Interne inspekcije grada Kerave su završene - vrijeme je za razvojne mjere

Grad Kerava najavio je u decembru 2023. da će započeti internu reviziju nabavki vezanih za skakanje od štapa i nabavke pravnih usluga. Cilj interne revizije je bio da se utvrdi da li su nabavke koje je izvršio grad Kerava sprovedene uredno u skladu sa zakonima i propisima.

Internu reviziju je obavila BDO Oy, revizorska kuća specijalizovana za finansije javne uprave i administrativne usluge. Interna revizija koju je sproveo BDO je završena, a izvještaji su razmatrani na sjednici Gradskog vijeća 25.3.2024.

Kupovina skokova s ​​motkom

BDO je izvršio inspekciju projekta skakanja s motkom u obrazovnoj i nastavnoj industriji iz 2023. godine. Osim toga, na zahtjev grada, izvršen je uvid u gradski projekat dobrobiti na radu iz 2019. godine.

Inspekcija je izvršena uvidom u fakturisani materijal u celini i razgovorom sa licem uključenim u nabavku. Cilj revizije je bio da se ocijeni usklađenost zakona od strane naručioca, kao i usklađenost sa pravilima i primjerenost procedura.

Revizija je koristila interna uputstva opštine kao osnovu za procenu, kao što su priručnik nabavke i uputstva za male nabavke, Zakon o nabavkama i Zakon o upravi, kao i prakse interne kontrole i dobrog upravljanja.

Ključna zapažanja o nabavci skokova s ​​motkom

U inspekcijskom nadzoru je konstatovano da je u nabavkama izvršenim u 2023. godini bilo nedostataka u poštovanju uputstava o nabavci i Zakona o nabavkama, kao i u donošenju odluka o nabavci.

BDO je u svom biltenu objavljenom 15.2.2024. februara XNUMX. bio na istoj liniji kao i finska uprava za zaštitu konkurencije i potrošača: inspekcija nije dala jasne razloge za podjelu kupovine skokova s ​​motkom na dvije nabavke, već je to jedno tijelo za nabavku koje bi trebalo su objavljeni na tenderu.

Prijedlozi razvoja predstavljeni u izvještaju

BDO preporučuje gradu Kerava da razvije internu kontrolu.

Gradu se preporučuje da tender za nabavke žongliranja trskom i socijalnih usluga bude jedan entitet i da izradi procedure koje daju dovoljnu garanciju da su sve gradske nabavke u skladu sa zakonom o javnim nabavkama.

Pored toga, BDO preporučuje gradu Kerava da izradi procedure koje pružaju dovoljnu garanciju da se zakon o javnim nabavkama poštuje u svim procesima gradskih nabavki. Osim toga, savjetuje se da se u procesima nabavki poštuju interna uputstva grada, a za sve nabavke veće od 9 eura, odluka o nabavci se donosi u skladu sa gradskim smjernicama za male nabavke.

Nabavka pravnih usluga

BDO je izvršio reviziju kupovine pravnih usluga grada Kerave od Roschier Asiajatoimisto Oy za godine 2019–2023. Inspekcijski nadzor je izvršen na osnovu primljenog fakturskog materijala i intervjuisanjem lica uključenih u nabavku pravnih usluga.

Cilj je bio saznati da li je grad Kerava poštovao svoje interne smjernice nabavke, smjernice za male nabavke, akt o nabavkama i dobre prakse interne kontrole u nabavkama. Pored toga, cilj je bio da se istaknu razvojni ciljevi.

Ključna zapažanja o nabavci pravnih usluga

BDO u svom izvještaju navodi da postoji napredak u unutrašnjoj kontroli grada i usklađenosti sa principima dobrog upravljanja u svim aspektima ciljeva inspekcije.

U izvještaju se navodi da iako je grad Kerava tokom cijelog perioda revizije bez tendera nabavljao pravne usluge od istog dobavljača, nabavka pravnih usluga u pojedinačnim slučajevima nije prekoračila limit nabavke iz Zakona o nabavkama.

Grad Kerava nije sklopio pisani ugovor o nabavci ili ustupljeno pismo sa advokatskom kancelarijom, a usluge su kupljene u periodu inspekcije od istog pružaoca usluga uglavnom bez zahtjeva za tender i odluke o nabavci.

Prema priručniku o nabavkama grada Kerave, za nabavku mora biti sastavljen pismeni ugovor o nabavci, koji definiše predmet zadatka, uslove nabavke i odgovornosti različitih aktera. Nabavka pravnih usluga je bila u skladu sa zakonom, ali nije u svemu u skladu sa gradskim priručnikom o nabavkama.

Prijedlozi razvoja predstavljeni u izvještaju

BDO preporučuje gradu da razmotri tenderisanje pravnih usluga, čak i ako odvojeni zadaci ne prelaze ograničenje nabavke iz Zakona o nabavkama.

U izvještaju se preporučuje da Kerava slijedi gradske smjernice za male nabavke. Uz to, grad se poziva da od pružaoca usluga zahtijeva da dostavi dovoljno tačne podatke o fakturama za kupovinu pravnih usluga u budućnosti. Grad mora slijediti svoje interne smjernice prilikom donošenja odluka o nabavkama i sklapanja ugovora.

