Mbrojtja e të dhënave

Mbrojtja e të dhënave i referohet mbrojtjes së të dhënave personale. Të dhënat personale janë informacione që përshkruajnë një person fizik nga i cili personi mund të identifikohet drejtpërdrejt ose tërthorazi. Një informacion i tillë përfshin, për shembull, emrin, adresën e postës elektronike, numrin e sigurimeve shoqërore, foton dhe numrin e telefonit.

Pse mblidhen të dhënat në shërbimet e qytetit?

Të dhënat personale mblidhen dhe përpunohen për të kryer aktivitete zyrtare në përputhje me legjislacionin dhe rregulloret. Gjithashtu, obligimi i aktiviteteve zyrtare është përpilimi i statistikave, për të cilat sipas nevojës përdoren të dhënat personale të anonimizuara, pra të dhënat janë në një formë nga e cila nuk mund të identifikohet personi.

Çfarë informacioni përpunohet në shërbimet e qytetit?

Kur klienti, pra subjekti i të dhënave, fillon të përdorë shërbimin, mblidhet informacioni i nevojshëm për zbatimin e shërbimit në fjalë. Qyteti ofron shërbime të ndryshme për qytetarët e tij, për shembull shërbimet e mësimdhënies dhe edukimit të fëmijërisë së hershme, shërbimet e bibliotekës dhe shërbimet sportive. Rrjedhimisht, përmbajtja e informacionit të mbledhur ndryshon. Qyteti i Kerava mbledh vetëm të dhënat personale të nevojshme për shërbimin në fjalë. Informacioni i mbledhur në shërbimet e ndryshme mund të gjendet në mënyrë më të detajuar në deklaratat e privatësisë së kësaj faqe interneti sipas fushës së temës.

Ku e merrni informacionin për shërbimet e qytetit?

Si rregull, të dhënat personale merren nga vetë klienti. Përveç kësaj, informacioni merret nga sistemet e mbajtura nga autoritete të tjera, si Qendra e Regjistrimit të Popullsisë. Gjithashtu, gjatë marrëdhënies me klientin, ofruesi i shërbimit që vepron në emër të qytetit mundet, bazuar në marrëdhënien kontraktuale, të ruajë dhe plotësojë informacionin e klientit.

Si përpunohen të dhënat personale në shërbimet e qytetit?

Të dhënat personale trajtohen me kujdes. Të dhënat përpunohen vetëm për qëllimin e paracaktuar. Kur përpunojmë të dhënat personale, ne respektojmë legjislacionin dhe praktikat e mira të përpunimit të të dhënave.

Baza ligjore sipas Rregullores për Mbrojtjen e të Dhënave janë legjislacioni i detyrueshëm, kontrata, pëlqimi ose interesi legjitim. Në qytetin e Kerava, ekziston gjithmonë një bazë ligjore për përpunimin e të dhënave personale. Në shërbime të ndryshme, përpunimi i të dhënave personale mund të bazohet edhe në legjislacionin që rregullon shërbimin në fjalë, për shembull në veprimtaritë mësimore.

Personeli ynë është i detyruar nga një detyrë e konfidencialitetit. Personeli që trajton të dhënat personale trajnohet rregullisht. Përdorimi dhe të drejtat e sistemeve që përmbajnë të dhëna personale monitorohen. Të dhënat personale mund të përpunohen vetëm nga një punonjës i cili ka të drejtë të përpunojë të dhënat në fjalë në emër të detyrave të tij të punës.

Kush i përpunon të dhënat në shërbimet e qytetit?

Në parim, të dhënat personale të klientëve të qytetit, pra përdoruesve të regjistruar, mund të përpunohen vetëm nga punonjësit që kanë nevojë të përpunojnë të dhënat në fjalë për detyrat e tyre të punës. Përveç kësaj, qyteti përdor nënkontraktorë dhe partnerë që kanë akses në të dhënat personale të kërkuara për të organizuar shërbimet. Këto palë mund të përpunojnë të dhëna vetëm në përputhje me udhëzimet dhe marrëveshjet e dhëna nga qyteti i Kerava.

Kujt mund t'i jepen informacionet nga regjistrat e qytetit?

Transferimi i të dhënave personale i referohet situatave kur të dhënat personale i jepen një kontrolluesi tjetër të të dhënave për përdorim të tij të pavarur. Të dhënat personale mund të zbulohen vetëm brenda kornizës së përcaktuar me ligj ose me pëlqimin e klientit.

Sa i përket qytetit të Kerava, të dhënat personale u zbulohen autoriteteve të tjera bazuar në kërkesat e legjislacionit. Informacioni mund t'i jepet, për shembull, Shërbimit Kombëtar të Pensioneve ose shërbimit KOSKI të mbajtur nga Bordi Kombëtar Finlandez i Arsimit.

