Për organizatorin e eventit

Ideja dhe grupi i synuar i ngjarjes

Kur filloni të planifikoni një ngjarje, së pari mendoni për:

• Për kë synohet ngjarja?
• Kush mund të kujdeset?
• Çfarë lloj përmbajtjeje do të ishte mirë të kishim në event?
• Çfarë lloj ekipi ju nevojitet për të realizuar ngjarjen?

Ekonomik

Buxheti është një pjesë e rëndësishme e planifikimit të eventeve, por në varësi të natyrës së eventit, mund të organizohet edhe me një investim të vogël.

Në buxhet është mirë të merren parasysh edhe shpenzimet si p.sh

• kostot që rrjedhin nga vendi i ngjarjes
• shpenzimet e punonjësve
• strukturat, për shembull skena, tendat, sistemi zanor, ndriçimi, tualetet me qira dhe kontejnerët e plehrave
• tarifat e licencës
• tarifat e interpretuesve.

Mendoni se si mund ta financoni ngjarjen. Ju mund të fitoni të ardhura, për shembull

• me bileta pranimi
• me marrëveshje sponsorizimi
• me grante
• me aktivitetet e shitjes në ngjarje, për shembull një kafene ose shitjen e produkteve
• duke u dhënë me qira shitësve pikat e prezantimit ose shitjes në zonë.

Për më shumë informacion rreth granteve të qytetit, vizitoni faqen e internetit të qytetit.

Ju gjithashtu mund të aplikoni për grante nga shteti ose fondacionet.

Vendi i zhvillimit

Kerava ka shumë zona dhe vende të përshtatshme për ngjarje të madhësive të ndryshme. Zgjedhja e vendit të ngjarjes ndikohet nga:

• natyrën e ngjarjes
• koha e ngjarjes
• grupi i synuar i ngjarjes
• vendndodhjen
• liria
• kostot e qirasë.

Qyteti i Kerava administron disa objekte. Hapësirat e brendshme në pronësi të qytetit janë të rezervuara përmes sistemit Timmi. Mund të gjeni më shumë informacion rreth objekteve në faqen e internetit të qytetit.

Hapësirat e jashtme në pronësi të qytetit menaxhohen nga shërbimet e infrastrukturës Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Është e mundur të organizohen ngjarje bashkëpunimi me Bibliotekën e Qytetit Kerava. Mund të gjeni më shumë informacion në faqen e internetit të bibliotekës.

Më poshtë do të gjeni informacion mbi lejet dhe procedurat më të zakonshme të ngjarjeve. Në varësi të përmbajtjes dhe natyrës së ngjarjes, mund t'ju nevojiten edhe lloje të tjera lejesh dhe marrëveshjesh.

Leja e përdorimit të tokës

Leja e pronarit të tokës kërkohet gjithmonë për ngjarjet në natyrë. Lejet për zonat publike në pronësi të qytetit, si rrugët dhe zonat e parkut, jepen nga shërbimet infrastrukturore të Kerava. Leja aplikohet në Lupapiste.fi. Pronari i zonës vendos për lejen e përdorimit të zonave private. Brendësinë e qytetit mund ta gjeni në sistemin Timmi.

Nëse rrugët janë të mbyllura dhe një itinerar autobusi shkon në rrugë që do të mbyllet, ose organizimet e ngjarjeve ndikojnë ndryshe në trafikun e autobusëve, HSL duhet të kontaktohet për ndryshimet e itinerarit.

Njoftim për policinë dhe shërbimet e shpëtimit

Njoftimi për ngjarjen publike duhet të bëhet me shkrim me bashkëngjitjet e nevojshme në polici jo më vonë se pesë ditë para ngjarjes dhe në shërbimin e shpëtimit jo më vonë se 14 ditë para ngjarjes. Sa më i madh të jetë ngjarja, aq më herët duhet të jeni në lëvizje.

Njoftimi nuk ka nevojë të bëhet në ngjarje të vogla publike me pak pjesëmarrës dhe të cilat, për shkak të natyrës së ngjarjes apo vendit të ngjarjes, nuk kërkojnë masa për ruajtjen e rendit dhe sigurisë. Nëse nuk jeni të sigurt nëse duhet bërë një raport, kontaktoni policinë ose shërbimin këshillues të shërbimeve të urgjencës:

• Policia Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (pllakë komutimi) ose shërbime të përgjithshme.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Shërbimi i shpëtimit qendror Uusimaa, 09 4191 4475 ose paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Mund të gjeni më shumë informacion rreth ngjarjeve publike dhe si t'i raportoni ato në faqen e internetit të policisë.

Mund të gjeni më shumë informacion rreth sigurisë së ngjarjeve në faqen e internetit të operacionit të shpëtimit.

