Etkinlik organizatörü için

Etkinliğin fikri ve hedef grubu

Bir etkinlik planlamaya başladığınızda öncelikle şunları düşünün:

• Etkinlik kimlere yöneliktir?
• Kimin umurunda olabilir?
• Etkinlikte ne tür içeriklerin olması iyi olurdu?
• Etkinliğin gerçekleşmesi için nasıl bir ekibe ihtiyacınız var?

Ekonomik

Bütçe, etkinlik planlamasının önemli bir parçasıdır ancak etkinliğin niteliğine bağlı olarak küçük bir yatırımla bile organize etmek mümkündür.

Bütçede aşağıdaki gibi giderlerin dikkate alınması iyidir:

• mekandan kaynaklanan masraflar
• çalışan masrafları
• sahne, çadır, ses sistemi, aydınlatma, kiralık tuvaletler ve çöp konteynırları gibi yapılar
• lisans ücretleri
• sanatçıların ücretleri.

Etkinliği nasıl finanse edebileceğinizi düşünün. Örneğin gelir elde edebilirsiniz

• giriş biletleri ile
• sponsorluk anlaşmaları ile
• hibelerle
• etkinlikteki satış faaliyetleriyle (örneğin bir kafe veya ürün satışı)
• bölgedeki sunum veya satış noktalarını satıcılara kiralayarak.

Şehrin hibeleri hakkında daha fazla bilgi için şehrin web sitesini ziyaret edin.

Devlet veya vakıflardan da hibe başvurusunda bulunabilirsiniz.

Mekan

Kerava'da farklı büyüklükteki etkinliklere uygun pek çok alan ve mekan bulunuyor. Mekan seçimi şunlardan etkilenir:

• olayın doğası
• olay zamanı
• etkinliğin hedef grubu
• konum
• özgürlük
• kiralama maliyetleri.

Kerava şehri çeşitli tesisleri yönetmektedir. Timmi sistemi üzerinden belediyenin sahip olduğu kapalı alanlar rezerve ediliyor. Tesisler hakkında daha fazla bilgiyi şehrin web sitesinde bulabilirsiniz.

Kentin sahip olduğu dış alanlar Kerava altyapı hizmetleri tarafından yönetilmektedir: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kerava Şehir Kütüphanesi ile işbirliği etkinlikleri düzenlemek mümkündür. Daha fazla bilgiyi kütüphanenin web sitesinde bulabilirsiniz.

Aşağıda en yaygın etkinlik izinleri ve prosedürleri hakkında bilgi bulacaksınız. Etkinliğin içeriğine ve niteliğine bağlı olarak başka türde izin ve düzenlemelere de ihtiyacınız olabilir.

Arazi kullanım izni

Açık hava etkinlikleri için her zaman arazi sahibinin izni gereklidir. Kentin sahip olduğu cadde ve park alanları gibi kamusal alanların izinleri Kerava'nın altyapı hizmetleri tarafından veriliyor. İzin için Lupapiste.fi'ye başvurulur. Özel alanların kullanım iznine alan sahibi karar verir. Şehrin iç mekanını Timmi sisteminde bulabilirsiniz.

Sokakların kapalı olması ve kapatılacak cadde üzerinde bir otobüs güzergahının bulunması veya etkinlik düzenlemelerinin otobüs trafiğini etkilemesi durumunda, güzergah değişiklikleri konusunda HSL ile iletişime geçilmelidir.

Polise ve kurtarma ekiplerine bildirim

Halka açık olayın bildirimi, olaydan en geç beş gün önce polise ve olaydan en geç 14 gün önce kurtarma servisine gerekli eklerle birlikte yazılı olarak yapılmalıdır. Etkinlik ne kadar büyük olursa, o kadar erken harekete geçmelisiniz.

Az sayıda katılımcının bulunduğu ve etkinliğin veya mekanın doğası gereği düzen ve güvenliği sağlamaya yönelik önlemler gerektirmeyen küçük halka açık etkinliklerde duyuru yapılmasına gerek yoktur. İhbarda bulunulması gerekip gerekmediğinden emin değilseniz polise veya acil servis danışma servisine başvurun:

• Itä-Uusimaa polisi: 0295 430 291 (santral) veya genel hizmetler.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Merkezi Uusimaa kurtarma servisi, 09 4191 4475 veya paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Kamuya açık olaylar ve bunların nasıl bildirileceği hakkında daha fazla bilgiyi polisin web sitesinde bulabilirsiniz.

