L'ispezioni internu di a cità di Kerava sò stati cumpletati - avà hè u tempu di misure di sviluppu

A cità di Kerava hà annunziatu in dicembre di u 2023 chì hà da inizià un auditu internu di l'acquistu ligati à u saltu di canna è l'acquistu di serviziu legale. L'obiettivu di l'auditu internu era di sapè s'ellu l'acquistioni fatti da a cità di Kerava sò stati realizati bè in cunfurmità cù e lege è i regulamenti.

L'auditu internu hè statu realizatu da BDO Oy, chì hè una sucietà di auditu specializata in i servizii finanziarii è amministrativi di l'amministrazione publica. L'auditu internu realizatu da BDO hè avà cumpletu, è i rapporti sò stati discututi in a riunione di u cunsigliu municipale u 25.3.2024 di marzu di u XNUMX.

Acquisti di saltu à l'asta

BDO hà realizatu una inspeczione di u prughjettu di u polu di l'industria di l'educazione è l'insignamentu da 2023. Inoltre, à a dumanda di a cità, u prughjettu di benessiri occupazionale di a cità da 2019 hè statu inspeccionatu.

L'ispezione hè stata realizata inspeccionendu u materiale di fatturazione in a so interezza è intervistandu a persona implicata in l'acquistu. L'obiettivu di l'auditu era di valutà a cunfurmità legale di l'entità d'acquistu, è ancu a rispettu di e regule è l'appropriatezza di e prucedure.

A basa di valutazione era l'istruzzioni internu di a municipalità, cum'è u manuale di l'acquistu è l'istruzzioni di l'acquistu chjucu, l'attu di l'acquistu è l'attu di l'amministrazione, è ancu e pratiche di cuntrollu internu è di bona governanza.

Osservazioni chjave nantu à l'acquistu di saltu à l'asta

In l'ispezione, hè statu cunclusu chì in l'acquistioni fatti in 2023, ci sò state carenze in u rispettu di l'istruzzioni di l'acquistu è l'Attu di Procurement, è ancu in a decisione di l'acquistu.

BDO era nantu à a stessa linea di l'Autorità finlandese di a Cumpetizione è di i Consumatori in u so bulletin publicatu u 15.2.2024 di ferraghju XNUMX: l'ispezione ùn hà micca furnitu giustificazioni chjaramente per sparte l'acquistu di l'asta in dui acquisti, ma hè una sola entità d'acquistu chì duveria avè. stata messa in offerta.

E pruposte di sviluppu presentate in u rapportu

BDO ricumanda a cità di Kerava per sviluppà u cuntrollu internu.

A cità hè ricumandata à cuncede l'offerta di l'acquistu di pole vaulting è servizii di benessiri cum'è una sola entità è di elaburà prucedure chì furnisce una assicurazione sufficiente chì tutti l'acquistu di a cità rispettu a lege nantu à l'acquistu publicu.

In più di questu, BDO ricumanda à a cità di Kerava d'elaborà e prucedure chì furniscenu una assicurazione sufficiente chì a lege nantu à l'acquistu publicu hè seguita in tutti i prucessi di cummercializazione di a cità. Inoltre, hè cunsigliatu di seguità l'istruzzioni internu di a cità in i prucessi d'acquistu, è per tutti l'acquistu chì superanu 9 000 euro, una decisione d'acquistu hè fatta in cunfurmità cù e linee guida di acquisti di a cità.

Acquisizione di serviziu legale

BDO hà verificatu l'acquistu di serviziu legale di a cità di Kerava da Roschier Asiajatoimisto Oy per l'anni 2019-2023. L'ispezione hè stata realizata nantu à a basa di u materiale di fattura ricivutu è da l'entrevista di e persone implicate in l'acquistu di servizii legali.

