Завршене су унутрашње провере града Кераве – време је за развојне мере

Град Керава најавио је у децембру 2023. да ће започети интерну ревизију набавки у вези са скакањем од трске и набавком правних услуга. Циљ интерне ревизије је био да се утврди да ли су набавке града Керава спроведене уредно у складу са законима и прописима.

Интерну ревизију је извршила БДО Ои, ревизорска кућа специјализована за финансије јавне управе и административне услуге. Интерна ревизија коју је спровео БДО је завршена, а извештаји су разматрани на седници Градског већа 25.3.2024. марта XNUMX. године.

Куповина скокова с мотком

БДО је извршио увид у пројекат скакања с мотком образовне и наставне индустрије из 2023. Поред тога, на захтев града, извршен је увид у градски пројекат добробити на раду из 2019. године.

Провера је извршена увидом у фактурски материјал у целини и разговором са лицем укљученим у набавку. Циљ ревизије је био да се оцени усаглашеност закона од стране наручиоца као и усклађеност са правилима и прикладност процедура.

Ревизија је користила интерна упутства општине као основу за процену, као што су приручник за набавке и упутства за мале набавке, Закон о набавкама и Закон о управи, као и праксе унутрашње контроле и добре управе.

Кључна запажања о набавци скокова с мотком

У инспекцијском надзору је констатовано да је у набавкама извршеним у 2023. години дошло до недостатака у поштовању упутства о набавци и Закона о набавкама, као иу доношењу одлука о набавкама.

БДО је био на истој линији као и финска управа за заштиту конкуренције и потрошача у свом билтену објављеном 15.2.2024. фебруара XNUMX: инспекција није дала јасна оправдања за поделу куповине скокова с мотком на две куповине, али је то једно тело за набавку које би требало да има стављен на тендер.

Предлози развоја представљени у извештају

БДО препоручује граду Керава да развије интерну контролу.

Граду се препоручује да тендер за набавку скакања с мотком и услуга социјалне заштите као јединствен ентитет и да изради процедуре које дају довољну гаранцију да су све градске набавке у складу са законом о јавним набавкама.

Поред тога, БДО препоручује граду Керава да изради процедуре које пружају довољну гаранцију да се закон о јавним набавкама поштује у свим процесима градских набавки. Поред тога, саветује се да се у процесима набавки поштују интерна упутства града, а за све набавке веће од 9 евра доноси се одлука о набавци у складу са градским смерницама за мале набавке.

Набавка правних услуга

БДО је извршио ревизију куповине правних услуга града Кераве од Росцхиер Асиајатоимисто Ои за године 2019–2023. Инспекцијски надзор је извршен на основу примљеног фактурског материјала и интервјуисањем лица укључених у набавку правних услуга.

Циљ је био да се сазна да ли је град Керава поштовао своје интерне смернице за набавку, смернице за мале набавке, акт о набавкама и добре праксе интерне контроле у ​​набавкама. Поред тога, циљ је био да се истакну циљеви развоја.

Кључна запажања о набавци правних услуга

БДО у свом извештају наводи да постоји развој унутрашње контроле града и поштовање принципа доброг управљања у свим аспектима циљева инспекције.

У извештају се наводи да иако је град Керава набављао правне услуге од истог добављача током читавог периода ревизије без тендера, набавка правних услуга у појединачним случајевима није прекорачила ограничење набавке из Закона о набавкама.

Град Керава није закључио писмени уговор о набавци или уступку са адвокатском канцеларијом, а услуге су у току инспекцијског периода набављане од истог пружаоца услуга углавном без захтева за тендер и одлуке о набавци.

Према приручнику о набавкама града Кераве, за набавку мора бити састављен писмени уговор о набавци, који дефинише предмет задатка, услове набавке и одговорности различитих актера. Набавка правних услуга је била у складу са законом, али није у свему у складу са градским приручником о набавкама.

Предлози развоја представљени у извештају

БДО препоручује граду да размотри тендерисање правних услуга, чак и ако одвојени задаци не прелазе ограничење набавке из Закона о набавкама.

Извештај препоручује да Керава поштује градске смернице за мале набавке. Поред тога, град се позива да захтева од пружаоца услуга да обезбеди довољно тачне податке о фактурама за куповину правних услуга у будућности. Град мора да следи сопствене интерне смернице приликом доношења одлука о набавкама и уговора.