Kurtarma operasyonunun web sitesinde olay güvenliği hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.

Gürültü bildirimi

Açık hava konseri gibi geçici olarak özellikle rahatsız edici gürültü veya titreşime neden olan halka açık bir etkinlik, belediyenin çevre koruma kurumuna yazılı olarak bildirilmelidir. Bildirim, önlemin alınmasından veya faaliyetin başlatılmasından çok önce, ancak bu saatten en geç 30 gün önce yapılır.

Etkinlikten kaynaklanan gürültünün rahatsızlık verici olduğunu varsaymak için bir neden varsa, bir gürültü raporu hazırlanmalıdır. Sabah 7 ile akşam 22 saatleri arasında düzenlenen etkinliklerde, ses seviyesinin makul bir seviyede tutulması şartıyla gürültü ihbarı yapılmadan ses yayını kullanılabilmektedir. Dairelerde, hassas alanlarda veya etkinlik alanının geniş bir alanında duyulabilecek kadar yüksek sesle müzik çalınamaz.

Çevredeki mahallelerin, konut birliğinin duyuru panosunda veya posta kutusu mesajlarıyla önceden etkinlik hakkında bilgilendirilmesi gerekmektedir. Etkinlik ortamındaki huzurevleri, okullar ve kiliseler gibi gürültüye duyarlı alanlar da dikkate alınmalıdır.

Merkezi Uusimaa Çevre Merkezi bölgedeki gürültü raporlarından sorumludur.

Gürültü raporu hakkında daha fazla bilgiyi Central Uusimaa Çevre Merkezi'nin web sitesinde bulabilirsiniz.

Telif hakkı

Etkinlik ve etkinliklerde müzik icra etmek, Teosto'nun telif hakkı tazminat ücretinin ödenmesini gerektirir.

Müzik performansı ve kullanım lisansları hakkında daha fazla bilgiyi Teosto'nun web sitesinde bulabilirsiniz.

Gıdalar

Bireyler veya hobi kulüpleri gibi daha küçük işletmecilerin, küçük gıda satışı veya sunumu hakkında rapor hazırlamasına gerek yoktur. Etkinliğe profesyonel satıcılar geliyorsa, kendi faaliyetlerini Merkezi Uusimaa Çevre Merkezi'ne bildirmeleri gerekmektedir. Geçici hizmet lisansları bölgesel idari makamlarca verilmektedir.

Profesyonel gıda satış izinleri hakkında daha fazla bilgiyi Central Uusimaa Çevre Merkezi'nin web sitesinde bulabilirsiniz.

Kurtarma planı

Organizatör etkinlik için bir kurtarma planı hazırlamalıdır

• Aynı anda en az 200 kişinin hazır bulunacağı tahmin ediliyor
• açık alev, havai fişek veya diğer piroteknik ürünler kullanıldığında veya özel efekt olarak yangın ve patlayıcı kimyasallar kullanıldığında
• mekandan çıkış düzenlemelerinin olağandan farklı olması veya etkinliğin niteliğinin insanlar için özel bir tehlike oluşturması.

Etkinliği inşa ederken, kurtarıcılar ve çıkış yapanlar için yeterli alan ve en az dört metrelik bir geçiş yolu olduğundan emin olunmalıdır. Etkinliğin organizatörü, etkinliğin yapımında yer alan tüm taraflara dağıtılacak olan alanın mümkün olduğunca doğru bir haritasını hazırlamalıdır.

Kurtarma planı polise, kurtarma servisine ve etkinlik personeline gönderilir.

Etkinlik güvenliği hakkında daha fazla bilgiyi Central Uusimaa kurtarma hizmetinin web sitesinde bulabilirsiniz.

Sipariş kontrolü

Gerektiğinde etkinlik sırasında güvenlik, etkinlik organizatörü tarafından görevlendirilen görevliler tarafından izlenecektir. Polis, etkinlik başına görevli sayısı için minimum bir sınır belirler.

İlk yardım

Etkinliğin organizatörü, etkinlik için yeterli ilk yardım hazırlığını sağlamakla yükümlüdür. Bir etkinlik için kesin bir ilk yardım personeli sayısı yoktur, bu nedenle kişi sayısı, riskler ve alanın büyüklüğü ile ilgili olmalıdır. 200-2 kişinin katılacağı etkinliklerde, en az EA 000 kursunu veya eşdeğerini tamamlamış, atanmış bir ilk yardım görevlisi bulunmalıdır. Diğer ilk yardım personelinin yeterli ilk yardım becerisine sahip olması gerekir.

