Захист даних

Захист даних стосується захисту персональних даних. Персональні дані - це інформація, що описує фізичну особу, за якою можна прямо чи опосередковано ідентифікувати особу. Така інформація включає, наприклад, ім’я, адресу електронної пошти, номер соціального страхування, фотографію та номер телефону.

Чому дані збирають у міських службах?

Персональні дані збираються та обробляються для здійснення офіційної діяльності відповідно до законодавства та нормативних актів. Крім того, обов’язком офіційної діяльності є складання статистики, для якої за необхідності використовуються анонімні персональні дані, тобто дані у формі, за якою особу неможливо ідентифікувати.

Яка інформація обробляється в міських службах?

Коли клієнт, тобто суб’єкт даних, починає користуватися послугою, збирається інформація, необхідна для реалізації відповідної послуги. Місто пропонує різноманітні послуги своїм громадянам, наприклад, послуги навчання та дошкільної освіти, бібліотечні послуги та спортивні послуги. Відповідно, зміст зібраної інформації різниться. Місто Керава збирає лише особисті дані, необхідні для відповідної послуги. Інформацію, зібрану в різних службах, можна знайти більш детально в заявах про конфіденційність цього веб-сайту за тематичними областями.

Звідки ви берете інформацію для міських служб?

Як правило, персональні дані отримують від самого замовника. Крім того, інформацію отримують із систем, які підтримують інші органи, наприклад Центр реєстрації населення. Крім того, під час відносин із замовником постачальник послуг, який діє від імені міста, може на основі договірних відносин підтримувати та доповнювати інформацію про замовника.

Як обробляються персональні дані в міських службах?

Персональні дані обробляються дбайливо. Дані обробляються лише з попередньо визначеною метою. Під час обробки персональних даних ми дотримуємося законодавства та належної практики обробки даних.

Правовими підставами відповідно до Регламенту про захист даних є обов’язкове законодавство, договір, згода або законний інтерес. У місті Керава завжди є правова база для обробки персональних даних. У різних службах обробка персональних даних також може базуватися на законодавстві, яке регулює дану послугу, наприклад, у викладацькій діяльності.

Наш персонал зобов'язаний дотримуватись конфіденційності. Персонал, який працює з персональними даними, регулярно проходить навчання. Використання та права систем, що містять персональні дані, контролюються. Персональні дані може обробляти лише працівник, який має право на обробку відповідних даних відповідно до своїх посадових обов’язків.

Хто обробляє дані в міських службах?

В принципі, персональні дані клієнтів міста, тобто зареєстрованих користувачів, можуть обробляти лише ті працівники, які мають потребу в обробці цих даних у зв’язку зі своїми службовими обов’язками. Крім того, місто використовує субпідрядників і партнерів, які мають доступ до персональних даних, необхідних для організації послуг. Ці сторони можуть обробляти дані лише відповідно до інструкцій та угод, наданих містом Керава.

Кому може бути надана інформація з міських реєстрів?

Передача персональних даних стосується ситуацій, коли персональні дані передаються іншому контролеру даних для його власного незалежного використання. Персональні дані можуть бути розголошені лише в рамках, встановлених законом, або за згодою клієнта.

Що стосується міста Керава, то персональні дані розкриваються іншим органам на підставі вимог законодавства. Інформацію можна розкрити, наприклад, Національній пенсійній службі або службі KOSKI, яку підтримує Фінська національна рада освіти.

Відповідно до Регламенту про захист даних зареєстрована особа, тобто замовник міста, має право:

• перевірити особисту інформацію про себе
• вимагати виправлення або видалення своїх даних
• вимагати обмеження обробки або заперечувати проти обробки
• запитувати передачу персональних даних з однієї системи в іншу
• отримувати інформацію про обробку персональних даних

Реєстрант не може використовувати всі права в усіх ситуаціях. Ситуація залежить, наприклад, від того, на якій правовій основі згідно з положенням про захист даних обробляються персональні дані.

Право на перевірку персональних даних

Зареєстрована особа, тобто міський замовник, має право отримати від контролера підтвердження того, що персональні дані щодо неї обробляються або не обробляються. На вимогу контролер повинен надати суб’єкту даних копію персональних даних, які обробляються від його/її імені.

Ми рекомендуємо подавати запит на перевірку переважно через електронні транзакції з надійною ідентифікацією (вимагає використання банківських облікових даних). Ви можете знайти електронну форму звідси.

