Data beskyttelse

Databeskyttelse og behandling af personoplysninger

På grund af de registrerede kommunale beboeres privatlivsbeskyttelse og retsbeskyttelse er det vigtigt, at kommunen behandler personoplysninger hensigtsmæssigt og som loven kræver.

Lovgivningen, der regulerer behandling af personoplysninger, er baseret på Den Europæiske Unions generelle databeskyttelsesforordning (2016/679) og den nationale databeskyttelseslov (1050/2018), som gælder for behandling af personoplysninger i bytjenester. Målet med databeskyttelsesreguleringen er at styrke individuelle rettigheder, forbedre beskyttelsen af ​​personoplysninger og øge gennemsigtigheden af ​​persondatabehandlingen for registrerede brugere, det vil sige byens kunder.

Ved behandling af data følger byen Kerava som dataansvarlig de generelle databeskyttelsesprincipper defineret i databeskyttelsesforordningen, ifølge hvilke personoplysninger er:

  • skal behandles i overensstemmelse med lovgivningen, hensigtsmæssigt og gennemsigtigt set fra den registreredes synspunkt
  • håndteres fortroligt og sikkert
  • skal indsamles og behandles til et bestemt, specifikt og lovligt formål
  • indsamler kun det nødvendige beløb i forhold til formålet med persondatabehandlingen
  • opdateres, når det er nødvendigt - unøjagtige og ukorrekte personoplysninger skal slettes eller rettes uden forsinkelse
  • opbevares i en form, hvorfra den registrerede kun kan identificeres, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med databehandlingen.

  • Databeskyttelse henviser til beskyttelse af personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, der beskriver en fysisk person, hvorfra personen kan identificeres direkte eller indirekte. Sådanne oplysninger omfatter for eksempel navn, e-mailadresse, personnummer, foto og telefonnummer.

    Hvorfor indsamles data i bytjenester?

    Personoplysninger indsamles og behandles for at udføre officielle aktiviteter i overensstemmelse med love og regler. Herudover er det officielle aktiviteters pligt at udarbejde statistik, hvortil der anvendes anonymiserede personoplysninger efter behov, det vil sige, at dataene er i en form, hvorfra personen ikke kan identificeres.

    Hvilke oplysninger behandles i byens tjenester?

    Når kunden, det vil sige den registrerede, begynder at bruge tjenesten, indsamles de oplysninger, der er nødvendige for implementeringen af ​​den pågældende tjeneste. Byen tilbyder forskellige tjenester til sine borgere, for eksempel undervisning og førskoleundervisning, bibliotekstjenester og idrætstjenester. Derfor varierer indholdet af de indsamlede oplysninger. Byen Kerava indsamler kun de personlige data, der er nødvendige for den pågældende tjeneste. Oplysningerne indsamlet i de forskellige tjenester kan findes mere detaljeret i fortrolighedserklæringerne på denne hjemmeside efter emneområde.

    Hvor får du informationen om byens tjenester?

    Personoplysninger indhentes som udgangspunkt fra kunden selv. Derudover indhentes oplysninger fra systemer, der vedligeholdes af andre myndigheder, såsom Folkeregistercentret. Herudover kan den serviceudbyder, der handler på kommunens vegne, under kundeforholdet på baggrund af kontraktforholdet vedligeholde og supplere kundens oplysninger.

    Hvordan behandles personoplysninger i bytjenester?

    Personoplysninger behandles omhyggeligt. Oplysningerne behandles kun til det foruddefinerede formål. Ved behandling af personoplysninger overholder vi lovgivning og god databehandlingspraksis.

    Lovgrundlag i henhold til databeskyttelsesforordningen er obligatorisk lovgivning, kontrakt, samtykke eller legitim interesse. I byen Kerava er der altid et juridisk grundlag for at behandle personoplysninger. I forskellige tjenester kan behandlingen af ​​personoplysninger også tage udgangspunkt i den lovgivning, der regulerer den pågældende tjeneste, for eksempel i undervisningsvirksomhed.

    Vores personale er bundet af tavshedspligt. Personale, der håndterer personoplysninger, uddannes regelmæssigt. Brugen og rettighederne til systemer, der indeholder personoplysninger, overvåges. Personoplysninger må kun behandles af en medarbejder, der har ret til at behandle de pågældende data på vegne af sine arbejdsopgaver.

    Hvem behandler data i byens tjenester?

    Som udgangspunkt må personoplysningerne om byens kunder, det vil sige registrerede brugere, kun behandles af medarbejdere, der har behov for at behandle de pågældende data til deres arbejdsopgaver. Derudover benytter kommunen sig af underleverandører og samarbejdspartnere, som har adgang til de persondata, der kræves for at tilrettelægge ydelserne. Disse parter kan kun behandle data i overensstemmelse med instruktioner og aftaler givet af byen Kerava.

