Para sa event organizer

Ang ideya at target na grupo ng kaganapan

Kapag nagsimula kang magplano ng isang kaganapan, isipin muna ang tungkol sa:

• Para kanino ang kaganapang ito?
• Sino kaya ang nagmamalasakit?
• Anong uri ng nilalaman ang magandang magkaroon sa kaganapan?
• Anong uri ng pangkat ang kailangan mo upang maisakatuparan ang kaganapan?

Ekonomiya

Ang badyet ay isang mahalagang bahagi ng pagpaplano ng kaganapan, ngunit depende sa likas na katangian ng kaganapan, posible itong ayusin kahit na may maliit na puhunan.

Sa badyet, magandang isaalang-alang ang mga gastos, tulad ng

• gastos na nagmumula sa venue
• gastos ng empleyado
• mga istruktura, halimbawa entablado, mga tolda, sound system, ilaw, mga inuupahang palikuran at mga lalagyan ng basura
• bayad sa lisensya
• bayad sa mga performers.

Pag-isipan kung paano mo matustusan ang kaganapan. Maaari kang makakuha ng kita, halimbawa

• may admission ticket
• na may mga kasunduan sa pag-sponsor
• may mga gawad
• na may mga aktibidad sa pagbebenta sa kaganapan, halimbawa isang cafe o nagbebenta ng mga produkto
• sa pamamagitan ng pagrenta ng presentasyon o mga punto ng pagbebenta sa lugar sa mga nagbebenta.

Para sa karagdagang impormasyon tungkol sa mga gawad ng lungsod, bisitahin ang website ng lungsod.

Maaari ka ring mag-aplay para sa mga gawad mula sa estado o mga pundasyon.

Venue

Ang Kerava ay may maraming lugar at lugar na angkop para sa mga kaganapan na may iba't ibang laki. Ang pagpili ng lugar ay naiimpluwensyahan ng:

• ang kalikasan ng kaganapan
• oras ng kaganapan
• target na pangkat ng kaganapan
• lokasyon
• kalayaan
• gastos sa pag-upa.

Ang lungsod ng Kerava ay namamahala ng ilang mga pasilidad. Ang mga panloob na espasyo na pag-aari ng lungsod ay nakalaan sa pamamagitan ng sistemang Timmi. Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa mga pasilidad sa website ng lungsod.

Ang mga panlabas na espasyo na pag-aari ng lungsod ay pinamamahalaan ng mga serbisyo sa imprastraktura ng Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Posibleng mag-organisa ng mga kaganapan sa pakikipagtulungan sa Kerava City Library. Makakahanap ka ng higit pang impormasyon sa website ng library.

Sa ibaba ay makikita mo ang impormasyon sa mga pinakakaraniwang permit at pamamaraan ng kaganapan. Depende sa nilalaman at katangian ng kaganapan, maaaring kailangan mo rin ng iba pang mga uri ng mga permit at pagsasaayos.

Permiso sa paggamit ng lupa

Ang pahintulot ng may-ari ng lupa ay palaging kinakailangan para sa mga panlabas na kaganapan. Ang mga permit para sa mga pampublikong lugar na pag-aari ng lungsod, tulad ng mga kalye at parke, ay ibinibigay ng mga serbisyo sa imprastraktura ng Kerava. Ang permit ay ina-apply mula sa serbisyo ng Lupapiste.fi. Ang may-ari ng lugar ay nagpasya sa pahintulot na gumamit ng mga pribadong lugar. Mahahanap mo ang loob ng lungsod sa sistema ng Timmi.

Kung ang mga kalye ay sarado at ang isang ruta ng bus ay tumatakbo sa kalye upang sarado, o ang mga pagsasaayos ng kaganapan ay nakakaapekto sa trapiko ng bus, ang HSL ay dapat makipag-ugnayan tungkol sa mga pagbabago sa ruta.

