Завршени се внатрешните контроли на градот Керава - сега е време за развојни мерки

Градот Керава во декември 2023 година објави дека ќе започне внатрешна ревизија на набавките поврзани со скокање со трска и купување на правни услуги. Целта на внатрешната ревизија беше да се открие дали набавките што ги направил градот Керава се правилно извршени во согласност со законите и прописите.

Внатрешната ревизија ја изврши БДО Ој, која е ревизорска куќа специјализирана за финансии на јавната администрација и административни услуги. Внатрешната ревизија спроведена од БДО сега е завршена, а извештаите се разгледани на седницата на градскиот совет на 25.3.2024 март XNUMX година.

Набавки за скок со стап

БДО изврши увид во проектот за скокање со стап на образовната и наставната индустрија од 2023 година. Дополнително, на барање на градот беше увид и проектот за професионална благосостојба на градот од 2019 година.

Увидот е извршен со увид во целост на фактурниот материјал и со разговор со лицето инволвирана во набавката. Целта на ревизијата беше да се оцени правната усогласеност на набавувачот како и усогласеноста со правилата и соодветноста на постапките.

Основата за евалуација беа внатрешните упатства на општината, како што се прирачникот за набавки и упатствата за мали набавки, Законот за набавки и Законот за администрација, како и практиките за внатрешна контрола и добро владеење.

Клучни согледувања за набавките на скок со стап

Во увидот констатирано е дека кај набавките извршени во 2023 година има недостатоци во почитувањето на упатството за набавки и Законот за набавки, како и во донесувањето на одлуките за набавка.

БДО беше на иста линија како и Финската управа за конкуренција и потрошувачи во својот билтен објавен на 15.2.2024 февруари XNUMX година: инспекцијата не даде јасни оправдувања за поделба на набавката на скок со стап на две набавки, но тоа е единствен субјект за набавка кој треба да има е ставен на тендер.

Предлозите за развој презентирани во извештајот

БДО му препорачува на градот Керава да развие внатрешна контрола.

На градот му се препорачува да понуди тендер за набавка на скок со стап и услуги за социјална заштита како единствен субјект и да подготви постапки кои обезбедуваат доволно уверување дека сите градски набавки се усогласени со законот за јавни набавки.

Дополнително на ова, БДО му препорачува на градот Керава да подготви процедури кои обезбедуваат доволно уверување дека законот за јавни набавки се почитува во сите процеси на набавки во градот. Дополнително, се советува да се следат внатрешните инструкции на градот во процесите на набавки, а за сите набавки кои надминуваат 9 евра, се донесува одлука за набавка во согласност со насоките за мали набавки на градот.

Набавка на правни услуги

BDO изврши ревизија на набавките на правни услуги на градот Керава од Roschier Asiajatoimisto Oy за годините 2019–2023 година. Увидот е извршен врз основа на добиениот фактурен материјал и со разговор со лицата вклучени во набавката на правни услуги.

Целта беше да се открие дали градот Керава ги следел своите внатрешни упатства за набавки, упатствата за мали набавки, актот за набавки и добрите практики на внатрешна контрола. Покрај тоа, целта беше да се истакнат развојните цели.

Клучни забелешки за набавка на правни услуги

БДО во својот извештај наведува дека има развој во внатрешната контрола на градот и почитување на принципите на добро владеење во сите аспекти на целите на инспекцијата.

Во извештајот се наведува дека иако градот Керава набавувал правни услуги од истиот добавувач во текот на целиот ревизорски период без тендер, набавката на правни услуги не го надминала лимитот за набавки од Законот за набавки во поединечни случаи.

Градот Керава нема склучено писмен договор за набавка или писмо за задача со адвокатската канцеларија, а услугите се купени во текот на периодот на инспекција од истиот давател на услуги главно без барање за тендер и одлука за набавка.

Според прирачникот за набавки на градот Керава, за набавката мора да се состави писмен договор за набавка, кој го дефинира предметот на задачата, условите за набавка и одговорностите на различните актери. Набавките за правни услуги биле во согласност со законот, но не биле во согласност со градскиот прирачник за јавни набавки во сите погледи.

Предлозите за развој презентирани во извештајот

БДО препорачува градот да размисли за тендерирање правни услуги, дури и ако одделните задачи не го надминуваат лимитот за набавки од Законот за набавки.

Извештајот препорачува Керава да ги следи насоките за малите набавки на градот. Дополнително, се повикува градот да бара од давателот на услугата да обезбеди доволно прецизни дефекти на фактурите за купување на правни услуги во иднина. Градот мора да ги следи сопствените внатрешни насоки кога донесува одлуки за набавки и договори.