Sigortalar

Olası kazalardan etkinlik organizatörü sorumludur. Lütfen etkinlik için sigortaya gerek olup olmadığını ve gerekiyorsa ne tür bir sigortaya ihtiyaç duyulduğunu planlama aşamasında öğrenin. Bunu sigorta şirketinden ve polisten öğrenebilirsiniz.

Elektrik ve su

Mekana rezervasyon yaptırdığınızda elektriğin olup olmadığını öğrenin. Genellikle standart bir prizin yeterli olmadığını, ancak daha büyük cihazların üç fazlı akıma (16A) ihtiyaç duyduğunu lütfen unutmayın. Etkinlikte yiyecek satışı veya servisi yapılıyorsa, mekanda su da mevcut olmalıdır. Mekanı kiralayan kişiden elektrik ve suyun olup olmadığını sormanız gerekmektedir.

Kerava'nın dış mekan alanlarında elektrik ve suyun bulunup bulunmadığının yanı sıra elektrik dolapları ve su noktalarının anahtarları hakkında Kerava'nın altyapı hizmetlerinden bilgi alın: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Çerçeve

Etkinlik için genellikle sahne, çadır, tente ve tuvalet gibi çeşitli yapılara ihtiyaç duyulur. Yapıların beklenmedik hava olaylarına ve üzerlerine gelen diğer yüklere bile dayanabilmesini sağlamak etkinlik organizatörünün sorumluluğundadır. Lütfen örneğin çadırların ve gölgeliklerin uygun ağırlıklara sahip olduğundan emin olun.

Atık yönetimi, temizlik ve geri dönüşüm

Etkinlikte ne tür çöplerin oluştuğunu ve bunların geri dönüştürülmesine nasıl özen gösterdiğinizi düşünün. Etkinliğin organizatörü, etkinliğin atık yönetiminden ve çöplü alanların daha sonra temizlenmesinden sorumludur.

Lütfen etkinlik alanında tuvaletlerin bulunduğundan ve bunların kullanımı konusunda alan yöneticisi ile anlaştığınızdan emin olun. Bölgede kalıcı tuvalet yoksa kiralamak zorundasınız.

Kerava altyapı hizmetlerinden etkinliklerde atık yönetimi gereklilikleri hakkında daha fazla bilgi alabilirsiniz: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

İşaretler

Etkinlikte tuvaletler (engelli tuvaletleri ve çocuk bakımı dahil) ve ilk yardım istasyonu için işaretler bulunmalıdır. Ayrıca alanda sigara içilen alanlar ve sigara içilmeyen alanlar da ayrı ayrı işaretlenmelidir. Büyük etkinliklerde park yerlerinin işaretlenmesi ve onlara rehberlik edilmesi dikkate alınmalıdır.

Bulunan mallar

Etkinliğin organizatörü, bulunan mallarla ilgilenmeli ve bunların alımını ve iletilmesini planlamalıdır.

Özgürlük

Erişilebilirlik, insanların etkinliğe eşit katılımını sağlar. Örneğin hareket kabiliyeti kısıtlı kişiler için ayrılan podyumlarda veya başka yollarla onlar için ayrılan yerlerde dikkate alınabilir. Etkinlik sayfalarına erişilebilirlik bilgileri eklemek de iyi bir fikirdir. Etkinlik engelsiz değilse lütfen bizi önceden bilgilendirmeyi unutmayın.

Erişilebilir bir etkinliğin düzenlenmesine ilişkin talimatları Invalidiliito'nun web sitesinde bulabilirsiniz.

Etkinlik pazarlaması birden fazla kanal kullanılarak yapılmalıdır. Etkinliğin hedef grubuna kimlerin ait olduğunu ve onlara en iyi şekilde nasıl ulaşabileceğinizi düşünün.

Pazarlama kanalları

Kerava'nın etkinlik takvimi

Etkinliği zamanında Kerava'nın etkinlik takviminde duyurun. Etkinlik takvimi Kerava'da etkinlik düzenleyen tüm tarafların kullanabileceği ücretsiz bir kanaldır. Takvimin kullanımı, şirket, topluluk veya birim olarak hizmetin kullanıcısı olarak kaydolmayı gerektirir. Kayıt olduktan sonra etkinlikleri takvimde yayınlayabilirsiniz.

Etkinlik takviminin ön sayfasına bağlantı.

Kayıt hakkında kısa eğitici video (events.kerava.fi).

