Foar de organisator fan it evenemint

It idee en doelgroep fan it evenemint

As jo ​​​​begjinne mei it plannen fan in evenemint, tink dan earst oer:

• Foar wa is it evenemint bedoeld?
• Wa kin it skele?
• Hokker soarte ynhâld soe it goed wêze om te hawwen yn it evenemint?
• Hokker soarte team hawwe jo nedich om it evenemint barre te meitsjen?

Ekonomysk

It budzjet is in wichtich part fan evenemint planning, mar ôfhinklik fan de aard fan it evenemint, is it mooglik om te organisearjen it sels mei in lytse ynvestearring.

Yn de begrutting is it goed om rekken te hâlden mei útjeften, lykas

• kosten dy't fuortkomme út it plak
• wurknimmer útjeften
• struktueren, bygelyks poadium, tinten, lûdsysteem, ferljochting, hierde húskes en jiskefetkonteners
• lisinsje fergoedings
• fergoedings fan artysten.

Tink oer hoe't jo it evenemint kinne finansiere. Jo kinne bygelyks ynkommen krije

• mei tagongskaarten
• mei sponsorôfspraken
• mei subsydzjes
• mei ferkeapaktiviteiten op it evenemint, bygelyks in kafee of it ferkeapjen fan produkten
• troch it hieren fan presintaasje- of ferkeappunten yn it gebiet oan ferkeapers.

Foar mear ynformaasje oer de subsydzjes fan 'e stêd, besykje de webside fan' e stêd.

Jo kinne ek subsydzjes oanfreegje fan de steat of stichtingen.

Venue

Kerava hat in protte gebieten en plakken geskikt foar eveneminten fan ferskate grutte. De kar fan lokaasje wurdt beynfloede troch:

• de aard fan it barren
• evenemint tiid
• doelgroep fan it evenemint
• lokaasje
• frijheid
• hierkosten.

De stêd Kerava beheart ferskate foarsjenningen. Binnenromten dy't eigendom binne fan 'e stêd binne reservearre fia it Timmi-systeem. Mear ynformaasje oer de foarsjennings kinne jo fine op de webside fan de stêd.

Bûtenromten dy't eigendom binne fan 'e stêd wurde beheard troch Kerava-ynfrastruktuertsjinsten: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

It is mooglik om gearwurkingseveneminten te organisearjen mei Kerava City Library. Jo kinne mear ynformaasje fine op de webside fan de biblioteek.

Hjirûnder fine jo ynformaasje oer de meast foarkommende evenemint fergunnings en maatregels. Ofhinklik fan 'e ynhâld en aard fan it evenemint kinne jo ek oare soarten fergunningen en arranzjeminten nedich wêze.

Fergunning foar lângebrûk

Foar iepenlofteveneminten is altyd de tastimming fan de grûnbesitter nedich. Fergunningen foar iepenbiere gebieten yn eigendom fan 'e stêd, lykas strjitten en parkgebieten, wurde útjûn troch Kerava's ynfrastruktuertsjinsten. De fergunning wurdt oanfrege by de tsjinst Lupapiste.fi. De eigner fan it gebiet beslút oer de tastimming foar it brûken fan partikuliere gebieten. Jo kinne it ynterieur fan 'e stêd fine yn it Timmi-systeem.

As strjitten ôfsletten wurde en der op de te sluten strjitte in busrûte rint, of evenemintearranzjeminten oars beynfloedzje it busferkear, dan moat kontakt opnommen wurde mei de HSL oer rûtewizigingen.

Melding oan de plysje en rêdingstsjinsten

De melding fan it publyksevenemint moat op syn minst fiif dagen foar it evenemint skriftlik mei de fereaske taheaksels dien wurde by de plysje en uiterlijk 14 dagen foar it evenemint by de rêdingstsjinst. Hoe grutter it evenemint, hoe earder jo moatte ûnderweis wêze.

De oankundiging hoecht net te dwaan yn lytse iepenbiere eveneminten mei in pear dielnimmers en dy't troch de aard fan it evenemint of it plak gjin maatregels nedich binne om oarder en feiligens te behâlden. As jo ​​net wis binne oft der in melding dien wurde moat, nim dan kontakt op mei de plysje of helptsjinsten advystsjinst:

• Itä-Uusimaa plysje: 0295 430 291 (switchboard) of algemiene tsjinsten.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Sintraal Uusimaa rêdingstsjinst, 09 4191 4475 of paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Mear ynformaasje oer iepenbiere eveneminten en hoe't jo dizze melde kinne jo fine op de webside fan de plysje.

