สำหรับผู้จัดงาน

แนวคิดและกลุ่มเป้าหมายของงาน

เมื่อคุณเริ่มวางแผนกิจกรรม ก่อนอื่นให้คิดถึง:

• งานนี้จัดขึ้นเพื่อใคร?
• ใครจะดูแล?
• ในงานจะมีคอนเทนต์แบบไหนดี?
• คุณต้องมีทีมแบบไหนในการจัดงาน?

ทางเศรษฐกิจ

งบประมาณเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนงานอีเว้นท์ แต่สามารถจัดงานได้แม้จะใช้เงินลงทุนเพียงเล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน

ในงบประมาณก็ควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น

• ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากสถานที่จัดงาน
• ค่าใช้จ่ายพนักงาน
• โครงสร้างต่างๆ เช่น เวที เต็นท์ ระบบเสียง ไฟส่องสว่าง ห้องน้ำเช่า และถังขยะ
• ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต
• ค่าธรรมเนียมนักแสดง

ลองคิดดูว่าคุณจะสามารถหาเงินมาจัดงานได้อย่างไร คุณสามารถหารายได้ได้เช่น

• พร้อมบัตรเข้าชม
• โดยมีข้อตกลงการสนับสนุน
• ด้วยเงินช่วยเหลือ
• โดยมีกิจกรรมการขายภายในงาน เช่น ร้านกาแฟ หรือการจำหน่ายสินค้า
• โดยการเช่าจุดนำเสนอหรือจุดขายในพื้นที่ให้กับผู้ขาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทุนสนับสนุนของเมือง โปรดไปที่เว็บไซต์ของเมือง

คุณยังสามารถสมัครขอรับทุนจากรัฐหรือมูลนิธิได้อีกด้วย

ตปะทุมปาอิกะ

Kerava มีพื้นที่และสถานที่หลายแห่งที่เหมาะสำหรับกิจกรรมขนาดต่างๆ การเลือกสถานที่จัดงานได้รับอิทธิพลจาก:

• ลักษณะของเหตุการณ์
• เวลากิจกรรม
• กลุ่มเป้าหมายของงาน
• ที่ตั้ง
• เสรีภาพ
• ค่าเช่า

เมือง Kerava บริหารจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกหลายแห่ง พื้นที่ในอาคารที่เมืองเป็นเจ้าของถูกสงวนไว้ผ่านระบบ Timmi คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกได้จากเว็บไซต์ของเมือง

พื้นที่กลางแจ้งของเมืองนี้ได้รับการจัดการโดยบริการโครงสร้างพื้นฐานของ Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi

สามารถจัดกิจกรรมความร่วมมือกับห้องสมุด Kerava City ได้ คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของห้องสมุด

ด้านล่างนี้คุณจะพบข้อมูลเกี่ยวกับใบอนุญาตและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่พบบ่อยที่สุด คุณอาจต้องได้รับอนุญาตและการเตรียมการประเภทอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและลักษณะของงาน

ใบอนุญาตการใช้ที่ดิน

ต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของที่ดินสำหรับกิจกรรมกลางแจ้งเสมอ ใบอนุญาตสำหรับพื้นที่ส่วนกลางของเมือง เช่น ถนนและสวนสาธารณะ จะออกโดยบริการโครงสร้างพื้นฐานของ Kerava ยื่นขอใบอนุญาตที่ Lupapiste.fi เจ้าของพื้นที่เป็นผู้ตัดสินใจอนุญาตให้ใช้พื้นที่ส่วนตัว คุณสามารถค้นหาการตกแต่งภายในเมืองได้ในระบบ Timmi

หากถนนถูกปิดและมีเส้นทางรถประจำทางวิ่งบนถนนเพื่อปิด หรือการจัดกิจกรรมส่งผลกระทบต่อการจราจรของรถบัส จะต้องติดต่อ HSL เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเส้นทาง

แจ้งตำรวจและหน่วยกู้ภัย

การแจ้งเหตุการณ์สาธารณะจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรโดยแนบเอกสารที่จำเป็นต่อตำรวจไม่ช้ากว่าห้าวันก่อนวันเกิดเหตุ และต่อหน่วยกู้ภัยไม่ช้ากว่า 14 วันก่อนวันเกิดเหตุ ยิ่งงานใหญ่เท่าไร คุณก็ยิ่งเคลื่อนไหวได้เร็วเท่านั้น