Gradu se takođe preporučuje da obrati pažnju na to da se prilikom nabavke pravnih usluga sastavlja pisani ugovor ili zadaća i odgovarajuće odluke o nabavci. U odluci o nabavci mora biti navedeno ako se pitanje odnosi na usluge pravnog zastupnika koje nisu u skladu sa Zakonom o nabavkama.

Šta ćemo da radimo?

Grad Kerava vrlo ozbiljno shvata nedostatke prikazane u inspekcijskom izvještaju. Greške se ispravljaju i izvlače pouke na svim nivoima organizacije.

“U ime cjelokupnog rukovodstva grada izvinjavam se što smo imali nedostatke u unutrašnjoj kontroli i poštovanju uputstava o nabavkama, kao i što nismo uspjeli u komunikaciji. Pobrinut ću se da sve razvojne mjere odmah budu sprovedene u djelo”, rekao je gradonačelnik Kirsi Rontu države.

Konkretne mjere

Grad će izvršiti sljedeće promjene u svom poslovanju:

• Izrađujemo procedure kako bismo osigurali da se interne smjernice grada poštuju u svim procesima nabavke.
• Osiguravamo da gradske pravne službe imaju adekvatne resurse.
• Sve kupovine eksternih pravnih usluga moraju biti odobrene od strane gradskih pravnih službi. Gradska pravna služba koordinira sve nabavke pravnih usluga van grada i vrši procjenu da li se stvar rješava kao interni posao ili kao kupovina eksterne usluge.
• Kada je potrebna eksterna pravna ekspertiza, usluge se u osnovi raspisuju. Hajde da saznamo mogućnost tendera za okvirni ugovor za pravne usluge.
• Pripremili smo vodič o odlukama o nabavkama, ugovorima o ustupanju i praćenju troškova nabavke pravnih usluga.
• Razvijamo internu kontrolu i osiguravamo poštivanje uputstava angažiranjem vlastitog internog revizora.
• Osiguravamo resurse jedinice za nabavku kako bi zaposleni u gradu dobili potrebnu podršku u nabavci.
• Ažuriramo gradski priručnik za nabavku i osiguravamo da se može koristiti.
• Ažuriramo i sastavljamo uputstva za obradu faktura za kupovinu u jedan dokument.
• Uputstva o nadzoru i praćenju troškova tokom ugovornog perioda uključujemo u priručnik nabavke i uputstva za rukovanje fakturama za kupovinu.
• Istražujemo mogućnost proširenja upotrebe identifikatora obračuna na sve nabavke kako bismo olakšali praćenje troškova.
• Projekte i pilote imenujemo jasnim vlasnikom. Odgovornost vlasnika je da osigura da su potrebne odluke donesene, da su donesene ispravno i da se vrši praćenje troškova.
• Svi koji učestvuju u nabavci prolaze obuku za nabavku. Sadržaj novih i ažuriranih uputstava se također razmatra u obukama.
• Obučavamo gradske povjerenike u zakonu o nabavkama i raznovrsnoj upotrebi portala povjerenika.
• Razvijamo operativne metode kako bi povjerenici bolje koristili odluke. Iznosi u eurima također se moraju pojaviti na listi odluka.
• Aktivno i ažurno obavještavamo povjerenike.
• Dokumentacija o istragama koje su dovele do odluka se radi u pisanoj formi.
• Administrativno pravilo se revidira u pogledu ograničenja nabavke.
• Gradska vlast obavezuje Odbor za obrazovanje da ocijeni raspisivanje paketa socijalne pomoći.

"Pored ovih, cilj je i poboljšanje komunikacijskih vještina cijele organizacije i povećanje transparentnosti", obećava Rontu.

Gradska vlast Kerave smatra da su mjere razvoja grada dovoljne

Gradska uprava Kerave pažljivo je proučila inspekcijske izvještaje i akcione planove koje je izradio gradski menadžerski tim kako bi popravio situaciju i odobrila ih u cijelosti.

“Na osnovu inspekcijskih izvještaja vodili smo kritičku, ali ujedno i konstruktivnu raspravu o potrebnim mjerama razvoja. Gradska vlast smatra dovoljnim razvojne mjere koje je predstavilo gradsko rukovodstvo. Pripremili smo i saopštenje o mjerama gradske vlasti za povećanje otvorenosti i transparentnosti odlučivanja. Ovim akcijama zajedno ćemo razvijati grad u pravom smjeru“, rekao je potpredsjednik koji je vodio sjednicu gradskog odbora. Iiro Silvander iznos.

Izvještaje interne revizije možete pogledati u priloženim prilozima:

Interna revizija Kerava City nabavke za skok s motkom za 2024. (pdf)
Interna revizija grada Kerava 2024 o kupovini pravnih usluga (pdf)

Pružaoci dodatnih informacija:

Pitanja vezana za razvojne mjere: gradonačelnik Kirsi Rontu. Pošaljite svoja pitanja menadžeru komunikacija Pauliini Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Pitanja vezana za internu reviziju: gradski službenik Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322