За организатора догађаја

Идеја догађаја и циљна група

Када почнете да планирате догађај, прво размислите о:

• Коме је догађај намењен?
• Ко би могао да брине?
• Какав би садржај било добро имати у догађају?
• Какав вам је тим потребан да би се догађај одржао?

Економски

Буџет је важан део планирања догађаја, али у зависности од природе догађаја, могуће га је организовати чак и уз мала улагања.

У буџету је добро узети у обзир расходе, као нпр

• трошкови који произилазе из места одржавања
• трошкови запослених
• структуре, на пример бина, шатори, озвучење, осветљење, изнајмљени тоалети и контејнери за смеће
• накнаде за лиценце
• хонорари извођача.

Размислите о томе како можете финансирати догађај. Можете стећи приход, на пример

• са улазницама
• уз спонзорске уговоре
• са грантовима
• са продајним активностима на догађају, на пример у кафићу или продајом производа
• издавањем презентационих или продајних места у околини продавцима.

За више информација о градским грантовима посетите градску веб страницу.

Можете се пријавити и за грантове од државе или фондација.

Место одржавања

Керава има много површина и места погодних за догађаје различитих величина. На избор места утичу:

• природа догађаја
• време догађаја
• циљна група догађаја
• локација
• слобода
• трошкови закупа.

Град Керава управља са неколико објеката. Затворени простори у власништву града резервисани су кроз Тими систем. Више информација о објектима можете пронаћи на сајту града.

Спољним просторима у власништву града управљају инфраструктурне службе Керава: кунтатекнисетпалвелут@керава.фи.

Могуће је организовати догађаје сарадње са Градском библиотеком Керава. Више информација можете пронаћи на сајту библиотеке.

У наставку ћете пронаћи информације о најчешћим дозволама и процедурама за догађаје. У зависности од садржаја и природе догађаја, можда ће вам требати и друге врсте дозвола и аранжмана.

Употребна дозвола за земљиште

За догађаје на отвореном увек је потребна дозвола власника земљишта. Дозволе за јавне површине у власништву града, као што су улице и парковске површине, издају Керавине инфраструктурне службе. Дозвола се тражи од сервиса Лупаписте.фи. Власник површине одлучује о дозволи коришћења приватних површина. Унутрашњост града можете пронаћи у Тимми систему.

Ако су улице затворене и аутобуска рута иде улицом која треба да буде затворена, или аранжмани догађаја на други начин утичу на аутобуски саобраћај, ХСЛ мора бити контактиран у вези промена руте.

Обавештење полицији и спасилачким службама

Обавештење о јавном догађају мора се доставити у писаној форми са потребним прилозима полицији најкасније пет дана пре догађаја, а служби спасавања најкасније 14 дана пре догађаја. Што је догађај већи, раније би требало да кренете.

Оглашавање није потребно у малим јавним догађајима са мало учесника и који због природе догађаја или места одржавања не захтевају мере за одржавање реда и безбедности. Ако нисте сигурни да ли треба да се пријавите, контактирајте полицију или саветодавну службу хитне помоћи:

• Полиција Ита-Уусимаа: 0295 430 291 (табла) или опште услуге.ита-уусимаа@полииси.фи
• Централна спасилачка служба Уусимаа, 09 4191 4475 или паивиставапалотаркастаја@вантаа.фи.

Више информација о јавним догађајима и начину пријављивања можете пронаћи на сајту полиције.

Више информација о безбедности догађаја можете пронаћи на веб страници спасилачке операције.

Обавештење о буци

Јавни догађај се мора писмено пријавити општинском органу за заштиту животне средине ако проузрокује привремену посебно узнемирујућу буку или вибрацију, на пример на концерту на отвореном. Обавештење се доставља много пре предузимања мере или почетка активности, али најкасније 30 дана пре овог рока.

Ако постоји разлог да се претпостави да је бука од догађаја сметња, мора се сачинити извештај о буци. Репродукција звука се може користити на догађајима који се организују између 7:22 и XNUMX:XNUMX без подношења извештаја о буци, под условом да се јачина звука одржава на разумном нивоу. Музика се можда неће пуштати тако гласно да се може чути у становима, у осетљивим областима или изван простора догађаја.

О догађају се мора унапред обавестити комшилук у околини, било на огласној табли стамбене заједнице или порукама у поштанском сандучету. Подручја осетљива на буку окружења догађаја, као што су старачки домови, школе и цркве, такође се морају узети у обзир.

Централни центар за животну средину Уусимаа одговоран је за извештаје о буци у овој области.