ไม่จำเป็นต้องประกาศในงานสาธารณะขนาดเล็กที่มีผู้เข้าร่วมน้อย และเนื่องจากลักษณะของงานหรือสถานที่ จึงไม่จำเป็นต้องมีมาตรการเพื่อรักษาความสงบเรียบร้อยและความปลอดภัย หากคุณไม่แน่ใจว่าจำเป็นต้องรายงานหรือไม่ โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจหรือบริการให้คำปรึกษาด้านฉุกเฉิน:

• ตำรวจ Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (แผงสวิตช์) หรือ General services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• หน่วยกู้ภัย Central Uusimaa 09 4191 4475 หรือ paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi

คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมสาธารณะและวิธีการรายงานได้จากเว็บไซต์ของตำรวจ

คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของเหตุการณ์ได้จากเว็บไซต์ของปฏิบัติการกู้ภัย

การแจ้งเตือนเสียงรบกวน

กิจกรรมสาธารณะจะต้องรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังหน่วยงานคุ้มครองสิ่งแวดล้อมของเทศบาล หากทำให้เกิดเสียงรบกวนหรือการสั่นสะเทือนเป็นการชั่วคราว เช่น ในคอนเสิร์ตกลางแจ้ง โดยจะมีการแจ้งล่วงหน้าก่อนเริ่มมาตรการหรือเริ่มกิจกรรมแต่ต้องไม่เกิน 30 วันก่อนเวลานี้

หากมีเหตุให้สันนิษฐานได้ว่าเสียงรบกวนจากงานเป็นการรบกวน จะต้องจัดทำรายงานเสียงรบกวน การสร้างเสียงสามารถใช้ได้ในกิจกรรมที่จัดขึ้นระหว่างเวลา 7 น. ถึง 22 น. โดยไม่ต้องยื่นรายงานเสียงรบกวน โดยต้องรักษาระดับเสียงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ดนตรีอาจไม่ดังจนสามารถได้ยินในอพาร์ตเมนต์ ในพื้นที่ละเอียดอ่อน หรือในวงกว้างนอกพื้นที่จัดงาน

ต้องแจ้งให้บริเวณใกล้เคียงในพื้นที่โดยรอบทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับงานดังกล่าว ไม่ว่าจะทางกระดานประกาศของสมาคมการเคหะหรือทางตู้ไปรษณีย์ พื้นที่ที่ไวต่อเสียงรบกวนจากสภาพแวดล้อมในงาน เช่น บ้านพักคนชรา โรงเรียน และโบสถ์ จะต้องนำมาพิจารณาด้วย

ศูนย์สิ่งแวดล้อม Central Uusimaa รับผิดชอบรายงานเสียงรบกวนในพื้นที่

คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานเสียงรบกวนได้จากเว็บไซต์ของ Central Uusimaa Environmental Center

เทกิยาโนอิเกะอุเด็ต

การแสดงดนตรีในงานอีเว้นท์ต่างๆ จะต้องชำระค่าธรรมเนียมชดเชยลิขสิทธิ์ของ Teosto

คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแสดงเพลงและใบอนุญาตการใช้งานได้จากเว็บไซต์ของ Teosto

อาหาร

ผู้ประกอบการรายย่อย เช่น บุคคลหรือชมรมงานอดิเรก ไม่จำเป็นต้องรายงานเกี่ยวกับการขายหรือการเสิร์ฟอาหารจำนวนเล็กน้อย หากผู้ขายมืออาชีพมาร่วมงาน พวกเขาจะต้องรายงานกิจกรรมของตนเองไปยัง Central Uusimaa Environmental Center ใบอนุญาตให้บริการชั่วคราวได้รับอนุมัติจากหน่วยงานบริหารส่วนภูมิภาค

คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบอนุญาตขายอาหารระดับมืออาชีพได้จากเว็บไซต์ของ Central Uusimaa Environmental Center

แผนกู้ภัย

ผู้จัดงานจะต้องเตรียมแผนช่วยเหลือในการจัดงาน

• โดยคาดว่าจะมีผู้คนเข้าร่วมงานพร้อมกันอย่างน้อย 200 คน
• มีการใช้เปลวไฟ ดอกไม้ไฟ หรือผลิตภัณฑ์พลุดอกไม้ไฟอื่นๆ หรือใช้ไฟและสารเคมีที่ระเบิดได้เป็นเทคนิคพิเศษ
• การจัดการออกจากสถานที่จัดงานแตกต่างไปจากปกติหรือลักษณะของงานก่อให้เกิดอันตรายต่อผู้คนเป็นพิเศษ

