Interni nadzori grada Kerave su završeni – sada je vrijeme za razvojne mjere

Grad Kerava najavio je u prosincu 2023. da će započeti internu reviziju nabave vezane uz skakanje s trske i kupnju pravnih usluga. Cilj interne revizije bio je utvrditi jesu li nabave koje provodi grad Kerava provodile pravilno iu skladu sa zakonima i propisima.

Internu reviziju provela je BDO Oy, revizorska tvrtka specijalizirana za financije javne uprave i administrativne usluge. Interna revizija koju je proveo BDO sada je završena, a izvješća su razmatrana na sjednici Gradskog vijeća 25.3.2024. ožujka XNUMX.

Kupnja skoka s motkom

BDO je proveo inspekciju projekta skoka s motkom industrije obrazovanja i nastave iz 2023. Osim toga, na zahtjev grada, pregledan je gradski projekt dobrobiti radnika iz 2019. godine.

Provjera je izvršena uvidom u fakturni materijal u cijelosti i razgovorom s osobom koja je sudjelovala u nabavi. Cilj revizije bio je procijeniti zakonsku usklađenost naručitelja kao i usklađenost s pravilima i primjerenost postupaka.

Revizija je kao podlogu za ocjenu koristila interne upute općine, kao što su Priručnik o nabavi i Upute za malu nabavu, Zakon o nabavi i Zakon o upravi te prakse unutarnje kontrole i dobrog upravljanja.

Ključna zapažanja o nabavi za skok s motkom

U nadzoru je utvrđeno da su u nabavama provedenim u 2023. godini uočeni nedostaci u poštivanju uputa za nabavu i Zakona o nabavi te u donošenju odluka o nabavi.

BDO je u svom biltenu objavljenom 15.2.2024. veljače XNUMX. bio na istom tragu kao i Finska uprava za tržišno natjecanje i zaštitu potrošača: inspekcija nije dala jasne razloge za podjelu kupnje skoka s motkom u dvije nabave, već se radi o jednom subjektu za nabavu koji bi trebao raspisani su na natječaju.

Prijedlozi razvoja predstavljeni u izvješću

BDO preporučuje gradu Kerava da razvije unutarnju kontrolu.

Gradu se preporučuje da kao jedinstveni subjekt raspisuje natječaje za žongliranje štapom i usluge socijalne skrbi te da izradi postupke koji pružaju dovoljno jamstva da su sve gradske nabave u skladu sa zakonom o javnoj nabavi.

Osim toga, BDO preporučuje gradu Kerava da izradi procedure koje pružaju dovoljno jamstva da se zakon o javnoj nabavi poštuje u svim procesima gradske nabave. Osim toga, savjetuje se pridržavanje internih gradskih uputa u postupcima nabave, a za sve nabave veće od 9 eura donosi se odluka o nabavi u skladu s gradskim smjernicama male nabave.

Nabava pravnih usluga

BDO je izvršio reviziju kupnje pravnih usluga grada Kerave od Roschier Asiajatoimisto Oy za godine 2019.–2023. Provjera je obavljena na temelju zaprimljenog fakturnog materijala te razgovorom s osobama uključenim u nabavu odvjetničkih usluga.

Cilj je bio saznati poštuje li grad Kerava svoje interne smjernice nabave, smjernice male nabave, zakon o nabavi i dobre prakse unutarnje kontrole. Osim toga, cilj je bio istaknuti razvojne ciljeve.

Ključna zapažanja o nabavi pravnih usluga

BDO u svom izvješću navodi da postoji razvoj unutarnje kontrole grada i poštivanje načela dobrog upravljanja u svim aspektima ciljeva inspekcije.

U izvješću se navodi da iako je Grad Kerava kroz cijelo revizijsko razdoblje nabavljao odvjetničke usluge od istog dobavljača bez nadmetanja, nabava odvjetničkih usluga u pojedinačnim slučajevima nije prekoračila limit nabave iz Zakona o javnoj nabavi.

Grad Kerava s odvjetničkim društvom nije sklopio pisani ugovor o nabavi niti pismo o ustupanju, a usluge su u razdoblju nadzora nabavljane od istog pružatelja usluga uglavnom bez zahtjeva za nadmetanjem i odluke o nabavi.

Prema priručniku o nabavi grada Kerave, za nabavu se mora sastaviti pisani ugovor o nabavi, koji definira predmet zadatka, uvjete nabave i odgovornosti različitih sudionika. Nabava odvjetničkih usluga bila je u skladu sa zakonom, ali nije u svemu u skladu s gradskim pravilnikom o nabavi.

Prijedlozi razvoja predstavljeni u izvješću

BDO preporučuje gradu da razmotri raspisivanje natječaja za pravne usluge, čak i ako zasebni zadaci ne prelaze ograničenje nabave prema Zakonu o javnoj nabavi.

U izvješću se preporučuje da Kerava slijedi gradske smjernice male nabave. Osim toga, apelira se na grad da ubuduće od pružatelja usluga zahtijeva dovoljno točne raščlambe računa za kupnju pravnih usluga. Grad mora slijediti vlastite interne smjernice pri donošenju odluka o nabavi i sklapanju ugovora.