Jo kinne mear ynformaasje fine oer evenemintefeiligens op 'e webside fan' e rêdingsoperaasje.

Noise notifikaasje

In iepenbier barren moat skriftlik melde by de miljeubeskerming fan de gemeente as it foar tydlik benammen fersteurend lûd of trilling feroarsaket, bygelyks by in iepenloftkonsert. De notifikaasje wurdt dien goed foar it nimmen fan de maatregel of it starten fan de aktiviteit, mar net letter as 30 dagen foar dizze tiid.

As der reden is om oan te nimmen dat it lûd fan it evenemint in steuring is, dan moat in lûdsmelding makke wurde. Lûdwerjefte kin brûkt wurde by eveneminten dy't organisearre wurde tusken 7 en 22 sûnder it yntsjinjen fan in lûdsrapport, mits it folume wurdt hâlden op in ridlik nivo. Muzyk mei net sa hurd spile wurde dat it te hearren is yn apparteminten, op gefoelige lokaasjes of rûnom bûten it evenemintegebiet.

De buert yn de omkriten moat fan tefoaren ynformearre wurde oer it barren, itsij op it meidielingsboerd fan de wenningbouferiening of troch brievebusberjochten. Der moat ek rekken hâlden wurde mei gebieten dy't gefoelich binne foar it lûd fan de eveneminteomjouwing, lykas ferpleechhuzen, skoallen en tsjerken.

Miljeusintrum Sintraal Uusimaa is ferantwurdlik foar lûdsmeldingen yn it gebiet.

Mear ynformaasje oer de lûdsmelding kinne jo fine op de webside fan Miljeusintrum Sintraal Uusimaa.

Copyrights

It útfieren fan muzyk by eveneminten en eveneminten fereasket betelling fan Teosto's auteursrjochtkompensaasjefergoeding.

Jo kinne mear ynformaasje fine oer muzykprestaasjes en gebrûkslisinsjes op 'e webside fan Teosto.

Foods

Lytsere ûndernimmers, lykas partikulieren of hobbyklups, hoege gjin ferslach te meitsjen oer de lytse ferkeap of it tsjinjen fan iten. As profesjonele ferkeapers nei it evenemint komme, moatte se har eigen aktiviteiten melde by Miljeusintrum Sintraal Uusimaa. Tydlike tsjinstferlieningen wurde ferliend troch de regionale bestjoerlike autoriteit.

Mear ynformaasje oer fergunningen foar profesjonele fiedselferkeap fine jo op de webside fan Miljeusintrum Sintraal Uusimaa.

Rêdingsplan

De organisator moat in rêdingsplan foar it evenemint opstelle

• dêr't nei skatting op syn minst 200 minsken tagelyk oanwêzich wêze sille
• iepen flammen, fjoerwurk of oare pyrotechnyske produkten wurde brûkt, of fjoer en eksplosive gemikaliën wurde brûkt as spesjale effekten
• de ôfspraken foar it ferlitten fan it plak ferskille fan gewoanlik of de aard fan it barren soarget foar in spesjaal gefaar foar minsken.

By it bouwen fan it evenemint moat derfoar soargje dat der genôch romte is foar rêders en útgongers, in trochgong fan op syn minst fjouwer meter. De organisator fan it evenemint moat in kaart fan it gebiet sa krekt mooglik meitsje, dy't útdield wurdt oan alle partijen dy't belutsen binne by de bou fan it evenemint.

It rêdingsplan wurdt stjoerd nei de plysje, de helptsjinst en it evenemintepersoniel.

Mear ynformaasje oer evenemintefeiligens fine jo op de webside fan de rêdingstsjinst fan Sintraal Uusimaa.

Oarder kontrôle

As it nedich is, wurdt de feiligens tidens it evenemint kontrolearre troch oarders dy't beneamd wurde troch de organisator fan it evenemint. De plysje stelt in minimumlimyt yn foar it oantal oarders per evenemint.