เมื่อสร้างงานต้องแน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอสำหรับผู้ช่วยเหลือและผู้ออกมา โดยมีทางเดินอย่างน้อยสี่เมตร ผู้จัดงานจะต้องจัดทำแผนที่ของพื้นที่ให้ถูกต้องที่สุดซึ่งจะแจกจ่ายให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างงาน

แผนการกู้ภัยจะถูกส่งไปยังตำรวจ หน่วยกู้ภัย และเจ้าหน้าที่เหตุการณ์

คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของงานได้จากเว็บไซต์ของหน่วยกู้ภัยของ Central Uusimaa

การควบคุมคำสั่งซื้อ

หากจำเป็น การรักษาความปลอดภัยในระหว่างการแข่งขันจะได้รับการตรวจสอบตามคำสั่งที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้จัดงาน ตำรวจกำหนดขีดจำกัดขั้นต่ำสำหรับจำนวนการสั่งซื้อต่อเหตุการณ์

เอนเซียปู

ผู้จัดงานมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมการปฐมพยาบาลเบื้องต้นอย่างเพียงพอสำหรับกิจกรรม ไม่มีจำนวนเจ้าหน้าที่ปฐมพยาบาลที่ชัดเจนสำหรับเหตุการณ์หนึ่งๆ ดังนั้นจึงควรเกี่ยวข้องกับจำนวนคน ความเสี่ยง และขนาดของพื้นที่ กิจกรรมที่มีคน 200–2 คนจะต้องมีเจ้าหน้าที่ปฐมพยาบาลที่ได้รับมอบหมายซึ่งสำเร็จหลักสูตร EA 000 หรือเทียบเท่าเป็นอย่างน้อย เจ้าหน้าที่ปฐมพยาบาลคนอื่นๆ จะต้องมีทักษะการปฐมพยาบาลเพียงพอ

ประกันภัย

ผู้จัดงานเป็นผู้รับผิดชอบต่ออุบัติเหตุใดๆ โปรดค้นหาข้อมูลให้แน่ชัดในขั้นตอนการวางแผนว่าจำเป็นต้องมีการประกันภัยสำหรับงานนี้หรือไม่ และหากจำเป็น จะต้องประกันประเภทใด สามารถสอบถามจากบริษัทประกันภัยและเจ้าหน้าที่ตำรวจได้

ไฟฟ้าและน้ำ

เมื่อคุณจองสถานที่ ให้ตรวจสอบความพร้อมของไฟฟ้า โปรดทราบว่าโดยปกติแล้วซ็อกเก็ตมาตรฐานจะไม่เพียงพอ แต่อุปกรณ์ขนาดใหญ่ต้องใช้กระแสไฟสามเฟส (16A) หากมีการขายหรือเสิร์ฟอาหารภายในงาน จะต้องมีน้ำในบริเวณงานด้วย คุณต้องสอบถามเกี่ยวกับความพร้อมของไฟฟ้าและน้ำจากผู้เช่าสถานที่

สอบถามเกี่ยวกับความพร้อมของไฟฟ้าและน้ำในพื้นที่กลางแจ้งของ Kerava รวมถึงกุญแจตู้ไฟฟ้าและจุดจ่ายน้ำจากบริการโครงสร้างพื้นฐานของ Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi

กรอบ

โครงสร้างต่างๆ มักจำเป็นสำหรับการจัดงาน เช่น เวที เต็นท์ หลังคา และห้องน้ำ เป็นความรับผิดชอบของผู้จัดงานเพื่อให้แน่ใจว่าโครงสร้างสามารถทนต่อปรากฏการณ์สภาพอากาศที่ไม่คาดคิดและภาระอื่น ๆ ที่วางไว้ได้ ตัวอย่างเช่น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเต็นท์และหลังคามีน้ำหนักที่เหมาะสม

การจัดการขยะ การทำความสะอาด และการรีไซเคิล

ลองนึกถึงขยะประเภทใดที่เกิดขึ้นในงาน และวิธีดูแลรีไซเคิลขยะ ผู้จัดงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการขยะของงานและการทำความสะอาดบริเวณที่ทิ้งขยะในภายหลัง

