Pikeun panata acara

Gagasan acara sareng kelompok sasaran

Nalika anjeun ngarencanakeun kagiatan, pikirkeun heula:

• Anu dimaksud acara teh?
• Saha meureun paduli?
• Naon jenis eusi bakal hadé pikeun mibanda dina acara?
• Tim naon anu anjeun peryogikeun pikeun ngajantenkeun acara éta?

Ékonomi

Anggaran mangrupikeun bagian anu penting dina perencanaan acara, tapi gumantung kana hakekat kagiatan éta, mungkin waé pikeun ngatur éta sanajan kalayan investasi leutik.

Dina anggaran, éta hadé pikeun tumut kana akun expenses, kayaning

• biaya anu timbul tina tempat
• expenses pagawe
• wangunan, contona panggung, tenda, sound system, cahaya, jamban séwang jeung wadah runtah
• waragad lisénsi
• waragad palaku.

Pikirkeun kumaha anjeun tiasa ngabiayaan acara. Anjeun tiasa acquire panghasilan, contona

• kalawan tiket pangakuan
• kalawan pasatujuan sponsor
• kalawan hibah
• kalawan kagiatan jualan di acara, contona warnet atawa ngajual produk
• ku nyéwa presentasi atanapi titik penjualan di daérah éta ka anu ngajual.

Kanggo inpo nu langkung lengkep ihwal hibah kota, buka situs wéb kota.

Anjeun ogé tiasa ngalamar hibah ti nagara atanapi yayasan.

Tempat

Kerava ngagaduhan seueur daérah sareng tempat anu cocog pikeun acara anu béda-béda ukuran. Pilihan tempat dipangaruhan ku:

• alam kajadian
• waktos acara
• kelompok sasaran acara
• lokasi
• kamerdikaan
• waragad rental.

Kota Kerava ngatur sababaraha fasilitas. Rohangan jero rohangan milik kota ditangtayungan ngaliwatan sistem Timmi. Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi ngeunaan fasilitas dina situs wéb kota.

Spasi outdoor milik kota dikelola ku jasa infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kasebut nyaéta dimungkinkeun pikeun ngatur acara gawé babarengan jeung Perpustakaan Kota Kerava. Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi dina halaman wéb perpustakaan.

Di handap ieu anjeun bakal mendakan inpormasi ngeunaan idin sareng prosedur acara anu paling umum. Gumantung kana eusi jeung alam acara, Anjeun ogé bisa butuh tipe séjén idin jeung arrangements.

Izin guna lahan

Acara outdoor salawasna merlukeun idin nu boga tanah. Idin pikeun wewengkon umum milik kota, kayaning jalan jeung wewengkon taman, dikaluarkeun ku jasa infrastruktur Kerava. Idin diterapkeun tina jasa Lupapiste.fi. Nu boga wewengkon mutuskeun dina idin pikeun ngagunakeun wewengkon swasta. Anjeun tiasa mendakan pedalaman kota dina sistem Timmi.

Lamun jalan ditutup sarta jalur beus ngalir di jalan ka ditutup, atawa arrangements acara disebutkeun mangaruhan lalulintas beus, HSL kudu dikontak ngeunaan parobahan rute.

Bewara ka pulisi sareng jasa nyalametkeun

Bewara ngeunaan acara umum kedah dilakukeun sacara tinulis kalayan lampiran anu diperyogikeun ka pulisi henteu langkung lami ti lima dinten sateuacan acara sareng jasa nyalametkeun teu langkung ti 14 dinten sateuacan acara. Langkung ageung acarana, langkung awal anjeun kedah angkat.

Pengumuman éta henteu kedah dilakukeun dina acara umum leutik sareng sakedik pamilon sareng anu, kusabab sifat acara atanapi tempat éta, henteu ngabutuhkeun ukuran pikeun ngajaga katertiban sareng kasalametan. Upami anjeun henteu yakin naha laporan kedah dilakukeun, hubungi pulisi atanapi jasa panaséhat darurat:

• Pulisi Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (switchboard) atanapi jasa umum.ita-uusimaa@poliisi.fi
• jasa nyalametkeun Uusimaa sentral, 09 4191 4475 atanapi paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi ngeunaan acara umum sareng cara ngalaporkeunana dina situs wéb pulisi.

Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi ngeunaan kaamanan acara dina situs wéb operasi nyalametkeun.

Bewara sora

Hiji acara publik kudu dilaporkeun dina tulisan ka otoritas perlindungan lingkungan munisipalitas urang lamun ngabalukarkeun samentara utamana disturbing noise atawa Geter, contona dina konsér outdoor. Bewara dilakukeun sateuacanna nyandak ukuran atanapi ngamimitian kagiatan, tapi henteu langkung ti 30 dinten sateuacan waktos ieu.

Upami aya alesan pikeun nganggap yén bising tina acara mangrupikeun gangguan, laporan bising kedah dilakukeun. Reproduksi sora tiasa dianggo dina acara anu diayakeun antara jam 7 sareng 22 tanpa ngajukeun laporan sora, upami volumena dijaga dina tingkat anu wajar. Musik bisa jadi teu diputer jadi loudly nu bisa kadéngé di apartemen, di wewengkon sénsitip atawa lega di luar wewengkon acara.

Lingkungan di wewengkon sabudeureun kudu informed ngeunaan acara sateuacanna, boh dina papan bewara asosiasi perumahan atawa pesen kotak surat. Wewengkon anu sénsitip kana bising lingkungan acara, sapertos panti jompo, sakola sareng gereja, ogé kedah diperhatoskeun.

Pusat Lingkungan Uusimaa Tengah tanggung jawab pikeun laporan bising di daérah éta.

Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi ngeunaan laporan bising dina situs wéb Pusat Lingkungan Uusimaa Tengah.

Hak cipta

Nedunan musik dina acara jeung acara merlukeun mayar fee santunan hak cipta Teosto urang.

Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi ngeunaan pagelaran musik sareng lisénsi panggunaan dina situs wéb Teosto.

Dahareun

Operator anu langkung alit, sapertos individu atanapi klub hobi, henteu kedah ngadamel laporan ngeunaan penjualan atanapi porsi tuangeun. Mun sellers profésional datang ka acara, aranjeunna kedah ngalaporkeun kagiatan sorangan ka Center Lingkungan Uusimaa Tengah. Lisensi ngalayanan samentawis dipasihkeun ku otoritas administratif régional.

Anjeun tiasa manggihan inpo nu langkung lengkep ihwal idin pikeun jualan dahareun profésional dina ramatloka Center Lingkungan Uusimaa Tengah.

Rencana nyalametkeun

Panitia kedah nyiapkeun rencana nyalametkeun pikeun acara

• dimana diperkirakeun yén sahenteuna 200 urang bakal hadir dina waktos anu sareng
• seuneu kabuka, kembang api atanapi produk pyrotechnic sanésna dianggo, atanapi seuneu sareng bahan kimia ngabeledug dianggo salaku épék khusus
• arrangements pikeun exiting tempat béda ti biasa atawa sipat acara pose bahaya husus ka jalma.

Nalika ngawangun acara, éta kedah dipastikeun yén aya rohangan anu cekap pikeun penyelamat sareng anu kaluar, jalanan sahenteuna opat méter. Penyelenggara acara kedah ngadamel peta daérah anu akurat, anu bakal disebarkeun ka sadaya pihak anu terlibat dina pangwangunan éta.

Rencana nyalametkeun dikirim ka pulisi, jasa nyalametkeun sareng staf acara.

Anjeun tiasa mendakan langkung seueur inpormasi ngeunaan kaamanan acara dina situs wéb jasa nyalametkeun Central Uusimaa.

Kadali pesenan

Upami diperlukeun, kaamanan salila acara bakal diawaskeun ku orderlies diangkat ku panitia acara. Pulisi netepkeun wates minimum pikeun jumlah pesenan per acara.

Pitulung mimiti

Panitia acara boga kawajiban pikeun nyumponan kasiapan P200M anu cukup pikeun acara. Henteu aya jumlah anu jelas tina tanaga pertolongan pertama pikeun hiji acara, janten kedah aya hubunganana sareng jumlah jalma, résiko sareng ukuran daérah. Acara sareng 2–000 urang kedah gaduh patugas pertolongan pertama anu ditunjuk anu parantos réngsé sahenteuna kursus EA 1 atanapi sarimbag. tanaga pertolongan cemas sejenna kudu boga kaahlian pertolongan cemas cukup.