Earste help

De organisator fan it evenemint hat de ferplichting om genôch EHBO-reewilligens te reservearjen foar it evenemint. Der is gjin ienriedich oantal EHBO-personiel foar in evenemint, dus it moat relatearre wurde oan it oantal minsken, risiko's en de grutte fan it gebiet. Eveneminten mei 200–2 minsken moatte in oanwiisde EHBO-offisier hawwe dy't op syn minst de EA 000-kursus of lykweardich hat foltôge. Oare EHBO-meiwurkers moatte foldwaande EHBO-feardigens hawwe.

Fersekeringen

De organisator fan it evenemint is ferantwurdlik foar eventuele ûngelokken. Sjoch asjebleaft al yn de planningsfaze út oft fersekering nedich is foar it evenemint en, sa ja, hokker soarte. Jo kinne dêroer freegje by de fersekering en de plysje.

Elektrisiteit en wetter

As jo ​​​​de lokaasje reservearje, fyn dan út oer de beskikberens fan elektrisiteit. Tink derom dat normaal in standert socket net genôch is, mar gruttere apparaten hawwe trije-faze stroom (16A) nedich. As iten ferkocht of betsjinne wurdt op it evenemint, moat der ek wetter beskikber wêze op it plak. Jo moatte freegje oer de beskikberens fan elektrisiteit en wetter by de hierder fan it plak.

Ynformearje oer de beskikberens fan elektrisiteit en wetter yn 'e bûtenromten fan Kerava, lykas kaaien foar elektryske kasten en wetterpunten fan' e ynfrastruktuertsjinsten fan Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kader

Foar it evenemint binne faak ferskate struktueren nedich, lykas in poadium, tinten, luifels en húskes. It is de ferantwurdlikens fan 'e eveneminteorganisator om te soargjen dat de struktueren sels ûnferwachte waarferskynsels en oare lesten dy't op har pleatst kinne ferneare kinne. Soargje der bygelyks foar dat de tinten en luifels passende gewichten hawwe.

Offalbehear, skjinmeitsjen en recycling

Tink oer wat foar jiskefet wurdt generearre by it evenemint en hoe't jo soargje foar recycling it. De organisator fan it barren is ferantwurdlik foar it ôffalbehear fan it evenemint en it dêropfolgjende skjinmeitsjen fan ôffalgebieten.

Soargje der asjebleaft foar dat d'r toiletten binne yn it evenemintegebiet en dat jo it gebrûk ôfpraat hawwe mei de romtebehearder. As der gjin fêste húskes yn it gebiet binne, moatte jo dy hiere.

Jo kinne krije mear ynformaasje oer ôffal behear easken by eveneminten út Kerava ynfrastruktuer tsjinsten: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Teken

It evenemint moat buorden hawwe foar de húskes (ynklusyf handikapte húskes en berne-opfang) en de EHBO-post. Smokingsgebieten en net-smokersgebieten moatte ek apart yn it gebiet markearre wurde. Markearring fan parkearplakken en begelieding dêrfoar moatte rekken holden wurde by de grutste eveneminten.

Fûn guod

De organisator fan it evenemint moat soargje foar it fûn guod en planje har ûntfangst en trochstjoering.

Frijheid

Tagonklikheid makket gelikense dielname fan minsken oan it evenemint mooglik. Dêr kin bygelyks rekken mei hâlden wurde op podia reservearre foar minsken mei in beheinde mobiliteit of op plakken dy't op oare wizen foar harren reservearre binne. It is ek in goed idee om tagonklikensynformaasje ta te foegjen oan evenemintesiden. As it evenemint net barriêrefrij is, tink dan asjebleaft om ús fan tefoaren te melden.

Jo kinne ynstruksjes fine foar it organisearjen fan in tagonklik evenemint op 'e webside fan' e Invalidiliito.

Eventmarketing moat dien wurde mei meardere kanalen. Tink nei wa't ta de doelgroep fan it evenemint heart en hoe't jo dy it bêste berikke kinne.

Marketing kanalen

Kerava's evenemintekalinder

Oankundigje it evenemint op 'e tiid yn' e evenemintekalinder fan Kerava. De evenemintekalinder is in fergees kanaal dat alle partijen dy't eveneminten yn Kerava organisearje kinne brûke. It brûken fan 'e kalinder fereasket registraasje as brûker fan' e tsjinst as bedriuw, mienskip as ienheid. Sadree't jo hawwe registrearre, kinne jo publisearje eveneminten yn de kalinder.

Link nei de foarside fan de evenemintekalinder.

Koarte ynstruksjefideo oer registraasje (events.kerava.fi).

