Đối với người tổ chức sự kiện

Ý tưởng của sự kiện và nhóm đối tượng

Khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, trước tiên hãy nghĩ đến:

• Sự kiện này dành cho ai?
• Ai có thể quan tâm?
• Loại nội dung nào sẽ tốt khi có trong sự kiện này?
• Bạn cần loại đội nào để sự kiện diễn ra?

Thuộc kinh tế

Ngân sách là một phần quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, nhưng tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà bạn có thể tổ chức nó dù chỉ với một khoản đầu tư nhỏ.

Trong ngân sách, tốt nhất là bạn nên tính đến các chi phí, chẳng hạn như

• chi phí phát sinh từ địa điểm
• chi phí nhân viên
• các công trình kiến ​​trúc, ví dụ như sân khấu, lều bạt, hệ thống âm thanh, ánh sáng, nhà vệ sinh thuê và thùng đựng rác
• lệ phí giấy phép
• phí của người biểu diễn.

Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể tài trợ cho sự kiện này. Bạn có thể có được thu nhập, ví dụ

• có vé vào cửa
• với các thỏa thuận tài trợ
• với các khoản tài trợ
• với các hoạt động bán hàng tại sự kiện, ví dụ như quán cà phê hoặc bán sản phẩm
• bằng cách cho người bán thuê các điểm trưng bày hoặc điểm bán hàng trong khu vực.

Để biết thêm thông tin về các khoản tài trợ của thành phố, hãy truy cập trang web của thành phố.

Bạn cũng có thể nộp đơn xin trợ cấp từ tiểu bang hoặc các tổ chức.

Địa điểm

Kerava có nhiều khu vực và địa điểm phù hợp cho các sự kiện có quy mô khác nhau. Việc lựa chọn địa điểm bị ảnh hưởng bởi:

• bản chất của sự kiện
• thời gian sự kiện
• nhóm mục tiêu của sự kiện
• vị trí
• tự do
• chi phí thuê.

Thành phố Kerava quản lý một số cơ sở. Không gian trong nhà thuộc sở hữu của thành phố được đặt trước thông qua hệ thống Timmi. Bạn có thể tìm thêm thông tin về các cơ sở trên trang web của thành phố.

Không gian ngoài trời thuộc sở hữu của thành phố được quản lý bởi các dịch vụ cơ sở hạ tầng Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Có thể tổ chức các sự kiện hợp tác với Thư viện thành phố Kerava. Bạn có thể tìm thêm thông tin trên trang web của thư viện.

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy thông tin về các giấy phép và thủ tục sự kiện phổ biến nhất. Tùy thuộc vào nội dung và tính chất của sự kiện, bạn cũng có thể cần các loại giấy phép và sự sắp xếp khác.

Giấy phép sử dụng đất

Sự cho phép của chủ đất luôn cần thiết cho các sự kiện ngoài trời. Giấy phép cho các khu vực công cộng thuộc sở hữu của thành phố, chẳng hạn như đường phố và khu vực công viên, được cấp bởi các dịch vụ cơ sở hạ tầng của Kerava. Giấy phép được áp dụng từ dịch vụ Lupapiste.fi. Chủ sở hữu khu vực quyết định việc cho phép sử dụng khu vực riêng. Bạn có thể tìm thấy nội thất của thành phố trong hệ thống Timmi.

Nếu đường phố bị đóng cửa và tuyến xe buýt chạy trên đường sẽ bị đóng cửa hoặc việc sắp xếp sự kiện ảnh hưởng đến giao thông xe buýt thì phải liên hệ với HSL về việc thay đổi tuyến đường.

Thông báo cho cảnh sát và dịch vụ cứu hộ

Thông báo về sự kiện công cộng phải được lập bằng văn bản kèm theo các tài liệu đính kèm cần thiết cho cảnh sát không muộn hơn năm ngày trước sự kiện và cho dịch vụ cứu hộ không muộn hơn 14 ngày trước sự kiện. Sự kiện càng lớn thì bạn càng nên di chuyển sớm.

Thông báo không cần thiết phải đưa ra trong các sự kiện công cộng nhỏ, ít người tham gia và do tính chất của sự kiện hoặc địa điểm nên không yêu cầu các biện pháp duy trì trật tự, an toàn. Nếu bạn không chắc chắn liệu có cần báo cáo hay không, hãy liên hệ với cảnh sát hoặc dịch vụ tư vấn dịch vụ khẩn cấp:

• Cảnh sát Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (tổng đài) hoặc dịch vụ chung.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Dịch vụ cứu hộ trung tâm Uusimaa, 09 4191 4475 hoặc paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về các sự kiện công cộng và cách báo cáo chúng trên trang web của cảnh sát.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về an ninh sự kiện trên trang web của hoạt động cứu hộ.