    Hvem kan oplysninger fra byregistrene videregives til?

    Overførsel af personoplysninger refererer til situationer, hvor personoplysninger gives til en anden dataansvarlig til egen, uafhængig brug. Personoplysninger kan kun videregives inden for de rammer, der er fastsat ved lov eller med kundens samtykke.

    Hvad angår byen Kerava, videregives personoplysninger til andre myndigheder baseret på lovgivningens krav. Oplysninger kan for eksempel videregives til den nationale pensionstjeneste eller til KOSKI-tjenesten, der vedligeholdes af den finske nationale uddannelsesstyrelse.

  • I henhold til databeskyttelsesforordningen har den registrerede person, det vil sige byens kunde, ret til:

    • at tjekke personlige oplysninger om sig selv
    • anmode om rettelse eller sletning af deres data
    • anmode om begrænsning af behandlingen eller gøre indsigelse mod behandlingen
    • anmode om overførsel af personoplysninger fra et system til et andet
    • at modtage information om behandlingen af ​​personoplysninger

    Den registrerede kan ikke bruge alle rettigheder i alle situationer. Situationen er eksempelvis påvirket af, hvilket retsgrundlag i henhold til databeskyttelsesforordningen personoplysninger behandles.

    Retten til at få indsigt i personoplysninger

    Den registrerede person, det vil sige byens kunde, har ret til at modtage bekræftelse fra den dataansvarlige på, at personoplysninger om ham eller hende behandles, eller at de ikke behandles. Den dataansvarlige skal efter anmodning give den registrerede en kopi af de personoplysninger, der behandles på dennes vegne.

    Vi anbefaler at indsende en inspektionsanmodning primært gennem elektroniske transaktioner med stærk identifikation (kræver brug af bankoplysninger). Du kan finde den elektroniske formular herfra.

    Hvis kunden ikke er i stand til at bruge den elektroniske formular, kan forespørgslen også ske på kommuneregistret eller på Sampolas servicested. Hertil skal du have et billed-id med dig, da den person, der forespørger, altid skal kunne identificeres. Det er ikke muligt at fremsætte en forespørgsel via telefon eller e-mail, fordi vi ikke pålideligt kan identificere en person i disse kanaler.

    Ret til berigtigelse af data

    Den registrerede kunde, det vil sige byens kunde, har ret til uden unødigt ophold at kræve urigtige, unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger vedrørende denne berigtiget eller suppleret. Derudover har den registrerede ret til at kræve unødvendige personoplysninger slettet. Redundans og unøjagtighed vurderes i henhold til tidspunktet for datalagring.

    Hvis kommunen ikke imødekommer anmodningen om berigtigelse, udstedes der en afgørelse i sagen, hvori der angives grundene til, at anmodningen ikke er imødekommet.

    Vi anbefaler at indsende en anmodning om datakorrektion primært gennem elektroniske transaktioner med stærk identifikation (kræver brug af bankoplysninger). Du kan finde den elektroniske formular herfra.

    En anmodning om berigtigelse af oplysninger kan også indgives på stedet på kommuneregistret eller på Sampolas servicested. Identiteten på den person, der fremsætter anmodningen, kontrolleres, når anmodningen indgives.

    Anmod om behandlingstid og gebyrer

    Byen Kerava bestræber sig på at behandle anmodninger så hurtigt som muligt. Fristen for at afgive oplysninger eller give yderligere oplysninger i forbindelse med anmodningen om inspektion af personoplysninger er en måned fra modtagelsen af ​​inspektionsanmodningen. Hvis besigtigelsesanmodningen er usædvanlig kompleks og omfattende, kan fristen forlænges med to måneder. Kunden vil blive underrettet personligt om forlængelse af sagsbehandlingstiden.

    Registrantens oplysninger gives som udgangspunkt gratis. Hvis der ønskes flere kopier, kan kommunen dog opkræve et rimeligt gebyr baseret på administrative omkostninger. Hvis anmodningen om oplysninger er åbenlyst grundløs og urimelig, især hvis anmodninger om oplysninger fremsættes gentagne gange, kan kommunen opkræve de administrative omkostninger, der er forbundet med at give oplysningerne, eller helt afslå at give oplysningerne. I et sådant tilfælde vil kommunen påvise anmodningens åbenlyse grundløshed eller urimelighed.

    Datatilsynets kontor

    Den registrerede har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis den registrerede vurderer, at gyldig databeskyttelseslovgivning er blevet overtrådt ved behandlingen af ​​personoplysninger om vedkommende.

    Hvis kommunen ikke imødekommer anmodningen om berigtigelse, udstedes der en afgørelse i sagen, hvori der angives grundene til, at anmodningen ikke er imødekommet. Vi informerer dig også om retten til retsmidler, for eksempel muligheden for at indgive en klage til Datatilsynet.