Abiso sa pulisya at mga serbisyo sa pagliligtas

Ang abiso ng pampublikong kaganapan ay dapat gawin sa pamamagitan ng sulat na may mga kinakailangang kalakip sa pulisya nang hindi lalampas sa limang araw bago ang kaganapan at sa serbisyo ng pagsagip nang hindi lalampas sa 14 na araw bago ang kaganapan. Kung mas malaki ang kaganapan, mas maaga kang dapat lumipat.

Ang anunsyo ay hindi kailangang gawin sa maliliit na pampublikong kaganapan na may kakaunting kalahok at kung saan, dahil sa likas na katangian ng kaganapan o lugar, ay hindi nangangailangan ng mga hakbang upang mapanatili ang kaayusan at kaligtasan. Kung hindi ka sigurado kung kailangang gumawa ng ulat, makipag-ugnayan sa pulis o serbisyong pang-emergency na advisory:

• Itä-Uusimaa police: 0295 430 291 (switchboard) o mga pangkalahatang serbisyo.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Central Uusimaa rescue service, 09 4191 4475 o paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa mga pampublikong kaganapan at kung paano iulat ang mga ito sa website ng pulisya.

Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa seguridad ng kaganapan sa website ng rescue operation.

Notification ng ingay

Ang isang pampublikong kaganapan ay dapat na iulat nang nakasulat sa awtoridad sa pangangalaga sa kapaligiran ng munisipyo kung ito ay nagdudulot ng pansamantalang partikular na nakakagambalang ingay o vibration, halimbawa sa isang panlabas na konsiyerto. Ang abiso ay ginawa nang maaga sa paggawa ng panukala o pagsisimula ng aktibidad, ngunit hindi lalampas sa 30 araw bago ang oras na ito.

Kung may dahilan upang ipagpalagay na ang ingay mula sa kaganapan ay isang kaguluhan, ang isang ulat ng ingay ay dapat gawin. Maaaring gamitin ang sound reproduction sa mga event na isinaayos sa pagitan ng 7 am at 22 pm nang hindi nagsasampa ng ulat ng ingay, sa kondisyon na ang volume ay pinananatili sa isang makatwirang antas. Maaaring hindi masyadong tumugtog ang musika na maririnig sa mga apartment, sa mga sensitibong lugar o sa labas ng lugar ng kaganapan.

Ang kapitbahayan sa nakapalibot na lugar ay dapat ipaalam nang maaga tungkol sa kaganapan, alinman sa notice board ng asosasyon sa pabahay o sa pamamagitan ng mga mensahe sa mailbox. Ang mga lugar na sensitibo sa ingay ng kapaligiran ng kaganapan, tulad ng mga nursing home, paaralan at simbahan, ay dapat ding isaalang-alang.

Ang Central Uusimaa Environmental Center ay responsable para sa mga ulat ng ingay sa lugar.

Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa ulat ng ingay sa website ng Central Uusimaa Environmental Center.

Copyright

Ang pagpapatugtog ng musika sa mga kaganapan at kaganapan ay nangangailangan ng pagbabayad ng bayad sa copyright compensation ng Teosto.

Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa pagganap ng musika at mga lisensya sa paggamit sa website ng Teosto.

Mga pagkain

Ang mga maliliit na operator, tulad ng mga indibidwal o hobby club, ay hindi kailangang gumawa ng ulat sa maliit na pagbebenta o paghahatid ng pagkain. Kung ang mga propesyonal na nagbebenta ay darating sa kaganapan, dapat nilang iulat ang kanilang sariling mga aktibidad sa Central Uusimaa Environmental Center. Ang mga pansamantalang lisensya sa paghahatid ay ibinibigay ng rehiyonal na awtoridad ng administratibo.

Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa mga permit para sa propesyonal na pagbebenta ng pagkain sa website ng Central Uusimaa Environmental Center.