Koarte ynstruksjefideo oer it meitsjen fan in evenemint (YouTube)

Eigen kanalen en netwurken

• webside
• sosjale media
• e-postlisten
• nijsbrieven
• kanalen fan eigen belanghawwenden en partners
• posters en folders

It útdielen fan posters

Posters moatte breed ferspraat wurde. Jo kinne se diele op 'e folgjende plakken, bygelyks:

• it plak en de omlizzende gebieten
• Kerava bibleteek
• Sampola's ferkeappunt
• De meidielingsbuorden fan de fuotgongersstrjitte Kauppakaare en Kerava-stasjon.

Jo kinne de kaaien liene foar de meidielingsbuorden fan 'e fuotgongersstrjitte Kauppakaari en it Kerava-stasjon mei in kwitânsje fan' e klanttsjinst fan 'e stêdsbibleteek. De kaai moat fuortendaliks nei gebrûk weromjûn wurde. Posters yn A4- of A3-grutte kinne wurde eksportearre nei notysjebuorden. De posters sitte ûnder in plestik flap, dy't automatysk tichtgiet. Jo hawwe gjin tape of oare fixaasjeapparaten nedich! Nim asjebleaft jo posters fan 'e planken nei jo evenemint.

Oare buorkerijbuorden binne bygelyks te finen yn Kannisto en by sportpark Kaleva en neist de K-winkel fan Ahjo.

Media gearwurking

It is de muoite wurdich om oer it evenemint te kommunisearjen mei de lokale media en, ôfhinklik fan de doelgroep fan it evenemint, nei de lanlike media. Stjoer in mediaferzje of bied in ôfmakke ferhaal oan as it eveneminteprogramma wurdt publisearre of as it oankomt.

Lokale media kinne ynteressearje yn it evenemint, bygelyks Keski-Uusimaa en Keski-Uusimaa Viikko. Lanlike media moatte benadere wurde, bygelyks kranten en tydskriften, radio- en televyzjekanalen en online media. It is ek de muoite wurdich om nei te tinken oer gearwurking mei ynfloeders op sosjale media en ynhâldprodusinten geskikt foar it evenemint.

Kommunikaasje gearwurking mei de stêd

De stêd Kerava stjoert periodyk lokale eveneminten út op har eigen kanalen. It evenemint moat wurde tafoege oan de mienskiplike evenemintekalinder, wêrfan de stêd it evenemint, as it mooglik is, dielt op har eigen kanalen.

Jo kinne kontakt opnimme mei de kommunikaasje-ienheid fan 'e stêd oer mooglike kommunikaasjegearwurking: viestinta@kerava.fi.

Oantsjutting fan projektmanager of evenemint produsint

• Diele ferantwurdlikheden
• Meitsje in evenemint plan

Finânsjes en budzjet

• Betelle of fergees evenemint?
• Kaartferkeap
• Subsydzjes en beurzen
• Partners en sponsors
• Oare metoaden foar fundraising

Event fergunnings en kontrakten

• Fergunningen en notifikaasjes (lângebrûk, plysje, brânwacht, lûdsfergunning ensafuorthinne): alle partijen ynformearje
• Kontrakten (hier, poadium, lûd, artysten ensafuorthinne)

Event skema's

• Konstruksje skema
• Programma skema
• Demontage skema

Event ynhâld

• Programma
• Dielnimmers
• Performers
• Presintator
• Gasten útnoege
• Media
• Servings

Feiligens en risikobehear

• Risiko ynskatting
• Rêding en feiligens plan
• Oarder kontrôle
• Earste help
• Beskermje
• Fersekeringen

Venue

• Kader
• Accessories
• Sound reproduksje
• Ynformaasje
• Teken
• Ferkear kontrôle
• Map

Kommunikaasje

• Kommunikaasje plan
• Website
• Sosjale media
• Posters en Flyers
• Media releases
• Betelle reklame
• Klantynformaasje, bygelyks oankomst- en parkearynstruksjes
• Kanalen fan gearwurkingspartners en belanghawwenden

Skjinens en omjouwing fan it evenemint

• Toiletten
• Jiskefet konteners
• Fuorthelje

Arbeiders en arbeiders út Talkoo

• Induction
• Wurkplichten
• Wurk ferskowings
• Meals

Finale evaluaasje

• Sammelje feedback
• It jaan fan feedback oan dyjingen dy't meidien hawwe oan de útfiering fan it evenemint
• Media monitoring