Више информација о извештају о буци можете пронаћи на сајту Централног центра за животну средину Уусимаа.

Ауторска права

Извођење музике на догађајима и догађајима захтева плаћање Теостове накнаде за ауторска права.

Више информација о музичком извођењу и лиценцама за коришћење можете пронаћи на Теосто-овој веб страници.

Храна

Мањи оператери, као што су појединци или хоби клубови, не морају да праве извештај о малој продаји или сервирању хране. Ако професионални продавци долазе на догађај, они морају пријавити своје активности Централном центру за животну средину Уусимаа. Дозволу за привремену службу издаје регионални орган управе.

Више информација о дозволама за професионалну продају хране можете пронаћи на веб страници Центра за животну средину Централ Уусимаа.

План спасавања

Организатор мора припремити план спасавања за догађај

• где се процењује да ће истовремено бити присутно најмање 200 људи
• користе се отворени пламен, ватромет или други пиротехнички производи, или се користе ватра и експлозивне хемикалије као специјални ефекти
• аранжмани за излазак са места одржавања се разликују од уобичајених или природа догађаја представља посебну опасност за људе.

Приликом изградње догађаја мора се обезбедити да има довољно простора за спасиоце и излазе, пролаз од најмање четири метра. Организатор догађаја мора направити што прецизнију мапу подручја, која ће бити дистрибуирана свим странама укљученим у изградњу догађаја.

План спасавања се шаље полицији, спасилачкој служби и особљу догађаја.

Више информација о безбедности догађаја можете пронаћи на сајту спасилачке службе Централ Уусимаа.

Контрола налога

По потреби, безбедност током манифестације ће пратити дежурни службеници које одреди организатор догађаја. Полиција поставља минимално ограничење за број редара по догађају.

Прва помоћ

Организатор приредбе има обавезу да резервише довољну приправност прве помоћи за догађај. Не постоји недвосмислен број особља прве помоћи за неки догађај, па га треба повезати са бројем људи, ризицима и величином подручја. Догађаји са 200–2 људи морају имати одређеног службеника прве помоћи који је завршио најмање ЕА 000 курс или еквивалентан курс. Друго особље прве помоћи мора имати довољне вештине пружања прве помоћи.

Осигурања

За све незгоде одговоран је организатор догађаја. Молимо вас да сазнате већ у фази планирања да ли је потребно осигурање за догађај и, ако јесте, какво. Можете се распитати о томе код осигуравајућег друштва и полиције.

Струја и вода

Када резервишете место, информишите се о доступности струје. Имајте на уму да обично стандардна утичница није довољна, али већим уређајима је потребна трофазна струја (16А). Ако се храна продаје или сервира на догађају, вода такође мора бити доступна на месту одржавања. О доступности струје и воде морате се распитати код закупца објекта.

Распитајте се о доступности струје и воде у Керавиним отвореним просторима, као и о кључевима за електричне ормаре и водоводне тачке од Керавиних инфраструктурних услуга: кунтатекнисетпалвелут@керава.фи.

Фрамеворк

За догађај су често потребне различите структуре, као што су бина, шатори, надстрешнице и тоалети. Одговорност организатора догађаја је да обезбеди да конструкције могу да издрже чак и неочекиване временске појаве и друга оптерећења на њих. Уверите се, на пример, да шатори и надстрешнице имају одговарајућу тежину.

Управљање отпадом, чишћење и рециклажа

Размислите каква врста смећа настаје на догађају и како се бринете о рециклирању. Организатор манифестације је одговоран за управљање отпадом манифестације и накнадно чишћење засутих површина.

Молимо вас да проверите да ли у простору догађаја постоје тоалети и да сте се о њиховом коришћењу договорили са администратором простора. Ако у околини нема сталних тоалета, морате их изнајмити.

Више информација о захтевима управљања отпадом можете добити на догађајима од Керавиних инфраструктурних служби: кунтатекнисетпалвелут@керава.фи.

Знакови

Догађај мора имати ознаке за тоалете (укључујући тоалете за особе са инвалидитетом и бригу о деци) и станицу прве помоћи. Простори за пушаче и простори за непушаче такође морају бити посебно обележени у простору. На највећим догађајима мора се водити рачуна о обележавању паркинг места и усмеравању ка њима.

Пронађена роба

Организатор приредбе мора водити рачуна о пронађеној роби и планирати њен пријем и прослеђивање.

Либерти

Приступачност омогућава равноправно учешће људи у догађају. Може се узети у обзир, на пример, на подијумима резервисаним за особе са смањеном покретљивошћу или на местима резервисаним за њих на друге начине. Такође је добра идеја додати информације о приступачности на странице догађаја. Ако догађај није без препрека, не заборавите да нас обавестите унапред.

Упутства за организовање приступачног догађаја можете пронаћи на веб страници Инвалидилиитоа.

Маркетинг догађаја треба да се врши коришћењем више канала. Размислите о томе ко припада циљној групи догађаја и како можете најбоље доћи до њих.

Маркетинг канали

Керавин календар догађаја

Најавите догађај на време у Керавином календару догађаја. Календар догађаја је бесплатан канал који могу да користе све странке које организују догађаје у Керави. Коришћење календара захтева регистрацију као корисника услуге, било као компанија, заједница или јединица. Када се региструјете, можете објављивати догађаје у календару.

Линк до насловне стране календара догађаја.

Кратак видео са упутствима о регистрацији (евентс.керава.фи).

Кратак видео са упутством о креирању догађаја (ИоуТубе)

Сопствени канали и мреже

• веб сајт
• друштвени медији
• листе е-поште
• билтени
• канали сопствених стејкхолдера и партнера
• плакати и летци

Дељење плаката

Постери треба да буду широко дистрибуирани. Можете их делити на следећим местима, на пример:

• место одржавања и околина
• библиотека Керава
• Самполино продајно место
• Огласне табле пешачке улице Кауппакааре и станице Керава.

Кључеве огласних табли пешачке улице Кауппакаари и станице Керава можете позајмити уз рачун службе за кориснике градске библиотеке. Кључ се мора вратити одмах након употребе. Постери величине А4 или А3 могу се извести на огласне табле. Плакати су причвршћени испод пластичног поклопца који се аутоматски затвара. Не треба вам трака или други уређаји за причвршћивање! Молимо вас да уклоните своје постере са табли након вашег догађаја.

Друге огласне табле на отвореном могу се наћи, на пример, у Каннисту иу близини спортског парка Калева и поред Ахјо'с К-схопа.

Медијска сарадња

О догађају је вредно пренети локалне медије и, у зависности од циљне групе догађаја, националне медије. Пошаљите саопштење за медије или понудите готову причу када програм догађаја буде објављен или када се приближава.

Локални медији могу бити заинтересовани за догађај, на пример Кески-Уусимаа и Кески-Уусимаа Виикко. Требало би се обратити националним медијима, на пример, новинама и периодичним публикацијама, радио и телевизијским каналима и онлајн медијима. Такође је вредно размислити о сарадњи са утицајним на друштвеним мрежама и произвођачима садржаја погодних за догађај.

Комуникациона сарадња са градом

Град Керава периодично емитује локалне догађаје на својим каналима. Догађај треба додати у заједнички календар догађаја, из којег ће град, ако је могуће, делити догађај на својим каналима.

О могућој комуникацијској сарадњи можете контактирати градску јединицу за комуникацију: виестинта@керава.фи.

Одређивање менаџера пројекта или продуцента догађаја

• Поделите одговорности
• Направите план догађаја

Финансије и буџет

• Плаћени или бесплатни догађај?
• Продаја карата
• Грантови и стипендије
• Партнери и спонзори
• Друге методе прикупљања средстава

Дозволе за догађаје и уговори

• Дозволе и обавештења (коришћење земљишта, полиција, ватрогасна управа, дозвола за буку и тако даље): обавештавање свих страна
• Уговори (закуп, сцена, звук, извођачи и тако даље)

Распоред догађаја

• Распоред изградње
• Распоред програма
• Распоред демонтаже

Садржај догађаја

• Програм
• Учесници
• Перформерс
• Пресентер
• Позвани гости
• Медији
• Порције

Безбедност и управљање ризиком

• Процена ризика
• План спасавања и безбедности
• Контрола налога
• Прва помоћ
• Гуард
• Осигурања

Место одржавања

• Фрамеворк
• Прибор
• Репродукција звука
• Информације
• Знакови
• Контрола саобраћаја
• Мапа

Комуникација

• Комуникациони план
• Верккосивусто
• Друштвени медији
• Постери и флајери
• Медијска саопштења
• Плаћено оглашавање
• Информације о клијентима, на пример упутства за долазак и паркирање
• Канали сарадње партнера и стејкхолдера

Чистоћа и окружење догађаја

• Тоалети
• Контејнери за смеће
• Испразнити

Радници и радници из Талкооа

• Индукција
• Радне обавезе
• Радне смене
• Оброци

Коначна евалуација

• Прикупљање повратних информација
• Пружање повратне информације онима који су учествовали у реализацији догађаја
• Мониторинг медија