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีห้องน้ำอยู่ในพื้นที่จัดกิจกรรมและคุณได้ตกลงให้ใช้ห้องน้ำกับผู้ดูแลพื้นที่แล้ว หากไม่มีห้องน้ำถาวรในพื้นที่ คุณต้องเช่า

คุณสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดการจัดการขยะได้ที่กิจกรรมต่างๆ จากบริการโครงสร้างพื้นฐานของ Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi

สัญญาณ

งานจะต้องมีป้ายบอกทางห้องน้ำ (รวมถึงห้องน้ำสำหรับผู้พิการและศูนย์ดูแลเด็ก) และจุดปฐมพยาบาล พื้นที่สูบบุหรี่และพื้นที่ปลอดบุหรี่จะต้องมีการทำเครื่องหมายแยกต่างหากในพื้นที่ การทำเครื่องหมายที่จอดรถและคำแนะนำจะต้องนำมาพิจารณาในงานที่ยิ่งใหญ่ที่สุด

พบสินค้า

ผู้จัดงานจะต้องดูแลสินค้าที่พบและวางแผนการรับและส่งต่อ

เสรีภาพ

การเข้าถึงช่วยให้ผู้คนมีส่วนร่วมในกิจกรรมได้อย่างเท่าเทียมกัน สามารถนำมาพิจารณาได้ เช่น บนแท่นที่สงวนไว้สำหรับผู้ที่มีความคล่องตัวลดลงหรือในสถานที่ที่สงวนไว้สำหรับพวกเขาในลักษณะอื่น เป็นความคิดที่ดีที่จะเพิ่มข้อมูลการเข้าถึงไปยังหน้ากิจกรรม หากงานไม่ปราศจากสิ่งกีดขวาง โปรดแจ้งให้เราทราบล่วงหน้า

คุณสามารถดูคำแนะนำในการจัดกิจกรรมที่สามารถเข้าถึงได้บนเว็บไซต์ของ Invalidiliito

การตลาดเชิงกิจกรรมควรทำโดยใช้หลายช่องทาง ลองนึกถึงผู้ที่อยู่ในกลุ่มเป้าหมายของงานและจะเข้าถึงพวกเขาได้อย่างไร

ช่องทางการตลาด

ปฏิทินกิจกรรมของ Kerava

ประกาศกิจกรรมในช่วงเวลาที่ดีในปฏิทินกิจกรรมของ Kerava ปฏิทินกิจกรรมเป็นช่องทางฟรีที่ทุกฝ่ายที่จัดกิจกรรมที่ Kerava สามารถใช้ได้ การใช้ปฏิทินจำเป็นต้องลงทะเบียนเป็นผู้ใช้บริการในฐานะบริษัท ชุมชน หรือหน่วย เมื่อคุณลงทะเบียนแล้ว คุณสามารถเผยแพร่กิจกรรมในปฏิทินได้

ลิงค์ไปหน้าแรกของปฏิทินกิจกรรม

วิดีโอแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับการลงทะเบียน (events.kerava.fi)

วิดีโอแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับการสร้างกิจกรรม (YouTube)

ช่องทางและเครือข่ายของตัวเอง

• เว็บไซต์
• สื่อสังคม
• รายชื่ออีเมล
• จดหมายข่าว
• ช่องทางของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพันธมิตร
• โปสเตอร์และแผ่นพับ

แจกโปสเตอร์

ควรเผยแพร่โปสเตอร์ให้กว้างขวาง คุณสามารถแบ่งปันได้ในที่ต่อไปนี้ เช่น:

• สถานที่จัดงานและบริเวณโดยรอบ
• ห้องสมุดเคราวา
• จุดขายของซัมโปลา
• ป้ายประกาศของถนนคนเดิน Kauppakaare และสถานี Kerava

คุณสามารถยืมกุญแจไปที่ป้ายประกาศของถนนคนเดิน Kauppakaari และสถานี Kerava ได้ โดยมีใบเสร็จรับเงินจากฝ่ายบริการลูกค้าของห้องสมุดเมือง ต้องคืนกุญแจทันทีหลังใช้งาน โปสเตอร์ขนาด A4 หรือ A3 สามารถส่งออกไปยังบอร์ดติดประกาศได้ โปสเตอร์จะติดไว้ใต้แผ่นพลาสติกซึ่งปิดโดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เทปหรืออุปกรณ์ยึดอื่นๆ! กรุณานำโปสเตอร์ของคุณออกจากกระดานหลังกิจกรรมของคุณ

