Die interne inspeksies van die stad Kerava is voltooi - dit is nou tyd vir ontwikkelingsmaatreëls

Die stad Kerava het in Desember 2023 aangekondig dat hy 'n interne oudit sal begin van aankope wat verband hou met rietspring en aankope van regsdienste. Die doel van die interne oudit was om uit te vind of die verkrygings wat deur die stad Kerava gedoen is, behoorlik uitgevoer is in ooreenstemming met wette en regulasies.

Die interne oudit is uitgevoer deur BDO Oy, wat 'n ouditeursfirma is wat spesialiseer in openbare administrasie finansies en administrasiedienste. Die interne oudit wat deur BDO uitgevoer is, is nou voltooi, en die verslae is op die stadsraadsvergadering op 25.3.2024 Maart XNUMX bespreek.

Paalspring aankope

BDO het 'n inspeksie gedoen van die paalspringprojek van die onderwys- en onderrigbedryf vanaf 2023. Boonop is die stad se beroepswelstandprojek van 2019 op versoek van die stad geïnspekteer.

Die inspeksie is uitgevoer deur die faktureringmateriaal in sy geheel te inspekteer en deur onderhoude te voer met die persoon wat by die verkryging betrokke is. Die doel van die oudit was om die wetlike nakoming van die verkrygingsentiteit te evalueer asook die nakoming van die reëls en die toepaslikheid van die prosedures.

Die oudit het die munisipaliteit se interne instruksies as die evalueringsbasis gebruik, soos die verkrygingshandleiding en klein verkrygingsinstruksies, die Verkrygingswet en die Administrasiewet, asook interne beheer en goeie bestuurspraktyke.

Sleutelwaarnemings oor paalspringverkryging

In die inspeksie is tot die gevolgtrekking gekom dat in die verkrygings wat in 2023 gemaak is, daar tekortkominge was in die nakoming van die verkrygingsinstruksies en die Verkrygingswet, asook in die neem van verkrygingsbesluite.

BDO was op dieselfde lyne as die Finse Mededingings- en Verbruikersowerheid in sy bulletin wat op 15.2.2024 Februarie XNUMX gepubliseer is: die inspeksie het nie duidelike regverdigings verskaf vir die verdeling van die paalspringaankoop in twee aankope nie, maar dit is 'n enkele verkrygingsentiteit wat moes op tender gesit is.

Die ontwikkelingsvoorstelle wat in die verslag aangebied word

BDO beveel die stad Kerava aan om interne beheer te ontwikkel.

Die stad word aanbeveel om die verkryging van paalspring- en welsynsdienste as 'n enkele entiteit te tender en prosedures op te stel wat voldoende versekering bied dat alle stadsverkrygings aan die wet op openbare verkryging voldoen.

Benewens dit, beveel BDO die stad Kerava aan om prosedures op te stel wat voldoende versekering bied dat die wet op openbare verkryging in al die stad se verkrygingsprosesse gevolg word. Daarbenewens word dit aangeraai om die stad se interne instruksies in verkrygingsprosesse te volg, en vir alle verkrygings van meer as 9 000 euro word 'n verkrygingsbesluit geneem in ooreenstemming met die stad se kleinverkrygingsriglyne.

Regsdiensverkryging

BDO het die stad Kerava se regsdiensaankope van Roschier Asiajatoimisto Oy vir die jare 2019–2023 geoudit. Die inspeksie is uitgevoer op grond van die faktuurmateriaal wat ontvang is en deur onderhoude te voer met die persone betrokke by die verkryging van regsdienste.

Die doel was om uit te vind of die stad Kerava sy interne verkrygingsriglyne, klein verkrygingsriglyne, verkrygingswet en goeie praktyke van interne beheer in verkryging gevolg het. Daarbenewens was die doelwit om ontwikkelingsteikens uit te lig.

Sleutelwaarnemings oor regsdiensverkryging

BDO sê in sy verslag dat daar ontwikkeling in die stad se interne beheer en voldoening aan die beginsels van goeie bestuur in alle aspekte van die inspeksiedoelwitte is.

Die verslag meld dat hoewel die stad Kerava regsdienste regdeur die oudittydperk van dieselfde verskaffer verkry het sonder om te tender, het die verkryging van regsdienste nie die verkrygingsperk van die Verkrygingswet in individuele gevalle oorskry nie.

Die stad Kerava het nie 'n skriftelike verkrygingskontrak of opdragbrief met die regsfirma aangegaan nie, en dienste is gedurende die inspeksietydperk van dieselfde diensverskaffer gekoop hoofsaaklik sonder 'n versoek om tender en 'n verkrygingsbesluit.

Volgens die stad Kerava se verkrygingshandleiding moet 'n skriftelike verkrygingskontrak vir die verkryging opgestel word, wat die doel van die opdrag, die verkrygingsvoorwaardes en die verantwoordelikhede van die onderskeie akteurs omskryf. Die verkryging van regsdienste was in ooreenstemming met die wet, maar dit was nie in alle opsigte in ooreenstemming met die stad se verkrygingshandleiding nie.

Die ontwikkelingsvoorstelle wat in die verslag aangebied word

BDO beveel die stad aan om te oorweeg om regsdienste te tender, selfs al oorskry die afsonderlike opdragte nie die verkrygingsperk van die Verkrygingswet nie.