L'obiettivu era di sapè s'ellu a cità di Kerava hà seguitu i so linee guida internu di l'acquistu, e linee di acquisti chjuche, l'attu d'acquistu è e boni pratiche di cuntrollu internu in l'acquistu. Inoltre, u scopu era di mette in risaltu i miri di sviluppu.

Osservazioni chjave nantu à l'acquistu di serviziu legale

BDO dichjara in u so rapportu chì ci hè un sviluppu in u cuntrollu internu di a cità è u rispettu di i principii di bona governanza in tutti l'aspettu di l'ugettivi di ispezione.

U rapportu dichjara chì, ancu s'è a cità di Kerava hà acquistatu servizii ghjuridichi da u stessu fornitore in tuttu u periodu di auditu senza licitazione, l'acquistu di servizii ghjuridichi ùn hà micca superatu u limitu di l'acquistu di a Legge di Procurement in casi individuali.

A cità di Kerava ùn hà micca firmatu un cuntrattu scrittu d'acquistu o una lettera d'assignazione cù l'avucatu, è i servizii sò stati acquistati durante u periodu d'ispezione da u stessu fornitore di servizii principarmenti senza una dumanda di offerta è una decisione d'acquistu.

Sicondu u manual d'acquistion di a cità di Kerava, un cuntrattu scrittu d'acquistu deve esse elaboratu per l'acquistu, chì definisce l'ughjettu di l'assignazione, e cundizioni d'acquistu è e rispunsabilità di i diversi attori. L'acquistu di servizii ghjuridichi hè stata in cunfurmità cù a lege, ma ùn hè micca stata in cunfurmità cù u manuale di procura di a cità in tutti i rispetti.

E pruposte di sviluppu presentate in u rapportu

BDO ricumanda à a cità di cunsiderà l'offerta di servizii ghjuridichi, ancu s'è l'assignazioni separati ùn superanu micca u limitu di l'acquistu di a Legge di Procurement.

U rapportu ricumanda chì Kerava seguite e linee guida di l'acquistu di a cità. Inoltre, a cità hè urdinata à dumandà à u prestatore di serviziu di furnisce in u futuru spartiti di fattura abbastanza precisi per l'acquistu di servizii legali in u futuru. A cità deve seguità a so propria guida interna quandu face e decisioni d'acquistu è cuntratti.

A cità hè ancu ricumandate per attentu à u fattu chì, quandu si procura i servizii legali, un cuntrattu scrittu o una lettera d'assignazione è e decisioni d'acquistione appropritate sò elaborate. Deve esse dichjaratu in a decisione di l'acquistu se a quistione riguarda i servizii di rappresentanza legale chì sò fora di u rispettu di l'Attu di Procurement.

Chì avemu da fà ?

A cità di Kerava piglia assai seriu i difetti presentati in u rapportu d'ispezione. I sbagli sò curretti è e lezioni sò amparate da tutti i livelli di l'urganizazione.

"In nome di tutta a gestione di a cità, scusate per u fattu chì avemu avutu carenze in u cuntrollu internu è u rispettu di l'istruzzioni di l'acquistu, è ancu per u fattu chì avemu fallutu in a cumunicazione. Faraghju chì tutte e misure di sviluppu si mettenu subitu in pratica », u merre Kirsi Rontu stati.

Misure concrete

A cità farà i seguenti cambiamenti à e so operazioni:

