Til arrangementsarrangøren

Arrangementets idé og målgruppe

Når du begynder at planlægge et arrangement, skal du først tænke på:

• Hvem er arrangementet tiltænkt?
• Hvem kan være ligeglad?
• Hvilken slags indhold ville det være godt at have i arrangementet?
• Hvilken slags team har du brug for for at få arrangementet til at ske?

Økonomisk

Budgettet er en vigtig del af eventplanlægningen, men afhængigt af arrangementets karakter er det muligt at tilrettelægge det selv med en lille investering.

I budgettet er det godt at tage højde for udgifter som f.eks

• omkostninger i forbindelse med mødestedet
• personaleudgifter
• konstruktioner, for eksempel scene, telte, lydanlæg, belysning, lejede toiletter og affaldscontainere
• licensafgifter
• kunstnernes honorar.

Tænk over, hvordan du kan finansiere arrangementet. Du kan f.eks. erhverve indkomst

• med adgangsbilletter
• med sponsoraftaler
• med tilskud
• med salgsaktiviteter ved arrangementet, for eksempel en cafe eller salg af produkter
• ved at leje præsentations- eller salgssteder i området til sælgere.

For mere information om byens tilskud, besøg byens hjemmeside.

Du kan også søge om tilskud fra staten eller fonde.

Mødested

Kerava har mange områder og steder, der egner sig til arrangementer af forskellig størrelse. Valget af mødested er påvirket af:

• begivenhedens karakter
• begivenhedstidspunkt
• begivenhedens målgruppe
• Beliggenhed
• frihed
• lejeomkostninger.

Byen Kerava administrerer flere faciliteter. Indendørs rum, der ejes af byen, er reserveret gennem Timmi-systemet. Du kan finde mere information om faciliteterne på byens hjemmeside.

Uderum, der ejes af byen, administreres af Keravas infrastrukturtjenester: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Det er muligt at arrangere samarbejdsarrangementer med Kerava Bybibliotek. Du kan finde mere information på bibliotekets hjemmeside.

Nedenfor finder du information om de mest almindelige arrangementstilladelser og procedurer. Afhængigt af arrangementets indhold og karakter kan du også få brug for andre typer tilladelser og arrangementer.

Landbrugstilladelse

Grundejerens tilladelse kræves altid til udendørs arrangementer. Tilladelser til offentlige områder ejet af byen, såsom gader og parkområder, udstedes af Keravas infrastrukturtjenester. Tilladelsen søges hos tjenesten Lupapiste.fi. Ejeren af ​​arealet træffer afgørelse om tilladelse til at benytte private arealer. Du kan finde det indre af byen i Timmi-systemet.

Hvis gader er lukkede, og der kører en busrute på den gade, der skal lukkes, eller arrangementsarrangementer i øvrigt påvirker bustrafikken, skal HSL kontaktes om ruteændringer.

Anmeldelse til politi og redningsberedskab

Anmeldelse af det offentlige arrangement skal ske skriftligt med krævede bilag til politiet senest fem dage før arrangementet og til redningsberedskabet senest 14 dage før arrangementet. Jo større begivenheden er, jo tidligere bør du være på farten.

Annonceringen skal ikke ske ved mindre offentlige arrangementer med få deltagere, og som på grund af arrangementets eller stedets karakter ikke kræver foranstaltninger til opretholdelse af orden og sikkerhed. Er du usikker på, om der skal foretages anmeldelse, så kontakt politiet eller beredskabets rådgivning:

• Itä-Uusimaa politi: 0295 430 291 (omstillingsbord) eller general services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Central Nyland redningstjeneste, 09 4191 4475 eller paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Du kan finde mere information om offentlige arrangementer og hvordan du anmelder dem på politiets hjemmeside.

Du kan finde mere information om hændelsessikkerhed på redningsaktionens hjemmeside.

Støjmeddelelse

Et offentligt arrangement skal indberettes skriftligt til kommunens miljøbeskyttelsesmyndighed, hvis det forårsager midlertidig særligt generende støj eller vibrationer, fx ved en udendørs koncert. Meddelelsen sker i god tid før foranstaltningen eller påbegyndelsen af ​​aktiviteten, dog senest 30 dage før dette tidspunkt.

Hvis der er grund til at antage, at støjen fra arrangementet er en forstyrrelse, skal der laves en støjrapport. Lydgengivelse kan anvendes ved arrangementer mellem kl. 7 og 22 uden indgivelse af støjrapport, forudsat at lydstyrken holdes på et rimeligt niveau. Musik må ikke spilles så højt, at det kan høres i lejligheder, i følsomme områder eller vidt omkring uden for arrangementsområdet.

Nabolaget i omegnen skal på forhånd informeres om arrangementet, enten på boligforeningens opslagstavle eller ved postkassebeskeder. Der skal også tages hensyn til områder, der er følsomme over for arrangementsmiljøets støj, såsom plejehjem, skoler og kirker.

Midt Nyland Miljøcenter er ansvarlig for støjrapportering i området.

Du kan finde mere information om støjrapporten på Midtnylands Miljøcenters hjemmeside.

Ophavsret

At optræde med musik ved arrangementer og arrangementer kræver betaling af Teostos ophavsretlige kompensationsgebyr.

Du kan finde mere information om musikudførelse og brugslicenser på Teostos hjemmeside.

Fødevarer

Mindre operatører, såsom enkeltpersoner eller hobbyklubber, behøver ikke at lave en rapport om mindre salg eller servering af mad. Hvis der kommer professionelle sælgere til arrangementet, skal de anmelde deres egne aktiviteter til Central Nylands Miljøcenter. Midlertidige serveringsbevillinger gives af den regionale forvaltningsmyndighed.

Du kan finde mere information om tilladelser til professionelt fødevaresalg på Midtnylands Miljøcenters hjemmeside.

Redningsplan

Arrangøren skal udarbejde en redningsplan for arrangementet

• hvor det vurderes, at mindst 200 personer vil være til stede på samme tid
• der anvendes åben ild, fyrværkeri eller andre pyrotekniske produkter, eller der anvendes ild og eksplosive kemikalier som specialeffekter
• ordningerne for at forlade stedet adskiller sig fra det sædvanlige, eller arrangementets karakter udgør en særlig fare for mennesker.

Ved opbygning af arrangementet skal det sikres, at der er plads nok til reddere og udrykkere, en passage på mindst fire meter. Arrangøren skal lave et kort over området så nøjagtigt som muligt, som vil blive uddelt til alle parter, der er involveret i opførelsen af ​​arrangementet.

Redningsplanen sendes til politiet, redningsberedskabet og arrangementspersonalet.

Du kan finde mere information om hændelsessikkerhed på hjemmesiden for redningstjenesten i Midt Nyland.

Ordrekontrol

Om nødvendigt vil sikkerheden under arrangementet blive overvåget af ordførere udpeget af arrangementsarrangøren. Politiet sætter en minimumsgrænse for antallet af ordførere pr. arrangement.

Førstehjælp

Arrangøren af ​​arrangementet har pligt til at reservere tilstrækkeligt førstehjælpsberedskab til arrangementet. Der er ikke et entydigt antal førstehjælpspersonale til et arrangement, så det bør hænge sammen med antal personer, risici og områdets størrelse. Arrangementer med 200-2 personer skal have en udpeget førstehjælpsmedarbejder, som mindst har gennemført EA 000-kurset eller tilsvarende. Andet førstehjælpspersonale skal have tilstrækkelige førstehjælpskompetencer.

Forsikringer

Eventarrangøren er ansvarlig for eventuelle uheld. Find ud af allerede i planlægningsfasen, om der er behov for forsikring til arrangementet og i givet fald hvilken slags. Det kan du forhøre dig om hos forsikringsselskabet og politiet.

El og vand

Når du bestiller lokalet, skal du finde ud af om tilgængeligheden af ​​elektricitet. Bemærk venligst, at en standard stikkontakt normalt ikke er nok, men større enheder har brug for trefaset strøm (16A). Hvis der sælges eller serveres mad til arrangementet, skal der også være vand til rådighed på stedet. Du skal forhøre dig om tilgængeligheden af ​​el og vand hos lejeren af ​​stedet.

Spørg om tilgængeligheden af ​​elektricitet og vand i Keravas uderum, samt nøgler til elskabe og vandpunkter fra Keravas infrastrukturtjenester: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Ramme

Der er ofte behov for forskellige strukturer til arrangementet, såsom en scene, telte, baldakiner og toiletter. Det er arrangementsarrangørens ansvar at sikre, at konstruktionerne kan modstå selv uventede vejrfænomener og andre belastninger på dem. Sørg for f.eks. at telte og baldakiner har passende vægte.

Affaldshåndtering, rengøring og genbrug

Tænk over, hvilken slags affald, der genereres ved arrangementet, og hvordan du sørger for at genbruge det. Arrangøren af ​​arrangementet er ansvarlig for arrangementets affaldshåndtering og den efterfølgende oprydning af henkastede områder.

Sørg for, at der er toiletter i arrangementsområdet, og at du har aftalt brugen heraf med pladsadministratoren. Hvis der ikke er faste toiletter i området, skal du leje dem.

Du kan få flere oplysninger om krav til affaldshåndtering ved arrangementer fra Keravas infrastrukturtjenester: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tegn

Arrangementet skal have skilte til toiletter (inkl. handicaptoiletter og børnepasning) og førstehjælpsstation. Rygeområder og ikke-ryger områder skal også afmærkes særskilt i området. Afmærkning af parkeringspladser og vejledning til dem skal tages i betragtning ved de største arrangementer.

Fundet varer

Arrangøren af ​​arrangementet skal tage sig af de fundne varer og planlægge deres modtagelse og videresendelse.

Frihed

Tilgængelighed muliggør lige deltagelse af mennesker i arrangementet. Det kan for eksempel tages i betragtning på podier, der er reserveret til bevægelseshæmmede, eller på steder, der på anden måde er reserveret til dem. Det er også en god idé at tilføje tilgængelighedsoplysninger til begivenhedssider. Hvis arrangementet ikke er barrierefrit, så husk at give os besked på forhånd.