Граду се такође препоручује да обрати пажњу на то да се приликом набавке правних услуга сачињава писани уговор или задаћа и одговарајуће одлуке о набавци. У одлуци о набавци мора бити наведено ако се питање односи на услуге правног заступника које нису у складу са Законом о набавкама.

Шта ћемо да радимо?

Град Керава веома озбиљно схвата недостатке изнете у инспекцијском извештају. Грешке се исправљају и извлаче поуке на свим нивоима организације.

„У име целокупног руководства града, извињавам се због тога што смо имали недостатке у унутрашњој контроли и поштовању упутстава о набавкама, као и што смо заказали у комуникацији. Потрудићу се да се све развојне мере одмах спроведу у дело“, градоначелник Кирси Ронту државе.

Конкретне мере

Град ће извршити следеће промене у свом пословању:

• Састављамо процедуре како бисмо осигурали да се интерне смернице града поштују у свим процесима набавки.
• Осигуравамо да градске правне службе имају адекватне ресурсе.
• Све куповине спољних правних услуга морају бити одобрене од стране градских правних служби. Градска правна служба координира све набавке правних услуга ван града и процењује да ли се ствар решава као интерни посао или као куповина екстерних услуга.
• Када је потребна екстерна правна експертиза, услуге се у основи расписују. Хајде да сазнамо могућност тендера за оквирни уговор за правне услуге.
• Припремили смо водич о одлукама о набавкама, уговорима о уступању и праћењу трошкова куповине правних услуга.
• Развијамо интерну контролу и обезбеђујемо поштовање упутстава ангажовањем сопственог интерног ревизора.
• Обезбеђујемо ресурсе јединице за набавку како би запослени у граду добили неопходну подршку у набавци.
• Ажурирамо градски приручник за набавке и водимо рачуна да се може користити.
• Ажурирамо и састављамо упутства за обраду фактура за куповину у један документ.
• Упутства о надзору и праћењу трошкова током периода уговора укључујемо у приручник набавке и упутства за руковање фактурама за куповину.
• Истражујемо могућност проширења употребе идентификатора обрачуна на све набавке како бисмо олакшали праћење трошкова.
• Пројекте и пилоте именујемо јасним власником. Одговорност власника је да обезбеди да су неопходне одлуке донете, да се донесу исправно и да се спроводи праћење трошкова.
• Сви који учествују у набавци пролазе обуку за набавку. Садржај нових и ажурираних упутстава се такође разматра у обукама.
• Обучавамо градске поверенике за закон о набавкама и разноврсну употребу портала повереника.
• Развијамо оперативне методе како би повереници боље користили одлуке. Износи у еврима се такође морају појавити на листи одлука.
• Поверенике обавештавамо активно и ажурно.
• Документација о истрагама које су довеле до одлука се ради у писаној форми.
• Административно правило се ревидира у погледу ограничења набавке.
• Градска власт обавезује Просветни одбор да оцени расписивање пакета социјалне помоћи.

Поред ових, циљ је и унапређење комуникацијских вештина целе организације и повећање транспарентности“, обећава Ронту.

Градска власт Кераве сматра да су мере развоја града довољне

Градска власт Кераве пажљиво је проучила извештаје о инспекцији и акционе планове које је саставио градски менаџерски тим да поправи ситуацију и одобрила их је у целости.

„На основу инспекцијских извештаја водили смо критичку, али истовремено и конструктивну дискусију о неопходним развојним мерама. Градска власт сматра довољним развојне мере које је изнело руководство града. Припремили смо и саопштење о мерама градске власти за повећање отворености и транспарентности одлучивања. Овим акцијама ћемо заједно развијати град у правом смеру“, рекао је потпредседник који је председавао седницом градског одбора. Ииро Силвандер износ.

Извештаје интерне ревизије можете погледати у приложеним прилозима:

Интерна ревизија Керава Цити набавке за скок с мотком за 2024. (пдф)
Интерна ревизија града Керава 2024 о набавци правних услуга (пдф)

Пружаоци додатних информација:

Питања у вези са развојним мерама: градоначелник Кирси Ронту. Пошаљите своја питања менаџеру за комуникације Паулиини Терво, паулиина.терво@керава.фи, 040 318 4125
Питања везана за интерну ревизију: градски службеник Теппо Верронен, теппо.верронен@керава.фи, 040 318 2322