Njoftimi i zhurmës

Një ngjarje publike duhet t'i raportohet me shkrim autoritetit të mbrojtjes së mjedisit të bashkisë nëse shkakton zhurmë ose dridhje të përkohshme veçanërisht shqetësuese, për shembull në një koncert në natyrë. Njoftimi bëhet shumë përpara marrjes së masës ose fillimit të aktivitetit, por jo më vonë se 30 ditë përpara kësaj kohe.

Nëse ka arsye për të supozuar se zhurma nga ngjarja është një shqetësim, duhet të bëhet një raport mbi zhurmën. Riprodhimi i zërit mund të përdoret në ngjarjet e organizuara midis orës 7 të mëngjesit dhe 22:XNUMX pa bërë një raport zhurme, me kusht që volumi të mbahet në një nivel të arsyeshëm. Muzika mund të mos luhet aq me zë të lartë sa të mund të dëgjohet në apartamente, në zona të ndjeshme ose gjerësisht jashtë zonës së ngjarjes.

Lagjja në zonën përreth duhet të informohet paraprakisht për ngjarjen, ose në tabelën e njoftimeve të shoqatës së banesave ose me mesazhe në kutinë postare. Zonat e ndjeshme ndaj zhurmës së mjedisit të ngjarjeve, si shtëpitë e të moshuarve, shkollat ​​dhe kishat, duhet gjithashtu të merren parasysh.

Qendra Mjedisore Qendrore Uusimaa është përgjegjëse për raportet e zhurmës në zonë.

Mund të gjeni më shumë informacion rreth raportit të zhurmës në faqen e internetit të Qendrës Mjedisore Qendrore Uusimaa.

Të drejtat e autorit

Ekzekutimi i muzikës në ngjarje dhe evente kërkon pagesën e tarifës së kompensimit të të drejtës së autorit të Teosto.

Mund të gjeni më shumë informacion rreth performancës muzikore dhe licencave të përdorimit në faqen e internetit të Teosto.

Ushqimet

Operatorët më të vegjël, si individë ose klube hobi, nuk kanë nevojë të bëjnë një raport për shitjen e vogël ose servirjen e ushqimit. Nëse shitës profesionistë vijnë në ngjarje, ata duhet të raportojnë aktivitetet e tyre në Qendrën Mjedisore Qendrore Uusimaa. Licencat e shërbimit të përkohshëm jepen nga autoriteti administrativ rajonal.

Mund të gjeni më shumë informacion rreth lejeve për shitje profesionale ushqimore në faqen e internetit të Qendrës Mjedisore Qendrore Uusimaa.

Plani i shpëtimit

Organizatori duhet të përgatisë një plan shpëtimi për ngjarjen

• ku llogaritet se do të jenë të pranishëm të paktën 200 persona në të njëjtën kohë
• përdoren flakë të hapur, fishekzjarre ose produkte të tjera piroteknike, ose zjarri dhe kimikatet shpërthyese përdoren si efekte speciale
• marrëveshjet për daljen nga vendi i ngjarjes ndryshojnë nga zakonisht ose natyra e ngjarjes paraqet një rrezik të veçantë për njerëzit.

Gjatë ndërtimit të ngjarjes, duhet të sigurohet që të ketë hapësirë ​​të mjaftueshme për shpëtimtarët dhe daljet, një vendkalim prej të paktën katër metrash. Organizatori i eventit duhet të bëjë një hartë sa më të saktë të zonës, e cila do t'u shpërndahet të gjitha palëve të përfshira në ndërtimin e ngjarjes.

Plani i shpëtimit i dërgohet policisë, shërbimit të shpëtimit dhe stafit të ngjarjes.

Mund të gjeni më shumë informacion rreth sigurisë së ngjarjeve në faqen e internetit të shërbimit të shpëtimit të Uusimaa Qendrore.

Kontrolli i porosisë

Nëse është e nevojshme, siguria gjatë ngjarjes do të monitorohet nga urdhërdhënës të caktuar nga organizatori i ngjarjes. Policia vendos një kufi minimal për numrin e porositësve për ngjarje.

Ndihma e parë

Organizatori i eventit ka detyrimin të rezervojë gatishmërinë e mjaftueshme të ndihmës së parë për eventin. Nuk ka një numër të qartë të personelit të ndihmës së parë për një ngjarje, kështu që duhet të lidhet me numrin e njerëzve, rreziqet dhe madhësinë e zonës. Ngjarjet me 200–2 njerëz duhet të kenë një oficer të caktuar të ndihmës së parë, i cili ka përfunduar të paktën kursin EA 000 ose ekuivalentin e tij. Personeli tjetër i ndihmës së parë duhet të ketë aftësi të mjaftueshme të ndihmës së parë.