На градот му се препорачува да внимава и на тоа дека при набавка на правни услуги се составува писмен договор или отказ и соодветни решенија за набавка. Во одлуката за набавка мора да биде наведено ако прашањето се однесува на правни застапнички услуги кои не се усогласени со Законот за набавки.

Што ќе правиме?

Градот Керава многу сериозно ги сфаќа недостатоците изнесени во извештајот од инспекцискиот надзор. Грешките се коригираат и од нив се извлекуваат поуки на сите нивоа на организацијата.

„Во име на целото градско раководство се извинувам што имавме пропусти во внатрешната контрола и почитување на упатствата за набавки, како и тоа што потфрливме во комуникацијата. Ќе се погрижам веднаш да се применат сите развојни мерки“, градоначалникот Кирси Ронту државите.

Конкретни мерки

Градот ќе ги направи следните промени во своето работење:

• Изготвуваме процедури за да се осигураме дека внатрешните насоки на градот се почитуваат во сите процеси на набавки.
• Обезбедуваме дека правните услуги на градот се со соодветни ресурси.
• Сите надворешни набавки на правни услуги мора да бидат одобрени од градските правни служби. Правните служби на градот ги координираат сите набавки на правни услуги надвор од градот и прават проценка дали проблемот се постапува како домашна работа или како надворешна набавка на услуга.
• Кога е потребна надворешна правна експертиза, услугите во основа се тендерираат. Ајде да ја дознаеме можноста за тендерирање на рамковниот договор за правни услуги.
• Подготвивме водич за одлуки за набавки, договори за отстапување и следење на трошоците за набавки на правни услуги.
• Ние развиваме внатрешна контрола и обезбедуваме усогласеност со инструкциите со ангажирање на сопствен внатрешен ревизор.
• Ги обезбедуваме ресурсите на единицата за набавки за вработените во градот да ја добијат потребната поддршка при набавките.
• Го ажурираме прирачникот за градски набавки и се уверуваме дека може да се користи.
• Ги ажурираме и составуваме упатствата за обработка на фактурите за купување во еден документ.
• Во прирачникот за набавка и во упатствата за постапување со фактурите за набавка ги вклучуваме упатствата за надзор и следење на трошоците за време на периодот на договорот.
• Ја истражуваме можноста за проширување на употребата на идентификаторот за пресметка на сите набавки за да се олесни следењето на трошоците.
• Проектите и пилотите ги именуваме како јасен сопственик. Одговорност на сопственикот е да се погрижи да се донесат потребните одлуки, да се донесат правилно и да се врши мониторинг на трошоците.
• Секој кој учествува во набавката добива обука за набавки. Во обуките се разгледува и содржината на новите и ажурирани упатства.
• Ги обучуваме градските управници за законот за набавки и разновидна употреба на порталот за доверители.
• Развиваме оперативни методи за одлуките подобро да ги користат доверителите. Износите во евра мора да се појават и во огласите за одлуки.
• Ги информираме доверителите активно и ажурирано.
• Документацијата на истрагите што довеле до одлуките се врши во писмена форма.
• Се ревидира административното правило во однос на ограничувањата за набавка.
• Градската власт го обврзува Одборот за образование да го оцени тендерот за пакетот социјална помош.

„Покрај овие, целта е да се подобрат комуникациските вештини на целата организација и да се зголеми транспарентноста“, ветува Ронту.

Градската управа на Керава смета дека мерките за развој на градот се доволни

Градската управа на Керава внимателно ги проучи извештаите од инспекцијата и акционите планови изготвени од раководниот тим на градот за да се поправи ситуацијата и ги одобри во целост.

„Врз основа на инспекциските извештаи имавме критичка, но во исто време и конструктивна дискусија за неопходните развојни мерки. Градската власт ги смета за доволни развојните мерки што ги презентира градското раководство. Подготвивме и соопштение за мерките на градската власт за зголемување на отвореноста и транспарентноста на одлучувањето. Со овие акции заедно ќе го развиваме градот во вистинска насока“, потпретседателот кој претседаваше со состанокот на градскиот одбор. Ииро Силвандер износ.

Извештаите за внатрешна ревизија можете да ги погледнете во приложените прилози:

Внатрешна ревизија на Керава Сити за набавки за скок со стап во 2024 година (pdf)
Внатрешна ревизија на градот Керава 2024 година за купување правни услуги (pdf)

Даватели на дополнителни информации:

Прашања поврзани со развојните мерки: градоначалник Кирси Ронту. Пратете ги вашите прашања до менаџерот за комуникации Паулиина Терво, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Прашања поврзани со внатрешната ревизија: градски службеник Тепо Верронен, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322