• Elaboremu prucedure per assicurà chì e linee internu di a cità sò seguite in tutti i prucessi di acquisti.
• Avemu assicuratu chì i servizii ghjuridichi di a cità sò risorsi adeguati.
• Tutte l'acquistu di serviziu legale esternu deve esse appruvatu da i servizii legali di a cità. I Servizii Legali di a cità coordinanu tutte l'acquistu di servizii legali fora di a cità è facenu una valutazione di se a materia hè trattata cum'è un travagliu in-house o cum'è una compra di servizii esterni.
• Quandu l'expertise legale esterna hè necessaria, i servizii sò basamente offerti. Scupritemu a pussibilità di l'offerta di u cuntrattu quadru per i servizii legali.
• Avemu preparatu una guida nantu à e decisioni d'acquistu, l'accordi di assignazione è u monitoraghju di i costi di l'acquistu di serviziu legale.
• Sviluppemu u cuntrollu internu è assicuremu u rispettu di l'istruzzioni assumendu u nostru auditore internu.
• Securemu e risorse di l'unità di acquisti per chì l'impiegati di a cità uttene u sustegnu necessariu in l'acquistu.
• Avemu aghjurnatu u manuale di acquisti di a cità è assicuratemu chì pò esse usatu.
• Avemu aghjurnatu è cumpilà l'istruzzioni per trattà e fatture di compra in un documentu.
• Includemu struzzioni nantu à a supervisione è u monitoraghju di i costi durante u periodu di u cuntrattu in u manuale di l'acquistu è in l'istruzzioni per a gestione di e fatture di compra.
• Avemu investigatu a pussibilità di allargà l'usu di l'identificatore di calculu à tutti l'acquistu per facilità u seguimentu di i costi.
• Nominemu prughjetti è piloti un pruprietariu chjaru. Hè a rispunsabilità di u pruprietariu per assicurà chì e decisioni necessarie sò prese, chì sò fatte currettamente, è chì u cuntrollu di i costi hè realizatu.
• Tutti quelli chì participanu à l'acquistu ricevenu una furmazione di appruvisione. U cuntenutu di l'istruzzioni novi è aghjurnati hè ancu rivedutu in i furmazioni.
• Formemu i trustees di a cità in a lege di l'acquistu è l'usu versatile di u portale fiduciale.
• Sviluppemu metudi operativi per chì e decisioni sò megliu aduprate da i fiduciari. L'ammonti di l'euro devenu ancu appare in i liste di decisione.
• Informemu i fiduciari attivamente è aghjurnati.
• A documentazione di l'inchiesta chì hà purtatu à e decisioni hè fatta in scrittura.
• A regula amministrativa hè rivista in quantu à i limiti di l'acquistu.
• U guvernu di a cità oblige u Cunsigliu di l'Educazione à valutà l'offerta di u pacchettu di benessere.

"In più di questi, u scopu hè di migliurà e cumpetenze di cumunicazione di tutta l'urganizazione è di aumentà a trasparenza", prumetti Rontu.

U guvernu di a cità di Kerava considera chì e misure di sviluppu di a cità sò abbastanza

U guvernu di a cità di Kerava hà studiatu attentamente i rapporti d'ispezione è i piani d'azzione elaborati da a squadra di gestione di a cità per rimedià a situazione è l'hà appruvatu in tuttu.

"Basatu nantu à i rapporti di ispezione, avemu avutu una discussione critica, ma à u stessu tempu constructiva, nantu à e misure di sviluppu necessarie. U guvernu di a cità cunsidereghja chì e misure di sviluppu presentate da a gestione di a cità sò abbastanza. Avemu ancu preparatu una dichjarazione nantu à e misure di u guvernu di a cità per aumentà l'apertura è a trasparenza di a decisione. Cù sti azzioni, avemu da sviluppà a cità inseme in a bona direzzione ", u vicepresidentu chì hà presidutu a riunione di u cunsigliu di a cità. Iiro Silvander quantità.

Pudete vede i rapporti di l'auditu internu in l'allegati allegati:

L'auditu internu di Kerava City di l'approvvigionamenti 2024 di saltu à l'asta (pdf)
Auditu internu di a cità di Kerava 2024 nantu à l'acquistu di serviziu legale (pdf)

Fornitori di informazioni supplementari:

Quistioni liate à e misure di sviluppu : u merre Kirsi Rontu. Mandate e vostre dumande à a responsabile di cumunicazione Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Questions relatives à l'audit interne : secrétaire municipal Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322