Sigurimet

Organizatori i ngjarjes është përgjegjës për çdo aksident. Ju lutemi zbuloni tashmë në fazën e planifikimit nëse sigurimi është i nevojshëm për ngjarjen dhe, nëse po, çfarë lloji. Ju mund të pyesni për këtë nga kompania e sigurimeve dhe policia.

Energjia elektrike dhe uji

Kur të rezervoni vendin, mësoni për disponueshmërinë e energjisë elektrike. Ju lutemi vini re se zakonisht një prizë standarde nuk është e mjaftueshme, por pajisjet më të mëdha kanë nevojë për rrymë trefazore (16A). Nëse ushqimi shitet ose shërbehet në ngjarje, uji duhet të jetë gjithashtu i disponueshëm në vend. Ju duhet të pyesni për disponueshmërinë e energjisë elektrike dhe ujit nga qiramarrësi i lokalit.

Pyetni për disponueshmërinë e energjisë elektrike dhe ujit në hapësirat e jashtme të Keravas, si dhe çelësat e kabineteve elektrike dhe pikave të ujit nga shërbimet e infrastrukturës së Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Korniza

Struktura të ndryshme nevojiten shpesh për ngjarjen, si një skenë, tenda, tenda dhe tualete. Është përgjegjësi e organizatorit të ngjarjes të sigurojë që strukturat mund t'i rezistojnë edhe fenomeneve të papritura të motit dhe ngarkesave të tjera të vendosura mbi to. Ju lutemi sigurohuni, për shembull, që tendat dhe tendat të kenë pesha të përshtatshme.

Menaxhimi, pastrimi dhe riciklimi i mbetjeve

Mendoni se çfarë lloj mbeturinash gjenerohen në këtë ngjarje dhe si kujdeseni për riciklimin e tyre. Organizatori i ngjarjes është përgjegjës për menaxhimin e mbetjeve të ngjarjes dhe pastrimin e mëpasshëm të zonave të ndotura.

Ju lutemi sigurohuni që të ketë tualete në zonën e ngjarjes dhe se keni rënë dakord për përdorimin e tyre me menaxherin e hapësirës. Nëse nuk ka tualete të përhershme në zonë, duhet t'i merrni me qira.

Mund të merrni më shumë informacion rreth kërkesave për menaxhimin e mbetjeve në ngjarje nga shërbimet e infrastrukturës Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Shenjat

Ngjarja duhet të ketë shenja për tualetet (përfshirë tualetet për personat me aftësi të kufizuara dhe kujdesin për fëmijët) dhe stacionin e ndihmës së parë. Zonat e pirjes së duhanit dhe ato ku nuk pihet duhan duhet gjithashtu të shënohen veçmas në zonë. Shënimi i hapësirave të parkimit dhe udhëzimi për to duhet të merren parasysh në ngjarjet më të mëdha.

Mallrat e gjetura

Organizatori i ngjarjes duhet të kujdeset për mallrat e gjetura dhe të planifikojë pritjen dhe dërgimin e tyre.

Liria

Aksesueshmëria mundëson pjesëmarrjen e barabartë të njerëzve në ngjarje. Mund të merret parasysh, për shembull, në podiume të rezervuara për personat me lëvizshmëri të zvogëluar ose në vende të rezervuara për ta në mënyra të tjera. Është gjithashtu një ide e mirë të shtoni informacione të aksesueshmërisë në faqet e ngjarjeve. Nëse ngjarja nuk është pa pengesa, mos harroni të na njoftoni paraprakisht.

Ju mund të gjeni udhëzime për organizimin e një ngjarjeje të aksesueshme në faqen e internetit të Invalidiliito.

Marketingu i ngjarjeve duhet të bëhet duke përdorur kanale të shumta. Mendoni se kush i përket grupit të synuar të ngjarjes dhe si mund t'i arrini ata më së miri.

Kanalet e marketingut

Kalendari i ngjarjeve të Kerava

Njoftoni ngjarjen në kohën e duhur në kalendarin e ngjarjeve të Kerava. Kalendari i ngjarjeve është një kanal falas që mund ta përdorin të gjitha palët që organizojnë ngjarje në Kerava. Përdorimi i kalendarit kërkon regjistrimin si përdorues i shërbimit qoftë si kompani, komunitet apo njësi. Pasi të jeni regjistruar, mund të publikoni ngjarje në kalendar.

Lidhja me faqen e parë të kalendarit të ngjarjeve.

Video e shkurtër udhëzuese për regjistrimin (events.kerava.fi).

Video e shkurtër udhëzuese për krijimin e një ngjarjeje (YouTube)

Kanalet dhe rrjetet e veta

• faqe interneti
• mediat sociale
• listat e postës elektronike
• buletinet
• kanalet e palëve të interesuara dhe partnerëve
• postera dhe fletëpalosje

Shpërndarja e posterave

Posterët duhet të shpërndahen gjerësisht. Ju mund t'i ndani ato në vendet e mëposhtme, për shembull:

• vendi dhe zonat përreth tij
• Biblioteka Kerava
• Pika e shitjes në Sampola
• Tabelat e njoftimeve të rrugës së këmbësorëve Kauppakaare dhe stacionit Kerava.

Ju mund të huazoni çelësat e tabelave të njoftimeve të rrugës së këmbësorëve Kauppakaari dhe stacionit Kerava me një faturë nga shërbimi i klientit të bibliotekës së qytetit. Çelësi duhet të kthehet menjëherë pas përdorimit. Postera në madhësi A4 ose A3 mund të eksportohen në tabelat e njoftimeve. Posterët janë ngjitur nën një kapak plastik, i cili mbyllet automatikisht. Nuk keni nevojë për shirit apo pajisje të tjera fiksuese! Ju lutemi hiqni posterët tuaj nga dërrasat pas ngjarjes tuaj.

Tabelat e tjera të njoftimeve në natyrë mund të gjenden, për shembull, në Kannisto dhe pranë parkut sportiv Kaleva dhe pranë dyqanit K-Ahjo.

Bashkëpunimi mediatik

Vlen të komunikohet për ngjarjen me median lokale dhe, në varësi të grupit të synuar të ngjarjes, me median kombëtare. Dërgoni një njoftim për media ose ofroni një histori të përfunduar kur programi i ngjarjes publikohet ose kur po afrohet.

Mediat lokale mund të jenë të interesuara për ngjarjen, për shembull Keski-Uusimaa dhe Keski-Uusimaa Viikko. Mediat kombëtare duhet t'i qasen, për shembull, gazetat dhe revistat periodike, kanalet radio dhe televizive dhe mediat online. Vlen gjithashtu të mendohet për bashkëpunim me influencuesit e mediave sociale dhe prodhuesit e përmbajtjeve të përshtatshme për ngjarjen.

Bashkëpunimi komunikues me qytetin

Qyteti i Kerava transmeton periodikisht ngjarje lokale në kanalet e veta. Ngjarja duhet të shtohet në kalendarin e përbashkët të ngjarjeve, nga i cili qyteti, nëse është e mundur, do ta ndajë ngjarjen në kanalet e veta.

Për bashkëpunim të mundshëm komunikues mund të kontaktoni njësinë e komunikimit të qytetit: viestinta@kerava.fi.

Përcaktimi i menaxherit të projektit ose prodhuesit të ngjarjeve

• Ndani përgjegjësitë
• Bëni një plan ngjarjesh

Financa dhe buxheti

• Ngjarje me pagesë apo falas?
• Shitja e biletave
• Grante dhe bursa
• Partnerët dhe sponsorët
• Metoda të tjera për mbledhjen e fondeve

Lejet dhe kontratat e ngjarjeve

• Lejet dhe njoftimet (përdorimi i tokës, policia, autoriteti zjarrfikës, leja e zhurmës dhe kështu me radhë): informimi i të gjitha palëve
• Kontratat (qira, skenë, zë, interpretues dhe kështu me radhë)

Oraret e ngjarjeve

• Orari i ndërtimit
• Orari i programit
• Orari i çmontimit

Përmbajtja e ngjarjes

• Programi
• Pjesëmarrësit
• Interpretuesit
• Prezantuesja
• Mysafirë të ftuar
• Media
• Shërbimet

Siguria dhe menaxhimi i rrezikut

• Vlerësimi i rrezikut
• Plani i shpëtimit dhe sigurisë
• Kontrolli i porosisë
• Ndihma e parë
• Roje
• Sigurimet

Vendi i zhvillimit

• Korniza
• Aksesorë
• Riprodhimi i zërit
• Informacion
• Shenjat
• Kontrolli i trafikut
• Harta

Komunikimi

• Plani i komunikimit
• Faqja e internetit
• Mediat sociale
• Postera dhe fletushka
• Njoftimet në media
• Reklamim me pagesë
• Informacioni i klientit, për shembull udhëzimet për mbërritjen dhe parkimin
• Kanalet e partnerëve të bashkëpunimit dhe palëve të interesuara

Pastërtia dhe ambienti i eventit

• Tualete
• Kontejnerët e plehrave
• Clearout

Punëtorët dhe punëtorët nga Talkoo

• Induksioni
• Detyrat e punës
• Ndërrimet e punës
• Ushqimet

Vlerësimi përfundimtar

• Mbledhja e komenteve
• Ofrimi i komenteve për ata që morën pjesë në zbatimin e ngjarjes
• Monitorimi i medias