Plano ng pagliligtas

Ang tagapag-ayos ay dapat maghanda ng plano sa pagsagip para sa kaganapan

• kung saan tinatayang hindi bababa sa 200 katao ang dadalo sa parehong oras
• ang mga bukas na apoy, paputok o iba pang produktong pyrotechnic ay ginagamit, o ginagamit ang apoy at mga paputok na kemikal bilang mga espesyal na epekto.
• ang mga kaayusan para sa paglabas sa lugar ay naiiba sa karaniwan o ang likas na katangian ng kaganapan ay nagdudulot ng isang espesyal na panganib sa mga tao.

Kapag nagtatayo ng kaganapan, dapat tiyakin na mayroong sapat na espasyo para sa mga rescuer at exiters, isang daanan na hindi bababa sa apat na metro. Ang organizer ng kaganapan ay dapat gumawa ng isang mapa ng lugar nang tumpak hangga't maaari, na ipapamahagi sa lahat ng mga partido na kasangkot sa pagtatayo ng kaganapan.

Ang plano sa pagsagip ay ipinadala sa pulisya, sa serbisyo ng pagsagip at sa tauhan ng kaganapan.

Makakahanap ka ng higit pang impormasyon tungkol sa seguridad ng kaganapan sa website ng serbisyo sa pagliligtas ng Central Uusimaa.

Kontrol ng order

Kung kinakailangan, ang seguridad sa panahon ng kaganapan ay susubaybayan ng mga orderlies na itinalaga ng organizer ng kaganapan. Ang pulisya ay nagtatakda ng isang minimum na limitasyon para sa bilang ng mga orderly bawat kaganapan.

Pangunang lunas

Ang tagapag-ayos ng kaganapan ay may obligasyon na magreserba ng sapat na kahandaan para sa paunang lunas para sa kaganapan. Walang tiyak na bilang ng mga tauhan ng first aid para sa isang kaganapan, kaya dapat itong nauugnay sa bilang ng mga tao, mga panganib at laki ng lugar. Ang mga kaganapang may 200–2 katao ay dapat may itinalagang opisyal ng pangunang lunas na nakatapos ng hindi bababa sa kursong EA 000 o katumbas. Ang ibang tauhan ng pangunang lunas ay dapat may sapat na kasanayan sa pangunang lunas.

Mga insurance

Ang organizer ng kaganapan ay responsable para sa anumang mga aksidente. Mangyaring alamin na sa yugto ng pagpaplano kung kailangan ng insurance para sa kaganapan at, kung gayon, anong uri. Maaari kang magtanong tungkol dito mula sa kompanya ng seguro at sa pulisya.

Kuryente at tubig

Kapag nag-book ka ng venue, alamin ang tungkol sa pagkakaroon ng kuryente. Pakitandaan na kadalasan ay hindi sapat ang karaniwang socket, ngunit ang mas malalaking device ay nangangailangan ng three-phase current (16A). Kung ang pagkain ay ibinebenta o inihain sa kaganapan, dapat ding may tubig sa venue. Dapat kang magtanong tungkol sa pagkakaroon ng kuryente at tubig mula sa nangungupahan ng venue.

Magtanong tungkol sa pagkakaroon ng kuryente at tubig sa mga panlabas na espasyo ng Kerava, pati na rin ang mga susi sa mga de-koryenteng cabinet at water point mula sa mga serbisyo sa imprastraktura ng Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Balangkas

Ang iba't ibang mga istraktura ay madalas na kailangan para sa kaganapan, tulad ng isang entablado, mga tolda, canopy at mga banyo. Responsibilidad ng event organizer na tiyakin na ang mga istruktura ay makatiis kahit na hindi inaasahang phenomena ng panahon at iba pang mga load na inilagay sa kanila. Mangyaring tiyakin, halimbawa, na ang mga tolda at canopy ay may naaangkop na mga timbang.

Pamamahala ng basura, paglilinis at pag-recycle

Isipin kung anong uri ng basura ang nabuo sa kaganapan at kung paano mo pinangangalagaan ang pagre-recycle nito. Ang tagapag-ayos ng kaganapan ay responsable para sa pamamahala ng basura ng kaganapan at ang kasunod na paglilinis ng mga nakakalat na lugar.

