Унутраныя праверкі горада Керава завершаны - настаў час мерапрыемстваў па развіцці

У снежні 2023 года горад Керава абвясціў, што пачне ўнутраны аўдыт пакупак, звязаных са скачкамі з тросціны, і закупак юрыдычных паслуг. Мэтай унутранага аўдыту было высветліць, ці праводзіліся закупкі ў горадзе Керава належным чынам у адпаведнасці з законамі і правіламі.

Унутраны аўдыт быў праведзены BDO Oy, якая з'яўляецца аўдытарскай фірмай, якая спецыялізуецца на фінансах дзяржаўнага кіравання і адміністрацыйных паслугах. Унутраны аўдыт, праведзены BDO, завершаны, і справаздачы былі абмеркаваны на пасяджэнні гарадскога савета 25.3.2024 сакавіка XNUMX года.

Купля скачка з шастом

BDO правяла праверку праекта скачкоў з шастом індустрыі адукацыі і навучання з 2023 г. Акрамя таго, па запыце горада быў правераны гарадскі праект аховы працы з 2019 г.

Праверка праводзілася шляхам поўнага вывучэння фактурных матэрыялаў і апытання асобы, якая ўдзельнічала ў закупцы. Мэтай аўдыту была ацэнка адпаведнасці заканадаўству закупачнай арганізацыі, а таксама адпаведнасці правілам і мэтазгоднасці працэдур.

Аўдыт выкарыстоўваў у якасці асновы ацэнкі ўнутраныя інструкцыі муніцыпалітэта, такія як кіраўніцтва па закупках і інструкцыі па дробных закупках, Закон аб закупках і Закон аб адміністрацыі, а таксама практыку ўнутранага кантролю і належнага кіравання.

Асноўныя заўвагі па закупках у скачках з шастом

У ходзе праверкі зроблена выснова аб тым, што ў праведзеных у 2023 годзе закупках дапушчаны недахопы ў выкананні інструкцыі па закупках і Закона аб закупках, а таксама пры прыняцці рашэнняў аб закупках.

У сваім бюлетэні, апублікаваным 15.2.2024 лютага XNUMX г., BDO прытрымліваўся той жа пазіцыі, што і Упраўленне па канкурэнцыі і спажыўцам Фінляндыі: інспекцыя не прывяла дакладных прычын для падзелу закупкі па скачках з шастом на дзве закупкі, а гэта адна закупачная арганізацыя, якая павінна былі выстаўлены на тэндэр.

Прапановы па развіцці прадстаўлены ў дакладзе

BDO рэкамендуе гораду Керава развіць унутраны кантроль.

Гораду рэкамендавана правесці тэндэр на закупку скачкоў з шастом і сацыяльных паслуг як адной арганізацыі і распрацаваць працэдуры, якія забяспечваюць дастатковую гарантыю таго, што ўсе гарадскія закупкі адпавядаюць закону аб дзяржаўных закупках.

У дадатак да гэтага BDO рэкамендуе гораду Керава распрацаваць працэдуры, якія забяспечваюць дастатковую гарантыю таго, што закон аб дзяржаўных закупках выконваецца ва ўсіх гарадскіх працэсах закупак. Акрамя таго, рэкамендуецца прытрымлівацца ўнутраных інструкцый горада ў працэсах закупак, і для ўсіх закупак, якія перавышаюць 9 еўра, рашэнне аб закупках прымаецца ў адпаведнасці з гарадскімі рэкамендацыямі па малых закупках.

Закупка юрыдычных паслуг

BDO правяло аўдыт закупак юрыдычных паслуг City of Kerava ў Roschier Asiajatoimisto Oy за 2019–2023 гады. Праверка праведзена на падставе атрыманых рахункаў-фактур і шляхам апытання асоб, якія ўдзельнічаюць у закупцы юрыдычных паслуг.

Мэта складалася ў тым, каб высветліць, ці прытрымліваўся горад Керава сваіх унутраных інструкцый па закупках, інструкцый па малых закупках, акта аб закупках і добрай практыкі ўнутранага кантролю ў закупках. Акрамя таго, ставілася задача асвятлення мэтавых паказчыкаў развіцця.