Thông báo tiếng ồn

Một sự kiện công cộng phải được báo cáo bằng văn bản cho cơ quan bảo vệ môi trường của thành phố nếu nó gây ra tiếng ồn hoặc rung động đặc biệt khó chịu tạm thời, chẳng hạn như trong một buổi hòa nhạc ngoài trời. Việc thông báo được thực hiện rõ ràng trước khi thực hiện biện pháp hoặc bắt đầu hoạt động nhưng không muộn hơn 30 ngày trước thời điểm này.

Nếu có lý do để cho rằng tiếng ồn từ sự kiện là sự xáo trộn thì phải lập báo cáo về tiếng ồn. Có thể sử dụng tính năng tái tạo âm thanh tại các sự kiện được tổ chức từ 7 giờ sáng đến 22 giờ tối mà không cần báo cáo về tiếng ồn, miễn là âm lượng được giữ ở mức hợp lý. Không được mở nhạc lớn đến mức có thể nghe thấy trong căn hộ, khu vực nhạy cảm hoặc rộng rãi bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện.

Những người dân lân cận ở khu vực xung quanh phải được thông báo trước về sự kiện này trên bảng thông báo của hiệp hội nhà ở hoặc bằng tin nhắn trong hộp thư. Các khu vực nhạy cảm với tiếng ồn của môi trường tổ chức sự kiện như viện dưỡng lão, trường học và nhà thờ cũng phải được tính đến.

Trung tâm Môi trường Trung tâm Uusimaa chịu trách nhiệm báo cáo tiếng ồn trong khu vực.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về báo cáo tiếng ồn trên trang web của Trung tâm Môi trường Trung tâm Uusimaa.

Bản quyền

Biểu diễn âm nhạc tại các sự kiện, sự kiện cần phải thanh toán phí bồi thường bản quyền của Teosto.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về giấy phép sử dụng và biểu diễn âm nhạc trên trang web của Teosto.

Thực phẩm

Những người điều hành nhỏ hơn, chẳng hạn như các cá nhân hoặc câu lạc bộ sở thích, không cần phải lập báo cáo về việc bán hoặc phục vụ thực phẩm nhỏ lẻ. Nếu những người bán hàng chuyên nghiệp đến tham dự sự kiện, họ phải báo cáo hoạt động của mình cho Trung tâm Môi trường Trung tâm Uusimaa. Giấy phép phục vụ tạm thời do cơ quan hành chính khu vực cấp.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về giấy phép bán thực phẩm chuyên nghiệp trên trang web của Trung tâm Môi trường Trung tâm Uusimaa.

Kế hoạch giải cứu

Ban tổ chức phải chuẩn bị phương án ứng cứu cho sự kiện

• nơi ước tính có ít nhất 200 người sẽ có mặt cùng lúc
• ngọn lửa trần, pháo hoa hoặc các sản phẩm pháo hoa khác được sử dụng hoặc hóa chất cháy và nổ được sử dụng làm hiệu ứng đặc biệt
• việc sắp xếp để rời khỏi địa điểm khác với thông thường hoặc tính chất của sự kiện gây nguy hiểm đặc biệt cho mọi người.

Khi xây dựng sự kiện phải đảm bảo có đủ không gian cho người cứu hộ và người thoát nạn, lối đi ít nhất bốn mét. Người tổ chức sự kiện phải lập bản đồ khu vực một cách chính xác nhất có thể, bản đồ này sẽ được phân phát cho tất cả các bên liên quan đến việc xây dựng sự kiện.

Kế hoạch giải cứu được gửi đến cảnh sát, dịch vụ cứu hộ và nhân viên tổ chức sự kiện.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về an ninh sự kiện trên trang web của dịch vụ cứu hộ Central Uusimaa.

Kiểm soát đơn hàng

Nếu cần thiết, an ninh trong sự kiện sẽ được giám sát bởi các trật tự do người tổ chức sự kiện chỉ định. Cảnh sát đặt ra giới hạn tối thiểu về số lượng trật tự cho mỗi sự kiện.

Sơ cứu

Người tổ chức sự kiện có nghĩa vụ chuẩn bị đầy đủ sự chuẩn bị sơ cứu cho sự kiện. Không có số lượng nhân viên sơ cứu rõ ràng cho một sự kiện, vì vậy nó phải liên quan đến số lượng người, rủi ro và quy mô của khu vực. Các sự kiện có 200–2 người phải có một nhân viên sơ cứu được chỉ định đã hoàn thành ít nhất khóa EA 000 hoặc tương đương. Nhân viên sơ cứu khác phải có đủ kỹ năng sơ cứu.