Etkinlik oluşturmaya ilişkin kısa eğitim videosu (YouTube)

Kendi kanalları ve ağları

• İnternet sitesi
• sosyal medya
• e-posta listeleri
• bültenler
• kendi paydaşlarının ve ortaklarının kanalları
• posterler ve broşürler

Posterlerin dağıtılması

Posterler geniş çapta dağıtılmalıdır. Bunları örneğin aşağıdaki yerlerde paylaşabilirsiniz:

• mekan ve çevresi
• Kerava kütüphanesi
• Sampola'nın satış noktası
• Kauppakaare yaya caddesi ve Kerava istasyonunun duyuru panoları.

Kauppakaari yaya caddesinin ve Kerava istasyonunun duyuru panolarının anahtarlarını şehir kütüphanesinin müşteri hizmetlerinden alacağınız bir makbuzla ödünç alabilirsiniz. Anahtar kullanımdan hemen sonra iade edilmelidir. A4 veya A3 boyutunda posterler ilan panolarına aktarılabilir. Posterler otomatik olarak kapanan plastik bir kapağın altına yapıştırılmıştır. Bant veya diğer sabitleme cihazlarına ihtiyacınız yok! Lütfen etkinliğinizin ardından posterlerinizi panolardan kaldırın.

Diğer dış mekan ilan panoları, örneğin Kannisto'da, Kaleva spor parkının yakınında ve Ahjo'nun K-shop'unun yanında bulunabilir.

Medya işbirliği

Etkinlik hakkında yerel medyaya ve etkinliğin hedef kitlesine bağlı olarak ulusal medyaya bilgi vermekte fayda var. Etkinlik programı yayınlandığında veya yaklaştığında bir medya bülteni gönderin veya bitmiş bir hikaye sunun.

Etkinlik Keski-Uusimaa ve Keski-Uusimaa Viikko gibi yerel medyanın ilgisini çekebilir. Ulusal medyaya, örneğin gazete ve süreli yayınlara, radyo ve televizyon kanallarına ve çevrimiçi medyaya yaklaşılmalıdır. Etkinliğe uygun sosyal medya fenomenleri ve içerik üreticileri ile iş birliği yapmayı da düşünmekte fayda var.

Kentle iletişim işbirliği

Kerava şehri periyodik olarak yerel etkinlikleri kendi kanallarında yayınlamaktadır. Etkinlik, mümkünse şehrin kendi kanallarında etkinliği paylaşacağı ortak etkinlik takvimine eklenmelidir.

Olası iletişim işbirliği hakkında şehrin iletişim birimiyle iletişime geçebilirsiniz: viestinta@kerava.fi.

Proje yöneticisinin veya etkinlik yapımcısının atanması

• Sorumlulukları paylaşın
• Bir etkinlik planı yapın

Finans ve bütçe

• Ücretli mi yoksa ücretsiz etkinlik mi?
• Bilet satışı
• Hibeler ve burslar
• Ortaklar ve sponsorlar
• Diğer bağış toplama yöntemleri

Etkinlik izinleri ve sözleşmeleri

• İzinler ve bildirimler (arazi kullanımı, polis, itfaiye, gürültü izni vb.): tüm tarafların bilgilendirilmesi
• Sözleşmeler (kira, sahne, ses, icracı vb.)

Etkinlik programları

• İnşaat programı
• Program akışı
• Söküm programı

Etkinlik içeriği

• programı
• Katılımcılar
• Sanatçılar
• Sunucu
• Davet edilmiş misafirler
• Medya
• Porsiyon

Güvenlik ve risk yönetimi

• Risk değerlendirmesi
• Kurtarma ve güvenlik planı
• Sipariş kontrolü
• İlk yardım
• Koruma
• Sigortalar

Mekan

• Çerçeve
• Aksesuarlar
• Ses üretimi
• Bilgi
• İşaretler
• Trafik kontrolü
• Harita

İletişim

• İletişim planı
• İnternet sitesi
• Sosyal medya
• Posterler ve El İlanları
• Medya bültenleri
• Ücretli reklam
• Müşteri bilgileri, örneğin varış ve park etme talimatları
• İşbirliği ortakları ve paydaşların kanalları

Etkinliğin temizliği ve ortamı

• Tuvaletler
• Çöp konteynerleri
• Temizleme

Talkoo'dan işçiler ve işçiler

• İndüksiyon
• İş görevleri
• İş vardiya
• Yemekler

Nihai değerlendirme

• Geri bildirim toplama
• Etkinliğin uygulanmasına katılanlara geri bildirim sağlanması
• Medya izleme