležbo ljudi na dogodku. Upošteva se lahko na primer na stopničkah, rezerviranih za osebe z omejeno mobilnostjo, ali na mestih, ki so drugače rezervirana zanje. Prav tako je dobra ideja dodati informacije o dostopnosti na strani dogodkov. Če dogodek ni brez ovir, nas o tem predhodno obvestite.

Navodila za organizacijo dostopnega dogodka najdete na spletni strani Invalidiliito.

Trženje dogodkov bi moralo potekati z uporabo več kanalov. Razmislite, kdo sodi v ciljno skupino dogodka in kako jih najbolje doseči.

Tržni kanali

Koledar prireditev Kerava

Dogodek pravočasno najavite v Keravinem koledarju dogodkov. Koledar dogodkov je brezplačen kanal, ki ga lahko uporabljajo vsi organizatorji dogodkov v Keravi. Za uporabo koledarja je potrebna registracija kot uporabnik storitve bodisi kot podjetje, skupnost ali enota. Ko ste prijavljeni, lahko dogodke objavite v koledarju.

Povezava na prvo stran koledarja dogodkov.

Kratek poučni video o registraciji (events.kerava.fi).

Kratek poučni video o ustvarjanju dogodka (YouTube)

Lastni kanali in omrežja

• Spletna stran
• družbeni mediji
• e-poštni seznami
• glasila
• kanale lastnih deležnikov in partnerjev
• plakati in letaki

Delitev plakatov

Plakate je treba razdeliti na široko. Lahko jih delite na naslednjih mestih, na primer:

• prizorišče in njegova okolica
• Knjižnica Kerava
• Prodajno mesto Sampola
• Oglasne deske ulice za pešce Kauppakaare in postaje Kerava.

Ključe oglasnih desk ulice za pešce Kauppakaari in postaje Kerava si lahko izposodite s potrdilom pri službi za stranke mestne knjižnice. Ključ morate vrniti takoj po uporabi. Plakate velikosti A4 ali A3 lahko izvozite na oglasne deske. Plakati so pritrjeni pod plastično loputo, ki se avtomatsko zapira. Ne potrebujete traku ali drugih pritrdilnih pripomočkov! Prosimo, da po dogodku odstranite plakate s tabel.

Druge zunanje oglasne deske najdete na primer v Kannistu in v bližini športnega parka Kaleva ter poleg Ahjo's K-shop.

Sodelovanje z mediji

O dogodku je vredno komunicirati z lokalnimi mediji in glede na ciljno skupino dogodka tudi z nacionalnimi mediji. Pošljite medijsko sporočilo ali ponudite dokončano zgodbo, ko je program dogodka objavljen ali ko se približuje.

Dogodek bi lahko zanimal lokalne medije, na primer Keski-Uusimaa in Keski-Uusimaa Viikko. Približati se je treba nacionalnim medijem, na primer časopisom in revijam, radijskim in televizijskim kanalom ter spletnim medijem. Razmisliti velja tudi o sodelovanju z vplivneži družbenih omrežij in dogodku primernimi producenti vsebin.

Komunikacijsko sodelovanje z mestom

Mesto Kerava občasno predvaja lokalne dogodke na svojih kanalih. Dogodek je treba dodati v skupni koledar dogodkov, iz katerega bo mesto po možnosti delilo dogodek na svojih kanalih.

Za morebitno komunikacijsko sodelovanje se lahko obrnete na mestno komunikacijsko enoto: viestinta@kerava.fi.

Imenovanje vodje projekta ali producenta dogodka

• Delite odgovornosti
• Naredite načrt dogodka

Finance in proračun

• Plačljiv ali brezplačen dogodek?
• Prodaja vstopnic
• Dotacije in štipendije
• Partnerji in sponzorji
• Drugi načini zbiranja sredstev

Dovoljenja in pogodbe za prireditve

• Dovoljenja in obvestila (raba zemljišča, policija, gasilska uprava, dovoljenje za hrup in tako naprej): obveščanje vseh strani
• Pogodbe (najem, oder, zvok, izvajalci itd.)

Urniki dogodkov

• Časovni načrt gradnje
• Programski urnik
• Razpored razstavljanja

Vsebina dogodka

• Program
• Udeleženci
• Izvajalci
• Voditelj
• Povabljeni gostje
• Mediji
• Porcije

Varnost in obvladovanje tveganja

• Ocena tveganja
• Načrt reševanja in varnosti
• Nadzor naročila
• Prva pomoč
• Stražar
• Zavarovanja

Prizorišče

• Okvir
• Dodatki
• Reprodukcija zvoka
• Informacije
• Znaki
• Nadzor prometa
• Zemljevid

Komunikacija

• Komunikacijski načrt
• Spletna stran
• Sosiaalinen mediji
• Plakati in letaki
• Sporočila za medije
• Plačano oglaševanje
• Informacije o strankah, na primer navodila za prihod in parkiranje
• Kanali sodelovanja partnerjev in deležnikov

Čistoča in okolje dogodka

• Stranišča
• Zabojniki za smeti
• Čiščenje

Delavci in delavke iz Talkoo

• Indukcija
• Službene obveznosti
• Delo v izmenah
• Obroki

Končna ocena

• Zbiranje povratnih informacij
• Posredovanje povratnih informacij tistim, ki so sodelovali pri izvedbi dogodka
• Spremljanje medijev