Quản lý tài liệu

Đối với việc cung cấp thông tin, biên bản, bản sao hoặc bản in khác thông thường, phí 5,00 EUR được tính cho trang đầu tiên và 0,50 EUR cho mỗi trang tiếp theo.

Để cung cấp thông tin cần các biện pháp đặc biệt, tài liệu, bản sao hoặc bản in khác, một khoản phí cơ bản cố định sẽ được tính, được tính theo mức độ khó của việc tìm kiếm thông tin như sau:

• tìm kiếm thông tin thông thường (thời gian làm việc dưới 2 giờ) 30 euro
• yêu cầu tìm kiếm thông tin (thời gian làm việc 2 – 5 giờ) 60 euro và
• tìm kiếm thông tin rất khắt khe (khối lượng công việc hơn 5 giờ) 100 euro.

Ngoài phí cơ bản, còn có phí mỗi trang. Trong trường hợp khẩn cấp, phí tài liệu có thể được tính gấp rưỡi.

Mọi người đều có quyền nhận thông tin về giấy tờ công của cơ quan có thẩm quyền theo Đạo luật về công khai hoạt động của cơ quan có thẩm quyền (621/1999).

Không cần phải biện minh cho yêu cầu cung cấp thông tin trên tài liệu công cộng và người yêu cầu thông tin không cần phải cho biết thông tin đó sẽ được sử dụng vào mục đích gì. Những yêu cầu như vậy có thể được thực hiện một cách tự do, ví dụ như qua điện thoại hoặc e-mail. Yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến tài liệu của thành phố Kerava được chuyển trực tiếp đến chủ văn phòng hoặc miền chịu trách nhiệm về vấn đề này.

Nếu cần, bạn có thể nhận lời khuyên từ văn phòng đăng ký thành phố về tên miền của các cơ quan chức năng khác nhau và tài liệu dữ liệu được xử lý ở đó.

Có thể liên hệ với văn phòng đăng ký thành phố qua email theo địa chỉ kirjaamo@kerava.fi hoặc qua điện thoại theo số 09 29491.

Bạn nên chỉ định yêu cầu thông tin càng chính xác càng tốt để giúp tìm tài liệu dễ dàng hơn. Yêu cầu cung cấp thông tin phải được xác định theo cách làm rõ được tài liệu hoặc các tài liệu nào được yêu cầu liên quan. Ví dụ: bạn phải luôn nêu ngày hoặc tiêu đề của tài liệu nếu biết. Chính quyền thành phố có thể yêu cầu người yêu cầu cung cấp thông tin giới hạn và nêu rõ yêu cầu của họ.

Khi bạn nhắm mục tiêu yêu cầu thông tin đến các tài liệu, thông tin nhận dạng có thể là, ví dụ: tên của cơ quan đăng ký hoặc dịch vụ chứa tài liệu đó, cũng như thông tin về loại tài liệu (đơn đăng ký, quyết định, bản vẽ, bản tin). Bạn có thể tìm thấy mô tả công khai tài liệu của thành phố trên trang mô tả công khai tài liệu. Để chỉ định yêu cầu, nếu cần, hãy liên hệ với miền thành phố có tài liệu được đề cập.

Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cũng bao gồm những thông tin mà pháp luật chỉ có thể cung cấp trong một số điều kiện nhất định và cơ quan đó phải xem xét liệu thông tin đó có thể được cung cấp cho người yêu cầu hay không. Ví dụ, điều này áp dụng cho thông tin được giữ bí mật theo Đạo luật Công khai hoặc luật đặc biệt.

Theo Đạo luật công khai, người có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ bị ảnh hưởng bởi vấn đề này có quyền nhận thông tin về nội dung của tài liệu không công khai từ cơ quan có thẩm quyền xử lý hoặc xử lý vấn đề đó, điều này có thể hoặc đã có tác động. về việc xử lý vụ việc của mình. Khi yêu cầu thông tin về tài liệu mật hoặc tài liệu mà thông tin chỉ có thể được tiết lộ trong một số điều kiện nhất định, người yêu cầu tài liệu phải nêu rõ mục đích sử dụng thông tin và có thể xác minh danh tính của họ. Bạn có thể tìm thấy mẫu đơn điện tử từ đây. Yêu cầu cung cấp thông tin không có nhận dạng điện tử phải được thực hiện bằng thẻ căn cước có ảnh chính thức hợp lệ Tại điểm giao dịch Kerava.

Khi chỉ một phần tài liệu được công khai thì thông tin được yêu cầu sẽ được cung cấp từ phần công khai của tài liệu để phần bí mật không bị tiết lộ. Người yêu cầu cung cấp tài liệu có thể được yêu cầu cung cấp thêm thông tin nếu cần để làm rõ các điều kiện bàn giao thông tin.

Thông tin về giấy tờ công sẽ được cung cấp sớm nhất có thể, không quá hai tuần sau khi yêu cầu cung cấp thông tin được đưa ra. Nếu việc xử lý và giải quyết yêu cầu thông tin yêu cầu các biện pháp đặc biệt hoặc khối lượng công việc lớn hơn bình thường thì thông tin về tài liệu sẽ được cung cấp hoặc vấn đề sẽ được giải quyết trong vòng một tháng kể từ khi yêu cầu thông tin được thực hiện muộn nhất.

Theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU, yêu cầu kiểm tra dữ liệu cá nhân và yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác phải được trả lời không chậm trễ quá mức và không quá một tháng sau khi nhận được yêu cầu. Thời gian có thể được kéo dài tối đa là hai tháng.

Tùy theo tính chất, phạm vi và hình thức thông tin được yêu cầu, thành phố có thể cung cấp thông tin được yêu cầu bằng phương thức điện tử, trên giấy hoặc tại chỗ.

Đơn vị quản lý dữ liệu phải duy trì bản mô tả về kho dữ liệu mà nó quản lý và hồ sơ đăng ký theo Mục 906 của Đạo luật quản lý dữ liệu (2019/28). Thành phố Kerava đóng vai trò là đơn vị quản lý thông tin được đề cập trong luật.

Với sự trợ giúp của mô tả này, khách hàng của thành phố Kerava được biết cách thành phố quản lý các tài liệu dữ liệu được tạo ra trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ của chính quyền. Mục tiêu của phần mô tả là giúp khách hàng xác định được nội dung yêu cầu thông tin và chuyển yêu cầu thông tin đến đúng đối tượng.

Phần mô tả công khai tài liệu cũng cho biết thành phố xử lý dữ liệu ở mức độ nào khi sản xuất dịch vụ hoặc xử lý các vấn đề. Khả năng nhận được thông tin về những dữ liệu dự trữ mà thành phố có nhằm đảm bảo tính minh bạch của chính quyền.