Die verslag beveel aan dat Kerava die stad se riglyne vir klein verkrygings volg. Daarbenewens word die stad versoek om van die diensverskaffer te vereis om in die toekoms voldoende akkurate faktuuruiteensettings vir wettige diensaankope te verskaf. Die stad moet sy eie interne riglyne volg wanneer verkrygingsbesluite en kontrakte geneem word.

Die stad word ook aanbeveel om aandag te skenk aan die feit dat, wanneer regsdienste verkry word, 'n skriftelike kontrak of opdragbrief en toepaslike verkrygingsbesluite opgestel word. Dit moet in die verkrygingsbesluit vermeld word indien die vraag betrekking het op regsverteenwoordigerdienste wat buite voldoening aan die Verkrygingswet is.

Wat gaan ons doen?

Die stad Kerava neem die tekortkominge wat in die inspeksieverslag uiteengesit word, baie ernstig op. Foute word reggestel en lesse word by alle vlakke van die organisasie geleer.

“Ek vra namens die hele stadsbestuur om verskoning vir die feit dat ons gebreke in interne beheer en nakoming van verkrygingsinstruksies gehad het, asook die feit dat ons in kommunikasie misluk het. Ek sal seker maak dat alle ontwikkelingsmaatreëls onmiddellik in die praktyk toegepas word”, het die burgemeester Kirsi Rondu state.

Konkrete maatreëls

Die stad sal die volgende veranderinge aan sy bedrywighede aanbring:

• Ons stel prosedures op om te verseker dat die stad se interne riglyne in alle verkrygingsprosesse gevolg word.
• Ons verseker dat die stad se eie Regsdienste voldoende hulpbronne het.
• Alle eksterne regsdiensaankope moet deur die stad se regsdienste goedgekeur word. Die stad se Regsdienste koördineer alle verkryging van regsdienste buite die stad en maak 'n beoordeling of die saak as 'n interne werk of as 'n eksterne diensaankoop hanteer word.
• Wanneer eksterne regskundigheid benodig word, word die dienste basies getender. Kom ons vind die moontlikheid uit om die raamwerkkontrak vir regsdienste te tender.
• Ons het 'n gids opgestel oor verkrygingsbesluite, opdragooreenkomste en kostemonitering van regsdiensaankope.
• Ons ontwikkel interne beheer en verseker nakoming van die instruksies deur ons eie interne ouditeur aan te stel.
• Ons beveilig die verkrygingseenheid se hulpbronne sodat die stad se werknemers die nodige ondersteuning in verkryging kry.
• Ons werk die stad se verkrygingshandleiding op en maak seker dat dit gebruik kan word.
• Ons werk die instruksies vir die verwerking van aankoopfakture by en stel dit saam in een dokument.
• Ons sluit instruksies oor toesig en kostemonitering gedurende die kontrakperiode in die verkrygingshandleiding en in die instruksies vir die hantering van aankoopfakture in.
• Ons ondersoek die moontlikheid om die gebruik van die berekening-identifiseerder na alle verkrygings uit te brei om kostenasporing te vergemaklik.
• Ons noem projekte en loods 'n duidelike eienaar. Dit is die eienaar se verantwoordelikheid om te verseker dat die nodige besluite geneem word, dat dit korrek geneem word, en dat kostemonitering uitgevoer word.
• Almal wat aan verkryging deelneem, ontvang verkrygingsopleiding. Die inhoud van die nuwe en bygewerkte instruksies word ook in die opleidings hersien.
• Ons lei stadstrustees op in verkrygingsreg en veelsydige gebruik van die trusteeportaal.
• Ons ontwikkel bedryfsmetodes sodat besluite beter deur trustees gebruik word. Die euro-bedrae moet ook in die besluitlyste verskyn.
• Ons lig trustees aktief en op datum in.
• Die dokumentasie van die ondersoeke wat tot die besluite gelei het, word skriftelik gedoen.
• Die administratiewe reël word hersien met betrekking tot verkrygingslimiete.
• Die stadsregering verplig die Onderwysraad om die tender van die welsynspakket te evalueer.

“Benewens hierdie, is die doelwit om die kommunikasievaardighede van die hele organisasie te verbeter en deursigtigheid te verhoog,” beloof Rontu.

Die stadsregering van Kerva beskou die stad se ontwikkelingsmaatreëls as voldoende

Die Kerava-stadsregering het die inspeksieverslae en die aksieplanne wat deur die stad se bestuurspan opgestel is om die situasie reg te stel, noukeurig bestudeer en het dit in hul geheel goedgekeur.

“Op grond van die inspeksieverslae het ons ’n kritiese maar terselfdertyd konstruktiewe gesprek gehad oor die nodige ontwikkelingsmaatreëls. Die stadsregering beskou die ontwikkelingsmaatreëls wat deur die stadsbestuur aangebied word as voldoende. Ons het ook 'n verklaring opgestel oor die stadsregering se maatreëls om openheid en deursigtigheid van besluitneming te verhoog. Met hierdie aksies sal ons die stad saam in die regte rigting ontwikkel”, die ondervoorsitter wat die vergadering van die stadsraad gelei het. Iiro Silvander bedrag.

U kan die interne ouditverslae in die aangehegte aanhangsels bekyk:

Kerava City se interne oudit van 2024 paalspring-verkrygings (pdf)
Interne oudit van die stad Kerava 2024 oor regsdiensaankope (pdf)

Verskaffers van bykomende inligting:

Vrae wat verband hou met ontwikkelingsmaatreëls: burgemeester Kirsi Rontu. Stuur jou vrae aan kommunikasiebestuurder Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Vrae met betrekking tot die interne oudit: stadsklerk Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322