Sipas Rregullores për Mbrojtjen e të Dhënave, personi i regjistruar, pra klienti i qytetit, ka të drejtë të:

• për të kontrolluar të dhënat personale për veten e tij
• kërkojnë korrigjimin ose fshirjen e të dhënave të tyre
• të kërkojë kufizimin e përpunimit ose objekt përpunimi
• të kërkojë transferimin e të dhënave personale nga një sistem në tjetrin
• për të marrë informacion në lidhje me përpunimin e të dhënave personale

Regjistruesi nuk mund të përdorë të gjitha të drejtat në të gjitha situatat. Ndikohet, p.sh., situata nga e cila baza ligjore sipas rregullores për mbrojtjen e të dhënave përpunohen të dhënat personale.

E drejta për të inspektuar të dhënat personale

Personi i regjistruar, d.m.th. klienti i qytetit, ka të drejtë të marrë konfirmim nga kontrolluesi që të dhënat personale që kanë të bëjnë me të janë duke u përpunuar ose se nuk po përpunohen. Me kërkesë, kontrolluesi duhet t'i sigurojë subjektit të të dhënave një kopje të të dhënave personale të përpunuara në emër të tij/saj.

Ne rekomandojmë paraqitjen e një kërkese për inspektim kryesisht përmes transaksioneve elektronike me identifikim të fortë (kërkon përdorimin e kredencialeve bankare). Ju mund të gjeni formularin elektronik nga këtu.

Nëse klienti nuk është në gjendje të përdorë formularin elektronik, kërkesa mund të bëhet edhe në zyrën e gjendjes civile të qytetit ose në pikën e shërbimit të Sampola. Për këtë ju duhet me vete një ID me foto, pasi personi që bën kërkesën duhet të jetë gjithmonë i identifikueshëm. Nuk është e mundur të bëhet një kërkesë me telefon ose e-mail, sepse ne nuk mund të identifikojmë me siguri një person në këto kanale.

E drejta për korrigjimin e të dhënave

Klienti i regjistruar, pra klienti i qytetit, ka të drejtë të kërkojë që të dhënat personale të pasakta, të pasakta ose të paplota në lidhje me të të korrigjohen ose plotësohen pa vonesa të panevojshme. Përveç kësaj, subjekti i të dhënave ka të drejtë të kërkojë që të dhënat personale të panevojshme të fshihen. Teprica dhe pasaktësia vlerësohen sipas kohës së ruajtjes së të dhënave.

Nëse bashkia nuk e pranon kërkesën për korrigjim, për këtë çështje nxirret një vendim, ku përmenden arsyet në bazë të të cilave kërkesa nuk është pranuar.

Ne rekomandojmë paraqitjen e një kërkese për korrigjimin e të dhënave kryesisht përmes transaksioneve elektronike me identifikim të fortë (kërkon përdorimin e kredencialeve bankare). Ju mund të gjeni formularin elektronik nga këtu.

Një kërkesë për korrigjimin e informacionit mund të bëhet edhe aty për aty në zyrën e gjendjes civile ose në pikën e shërbimit të Sampola. Identiteti i personit që bën kërkesën kontrollohet kur paraqitet kërkesa.

Koha dhe tarifat e përpunimit të kërkesës

Qyteti i Keravës përpiqet të përpunojë kërkesat sa më shpejt të jetë e mundur. Afati për dorëzimin e informacionit ose dhënien e informacionit shtesë në lidhje me kërkesën për inspektim të të dhënave personale është një muaj nga marrja e kërkesës për inspektim. Nëse kërkesa për inspektim është jashtëzakonisht komplekse dhe e gjerë, afati mund të zgjatet me dy muaj. Klienti do të njoftohet personalisht për zgjatjen e kohës së përpunimit.

Informacioni i të regjistruarit jepet kryesisht pa pagesë. Megjithatë, nëse kërkohen më shumë kopje, qyteti mund të kërkojë një tarifë të arsyeshme bazuar në kostot administrative. Nëse kërkesa për informacion është padyshim e pabazuar dhe e paarsyeshme, veçanërisht nëse kërkesat për informacion bëhen në mënyrë të përsëritur, qyteti mund të ngarkojë kostot administrative të shkaktuara për dhënien e informacionit ose të refuzojë dhënien e informacionit në tërësi. Në një rast të tillë, qyteti do të demonstrojë pabazueshmërinë ose paarsyeshmërinë e dukshme të kërkesës.