Asuransi

Pangatur acara nanggungjawaban kanggo sagala kacilakaan. Mangga manggihan geus dina tahap perencanaan naha asuransi diperlukeun pikeun acara jeung, upami kitu, jenis naon. Anjeun tiasa naroskeun ngeunaan éta ti perusahaan asuransi sareng pulisi.

Listrik jeung cai

Nalika anjeun mesen tempat éta, panggihan ngeunaan kasadiaan listrik. Punten dicatet yén biasana stop kontak standar henteu cekap, tapi alat anu langkung ageung peryogi arus tilu-fase (16A). Lamun kadaharan dijual atawa dilayanan dina acara, cai ogé kudu sadia di tempat. Anjeun kedah naroskeun ngeunaan kasadiaan listrik sareng cai ti anu nyéwa tempat éta.

Inquire ngeunaan kasadiaan listrik jeung cai dina spasi outdoor Kerava urang, kitu ogé konci pikeun cabinets listrik sarta titik cai ti jasa infrastruktur Kerava urang: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rangka

Rupa-rupa wangunan mindeng diperlukeun pikeun acara, kayaning panggung, tenda, kanopi jeung jamban. Tanggung jawab panitia acara pikeun mastikeun yén strukturna tiasa nahan fénoména cuaca anu teu kaduga sareng beban sanés anu dipasang dina éta. Punten pastikeun, contona, yén tenda sareng kanopi gaduh beurat anu pas.

Ngokolakeun runtah, beberesih sareng daur ulang

Pikirkeun jenis sampah naon anu dihasilkeun dina acara sareng kumaha anjeun ngurus daur ulang. Panyatur acara tanggung jawab pikeun ngokolakeun runtah acara sareng ngabersihkeun daérah anu sampah.

Punten pastikeun aya jamban di daérah acara sareng anjeun parantos sapuk pikeun dianggo sareng pangurus rohangan. Upami teu aya jamban permanén di daérah éta, anjeun kedah nyéwa.

Anjeun tiasa kéngingkeun inpormasi langkung seueur ngeunaan syarat ngokolakeun runtah dina acara ti jasa infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tanda-tanda

Acara kudu boga tanda pikeun jamban (kaasup jamban ditumpurkeun jeung childcare) jeung stasiun bantuan munggaran. Wewengkon ngaroko sareng daérah henteu ngaroko ogé kedah ditandaan sacara misah di daérah éta. Nyirian tempat parkir sareng pituduh ka aranjeunna kedah diperhatoskeun dina acara anu paling ageung.

Barang kapanggih

Panitia acara kedah ngurus barang anu kapendak sareng ngarencanakeun resepsi sareng neraskeunana.

Kabebasan

Aksesibilitas ngamungkinkeun partisipasi sarua jalma dina acara. Ieu bisa dicokot kana akun, contona, dina podiums ditangtayungan pikeun jalma kalawan mobilitas ngurangan atawa di tempat ditangtayungan pikeun aranjeunna ku cara séjén. Éta ogé mangrupakeun ide nu sae pikeun nambahkeun informasi aksés ka kaca acara. Upami acara henteu aya halangan-halangan, punten émut pikeun ngabéjaan kami sateuacanna.

Anjeun tiasa manggihan parentah pikeun ngatur hiji acara diaksés dina ramatloka ngeunaan Invalidiliito.

Pamasaran acara kedah dilakukeun nganggo sababaraha saluran. Pikirkeun saha anu kalebet kana grup targét acara sareng kumaha anjeun tiasa ngahontal éta.

Saluran pamasaran

Kalénder acara Kerava

Bewarakeun acara dina waktos anu saé dina kalénder acara Kerava. Kalender acara mangrupikeun saluran gratis anu tiasa dianggo ku sadaya pihak anu ngatur acara di Kerava. Pamakéan kalénder merlukeun pendaptaran salaku pamaké layanan boh salaku parusahaan, komunitas atawa unit. Saatos ngadaptar, anjeun tiasa nyebarkeun acara dina kalénder.

Tumbu ka kaca hareup kalénder acara.

Video instruksional pondok ngeunaan pendaptaran (events.kerava.fi).