Якщо замовник не має можливості скористатися електронною формою, запит можна також оформити в РАГСі міста або в пункті обслуговування «Сампола». Для цього вам потрібне посвідчення особи з фотографією, оскільки особу, яка надсилає запит, завжди можна впізнати. Зробити запит по телефону або електронною поштою неможливо, оскільки ми не можемо достовірно ідентифікувати особу в цих каналах.

Право на виправлення даних

Зареєстрований замовник, тобто міський замовник, має право вимагати без затримки виправлення або доповнення неправильних, неточних або неповних персональних даних щодо нього. Крім того, суб’єкт даних має право вимагати видалення непотрібних персональних даних. Надмірність і неточність оцінюються за часом зберігання даних.

Якщо місто не приймає запит на виправлення, про це виноситься ухвала, в якій зазначаються причини, на підставі яких запит не було прийнято.

Ми рекомендуємо подавати запит на виправлення даних переважно через електронні транзакції з надійною ідентифікацією (вимагає використання банківських облікових даних). Ви можете знайти електронну форму звідси.

Запит на виправлення інформації також можна зробити на місці в РАГСі міста або в пункті обслуговування Сампола. Під час подання запиту перевіряється особа особи, яка надсилає запит.

Час обробки запиту та комісії

Місто Керава прагне опрацьовувати запити якомога швидше. Строк подання інформації або надання додаткової інформації щодо запиту на перевірку персональних даних становить один місяць з дня отримання запиту на перевірку. Якщо запит на перевірку є надзвичайно складним і великим, термін може бути продовжено на два місяці. Про продовження терміну обробки замовник буде повідомлений особисто.

Інформація про реєстранта в основному надається безкоштовно. Проте, якщо запитується більше копій, місто може стягувати розумну плату на основі адміністративних витрат. Якщо запит на інформацію є явно необґрунтованим і необґрунтованим, особливо якщо запити на інформацію подаються неодноразово, місто може стягнути адміністративні витрати, понесені за надання інформації, або взагалі відмовити в наданні інформації. У такому разі місто продемонструє явну безпідставність чи необґрунтованість звернення.

Офіс Уповноваженого із захисту даних

Суб’єкт даних має право подати скаргу до Офісу Уповноваженого із захисту даних, якщо суб’єкт даних вважає, що під час обробки його персональних даних було порушено чинне законодавство про захист даних.

Якщо місто не приймає запит на виправлення, про це виноситься ухвала, в якій зазначаються причини, на підставі яких запит не було прийнято. Ми також повідомляємо вам про право на засоби правового захисту, наприклад, можливість подання скарги до Уповноваженого із захисту даних.

Інформування замовника про обробку персональних даних

Загальний регламент захисту даних Європейського Союзу зобов’язує контролера даних (місто) інформувати суб’єкта даних (клієнта) про обробку його персональних даних. Інформування реєстранта в місті Керава здійснюється як за допомогою заяв про захист даних щодо реєстру, так і за допомогою інформації, зібраної на веб-сайті. Ви можете знайти декларації про конфіденційність для реєстру внизу сторінки.

Мета обробки персональних даних

Управління завданнями міста здійснюється на основі закону, а управління статутними завданнями, як правило, вимагає обробки персональних даних. Таким чином, основою для обробки персональних даних у місті Керава є, як правило, виконання встановлених законом зобов’язань.

Терміни зберігання персональних даних

Термін зберігання муніципальних документів визначається або законодавством, положеннями Національного архіву або рекомендаціями щодо періоду зберігання Національної асоціації муніципалітетів. Перші два критерії є обов’язковими, і, наприклад, документи, які зберігатимуться у вертикальному положенні, визначає Національний архів. Терміни зберігання, архівування, знищення та конфіденційної інформації документів м. Керава більш детально визначаються правилами роботи архівних служб та планом документообігу. Документи знищуються після закінчення терміну зберігання, визначеного в плані управління документами, що забезпечує захист даних.

Опис зареєстрованих груп і груп персональних даних, які підлягають обробці

Зареєстрована особа означає особу, якої стосується обробка персональних даних. Міськими реєстрантами є міські службовці, довірені особи та клієнти, такі як муніципальні жителі, які охоплені освітніми та дозвільними послугами та технічними послугами.

З метою виконання статутних зобов’язань місто обробляє різні персональні дані. Персональні дані стосуються всієї інформації, пов’язаної з ідентифікованою або ідентифікованою фізичною особою, такою як ім’я, номер соціального страхування, адреса, номер телефону та адреса електронної пошти. Крім того, місто обробляє так звані спеціальні (чутливі) персональні дані, під якими розуміють, наприклад, інформацію про здоров’я, економічний статус, політичні переконання чи етнічне походження. Спеціальна інформація повинна зберігатися в секреті та може оброблятися лише в ситуаціях, спеціально визначених у регламенті захисту даних, як-от. згода суб’єкта даних та виконання контролером своїх статутних зобов’язань.

Розкриття персональних даних

Передача персональних даних детально пояснюється в заявах про конфіденційність для конкретного реєстру, які можна знайти внизу сторінки. Як правило, можна стверджувати, що інформація розповсюджується за межі міста лише за згодою суб’єкта даних або взаємної співпраці органів влади на законодавчих підставах.

Технічні та організаційні заходи безпеки

Обладнання інформаційних технологій розміщується в приміщеннях, що охороняються та контролюються. Права доступу до інформаційних систем і файлів базуються на персональних правах доступу, і їх використання контролюється. Права доступу надаються для кожного окремого завдання. Кожен користувач бере на себе зобов'язання використовувати та підтримувати конфіденційність даних та інформаційних систем. Крім того, архіви та робочі підрозділи мають контроль доступу та дверні замки. Документи зберігаються в контрольованих приміщеннях і в закритих шафах.

Повідомлення про конфіденційність

Описи є файлами у форматі pdf, які відкриваються в тій же вкладці.

• Заява про конфіденційність Resident Choices (pdf)
• Кадровий реєстр (pdf)
• Реєстр управління клієнтами бізнес-послуг (pdf)
• Університет Керава (pdf)
• Дошкільна освіта та дошкільна освіта (pdf)
• Базова освіта (pdf)
• Середня школа (pdf)
• Підтримка росту та навчання (pdf)
• Інфраструктурні послуги (pdf)
• Журнал обліку справ і документообігу (pdf)
• Служби зайнятості (pdf)
• Водопостачання Керава (pdf)
• Реєстр клієнтів бібліотечної системи Керавської міської бібліотеки та бібліотек Кіркеса (pdf)
• Відеоспостереження бібліотечних послуг (pdf)
• Реєстр довірених осіб (pdf)
• Музейні послуги (pdf)
• Реєстр резервування місця в інформаційному документі Timmi (pdf)
• Заявки на гранти (pdf)
• Реєстр матеріалів опитування Maptionaire (pdf)
• eParking (pdf)
• Реєстр користувачів онлайн-навчального середовища захисту даних Navisec Flex (pdf)
• Реєстр клієнтів для посадових обов'язків архбудконтролю (pdf)
• Персональний реєстр управління відхиленнями та повідомленнями про охорону праці, ризики та інформаційну безпеку Granite (pdf)
• Вебропольське опитування міста Керава (pdf)
• Контактна форма служби чату Smilee Реєстрація клієнтів (pdf)
• Електронна система керування автопарком із Spot (pdf)
• Особовий реєстр Керавського міського фінансового управління (pdf)
• Персональний реєстр системи відеоспостереження громадських місць у центрі міста (pdf)
• Система камер відеоспостереження Kerava City для запису нерухомості (pdf)
• Діяльність Park God (pdf)
• Організація екскурсій та допомога харчування для сімей (pdf)
• Персональний реєстр заявок на гранти у сфері відпочинку та оздоровлення (pdf)
• Трансляція засідання міської ради (pdf)
• Дозволи на паркування персоналу для паркування спортивного парку Kaleva (pdf)
• Перелік осіб, які працюють в комунальному господарстві самоуправного будівництва (pdf)
• Реєстр клієнтів міського контролю паркування Kerava (pdf)
• Реєстр клієнтів молодіжних служб міста Керава (pdf)
• Управління контрактами Cloudia (pdf)
• Реєстр персоналу з маркетингу подій індустрії відпочинку та благополуччя (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Реєстр організації заходів та маркетингу культурних послуг Kerava (pdf)
• Реєстр організації молодіжної ради Керава та вибори молоді (pdf)
• Реєстр місць розташування міської техніки, техніки та працівників (pdf)
• Реєстр внутрішнього каналу повідомлень про порушення міста Керава (pdf)
• Атеріяреєстр послуг (pdf)
• Журнал огляду іменних дерев (pdf)
• Реєстр фестивалю новобудов (pdf)
• Реєстр зацікавлених сторін індустрії відпочинку та оздоровлення (pdf)
• Інформаційний документ, реєстр керування користувачами (pdf)
• Інформаційний документ, хмарна служба M365 і реєстр керування мобільними пристроями Intune (pdf)
• Інформаційний документ, реєстр нерухомого майна (pdf)