Bảo hiểm

Người tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm về mọi tai nạn. Vui lòng tìm hiểu ngay trong giai đoạn lập kế hoạch xem liệu sự kiện có cần bảo hiểm hay không và nếu có thì loại nào. Bạn có thể hỏi về nó từ công ty bảo hiểm và cảnh sát.

Điện và nước

Khi bạn đặt địa điểm, hãy tìm hiểu về tình trạng sẵn có của điện. Xin lưu ý rằng thông thường ổ cắm tiêu chuẩn là không đủ, nhưng các thiết bị lớn hơn cần dòng điện ba pha (16A). Nếu đồ ăn được bán hoặc phục vụ tại sự kiện thì địa điểm tổ chức cũng phải có sẵn nước uống. Bạn phải hỏi người thuê địa điểm về tình trạng sẵn có của điện và nước.

Hỏi về tình trạng cung cấp điện và nước tại các không gian ngoài trời của Kerava, cũng như chìa khóa tủ điện và điểm cấp nước từ các dịch vụ cơ sở hạ tầng của Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Khung

Sự kiện thường cần nhiều cấu trúc khác nhau, chẳng hạn như sân khấu, lều, mái che và nhà vệ sinh. Trách nhiệm của người tổ chức sự kiện là đảm bảo rằng các công trình có thể chịu được cả những hiện tượng thời tiết bất ngờ và các tải trọng khác đặt lên chúng. Ví dụ, hãy đảm bảo rằng lều và mái che có trọng lượng phù hợp.

Quản lý chất thải, làm sạch và tái chế

Hãy suy nghĩ về loại rác thải nào được tạo ra tại sự kiện và cách bạn xử lý việc tái chế nó. Người tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm quản lý chất thải của sự kiện và dọn dẹp các khu vực rác thải sau đó.

Vui lòng đảm bảo rằng có nhà vệ sinh trong khu vực sự kiện và bạn đã đồng ý về việc sử dụng chúng với người quản lý không gian. Nếu trong khu vực không có nhà vệ sinh cố định thì bạn phải đi thuê.

Bạn có thể nhận thêm thông tin về các yêu cầu quản lý chất thải tại các sự kiện từ dịch vụ cơ sở hạ tầng Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Dấu hiệu

Sự kiện phải có biển báo dành cho nhà vệ sinh (bao gồm nhà vệ sinh dành cho người khuyết tật và nhà trẻ) và trạm sơ cứu. Khu vực hút thuốc và khu vực không hút thuốc cũng phải được đánh dấu riêng biệt trong khu vực. Việc đánh dấu chỗ đậu xe và hướng dẫn chúng phải được tính đến tại các sự kiện lớn nhất.

Tìm thấy hàng hóa

Người tổ chức sự kiện phải quản lý hàng hóa được tìm thấy và lên kế hoạch tiếp nhận và chuyển tiếp chúng.

Tự do

Khả năng tiếp cận cho phép mọi người tham gia bình đẳng vào sự kiện. Nó có thể được tính đến, chẳng hạn như trên bục dành riêng cho những người bị suy giảm khả năng vận động hoặc ở những nơi dành riêng cho họ theo những cách khác. Bạn cũng nên thêm thông tin về khả năng truy cập vào các trang sự kiện. Nếu sự kiện không có rào cản, vui lòng nhớ thông báo trước cho chúng tôi.

Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn tổ chức một sự kiện có thể truy cập trên trang web của Invalidiliito.

Tiếp thị sự kiện nên được thực hiện bằng nhiều kênh. Hãy suy nghĩ xem ai thuộc nhóm mục tiêu của sự kiện và cách bạn có thể tiếp cận họ tốt nhất.

Kênh tiếp thị

Lịch sự kiện của Kerava

Thông báo sự kiện vào thời điểm thích hợp trong lịch sự kiện của Kerava. Lịch sự kiện là một kênh miễn phí mà tất cả các bên tổ chức sự kiện tại Kerava có thể sử dụng. Việc sử dụng lịch yêu cầu phải đăng ký với tư cách là người dùng dịch vụ với tư cách là công ty, cộng đồng hoặc đơn vị. Khi bạn đã đăng ký, bạn có thể xuất bản các sự kiện trong lịch.

Liên kết đến trang đầu của lịch sự kiện.

Video hướng dẫn ngắn về đăng ký (events.kerava.fi).

Video hướng dẫn ngắn về cách tạo sự kiện (YouTube)

Các kênh và mạng riêng

• trang mạng
• truyền thông xã hội
• danh sách email
• bản tin
• kênh của các bên liên quan và đối tác riêng
• áp phích và tờ rơi

Phân phát áp phích

Áp phích nên được phân phát rộng rãi. Bạn có thể chia sẻ chúng ở những nơi sau, ví dụ:

• địa điểm và các khu vực xung quanh
• thư viện Kerava
• Điểm bán hàng của Sampola
• Bảng thông báo của phố đi bộ Kauppakaare và ga Kerava.