Video instruksional pondok ngeunaan nyieun hiji acara (YouTube)

Saluran sareng jaringan sorangan

• ramatloka
• média sosial
• daptar email
• buletin
• saluran stakeholder sarta mitra sorangan
• poster jeung leaflet

Ngadistribusikaeun poster

Poster kudu disebarkeun sacara luas. Anjeun tiasa ngabagikeunana di tempat-tempat ieu, contona:

• venue jeung wewengkon sabudeureunana
• Perpustakaan Kerava
• Sampola's point of sale
• Papan bewara jalan pedestrian Kauppakaare sareng stasiun Kerava.

Anjeun tiasa nginjeum konci papan bewara jalan pedestrian Kauppakaari sareng stasiun Kerava kalayan resi ti layanan palanggan perpustakaan kota. Koncina kedah dipulangkeun langsung saatos dianggo. Poster dina ukuran A4 atanapi A3 tiasa diékspor ka papan béwara. Poster dipasang dina tutup plastik, anu otomatis ditutup. Anjeun henteu peryogi pita atanapi alat ngalereskeun anu sanés! Punten cabut poster anjeun tina papan saatos acara anjeun.

Papan bewara luar anu sanés tiasa dipendakan, contona, di Kannisto sareng caket taman olahraga Kaleva sareng gigireun Ahjo's K-shop.

gawé babarengan média

Éta patut dikomunikasikeun ngeunaan acara ka média lokal sareng, gumantung kana kelompok sasaran acara, ka média nasional. Kirimkeun siaran média atanapi nawiskeun carita anu parantos réngsé nalika program acara diémbarkeun atanapi nalika caket.

Média lokal bisa jadi kabetot dina acara, contona Keski-Uusimaa jeung Keski-Uusimaa Viikko. Média nasional kedah dideukeutan, contona, koran sareng majalah, saluran radio sareng televisi sareng média online. Éta ogé patut mikir ngeunaan gawé babarengan jeung influencers média sosial sarta produser eusi cocog pikeun acara.

Kerjasama komunikasi sareng kota

Kota Kerava kadang-kadang nyiarkeun acara lokal dina saluran sorangan. Acara kudu ditambahkeun kana kalénder acara umum, ti mana kota bakal babagi acara dina saluran sorangan lamun mungkin.

Anjeun tiasa ngahubungan unit komunikasi kota ngeunaan kamungkinan gawé babarengan komunikasi: viestinta@kerava.fi.

Penunjukan manajer proyék atanapi produser acara

• Bagikeun tanggung jawab
• Jieun rencana acara

Keuangan jeung anggaran

• Acara mayar atanapi gratis?
• Diobral tikét
• Hibah sareng beasiswa
• Mitra jeung sponsor
• métode fundraising séjén

idin acara jeung kontrak

• Idin jeung bewara (pemanfaatan lahan, pulisi, otoritas seuneu, idin noise jeung saterusna): informing sadaya pihak
• Kontrak (nyéwa, panggung, sora, pamaen jeung sajabana)

Jadwal acara

• Jadwal pangwangunan
• Jadwal program
• Ngabongkar jadwal

eusi acara

• Program éta
• Pamilon
• Palaku
• presenter
• Tamu ondangan
• Média
• Porsi

Manajemén kaamanan sareng résiko

• Pamariosan résiko
• Nyalametkeun jeung rencana kaamanan
• Kadali pesenan
• Pitulung mimiti
• Penjaga
• Asuransi

Tempat

• Rangka
• Asesoris
• Réproduksi sora
• Émbaran
• Tanda-tanda
• Kadali lalulintas
• Harita

Komunikasi

• Rencana komunikasi
• Website
• Média sosial
• Poster jeung Flyers
• Kaluaran média
• Iklan mayar
• Inpo customer, contona datangna jeung parkir parentah
• Saluran mitra gawé babarengan jeung stakeholder

Kabersihan jeung lingkungan acara

• jamban
• Wadah runtah
• Clearout

Pagawe jeung pagawe ti Talkoo

• Induksi
• tugas pakasaban
• shift gawé
• Dahareun

évaluasi ahir

• Ngumpulkeun eupan balik
• Nyadiakeun eupan balik ka jalma anu ilubiung dina palaksanaan acara
• Ngawaskeun média