  • Informere kunden om behandlingen af ​​personoplysninger

    Den Europæiske Unions generelle databeskyttelsesforordning forpligter den dataansvarlige (byen) til at informere den registrerede (kunden) om behandlingen af ​​dennes personoplysninger. At informere registranten i byen Kerava udføres ved hjælp af både registerspecifikke databeskyttelseserklæringer og de oplysninger, der indsamles på hjemmesiden. Du kan finde de registerspecifikke fortrolighedserklæringer nederst på siden.

    Formål med behandling af personoplysninger

    Ledelsen af ​​byens opgaver sker efter lovgivningen, og varetagelsen af ​​lovpligtige opgaver kræver normalt behandling af personoplysninger. Grundlaget for behandlingen af ​​personoplysninger i byen Kerava er derfor som udgangspunkt at opfylde lovbestemte forpligtelser.

    Opbevaringsperioder for personoplysninger

    Opbevaringsperioden for kommunale dokumenter fastsættes enten af ​​lovgivning, Rigsarkivets bestemmelser eller Kommunernes Landsforenings opbevaringsperiodeanbefaling. De to første kriterier er obligatoriske og fx dokumenter, der skal opbevares lodret, er fastlagt af Rigsarkivet. Opbevaringsperioderne, arkivering, bortskaffelse og fortrolige oplysninger for byen Keravas dokumenter er defineret mere detaljeret i driftsreglerne for arkivtjenester og dokumenthåndteringsplanen. Dokumenter destrueres, efter at opbevaringsperioden, der er defineret i dokumenthåndteringsplanen, er udløbet, hvilket sikrer databeskyttelse.

    Beskrivelse af registrerede grupper og persondatagrupper, der skal behandles

    Ved registreret forstås den person, som behandlingen af ​​personoplysninger vedrører. Byens tilmeldte er byens ansatte, tillidsmænd og kunder, såsom kommunale beboere omfattet af uddannelses- og fritidstilbud og tekniske tilbud.

    For at opfylde lovbestemte forpligtelser behandler kommunen forskellige personoplysninger. Personoplysninger refererer til alle oplysninger relateret til en identificeret eller identificerbar fysisk person, såsom navn, personnummer, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Derudover behandler byen såkaldte særlige (følsomme) personoplysninger, hvilket for eksempel vil sige oplysninger relateret til helbred, økonomisk status, politisk overbevisning eller etnisk baggrund. De særlige oplysninger skal holdes hemmelige og må kun behandles i situationer, der er specifikt defineret i databeskyttelsesforordningen, som f.eks. den registreredes samtykke og opfyldelse af den dataansvarliges lovbestemte forpligtelser.

    Videregivelse af personlige data

    Overførslen af ​​personoplysninger er detaljeret forklaret i de registerspecifikke fortrolighedserklæringer, som findes nederst på siden. Som hovedregel kan det oplyses, at oplysninger kun videregives uden for byen med samtykke fra den registrerede eller gensidigt samarbejde med myndighederne baseret på lovbestemte grunde.

    Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

    Informationsteknologisk udstyr er placeret i beskyttede og overvågede lokaler. Adgangsrettigheder til informationssystemer og filer er baseret på personlige adgangsrettigheder, og deres brug overvåges. Adgangsrettigheder gives på en opgave-for-opgave basis. Hver bruger accepterer forpligtelsen til at bruge og opretholde fortroligheden af ​​data og informationssystemer. Derudover har arkiver og arbejdsenheder adgangskontrol og dørlåse. Dokumenterne opbevares i kontrollerede rum og i aflåste skabe.

    Bekendtgørelser om beskyttelse af personlige oplysninger

    Beskrivelserne er pdf-filer, der åbnes i samme fane.

Databeskyttelsesspørgsmål for social- og sundhedstjenester

Velfærdsområdet i Vantaa og Kerava organiserer sociale og sundhedsydelser for byens indbyggere. Du kan finde information om social- og sundhedsydelsers databeskyttelse og kunderettigheder på velfærdsområdets hjemmeside. Gå ind på velfærdsområdets hjemmeside.

Tag kontakt

Registratorens kontaktoplysninger

Bystyret har det endelige ansvar for at føre optegnelser. For forskellige forvaltningskommuners vedkommende optræder som udgangspunkt bestyrelserne eller lignende institutioner som registerførere, medmindre andet er bestemt af særlige forskrifter om byens drift og varetagelse af opgaver.

Databeskyttelsesansvarlig i byen Kerava

Den databeskyttelsesansvarlige fører tilsyn med overholdelse af databeskyttelsesforordningen ved behandling af personoplysninger. Den databeskyttelsesansvarlige er en særlig ekspert i lovgivning og praksis vedrørende behandling af personoplysninger, som fungerer som en støtte til registrerede, organisationens personale og ledelse i spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger.