Для організатора заходу

Ідея заходу та цільова група

Коли ви починаєте планувати захід, спочатку подумайте про:

• Для кого розрахований захід?
• Кому це може бути цікаво?
• Який контент було б добре мати на події?
• Яка команда вам потрібна, щоб втілити подію?

Економічний

Бюджет є важливою частиною планування заходу, але в залежності від характеру заходу його можна організувати навіть з невеликими інвестиціями.

У бюджеті добре врахувати видатки, напр

• витрати, пов'язані з місцем проведення
• витрати на працівників
• конструкції, наприклад, сцена, намети, звукова система, освітлення, орендовані туалети та контейнери для сміття
• ліцензійні збори
• гонорари виконавців.

Подумайте, як ви можете профінансувати захід. Ви можете отримати дохід, наприклад

• з вхідними квитками
• зі спонсорськими договорами
• з грантами
• з торговельною діяльністю на заході, наприклад, кафе або продаж продукції
• шляхом надання продавцям в оренду презентаційних або торгових точок на території.

Детальніше про гранти міста дивіться на сайті міста.

Ви також можете подати заявку на гранти від держави або фондів.

Місце проведення

Kerava має багато зон і місць, придатних для заходів різного масштабу. На вибір місця проведення впливають:

• характер події
• час події
• цільова група заходу
• Місцезнаходження
• свобода
• витрати на оренду.

Місто Керава управляє кількома об'єктами. Внутрішні приміщення, що належать місту, зарезервовані через систему Timmi. Детальніше про об’єкти можна дізнатися на сайті міста.

Відкритими просторами, що належать місту, керують інфраструктурні служби Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Можлива організація заходів співпраці з Керавською міською бібліотекою. Більше інформації ви можете знайти на сайті бібліотеки.

Нижче ви знайдете інформацію про найпоширеніші дозволи та процедури проведення заходів. Залежно від змісту та характеру події вам також можуть знадобитися інші типи дозволів і домовленостей.

Дозвіл на землекористування

Для проведення заходів просто неба завжди потрібен дозвіл власника землі. Дозволи на громадські території, що належать місту, такі як вулиці та паркові зони, видають інфраструктурні служби Kerava. Заявка на дозвіл подається на Lupapiste.fi. Про надання дозволу на користування присадибними ділянками приймає рішення власник ділянки. Ви можете знайти інтер'єр міста в системі Timmi.

Якщо вулиці перекриті, а автобусний маршрут пролягає по вулиці, яку потрібно закрити, або організація заходів іншим чином впливає на рух автобусів, необхідно зв’язатися з HSL щодо змін маршруту.

Повідомлення в поліцію та служби порятунку

Повідомлення про проведення масового заходу повинно бути зроблено в письмовій формі з обов’язковими додатками в міліцію не пізніше ніж за п’ять днів до проведення заходу та в службу порятунку – не пізніше ніж за 14 днів до його проведення. Чим масштабніша подія, тим раніше ви повинні вирушати.

Оголошення не потрібно робити на невеликих публічних заходах з невеликою кількістю учасників і які через характер заходу чи місця проведення не вимагають заходів для підтримки порядку та безпеки. Якщо ви не впевнені, чи потрібно подавати заяву, зверніться до поліції чи консультаційної служби екстреної допомоги:

• Поліція Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (комутатор) або загальні служби.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Центральна служба порятунку Уусімаа, 09 4191 4475 або paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Детальніше про масові заходи та про те, як повідомляти про них, можна дізнатися на сайті поліції.

Детальніше про безпеку заходів ви можете знайти на сайті рятувальної операції.

Сповіщення про шум

Про публічний захід необхідно письмово повідомити орган охорони навколишнього середовища муніципалітету, якщо він викликає тимчасовий особливо тривожний шум або вібрацію, наприклад, під час концерту просто неба. Повідомлення робиться задовго до вжиття заходів або початку діяльності, але не пізніше ніж за 30 днів до цього часу.

Якщо є підстави припускати, що шум від події є занепокоєнням, необхідно скласти звіт про шум. Відтворення звуку можна використовувати на заходах, організованих з 7:22 до XNUMX:XNUMX, без складання звіту про шум, за умови, що гучність підтримується на прийнятному рівні. Музика може звучати не настільки голосно, щоб її було чутно в квартирах, у чутливих зонах або далеко за межами зони події.

Околиці повинні бути проінформовані про подію заздалегідь або на дошці оголошень ЖЕКу, або повідомленнями на поштову скриньку. Слід також взяти до уваги зони, чутливі до шуму середовища події, такі як будинки престарілих, школи та церкви.

Центральний екологічний центр Уусімаа відповідає за повідомлення про шум у цьому районі.