Pakitiyak na mayroong mga palikuran sa lugar ng kaganapan at na sumang-ayon ka sa paggamit ng mga ito kasama ng tagapangasiwa ng espasyo. Kung walang permanenteng palikuran sa lugar, kailangan mong arkilahin ang mga ito.

Makakakuha ka ng higit pang impormasyon tungkol sa mga kinakailangan sa pamamahala ng basura sa mga kaganapan mula sa mga serbisyo sa imprastraktura ng Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Palatandaan

Ang kaganapan ay dapat may mga palatandaan para sa mga palikuran (kabilang ang mga may kapansanan na palikuran at pangangalaga sa bata) at ang istasyon ng pangunang lunas. Ang mga lugar na naninigarilyo at mga lugar na hindi naninigarilyo ay dapat ding markahan nang hiwalay sa lugar. Ang pagmamarka ng mga paradahan at paggabay sa kanila ay dapat isaalang-alang sa mga pinakamalaking kaganapan.

Nakahanap ng mga kalakal

Ang tagapag-ayos ng kaganapan ay dapat pangalagaan ang mga nahanap na kalakal at planuhin ang kanilang pagtanggap at pagpapasa.

Kalayaan

Ang pagiging naa-access ay nagbibigay-daan sa pantay na partisipasyon ng mga tao sa kaganapan. Maaari itong isaalang-alang, halimbawa, sa mga podium na nakalaan para sa mga taong may mahinang kadaliang kumilos o sa mga lugar na nakalaan para sa kanila sa ibang mga paraan. Magandang ideya din na magdagdag ng impormasyon sa pagiging naa-access sa mga page ng kaganapan. Kung ang kaganapan ay hindi barrier-free, mangyaring tandaan na abisuhan kami nang maaga.

Makakahanap ka ng mga tagubilin para sa pag-aayos ng isang naa-access na kaganapan sa website ng Invalidiliito.

Dapat gawin ang marketing ng kaganapan gamit ang maraming channel. Isipin kung sino ang kabilang sa target na grupo ng kaganapan at kung paano mo sila maaabot nang pinakamahusay.

Mga channel sa marketing

Kalendaryo ng kaganapan ni Kerava

Ipahayag ang kaganapan sa magandang oras sa kalendaryo ng kaganapan ng Kerava. Ang kalendaryo ng kaganapan ay isang libreng channel na magagamit ng lahat ng partidong nag-oorganisa ng mga kaganapan sa Kerava. Ang paggamit ng kalendaryo ay nangangailangan ng pagpaparehistro bilang isang gumagamit ng serbisyo alinman bilang isang kumpanya, komunidad o yunit. Kapag nakapagrehistro ka na, maaari kang mag-publish ng mga kaganapan sa kalendaryo.

Mag-link sa front page ng kalendaryo ng kaganapan.

Maikling pagtuturong video sa pagpaparehistro (events.kerava.fi).

Maikling pagtuturong video sa paggawa ng kaganapan (YouTube)

Sariling channel at network

• website
• Social Media
• mga listahan ng email
• mga newsletter
• mga channel ng sariling mga stakeholder at kasosyo
• mga poster at leaflet

Namimigay ng mga poster

Ang mga poster ay dapat na ipamahagi nang malawakan. Maaari mong ibahagi ang mga ito sa mga sumusunod na lugar, halimbawa:

• ang venue at ang mga nakapaligid na lugar nito
• Kerava library
• Sampola's point of sale
• Ang mga notice board ng Kauppakaare pedestrian street at Kerava station.

Maaari mong hiramin ang mga susi sa mga notice board ng Kauppakaari pedestrian street at ng Kerava station na may resibo mula sa customer service ng city library. Ang susi ay dapat ibalik kaagad pagkatapos gamitin. Ang mga poster sa laki ng A4 o A3 ay maaaring i-export sa mga notice board. Ang mga poster ay nakakabit sa ilalim ng isang plastic flap, na awtomatikong nagsasara. Hindi mo kailangan ng tape o iba pang mga fixing device! Mangyaring alisin ang iyong mga poster sa mga board pagkatapos ng iyong kaganapan.