Zyra e Komisionerit për Mbrojtjen e të Dhënave

Subjekti i të dhënave ka të drejtë të paraqesë një ankesë pranë Zyrës së Komisionerit për Mbrojtjen e të Dhënave, nëse subjekti i të dhënave konsideron se është shkelur legjislacioni i vlefshëm për mbrojtjen e të dhënave në përpunimin e të dhënave personale në lidhje me të.

Nëse bashkia nuk e pranon kërkesën për korrigjim, për këtë çështje nxirret një vendim, ku përmenden arsyet në bazë të të cilave kërkesa nuk është pranuar. Ne ju informojmë gjithashtu për të drejtën e mjeteve juridike, për shembull mundësinë e paraqitjes së një ankese pranë Komisionerit për Mbrojtjen e të Dhënave.

Informimi i klientit për përpunimin e të dhënave personale

Rregullorja e Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave të Bashkimit Evropian detyron kontrolluesin e të dhënave (qytetin) të informojë subjektin e të dhënave (klientin) për përpunimin e të dhënave të tij personale. Informimi i të regjistruarit në qytetin e Kerava kryhet me ndihmën e deklaratave të mbrojtjes së të dhënave specifike për regjistrin dhe informacionit të mbledhur në faqen e internetit. Ju mund të gjeni deklaratat e privatësisë specifike të regjistrit në fund të faqes.

Qëllimi i përpunimit të të dhënave personale

Menaxhimi i detyrave të qytetit bazohet në ligj dhe menaxhimi i detyrave statutore zakonisht kërkon përpunimin e të dhënave personale. Prandaj, baza për përpunimin e të dhënave personale në qytetin e Kerava është, si rregull, përmbushja e detyrimeve statutore.

Periudhat e ruajtjes së të dhënave personale

Periudha e ruajtjes për dokumentet komunale përcaktohet ose nga legjislacioni, rregulloret e Arkivave Kombëtare ose rekomandimet e Asociacionit Kombëtar të Komunave për periudhën e ruajtjes. Dy kriteret e para janë të detyrueshme dhe, për shembull, dokumentet që do të ruhen vertikalisht përcaktohen nga Arkivi Kombëtar. Periudhat e ruajtjes, arkivimi, asgjësimi dhe informacioni konfidencial i dokumenteve të qytetit të Keravas përcaktohen më hollësisht në rregullat e funksionimit të shërbimeve të arkivit dhe planin e menaxhimit të dokumenteve. Dokumentet asgjësohen pasi të ketë skaduar periudha e ruajtjes së përcaktuar në planin e menaxhimit të dokumenteve, duke siguruar mbrojtjen e të dhënave.

Përshkrimi i grupeve të regjistruara dhe grupeve të të dhënave personale që do të përpunohen

Personi i regjistruar nënkupton personin të cilit i përket përpunimi i të dhënave personale. Të regjistruarit e qytetit janë punonjësit e qytetit, të besuarit dhe klientët, si banorët e bashkisë të mbuluar nga shërbimet arsimore dhe të kohës së lirë dhe shërbimet teknike.

Për të përmbushur detyrimet ligjore, qyteti përpunon të dhëna të ndryshme personale. Të dhënat personale i referohen të gjitha informacioneve që lidhen me një person fizik të identifikuar ose të identifikueshëm, si emri, numri i sigurimeve shoqërore, adresa, numri i telefonit dhe adresa e postës elektronike. Përveç kësaj, qyteti përpunon të ashtuquajturat të dhëna të veçanta (të ndjeshme) personale, që do të thotë, për shembull, informacion në lidhje me shëndetin, gjendjen ekonomike, bindjet politike ose përkatësinë etnike. Informacioni i veçantë duhet të mbahet sekret dhe mund të përpunohet vetëm në situata të përcaktuara në mënyrë specifike në rregulloren për mbrojtjen e të dhënave, të cilat janë p.sh. pëlqimin e subjektit të të dhënave dhe përmbushjen e detyrimeve statutore të kontrolluesit.

Zbulimi i të dhënave personale

Transferimi i të dhënave personale shpjegohet në detaje në deklaratat e privatësisë specifike të regjistrit, të cilat mund të gjenden në fund të faqes. Si rregull i përgjithshëm, mund të thuhet se informacioni lëshohet jashtë qytetit vetëm me pëlqimin e subjektit të të dhënave ose bashkëpunimin e ndërsjellë të autoriteteve bazuar në baza ligjore.