Асноўныя заўвагі па закупках юрыдычных паслуг

У сваёй справаздачы BDO адзначае развіццё ўнутранага кантролю ў горадзе і адпаведнасць прынцыпам добрага кіравання ва ўсіх аспектах мэтаў праверкі.

У справаздачы гаворыцца, што хаця горад Керава закупляў юрыдычныя паслугі ў аднаго і таго ж пастаўшчыка на працягу ўсяго перыяду аўдыту без правядзення тэндэраў, у асобных выпадках закупка юрыдычных паслуг не перавышала ліміту закупак, устаноўленага Законам аб закупках.

Горад Керава не заключаў з юрыдычнай фірмай пісьмовай дамовы аб закупках або даручэнняў, а паслугі набываліся ў перыяд праверкі ў таго ж пастаўшчыка паслуг у асноўным без запыту на тэндэр і рашэння аб закупцы.

Згодна з кіраўніцтвам па закупках горада Керава, для закупкі павінен быць складзены пісьмовы дагавор аб закупцы, у якім вызначаюцца аб'ект задання, умовы закупкі і абавязкі розных аператараў. Закупка юрыдычных паслуг адбывалася ў адпаведнасці з заканадаўствам, але не ва ўсім адпавядала гарадскому кіраўніцтву па закупках.

Прапановы па развіцці прадстаўлены ў дакладзе

BDO рэкамендуе гораду разгледзець магчымасць правядзення тэндэраў на юрыдычныя паслугі, нават калі асобныя заданні не перавышаюць ліміту закупак, устаноўленага Законам аб закупках.

Справаздача рэкамендуе Kerava прытрымлівацца гарадскіх рэкамендацый па дробных закупках. Акрамя таго, гораду прапануецца патрабаваць ад пастаўшчыка паслуг прадастаўлення дастаткова дакладнай разбіўкі рахункаў-фактур для закупкі юрыдычных паслуг у будучыні. Пры прыняцці рашэнняў аб закупках і заключэнні кантрактаў горад павінен прытрымлівацца ўласных унутраных правілаў.

Таксама гораду рэкамендавана звярнуць увагу на тое, каб пры закупцы юрыдычных паслуг афармляўся пісьмовы дагавор або даручэнне і адпаведныя рашэнні аб закупцы. Гэта павінна быць пазначана ў рашэнні аб закупцы, калі гаворка ідзе аб паслугах юрыдычнага прадстаўніка, якія не адпавядаюць патрабаванням Закона аб закупках.

Што будзем рабіць?

Горад Керава вельмі сур'ёзна ставіцца да недахопаў, прадстаўленых у пратаколе праверкі. Памылкі выпраўляюцца і ўрокі здабываюцца на ўсіх узроўнях арганізацыі.

«Ад імя ўсяго кіраўніцтва горада я прашу прабачэння за тое, што ў нас былі недахопы ва ўнутраным кантролі і выкананні інструкцый па закупках, а таксама за тое, што ў нас не атрымалася камунікацыі. Я буду сачыць за тым, каб усе меры па развіцці неадкладна рэалізаваліся», — мэр Кірсі Ронту дзяржаў.

Канкрэтныя меры

Горад унясе наступныя змены ў сваю дзейнасць:

