દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન

માહિતી, મિનિટ, નકલો અથવા અન્ય પ્રિન્ટઆઉટની સામાન્ય જોગવાઈ માટે પ્રથમ પૃષ્ઠ માટે EUR 5,00 અને દરેક અનુગામી પૃષ્ઠ માટે EUR 0,50 ની ફી લેવામાં આવે છે.

વિશેષ પગલાં, દસ્તાવેજ, નકલ અથવા અન્ય પ્રિન્ટઆઉટની જરૂર હોય તેવી માહિતી પ્રદાન કરવા માટે, એક નિશ્ચિત મૂળભૂત ફી વસૂલવામાં આવે છે, જે માહિતી શોધની મુશ્કેલીના આધારે નીચે પ્રમાણે માપવામાં આવે છે:

• સામાન્ય માહિતી શોધ (કામનો સમય 2 કલાક કરતા ઓછો) 30 યુરો
• માગણી માહિતી શોધ (કામનો સમય 2 - 5 કલાક) 60 યુરો અને
• ખૂબ જ માંગણીવાળી માહિતી શોધ (5 કલાકથી વધુ વર્કલોડ) 100 યુરો.

મૂળભૂત ફી ઉપરાંત, પૃષ્ઠ દીઠ ફી લેવામાં આવે છે. અરજન્ટ કેસમાં ડોક્યુમેન્ટ ફી દોઢ ગણા વસૂલવામાં આવી શકે છે.

દરેકને સત્તાધિકારની પ્રવૃત્તિઓના પ્રચાર પરના અધિનિયમ (621/1999) અનુસાર સત્તાવાળાના જાહેર દસ્તાવેજ વિશેની માહિતી મેળવવાનો અધિકાર છે.

સાર્વજનિક સામગ્રી પરની માહિતી માટેની વિનંતીને યોગ્ય ઠેરવવાની જરૂર નથી, અને માહિતીની વિનંતી કરનાર વ્યક્તિએ માહિતીનો ઉપયોગ શેના માટે કરવામાં આવશે તે જણાવવાની જરૂર નથી. આવી વિનંતીઓ મુક્તપણે કરી શકાય છે, ઉદાહરણ તરીકે ટેલિફોન અથવા ઈ-મેલ દ્વારા. કેરાવા શહેરના દસ્તાવેજો સંબંધિત માહિતી માટેની વિનંતીઓ આ બાબત માટે જવાબદાર ઓફિસ ધારક અથવા ડોમેનને સીધી નિર્દેશિત કરવામાં આવે છે.

જો જરૂરી હોય તો, તમે શહેરના રજિસ્ટ્રી ઑફિસમાંથી વિવિધ સત્તાવાળાઓના ડોમેન્સ અને ત્યાં પ્રક્રિયા કરાયેલ ડેટા સામગ્રી વિશે સલાહ મેળવી શકો છો.

શહેરની રજિસ્ટ્રી ઑફિસનો kirjaamo@kerava.fi પર ઈમેલ દ્વારા અથવા 09 29491 પર ફોન દ્વારા સંપર્ક કરી શકાય છે.

દસ્તાવેજ શોધવાનું સરળ બનાવવા માટે શક્ય તેટલી ચોક્કસ રીતે માહિતીની વિનંતીનો ઉલ્લેખ કરવો એ સારો વિચાર છે. માહિતી માટેની વિનંતીને એવી રીતે ઓળખવી જોઈએ કે તે સ્પષ્ટ થાય કે વિનંતી કયા દસ્તાવેજ અથવા દસ્તાવેજોની ચિંતા કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમારે હંમેશા દસ્તાવેજની તારીખ અથવા શીર્ષક જણાવવું જોઈએ જો તે જાણીતું હોય. સિટી ઓથોરિટી માહિતીની વિનંતી કરનાર વ્યક્તિને તેમની વિનંતીને મર્યાદિત કરવા અને સ્પષ્ટ કરવા માટે કહી શકે છે.

જ્યારે તમે દસ્તાવેજોને માહિતીની વિનંતીને લક્ષ્યાંકિત કરો છો, ત્યારે માહિતીની ઓળખ કરી શકાય છે, ઉદાહરણ તરીકે, રજિસ્ટર અથવા સેવાનું નામ જેમાં દસ્તાવેજ શામેલ છે, તેમજ દસ્તાવેજના પ્રકાર (અરજી, નિર્ણય, ચિત્ર, બુલેટિન) વિશેની માહિતી. શહેરનું દસ્તાવેજ પ્રચાર વર્ણન દસ્તાવેજ પ્રચાર વર્ણન પૃષ્ઠ પર મળી શકે છે. વિનંતીનો ઉલ્લેખ કરવા માટે, જો જરૂરી હોય તો, શહેરના ડોમેનનો સંપર્ક કરો જેના દસ્તાવેજ પ્રશ્નમાં છે.

સત્તાધિકારીના દસ્તાવેજોમાં એવી માહિતીનો પણ સમાવેશ થાય છે જે કાયદા દ્વારા અમુક શરતો હેઠળ જ આપી શકાય છે અને જેના માટે સત્તાધિકારીએ તે માહિતી વિનંતીકર્તાને આપી શકાય કે કેમ તે ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે. આ, ઉદાહરણ તરીકે, પ્રચાર અધિનિયમ અથવા વિશેષ કાયદા હેઠળ ગુપ્ત રાખવામાં આવેલી માહિતીને લાગુ પડે છે.