Ang iba pang panlabas na notice board ay matatagpuan, halimbawa, sa Kannisto at malapit sa Kaleva sports park at sa tabi ng K-shop ni Ahjo.

Kooperasyon ng media

Ito ay nagkakahalaga ng pakikipag-usap tungkol sa kaganapan sa lokal na media at, depende sa target na grupo ng kaganapan, sa pambansang media. Magpadala ng media release o mag-alok ng tapos na kuwento kapag nai-publish ang programa ng kaganapan o kapag ito ay papalapit na.

Maaaring interesado ang lokal na media sa kaganapan, halimbawa Keski-Uusimaa at Keski-Uusimaa Viikko. Dapat lapitan ang pambansang media, halimbawa, mga pahayagan at peryodiko, mga channel sa radyo at telebisyon at online na media. Ito rin ay nagkakahalaga ng pag-iisip tungkol sa pakikipagtulungan sa mga social media influencer at content producer na angkop para sa kaganapan.

Pakikipagtulungan sa komunikasyon sa lungsod

Ang lungsod ng Kerava ay pana-panahong nagbo-broadcast ng mga lokal na kaganapan sa sarili nitong mga channel. Dapat idagdag ang kaganapan sa karaniwang kalendaryo ng kaganapan, kung saan, kung maaari, ibabahagi ng lungsod ang kaganapan sa sarili nitong mga channel.

Maaari kang makipag-ugnayan sa yunit ng komunikasyon ng lungsod tungkol sa posibleng pakikipagtulungan sa komunikasyon: viestinta@kerava.fi.

Pagtatalaga ng project manager o event producer

• Magbahagi ng mga responsibilidad
• Gumawa ng plano ng kaganapan

Pananalapi at badyet

• May bayad o libreng kaganapan?
• Pagbebenta ng tiket
• Mga gawad at scholarship
• Mga kasosyo at sponsor
• Iba pang paraan ng pangangalap ng pondo

Mga permit at kontrata sa kaganapan

• Mga permit at abiso (paggamit ng lupa, pulis, awtoridad sa sunog, permiso sa ingay at iba pa): nagpapaalam sa lahat ng partido
• Mga kontrata (renta, entablado, tunog, mga performer at iba pa)

Mga iskedyul ng kaganapan

• Iskedyul ng pagtatayo
• Iskedyul ng programa
• Pag-dismantle ng iskedyul

Nilalaman ng kaganapan

• Programa
• Mga kalahok
• Mga performer
• Nagtatanghal
• Mga imbitadong bisita
• Media
• Mga serving

Kaligtasan at pamamahala ng panganib

• Pagtatasa ng panganib
• Plano ng pagliligtas at kaligtasan
• Kontrol ng order
• Pangunang lunas
• Guard
• Mga insurance

Venue

• Balangkas
• Mga accessories
• Pagpaparami ng tunog
• Impormasyon
• Palatandaan
• Kontrol sa trapik
• Mapa

Komunikasyon

• Plano ng komunikasyon
• Website
• Social Media
• Mga Poster at Flyer
• Mga release sa media
• Bayad na advertising
• Impormasyon ng customer, halimbawa mga tagubilin sa pagdating at paradahan
• Mga channel ng mga kasosyo sa kooperasyon at stakeholder

Kalinisan at kapaligiran ng kaganapan

• Mga banyo
• Mga lalagyan ng basura
• Clearout

Mga manggagawa at manggagawa mula sa Talkoo

• Induction
• Mga tungkulin sa trabaho
• Mga shift sa trabaho
• Mga pagkain

Panghuling pagsusuri

• Pagkolekta ng feedback
• Pagbibigay ng feedback sa mga nakilahok sa pagpapatupad ng kaganapan
• Pagsubaybay sa media