ป้ายประกาศกลางแจ้งอื่นๆ สามารถพบได้ใน Kannisto และใกล้กับสวนกีฬา Kaleva และถัดจากร้าน K-shop ของ Ahjo

ความร่วมมือด้านสื่อ

ควรสื่อสารเกี่ยวกับงานกับสื่อท้องถิ่นและสื่อระดับชาติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายของงาน ส่งสื่อประชาสัมพันธ์หรือเสนอเรื่องราวที่เสร็จสิ้นเมื่อมีการเผยแพร่รายการกิจกรรมหรือเมื่อใกล้เข้ามา

สื่อท้องถิ่นอาจสนใจงานนี้ เช่น Keski-Uusimaa และ Keski-Uusimaa Viikko ควรติดต่อสื่อระดับชาติ เช่น หนังสือพิมพ์และวารสาร วิทยุและโทรทัศน์ และสื่อออนไลน์ นอกจากนี้ยังควรคำนึงถึงความร่วมมือกับผู้มีอิทธิพลทางโซเชียลมีเดียและผู้ผลิตเนื้อหาที่เหมาะกับงานนี้ด้วย

ความร่วมมือด้านการสื่อสารกับเมือง

เมือง Kerava ออกอากาศกิจกรรมในท้องถิ่นเป็นระยะๆ ตามช่องทางของตนเอง ควรเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทินกิจกรรมทั่วไป ซึ่งหากเป็นไปได้ เมืองจะแชร์กิจกรรมในช่องทางของตนเอง

คุณสามารถติดต่อหน่วยสื่อสารของเมืองเกี่ยวกับความร่วมมือด้านการสื่อสารที่เป็นไปได้: viestinta@kerava.fi

การแต่งตั้งผู้จัดการโครงการหรือผู้ผลิตงาน

• แบ่งปันความรับผิดชอบ
• จัดทำแผนกิจกรรม

การเงินและงบประมาณ

• กิจกรรมแบบชำระเงินหรือฟรี?
• ขายตั๋ว
• เงินช่วยเหลือและทุนการศึกษา
• พันธมิตรและผู้สนับสนุน
• วิธีการระดมทุนอื่น ๆ

ใบอนุญาตและสัญญาการจัดงาน

• ใบอนุญาตและการแจ้งเตือน (การใช้ที่ดิน ตำรวจ เจ้าหน้าที่ดับเพลิง ใบอนุญาตใช้เสียง และอื่นๆ): แจ้งให้ทุกฝ่ายทราบ
• สัญญา (ค่าเช่า เวที เสียง นักแสดง และอื่นๆ)

ตารางกิจกรรม

• กำหนดการก่อสร้าง
• ตารางโปรแกรม
• กำหนดการรื้อถอน

เนื้อหากิจกรรม

• โอเจลมา
• ผู้เข้าร่วม
• นักแสดง
• ผู้นำเสนอ
• แขกรับเชิญ
• สื่อ
• เสิร์ฟ

การจัดการความปลอดภัยและความเสี่ยง

• การประเมินความเสี่ยง
• แผนกู้ภัยและความปลอดภัย
• การควบคุมคำสั่งซื้อ
• เอนเซียปู
• อารักขา
• ประกันภัย

ตปะทุมปาอิกะ

• กรอบ
• เครื่องประดับ
• การสร้างเสียง
• ข้อมูล
• สัญญาณ
• การควบคุมการจราจร
• แผนที่

การสื่อสาร

• แผนการสื่อสาร
• เว็บไซต์
• สื่อ Sosiaalinen
• โปสเตอร์และใบปลิว
• สื่อประชาสัมพันธ์
• จ่ายค่าโฆษณา
• ข้อมูลลูกค้า เช่น คำแนะนำในการมาถึงและการจอดรถ
• ช่องทางความร่วมมือภาคีและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ความสะอาดและสภาพแวดล้อมในการจัดงาน

• ห้องน้ำ
• ถังขยะ
• เคลียร์เอาท์

คนงานและคนงานจาก Talkoo

• การเหนี่ยวนำ
• หน้าที่การงาน
• กะการทำงาน
• มื้ออาหาร

การประเมินขั้นสุดท้าย

• กำลังรวบรวมคำติชม
• การให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้ที่เข้าร่วมในการดำเนินกิจกรรม
• การตรวจสอบสื่อ