Notranji inšpekcijski nadzor mesta Kerava je bil končan – zdaj je čas za razvojne ukrepe

Mesto Kerava je decembra 2023 napovedalo, da bo začelo notranjo revizijo nakupov v zvezi s skakanjem s trsom in nakupi pravnih storitev. Cilj notranje revizije je bil ugotoviti, ali so bila javna naročila mesta Kerava izvedena pravilno in v skladu z zakoni in predpisi.

Notranjo revizijo je izvajalo podjetje BDO Oy, ki je specializirano revizijsko podjetje za finance in administrativne storitve javne uprave. Notranja revizija, ki jo izvaja BDO, je zdaj zaključena, poročila pa so bila obravnavana na seji mestnega sveta 25.3.2024. marca XNUMX.

Nakupi za skok s palico

BDO je opravil inšpekcijski pregled projekta skoka s palico izobraževalne in pedagoške industrije iz leta 2023. Poleg tega je bil na zahtevo mesta pregledan mestni projekt dobrega počutja v mestu iz leta 2019.

Nadzor je bil opravljen z vpogledom v fakturirano gradivo v celoti in z razgovorom z osebo, ki je sodelovala pri nabavi. Namen revizije je bil oceniti zakonsko ustreznost naročnika ter spoštovanje pravil in ustreznost postopkov.

Za osnovo pri ocenjevanju so bila uporabljena interna navodila občine, kot so Priročnik o javnih naročilih in Navodila za mala naročila, Zakon o javnem naročanju in Zakon o upravi ter praksa notranjega nadzora in dobrega upravljanja.

Ključne ugotovitve o javnih naročilih za skok s palico

V inšpekcijskem nadzoru je bilo ugotovljeno, da je pri javnih naročilih v letu 2023 prišlo do pomanjkljivosti pri upoštevanju navodil za javno naročilo in Zakona o javnem naročanju ter pri odločanju o javnih naročilih.

BDO je bil v svojem biltenu, objavljenem 15.2.2024. februarja XNUMX, na istem kot finski urad za konkurenco in varstvo potrošnikov: inšpekcija ni zagotovila jasnih utemeljitev za razdelitev nakupa skoka s palico na dva nakupa, vendar gre za enega samega naročnika, ki bi moral objavljen na razpisu.

Razvojni predlogi, predstavljeni v poročilu

BDO priporoča mestu Kerava, da razvije notranji nadzor.

Mestu priporočamo, da javno naročilo storitev skoka s palico in socialnovarstvenih storitev razpiše kot en subjekt ter pripravi postopke, ki zagotavljajo zadostno zagotovilo, da so vsa mestna naročila v skladu z zakonom o javnem naročanju.

Poleg tega BDO priporoča mestu Kerava, da pripravi postopke, ki zagotavljajo zadostno zagotovilo, da se v vseh postopkih javnega naročanja v mestu upošteva zakon o javnih naročilih. Poleg tega svetujejo upoštevanje internih navodil MOL pri javnih naročilih, pri čemer se za vsa naročila, ki presegajo 9 evrov, odloča o javnem naročanju v skladu s smernicami MOL za mala naročila.

Naročanje pravnih storitev

BDO je revidiral nakupe pravnih storitev mesta Kerava pri Roschier Asiajatoimisto Oy za leta 2019–2023. Nadzor je bil opravljen na podlagi prejetega fakturnega gradiva in z razgovorom z osebami, ki sodelujejo pri naročanju odvetniških storitev.

Cilj je bil ugotoviti, ali mesto Kerava upošteva interne smernice javnega naročanja, smernice malih javnih naročil, zakon o javnih naročilih in dobre prakse notranjega nadzora pri javnih naročilih. Poleg tega je bil cilj izpostaviti razvojne cilje.

Ključne ugotovitve o javnih naročilih pravnih storitev

BDO v svojem poročilu navaja, da se mestni notranji nadzor in skladnost z načeli dobrega upravljanja razvijata v vseh vidikih inšpekcijskih ciljev.

Poročilo navaja, da čeprav je mesto Kerava v celotnem revizijskem obdobju naročalo odvetniške storitve pri istem ponudniku brez razpisa, naročanje odvetniških storitev v posameznih primerih ni preseglo omejitev naročanja po zakonu o javnem naročanju.

Mesto Kerava z odvetniško pisarno nima sklenjene pisne pogodbe o oddaji naročila ali naročila, storitve pa so bile v inšpekcijskem obdobju naročene pri istem izvajalcu večinoma brez povpraševanja in odločitve o javnem naročilu.

V skladu s priročnikom o javnih naročilih mesta Kerava je treba za javno naročilo sestaviti pisno pogodbo o javnem naročilu, v kateri so opredeljeni predmet naročila, pogoji javnega naročila in odgovornosti različnih akterjev. Naročanje pravnih storitev je potekalo v skladu z zakonodajo, ni pa v vseh pogledih v skladu z mestnim priročnikom o javnih naročilih.

Razvojni predlogi, predstavljeni v poročilu

BDO mestu priporoča, naj razmisli o razpisu pravnih storitev, tudi če ločene naloge ne presegajo omejitve javnih naročil po Zakonu o javnih naročilih.