Ви можете знайти більше інформації про звіт про шум на веб-сайті Центрального екологічного центру Уусімаа.

Авторські права

Виконання музики на заходах та заходах вимагає сплати Teosto винагороди за авторські права.

Ви можете знайти більше інформації про виконання музики та ліцензії на використання на веб-сайті Teosto.

Продукти харчування

Меншим операторам, таким як приватні особи чи хобі-клуби, не потрібно складати звіт про невеликий продаж або подачу їжі. Якщо на захід приїдуть професійні продавці, вони повинні повідомити про свою діяльність Центральний екологічний центр Уусімаа. Ліцензії на тимчасову роботу видаються регіональними адміністративними органами.

Ви можете знайти більше інформації про дозволи на продаж професійних харчових продуктів на веб-сайті Центрального екологічного центру Уусімаа.

План порятунку

Організатор повинен підготувати план порятунку заходу

• де, за оцінками, одночасно будуть присутні не менше 200 осіб
• використовується відкритий вогонь, феєрверки чи інші піротехнічні вироби, або в якості спецефектів використовуються вогневі та вибухонебезпечні хімікати
• порядок виходу з місця проведення відрізняється від звичайного або характер події становить особливу небезпеку для людей.

При будівництві заходу необхідно забезпечити достатньо місця для рятувальників і вихідців, прохід не менше чотирьох метрів. Організатор заходу повинен скласти якомога точнішу карту території, яка буде роздана всім сторонам, залученим до будівництва заходу.

План порятунку надіслано до поліції, служби порятунку та персоналу події.

Ви можете знайти більше інформації про безпеку заходів на веб-сайті рятувальної служби Центрального Уусімаа.

Контроль замовлення

У разі необхідності безпеку під час проведення заходу контролюватимуть санітари, призначені організатором заходу. Поліція встановлює мінімальну кількість санітарів на одну подію.

Перша допомога

Організатор заходу зобов'язаний забезпечити достатню готовність для надання першої допомоги. Немає однозначної кількості персоналу, який надає першу медичну допомогу для події, тому вона повинна бути пов’язана з кількістю людей, ризиками та розміром території. На заходах із залученням 200–2 осіб повинен бути призначений офіцер з надання першої допомоги, який пройшов принаймні курс EA 000 або еквівалент. Інший персонал, який надає першу допомогу, повинен мати достатні навички надання першої допомоги.

Страховки

Відповідальність за нещасні випадки несе організатор заходу. Уже на етапі планування з’ясуйте, чи потрібна страховка для події, і якщо так, то яка. Про це можна дізнатися в страховій компанії та поліції.

Електрика та вода

Коли ви бронюєте місце проведення, дізнайтеся про наявність електрики. Зверніть увагу, що зазвичай стандартної розетки недостатньо, але більші пристрої потребують трифазного струму (16А). Якщо на заході продають або подають їжу, на місці також має бути вода. Про наявність електроенергії та води необхідно уточнювати в орендаря приміщення.

Запитайте про наявність електрики та води на відкритих просторах Kerava, а також про ключі від електричних шаф і точок водопостачання в інфраструктурних службах Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Каркас

Для проведення заходу часто потрібні різні конструкції, такі як сцена, намети, навіси та туалети. Відповідальність організатора заходу полягає в тому, щоб конструкції витримали навіть несподівані погодні явища та інші навантаження. Переконайтесь, наприклад, що намети та навіси мають відповідну вагу.

Утилізація відходів, очищення та переробка

Подумайте, яке сміття утворюється на заході та як ви дбаєте про його переробку. Відповідальність за поводження з відходами та подальше прибирання засмічених місць несе організатор заходу.

Будь ласка, переконайтеся, що в зоні проведення заходу є туалети, і ви погодили їх використання з менеджером простору. Якщо на території немає постійних туалетів, їх доведеться орендувати.

Ви можете отримати більше інформації про вимоги щодо поводження з відходами під час заходів у службах інфраструктури Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Знаки

На заході повинні бути позначені вказівки на туалети (включаючи туалети для людей з обмеженими можливостями та дитячі кімнати) і станцію першої допомоги. На території також повинні бути окремо позначені місця для куріння та місця для некурців. На найбільших заходах необхідно враховувати розмітку паркувальних місць та орієнтування на них.

Знайдений товар

Організатор заходу повинен подбати про знайдені товари та спланувати їх приймання та відправлення.

Свобода

Доступність забезпечує рівноправну участь людей у ​​заході. Його можна врахувати, наприклад, на подіумах, відведених для людей з обмеженими можливостями пересування, або в інших місцях, відведених для них. Також доцільно додати інформацію про доступність на сторінки подій. Якщо захід не є безбар’єрним, не забудьте повідомити нас заздалегідь.

Ви можете знайти інструкції щодо організації доступного заходу на веб-сайті Invalidiliito.

Маркетинг заходів має здійснюватися за допомогою кількох каналів. Подумайте про те, хто належить до цільової групи заходу, і як ви можете найкраще охопити їх.

Канали маркетингу

Календар подій Kerava

Завчасно анонсуйте подію в календарі подій Kerava. Календар подій — це безкоштовний канал, яким можуть користуватися всі сторони, які організовують заходи в Kerava. Для використання календаря потрібна реєстрація як користувача послуги як компанії, спільноти чи підрозділу. Після реєстрації ви можете публікувати події в календарі.

Посилання на головну сторінку календаря подій.

Коротке навчальне відео з реєстрації (events.kerava.fi).

Коротке навчальне відео зі створення події (YouTube)

Власні канали та мережі

• веб-сайт
• соц.медіа
• списки електронної пошти
• інформаційні бюлетені
• канали власних стейкхолдерів і партнерів
• плакати та листівки

Роздача плакатів

Плакати мають бути широко розповсюджені. Ви можете поділитися ними в таких місцях, наприклад:

• місце проведення та прилеглі території
• Бібліотека Керава
• Торгова точка Сампола
• Дошки оголошень пішохідної вулиці Kauppakaare та станції Kerava.

Отримати ключі від дошок оголошень пішохідної вулиці Кауппакаарі та станції Керава можна за квитанцією в службі обслуговування клієнтів міської бібліотеки. Ключ необхідно повернути відразу після використання. Плакати формату А4 або А3 можна експортувати на дошки оголошень. Плакати кріпляться під пластикову кришку, яка автоматично закривається. Вам не потрібен скотч та інші фіксуючі пристрої! Будь ласка, приберіть свої плакати з дошок після завершення заходу.

Інші дошки оголошень на відкритому повітрі можна знайти, наприклад, у Канністо, біля спортивного парку Калева та поруч із K-shop Ahjo.

Співпраця ЗМІ

Варто повідомити про подію місцеві ЗМІ та, залежно від цільової групи заходу, національні ЗМІ. Надішліть медіа-реліз або запропонуйте готову історію, коли програма події буде опублікована або коли вона наближається.

Подією можуть зацікавитися місцеві ЗМІ, наприклад Кескі-Уусімаа та Кескі-Уусімаа Війко. Слід звертатися до національних медіа, наприклад, до газет і періодичних видань, радіо- та телеканалів та онлайн-медіа. Також варто подумати про співпрацю з інфлюенсерами соціальних мереж і виробниками контенту, які підходять для події.

Комунікаційна співпраця з містом

Місто Керава періодично транслює місцеві події на власних каналах. Подію слід додати до спільного календаря подій, з якого місто, за можливості, поширить подію на власних каналах.

Ви можете зв’язатися з міським відділом зв’язку щодо можливої ​​співпраці у зв’язку: viestinta@kerava.fi.

Призначення керівника проекту або організатора заходів

• Розподіліть обов'язки
• Складіть план заходів

Фінанси та бюджет

• Платний чи безкоштовний захід?
• Продаж квитків
• Гранти та стипендії
• Партнери та спонсори
• Інші способи збору коштів

Дозволи та договори на проведення заходів

• Дозволи та повідомлення (землекористування, поліція, пожежна служба, дозвіл на шум тощо): інформування всіх сторін
• Контракти (оренда, сцена, звук, виконавці тощо)

Розклад заходів

• Графік будівництва
• Розклад програми
• Графік демонтажу

Зміст події

• програма
• Учасники
• Виконавці
• Ведучий
• Запрошені гості
• ЗМІ
• Порції

Безпека та управління ризиками

• Оцінка ризику
• План порятунку та безпеки
• Контроль замовлення
• Перша допомога
• Охоронець
• Страховки

Місце проведення

• Каркас
• Аксесуари
• Відтворення звуку
• Інформація
• Знаки
• Контроль дорожнього руху
• Карта

спілкування

• План спілкування
• Верккосівусто
• Соц.медіа
• Плакати та листівки
• Релізи ЗМІ
• Платна реклама
• Інформація про клієнта, наприклад інструкції щодо прибуття та паркування
• Канали співпраці партнерів і стейкхолдерів

Чистота та атмосфера заходу

• Туалети
• Контейнери для сміття
• Прибирати

Робітники та робітники з Talkoo

• індукція
• Посадові обов'язки
• Робота змінна
• Харчування

Підсумкова оцінка

• Збір відгуків
• Надання зворотного зв’язку тим, хто брав участь у реалізації заходу
• Моніторинг ЗМІ