પ્રચાર અધિનિયમ મુજબ, જે વ્યક્તિનો અધિકાર, હિત અથવા જવાબદારી આ બાબતથી પ્રભાવિત થાય છે તે બાબતને સંભાળતી અથવા સંભાળતી સત્તાધિકારી પાસેથી બિન-જાહેર દસ્તાવેજની સામગ્રી વિશેની માહિતી મેળવવાનો અધિકાર છે, જે અસર કરી શકે છે અથવા કરી શકે છે. તેના કેસના સંચાલન પર. જ્યારે કોઈ ગોપનીય દસ્તાવેજ અથવા દસ્તાવેજો વિશેની માહિતીની વિનંતી કરતી વખતે, જેના વિશેની માહિતી ફક્ત અમુક શરતો હેઠળ જ બહાર પાડી શકાય છે, ત્યારે દસ્તાવેજની વિનંતી કરનાર વ્યક્તિએ માહિતીના ઉપયોગનો હેતુ જણાવવો જોઈએ અને તેમની ઓળખ ચકાસવામાં સમર્થ હોવા જોઈએ. તમે ઇલેક્ટ્રોનિક ફોર્મ શોધી શકો છો અહીંથી. ઈલેક્ટ્રોનિક ઓળખ વિના કરવામાં આવેલી માહિતી માટેની વિનંતીઓ માન્ય સત્તાવાર ફોટો આઈડી કાર્ડ સાથે કરવી જોઈએ કેરાવા ટ્રાન્ઝેક્શન પોઈન્ટ પર.

જ્યારે દસ્તાવેજનો માત્ર એક ભાગ જ સાર્વજનિક હોય, ત્યારે વિનંતી કરાયેલ માહિતી દસ્તાવેજના જાહેર ભાગમાંથી આપવામાં આવે છે જેથી ગુપ્ત ભાગ જાહેર ન થાય. દસ્તાવેજની વિનંતી કરનારને વધારાની માહિતી માટે પૂછી શકાય છે જો તેને માહિતી સોંપવા માટેની શરતો સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર હોય.

સાર્વજનિક દસ્તાવેજ વિશેની માહિતી શક્ય તેટલી વહેલી તકે પૂરી પાડવામાં આવશે, માહિતી માટે વિનંતી કરવામાં આવે તેના બે અઠવાડિયા પછી નહીં. જો માહિતી વિનંતિની પ્રક્રિયા અને નિરાકરણ માટે વિશેષ પગલાં અથવા સામાન્ય કરતાં મોટા વર્કલોડની જરૂર હોય, તો દસ્તાવેજ વિશેની માહિતી પ્રદાન કરવામાં આવશે અથવા નવીનતમ માહિતીની વિનંતી કરવામાં આવે તેના એક મહિનાની અંદર મામલો ઉકેલવામાં આવશે.

EU જનરલ ડેટા પ્રોટેક્શન રેગ્યુલેશન મુજબ, વ્યક્તિગત ડેટાના નિરીક્ષણ માટેની વિનંતી અને ખોટા ડેટાને સુધારવા માટેની વિનંતીનો જવાબ અયોગ્ય વિલંબ વિના અને વિનંતી પ્રાપ્ત થયાના એક મહિના કરતાં વધુ સમય પછી આપવો આવશ્યક છે. સમય વધુમાં વધુ બે મહિના સુધી વધારી શકાય છે.

વિનંતી કરેલી માહિતીની પ્રકૃતિ, અવકાશ અને સ્વરૂપના આધારે, શહેર વિનંતી કરેલી માહિતીને ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે, કાગળ પર અથવા સાઇટ પર આપી શકે છે.

ડેટા મેનેજમેન્ટ યુનિટે ડેટા મેનેજમેન્ટ એક્ટ (906/2019) ની કલમ 28 અનુસાર ડેટા રિઝર્વનું વર્ણન અને કેસ રજિસ્ટર જાળવવું આવશ્યક છે. કેરાવા શહેર કાયદામાં ઉલ્લેખિત માહિતી વ્યવસ્થાપન એકમ તરીકે કાર્ય કરે છે.

આ વર્ણનની મદદથી, કેરાવા શહેરના ગ્રાહકોને જણાવવામાં આવે છે કે શહેર કેવી રીતે ડેટા મટિરિયલનું સંચાલન કરે છે જે સત્તાધિકારીના કેસ પ્રોસેસિંગ અને સેવાની જોગવાઈમાં બનાવવામાં આવે છે. વર્ણનનો ધ્યેય ગ્રાહકોને માહિતી વિનંતીની સામગ્રીને ઓળખવામાં અને માહિતી વિનંતીને યોગ્ય પક્ષને નિર્દેશિત કરવામાં મદદ કરવાનો છે.

દસ્તાવેજ પ્રચાર વર્ણન એ પણ જણાવે છે કે સેવાઓનું ઉત્પાદન કરતી વખતે અથવા બાબતોનું સંચાલન કરતી વખતે શહેર કેટલી હદ સુધી ડેટા પર પ્રક્રિયા કરે છે. શહેરમાં કયા ડેટા અનામત છે તેની માહિતી મેળવવાની શક્યતા વહીવટની પારદર્શિતાને સેવા આપે છે.