Poročilo priporoča, da Kerava sledi smernicam mesta za mala naročila. Poleg tega mesto pozivajo, da v prihodnje od izvajalca storitev zahteva dovolj natančne razčlenitve računov za nakupe pravnih storitev. Mesto mora pri sprejemanju odločitev o javnih naročilih in sklepanju pogodb upoštevati svoje interne smernice.

Mestu priporočajo tudi, naj bo pozoren na to, da se pri naročanju pravnih storitev sestavijo pisna pogodba oziroma nalog in ustrezne odločitve o naročanju. V odločitvi o javnem naročilu mora biti navedeno, če gre za storitve zakonitega zastopnika, ki niso v skladu z zakonom o javnem naročanju.

Kaj bomo storili?

Mesto Kerava zelo resno jemlje pomanjkljivosti, predstavljene v inšpekcijskem poročilu. Napake se popravljajo in iz njih se učijo na vseh ravneh organizacije.

»V imenu celotnega mestnega vodstva se opravičujem, da smo imeli pomanjkljivosti pri notranjem nadzoru in upoštevanju navodil javnega naročanja ter da nam je zatajila komunikacija. Poskrbel bom, da bodo vsi razvojni ukrepi takoj uresničeni«, je župan Kirsi Rontu države.

Konkretni ukrepi

Mestna občina bo v svojem poslovanju uvedla naslednje spremembe:

• Pripravljamo postopke, ki zagotavljajo upoštevanje internih smernic mesta v vseh postopkih javnega naročanja.
• Zagotavljamo, da imajo mestne pravne službe ustrezna sredstva.
• Vse nakupe zunanjih pravnih storitev morajo odobriti mestne pravne službe. Mestna pravna služba usklajuje vsa javna naročila pravnih storitev zunaj mesta in oceni, ali se zadeva obravnava kot interno delo ali kot zunanji nakup storitev.
• Kadar je potrebno zunanje pravno strokovno znanje, se storitve v bistvu razpišejo. Ugotovimo možnost oddaje okvirne pogodbe za pravne storitve.
• Pripravili smo vodnik o odločitvah o javnih naročilih, pogodbah o cesiji in spremljanju stroškov nakupa pravnih storitev.
• Razvijamo notranji nadzor in zagotavljamo skladnost z navodili z najemom lastnega notranjega revizorja.
• Zagotavljamo vire nabavne enote, da zaposleni v MOL dobijo potrebno podporo pri nabavi.
• Posodabljamo mestni priročnik za javna naročila in zagotavljamo, da ga je mogoče uporabiti.
• Navodila za obdelavo računov posodabljamo in združujemo v en dokument.
• Navodila o nadzoru in spremljanju stroškov v pogodbenem obdobju vključujemo v priročnik o nabavi in ​​v navodila za ravnanje z računi.
• Raziskujemo možnost razširitve uporabe identifikatorja izračuna na vsa javna naročila, da bi olajšali sledenje stroškom.
• Projekte in pilote imenujemo jasen lastnik. Lastnik je odgovoren, da zagotovi, da so potrebne odločitve sprejete, da so sprejete pravilno in da se izvaja spremljanje stroškov.
• Vsi, ki sodelujejo pri nabavi, so deležni usposabljanja za nabavo. Vsebino novih in posodobljenih navodil pregledamo tudi na izobraževanjih.
• Mestne skrbnike izobražujemo na področju javnega naročanja in vsestranske uporabe skrbniškega portala.
• Razvijamo metode delovanja, da skrbniki bolje uporabljajo odločitve. Zneski v evrih morajo biti navedeni tudi na seznamih odločb.
• Poverjenike obveščamo aktivno in ažurno.
• Dokumentiranje preiskav, ki so privedle do odločb, poteka pisno.
• Upravni predpis je pregledan v zvezi z omejitvami javnih naročil.
• Mestna vlada zavezuje svet za izobraževanje, da oceni razpis za socialni paket.

»Poleg teh je cilj še izboljšati komunikacijske sposobnosti celotne organizacije in povečati transparentnost,« obljublja Rontu.

Mestna oblast Kerava meni, da so razvojni ukrepi mesta zadostni

Mestna uprava Kerava je skrbno preučila inšpekcijska poročila in akcijske načrte, ki jih je pripravila mestna vodstvena ekipa za odpravo situacije, in jih v celoti odobrila.

»Na podlagi inšpekcijskih poročil smo imeli kritično, a hkrati konstruktivno razpravo o potrebnih razvojnih ukrepih. Mestna oblast meni, da so razvojni ukrepi, ki jih je predstavilo vodstvo mesta, zadostni. Pripravili smo tudi izjavo o ukrepih mestne oblasti za večjo odprtost in transparentnost odločanja. S temi dejanji bomo mesto skupaj razvijali v pravo smer,« je dejal podpredsednik, ki je vodil sejo mestnega odbora. Iiro Silvander znesek.

Poročila notranje revizije si lahko ogledate v priloženih priponkah:

Notranja revizija nabave za skok s palico v mestu Kerava za leto 2024 (pdf)
Notranja revizija mesta Kerava 2024 o nakupih pravnih storitev (pdf)

Ponudniki dodatnih informacij:

Vprašanja v zvezi z razvojnimi ukrepi: župan Kirsi Rontu. Vaša vprašanja pošljite vodji komunikacij Pauliini Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Vprašanja v zvezi z notranjo revizijo: mestni uradnik Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322