Gradu se također preporuča da obrati pozornost na to da se prilikom nabave odvjetničkih usluga sastavlja pisani ugovor ili zadaća te odgovarajuće odluke o nabavi. U odluci o nabavi mora biti navedeno ako se radi o uslugama pravnog zastupnika koje nisu u skladu sa Zakonom o javnoj nabavi.

Što ćemo učiniti?

Grad Kerava vrlo ozbiljno shvaća nedostatke iznesene u inspekcijskom izvješću. Pogreške se ispravljaju i iz njih se izvlače lekcije na svim razinama organizacije.

„Ispričavam se u ime cijelog gradskog rukovodstva što smo imali propuste u internoj kontroli i poštivanju uputa o nabavi, kao i što smo podbacili u komunikaciji. Pobrinut ću se da se sve razvojne mjere odmah provedu u djelo“, gradonačelnik Kirsi Rontu Države.

Konkretne mjere

Grad će izvršiti sljedeće izmjene u svom poslovanju:

• Izrađujemo procedure kako bismo osigurali da se interne gradske smjernice slijede u svim postupcima nabave.
• Osiguravamo da gradske pravne službe imaju odgovarajuće resurse.
• Sve kupnje vanjskih pravnih usluga moraju odobriti gradske pravne službe. Pravna služba Grada koordinira svu nabavu pravnih usluga izvan grada i procjenjuje hoće li se stvar rješavati kao interni posao ili kao kupnja vanjske usluge.
• Kada je potrebna vanjska pravna ekspertiza, usluge se uglavnom natječu. Pogledajmo mogućnost raspisivanja okvirnog ugovora za pravne usluge.
• Pripremili smo vodič o odlukama o nabavi, ugovorima o cesiji i praćenju troškova kupnje pravnih usluga.
• Razvijamo unutarnju kontrolu i osiguravamo poštivanje uputa angažiranjem vlastitog internog revizora.
• Osiguravamo resurse jedinice za nabavu kako bi djelatnici grada dobili potrebnu podršku u nabavi.
• Ažuriramo gradski priručnik za nabavu i osiguravamo da se može koristiti.
• Ažuriramo i objedinjujemo upute za obradu kupovnih računa u jedan dokument.
• Upute o nadzoru i praćenju troškova tijekom trajanja ugovora uključujemo u priručnik za nabavu i u upute za rukovanje računima.
• Istražujemo mogućnost proširenja upotrebe identifikatora izračuna na sve nabave kako bismo olakšali praćenje troškova.
• Projekte i pilote imenujemo jasnim vlasnikom. Vlasnik je odgovoran osigurati da su potrebne odluke donesene, da su donesene ispravno i da se provodi praćenje troškova.
• Svi koji sudjeluju u nabavi prolaze obuku za nabavu. Sadržaj novih i ažuriranih uputa također se pregledava na treninzima.
• Gradske povjerenike obučavamo o pravu nabave i svestranom korištenju povjereničkog portala.
• Razvijamo metode rada kako bi povjerenici bolje koristili odluke. Iznosi u eurima također se moraju pojaviti u popisima odluka.
• Povjerenike informiramo aktivno i ažurno.
• Dokumentiranje istraga koje su dovele do odluka obavlja se u pisanom obliku.
• Administrativno pravilo se revidira s obzirom na ograničenja nabave.
• Gradsko poglavarstvo obvezuje Povjerenstvo za obrazovanje da ocijeni raspisivanje natječaja za socijalni paket.

“Osim ovih, cilj je poboljšati komunikacijske vještine cijele organizacije i povećati transparentnost”, obećava Rontu.

Gradsko poglavarstvo Kerava smatra dostatnim mjere razvoja grada

Gradsko poglavarstvo Kerava pomno je proučilo izvješća inspekcija i planove djelovanja gradskog rukovodstva za sanaciju situacije te ih u cijelosti prihvatilo.

„Na temelju izvješća inspekcija vodili smo kritičku, ali ujedno i konstruktivnu raspravu o potrebnim razvojnim mjerama. Gradsko poglavarstvo razvojne mjere koje je gradsko vodstvo predstavilo smatra dostatnim. Pripremili smo i priopćenje o mjerama gradskih vlasti za povećanje otvorenosti i transparentnosti odlučivanja. Ovim akcijama zajedno ćemo razvijati grad u pravom smjeru“, rekao je dopredsjednik koji je vodio sjednicu Gradskog odbora. Iiro Silvander iznos.

Izvješća interne revizije možete pogledati u privitcima:

Interna revizija Grada Kerave za nabave za skok s motkom za 2024. (pdf)
Interna revizija grada Kerave 2024. o nabavi pravnih usluga (pdf)

Davatelji dodatnih informacija:

Pitanja vezana uz razvojne mjere: gradonačelnica Kirsi Rontu. Pošaljite svoja pitanja voditeljici komunikacija Pauliini Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Pitanja vezana uz internu reviziju: gradski službenik Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322