Du kan finde instruktioner til at organisere en tilgængelig begivenhed på Invalidiliitos hjemmeside.

Eventmarketing bør ske ved hjælp af flere kanaler. Tænk over, hvem der tilhører arrangementets målgruppe, og hvordan du bedst når dem.

Marketing kanaler

Keravas begivenhedskalender

Annoncer begivenheden i god tid i Keravas begivenhedskalender. Eventkalenderen er en gratis kanal, som alle parter, der arrangerer begivenheder i Kerava, kan bruge. Brugen af ​​kalenderen kræver registrering som bruger af tjenesten enten som virksomhed, fællesskab eller enhed. Når du har tilmeldt dig, kan du offentliggøre begivenheder i kalenderen.

Link til forsiden af ​​begivenhedskalenderen.

Kort instruktionsvideo om tilmelding (events.kerava.fi).

Kort instruktionsvideo om oprettelse af en begivenhed (YouTube)

Egne kanaler og netværk

• internet side
• sociale medier
• e-mail-lister
• nyhedsbreve
• kanaler for egne interessenter og partnere
• plakater og foldere

Uddeling af plakater

Plakater bør distribueres bredt. Du kan dele dem følgende steder, for eksempel:

• spillestedet og dets omkringliggende områder
• Kerava bibliotek
• Sampolas salgssted
• Opslagstavlerne på gågaden Kauppakaare og Kerava-stationen.

Du kan låne nøglerne til opslagstavlerne på gågaden Kauppakaari og Kerava-stationen med en kvittering fra bybibliotekets kundeservice. Nøglen skal returneres umiddelbart efter brug. Plakater i A4 eller A3 størrelse kan eksporteres til opslagstavler. Plakaterne er fastgjort under en plastikklap, som lukker automatisk. Du behøver ikke tape eller andre fastgørelsesanordninger! Tag venligst dine plakater af brædderne efter dit arrangement.

Andre udendørs opslagstavler findes for eksempel i Kannisto og i nærheden af ​​sportsparken Kaleva og ved siden af ​​Ahjos K-shop.

Mediesamarbejde

Det er værd at kommunikere om arrangementet til de lokale medier og afhængig af arrangementets målgruppe til de nationale medier. Send en mediemeddelelse eller byd på en færdig historie, når eventprogrammet offentliggøres, eller når det nærmer sig.

Lokale medier kan være interesserede i arrangementet, for eksempel Keski-Uusimaa og Keski-Uusimaa Viikko. Nationale medier bør kontaktes, f.eks. aviser og tidsskrifter, radio- og tv-kanaler og onlinemedier. Det er også værd at tænke over samarbejde med sociale medier-influentere og indholdsproducenter, der er egnet til arrangementet.

Kommunikationssamarbejde med byen

Byen Kerava udsender periodisk lokale begivenheder på sine egne kanaler. Arrangementet bør tilføjes den fælles arrangementskalender, hvorfra byen om muligt deler arrangementet på sine egne kanaler.

Du kan kontakte byens kommunikationsenhed om muligt kommunikationssamarbejde: viestinta@kerava.fi.

Udpegning af projektleder eller eventproducent

• Del ansvar
• Lav en eventplan

Økonomi og budget

• Betalt eller gratis arrangement?
• Billetsalg
• Tilskud og legater
• Partnere og sponsorer
• Andre fundraising-metoder

Arrangementstilladelser og kontrakter

• Tilladelser og meddelelser (arealanvendelse, politi, brandmyndighed, støjtilladelse og så videre): informere alle parter
• Kontrakter (leje, scene, lyd, kunstnere og så videre)

Begivenhedsplaner

• Byggeplan
• Program tidsplan
• Demonteringsplan

Begivenhedsindhold

• Program
• Deltagere
• Optrædende
• Oplægsholder
• Inviterede gæster
• Medier
• Serveringer

Sikkerhed og risikostyring

• Risikovurdering
• Rednings- og sikkerhedsplan
• Ordrekontrol
• Førstehjælp
• Vagt
• Forsikringer

Mødested

• Ramme
• tilbehør
• Lydgengivelse
• Information
• Tegn
• Trafikkontrol
• Kort

Meddelelse

• Kommunikationsplan
• Internet side
• Sociale medier
• Plakater og flyers
• Medieudgivelser
• Betalt reklame
• Kundeoplysninger, for eksempel ankomst- og parkeringsinstruktioner
• Kanaler for samarbejdspartnere og interessenter

Arrangementets renlighed og miljø

• Toiletter
• Affaldscontainere
• Rydde

Arbejdere og arbejdere fra Talkoo

• Induktion
• Arbejdsopgaver
• Arbejdsskift
• Måltider

Slutevaluering

• Indsamling af feedback
• Give feedback til dem, der deltog i gennemførelsen af ​​arrangementet
• Medieovervågning