Bạn có thể mượn chìa khóa bảng thông báo của phố đi bộ Kauppakaari và nhà ga Kerava với biên lai từ bộ phận dịch vụ khách hàng của thư viện thành phố. Chìa khóa phải được trả lại ngay sau khi sử dụng. Áp phích có kích thước A4 hoặc A3 có thể xuất ra bảng thông báo. Các áp phích được gắn dưới một nắp nhựa, nắp này sẽ tự động đóng lại. Bạn không cần băng dính hoặc các thiết bị cố định khác! Vui lòng gỡ áp phích của bạn ra khỏi bảng sau sự kiện của bạn.

Bạn có thể tìm thấy các bảng thông báo ngoài trời khác, chẳng hạn như ở Kannisto, gần công viên thể thao Kaleva và bên cạnh Ahjo's K-shop.

Hợp tác truyền thông

Cần thông báo về sự kiện này với các phương tiện truyền thông địa phương và tùy thuộc vào nhóm mục tiêu của sự kiện, với các phương tiện truyền thông quốc gia. Gửi thông cáo báo chí hoặc đưa ra một câu chuyện đã hoàn chỉnh khi chương trình sự kiện được công bố hoặc khi nó đang đến gần.

Phương tiện truyền thông địa phương có thể quan tâm đến sự kiện này, chẳng hạn như Keski-Uusimaa và Keski-Uusimaa Viikko. Cần tiếp cận các phương tiện truyền thông quốc gia, ví dụ như báo và tạp chí định kỳ, các kênh phát thanh, truyền hình và phương tiện truyền thông trực tuyến. Cũng đáng suy nghĩ về việc hợp tác với những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội và nhà sản xuất nội dung phù hợp với sự kiện.

Hợp tác truyền thông với TP.

Thành phố Kerava phát sóng định kỳ các sự kiện địa phương trên các kênh riêng của mình. Sự kiện này nên được thêm vào lịch sự kiện chung, từ đó thành phố, nếu có thể, sẽ chia sẻ sự kiện trên các kênh riêng của mình.

Bạn có thể liên hệ với đơn vị truyền thông của thành phố về khả năng hợp tác truyền thông: viettinta@kerava.fi.

Chỉ định người quản lý dự án hoặc nhà sản xuất sự kiện

• Chia sẻ trách nhiệm
• Lập kế hoạch sự kiện

Tài chính và ngân sách

• Sự kiện trả phí hay miễn phí?
• Bán vé
• Trợ cấp và học bổng
• Đối tác và nhà tài trợ
• Các phương thức huy động vốn khác

Giấy phép và hợp đồng sự kiện

• Giấy phép và thông báo (sử dụng đất, cảnh sát, cơ quan cứu hỏa, giấy phép tiếng ồn, v.v.): thông báo cho tất cả các bên
• Hợp đồng (tiền thuê, sân khấu, âm thanh, người biểu diễn, v.v.)

Lịch sự kiện

• Tiến độ thi công
• Tiến độ chương trình
• Lịch tháo dỡ

Nội dung sự kiện

• Chương trình
• Những người tham gia
• Người biểu diễn
• Người trình bày
• Khách mời
• Phương tiện truyền thông
• Khẩu phần

Quản lý an toàn và rủi ro

• Đánh giá rủi ro
• Kế hoạch cứu hộ và an toàn
• Kiểm soát đơn hàng
• Sơ cứu
• Bảo vệ
• Bảo hiểm

Địa điểm

• Khung
• Phụ kiện
• Tái tạo âm thanh
• Thông tin
• Dấu hiệu
• Điều khiển giao thông
• Bản đồ

Giao tiếp

• Kế hoạch truyền thông
• Trang mạng
• Truyền thông xã hội
• Áp phích và tờ rơi
• Thông cáo báo chí
• Quảng cáo trả phí
• Thông tin khách hàng, ví dụ như hướng dẫn đến và đỗ xe
• Kênh hợp tác của các đối tác và các bên liên quan

Vệ sinh và môi trường của sự kiện

• nhà vệ sinh
• Thùng đựng rác
• Tẩu thoát

Công nhân và công nhân từ Talkoo

• Hướng dẫn
• Nhiệm vụ công việc
• Ca làm việc
• Các bữa ăn

Đánh giá cuối cùng

• Thu thập phản hồi
• Cung cấp phản hồi cho những người tham gia thực hiện sự kiện
• Giám sát truyền thông