• Мы распрацоўваем працэдуры, якія забяспечваюць выкананне ўнутраных інструкцый горада ва ўсіх працэсах закупак.
• Мы гарантуем, што ўласныя юрыдычныя службы горада маюць належныя рэсурсы.
• Усе закупкі знешніх юрыдычных паслуг павінны быць узгоднены з юрыдычнымі службамі горада. Гарадская юрыдычная служба каардынуе ўсе закупкі юрыдычных паслуг за межамі горада і робіць ацэнку таго, ці разглядаецца пытанне як унутраная праца або як набыццё знешніх паслуг.
• Калі патрабуецца знешняя юрыдычная экспертыза, паслугі ў асноўным праводзяцца праз тэндэр. Давайце разбярэмся з магчымасцю правядзення тэндэру на заключэнне рамачнага дагавора на аказанне юрыдычных паслуг.
• Мы падрыхтавалі кіраўніцтва па прыняцці рашэнняў аб закупках, дагаворах пераўступкі і маніторынгу выдаткаў на закупкі юрыдычных паслуг.
• Мы развіваем унутраны кантроль і забяспечваем выкананне інструкцый, наймаючы ўласнага ўнутранага аўдытара.
• Мы забяспечваем рэсурсы нарыхтоўчага блока, каб работнікі горада атрымалі неабходную падтрымку ў закупках.
• Мы абнаўляем гарадскі дапаможнік па закупках і сочым за тым, каб ім можна было карыстацца.
• Абнаўляем і зводзім інструкцыі па афармленні рахункаў-фактур у адзін дакумент.
• Мы ўключаем інструкцыі па наглядзе і маніторынгу выдаткаў на працягу перыяду кантракта ў кіраўніцтва па закупках і ў інструкцыі па апрацоўцы рахункаў-фактур.
• Мы вывучаем магчымасць пашырэння выкарыстання ідэнтыфікатара разліку на ўсе закупкі, каб палегчыць адсочванне выдаткаў.
• Мы называем праекты і пілоты выразным гаспадаром. Уласнік абавязаны сачыць за тым, каб неабходныя рашэнні прымаліся, каб яны прымаліся правільна, а таксама маніторынг выдаткаў.
• Усе, хто ўдзельнічае ў закупках, праходзяць навучанне па закупках. На трэнінгах таксама разглядаецца змест новых і абноўленых інструкцый.
• Мы навучаем гарадскіх папячыцеляў заканадаўству аб закупках і рознабаковаму выкарыстанню партала папячыцеляў.
• Мы распрацоўваем метады працы, каб рашэнні лепш выкарыстоўваліся даверанымі асобамі. Сумы ў еўра таксама павінны адлюстроўвацца ў спісах рашэнняў.
• Мы інфармуем папячыцеляў актыўна і актуальна.
• Дакументаванне расследаванняў, якія прывялі да рашэнняў, вядзецца ў пісьмовай форме.
• Пераглядаецца адміністрацыйнае правіла ў дачыненні да лімітаў закупак.
• Гарадскія ўлады абавязваюць упраўленне адукацыі ацаніць тэндэрны пакет сацыяльнага забеспячэння.

«У дадатак да іх мэта складаецца ў тым, каб палепшыць камунікатыўныя навыкі ўсёй арганізацыі і павялічыць празрыстасць», — абяцае Ронту.

Кіраўніцтва горада Керава лічыць меры па развіцці горада дастатковымі

Кіраўніцтва горада Керава ўважліва вывучыла пратаколы праверак і планы дзеянняў, складзеныя камандай кіраўніцтва горада па выпраўленні сітуацыі, і зацвердзіла іх у поўным аб'ёме.

«Па выніках інспекцый у нас адбылася крытычная, але ў той жа час канструктыўная размова аб неабходных мерах па развіцці. Гарадскія ўлады лічаць дастатковымі меры развіцця, прадстаўленыя кіраўніцтвам горада. Таксама мы падрыхтавалі заяву аб мерах гарадской улады па павышэнні адкрытасці і празрыстасці прыняцця рашэнняў. Гэтымі дзеяннямі мы разам будзем развіваць горад у правільным кірунку», — сказаў намеснік старшыні, які вёў паседжанне гарадской рады. Ііра Сільвандэр сума.

Вы можаце азнаёміцца ​​са справаздачамі ўнутранага аўдыту ў далучаных файлах:

Унутраны аўдыт закупак у скачках з шастом у горадзе Керава ў 2024 годзе (pdf)
Унутраны аўдыт горада Керава 2024 па закупках юрыдычных паслуг (pdf)

Пастаўшчыкі дадатковай інфармацыі:

Пытанні, звязаныя з мерамі развіцця: мэр Кірсі Ронту. Дасылайце свае пытанні менеджару па камунікацыях Паўліне Тэрво, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Пытанні, звязаныя з унутраным аўдытам: гарадскі пісар Тэпа Верронен, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322