Masat e sigurisë teknike dhe organizative

Pajisjet e teknologjisë së informacionit janë të vendosura në ambiente të mbrojtura dhe të monitoruara. Të drejtat e aksesit në sistemet dhe skedarët e informacionit bazohen në të drejtat personale të aksesit dhe përdorimi i tyre monitorohet. Të drejtat e aksesit jepen në bazë të detyrës për detyrë. Çdo përdorues pranon detyrimin për të përdorur dhe ruajtur konfidencialitetin e të dhënave dhe sistemeve të informacionit. Për më tepër, arkivat dhe njësitë e punës kanë kontroll aksesi dhe bravë dyersh. Dokumentet ruhen në dhoma të kontrolluara dhe në kabinete të mbyllura.

Njoftimet e privatësisë

Përshkrimet janë skedarë pdf që hapen në të njëjtën skedë.

• Deklarata e privatësisë së zgjedhjeve të banorëve (pdf)
• Regjistri i personelit (pdf)
• Regjistri i menaxhimit të klientëve të shërbimeve të biznesit (pdf)
• Universiteti Kerava (pdf)
• Edukimi në fëmijërinë e hershme dhe edukimi parashkollor (pdf)
• Arsimi bazë (pdf)
• Shkolla e mesme (pdf)
• Mbështetje për rritje dhe mësim (pdf)
• Shërbimet e infrastrukturës (pdf)
• Regjistri i menaxhimit të çështjeve dhe dokumenteve (pdf)
• Shërbimet e punësimit (pdf)
• Furnizimi me ujë Kerava (pdf)
• Regjistri i klientëve të sistemit bibliotekar të bibliotekës së qytetit Kerava dhe bibliotekave Kirkes (pdf)
• Shërbimet e bibliotekës mbikëqyrje video (pdf)
• Regjistri i Administratorëve (pdf)
• Shërbimet e muzeut (pdf)
• Regjistri i rezervimit të hapësirës së dokumentit të informacionit Timmi (pdf)
• Aplikimet për grante (pdf)
• Regjistri i materialeve të përgjigjeve të anketës së hartës (pdf)
• eParking (pdf)
• Regjistri i përdoruesve i mjedisit të trajnimit në internet i mbrojtjes së të dhënave Navisec Flex (pdf)
• Regjistri i klientëve për detyrat zyrtare të kontrollit të ndërtesave (pdf)
• Siguria në punë e granitit, menaxhimi i devijimeve dhe siguria e informacionit dhe regjistri personal i njoftimit (pdf)
• Anketa e qytetit Kerava në webropol (pdf)
• Formulari i kontaktit të shërbimit të bisedës Smilee, regjistrimi i klientit (pdf)
• Sistemi Elektronik i Menaxhimit të Flotës me Spot (pdf)
• Regjistri personal i administratës financiare të qytetit Kerava (pdf)
• Regjistri personal i sistemit të mbikëqyrjes me kamera për vendet publike në qendër të qytetit (pdf)
• Sistemi i mbikëqyrjes së kamerave të regjistrimit të pasurive të paluajtshme të Kerava City (pdf)
• Aktiviteti Park God (pdf)
• Organizimi i daljeve dhe ndihma ushqimore për familjet (pdf)
• Regjistri personal i aplikimeve për grante në sektorin e kohës së lirë dhe mirëqenies (pdf)
• Transmetimi i mbledhjes së këshillit bashkiak (pdf)
• Lejet e parkimit të stafit për zonën e parkimit të parkut sportiv Kaleva (pdf)
• Lista e personave që punojnë në projektet e ndërtimit të vetë-menaxhuara inxhinierike komunale (pdf)
• Regjistri i klientëve të kontrollit të parkimit të qytetit Kerava (pdf)
• Regjistri i klientëve të shërbimeve rinore të qytetit Kerava (pdf)
• Menaxhimi i kontratës Cloudia (pdf)
• Regjistri i personelit të marketingut të ngjarjeve të industrisë së kohës së lirë dhe mirëqenies (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Organizimi i eventeve dhe regjistri i marketingut të shërbimeve kulturore Kerava (pdf)
• Regjistri i Organizatës së Këshillit Rinor Kerava dhe Zgjedhjeve Rinore (pdf)
• Regjistri i vendndodhjes së automjeteve, makinerive dhe punëtorëve të inxhinierisë urbane (pdf)
• Regjistri i kanalit të raportimit të abuzimit të brendshëm të qytetit të Kerava (pdf)
• vaktregjistri i shërbimeve (pdf)
• Regjistri i anketimit të pemës së emrit (pdf)
• Regjistri i festivalit të ri të ndërtimit (pdf)
• Regjistri i palëve të interesuara të industrisë së kohës së lirë dhe mirëqenies (pdf)
• Dokument informacioni, regjistri i menaxhimit të përdoruesve (pdf)
• Dokument informacioni, shërbimi cloud M365 dhe regjistri i menaxhimit të pajisjes celulare Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)