Kwa mratibu wa hafla

Wazo la tukio na kikundi lengwa

Unapoanza kupanga tukio, kwanza fikiria kuhusu:

• Je tukio limekusudiwa nani?
• Nani anaweza kujali?
• Ni aina gani ya maudhui ambayo itakuwa nzuri kuwa nayo katika tukio hilo?
• Unahitaji timu ya aina gani ili tukio lifanyike?

Kiuchumi

Bajeti ni sehemu muhimu ya upangaji wa tukio, lakini kulingana na hali ya tukio hilo, inawezekana kuandaa hata kwa uwekezaji mdogo.

Katika bajeti, ni vizuri kuzingatia gharama, kama vile

• gharama zinazotokana na ukumbi
• gharama za mfanyakazi
• miundo, kwa mfano jukwaa, hema, mfumo wa sauti, taa, vyoo vya kukodi na vyombo vya uchafu.
• ada za leseni
• ada za wasanii.

Fikiria jinsi unavyoweza kufadhili tukio hilo. Unaweza kupata mapato, kwa mfano

• na tikiti za kuingia
• na makubaliano ya udhamini
• pamoja na ruzuku
• na shughuli za mauzo kwenye hafla, kwa mfano mkahawa au bidhaa za kuuza
• kwa kukodisha wasilisho au sehemu za mauzo katika eneo hilo kwa wauzaji.

Kwa maelezo zaidi kuhusu ruzuku za jiji, tembelea tovuti ya jiji.

Unaweza pia kutuma maombi ya ruzuku kutoka kwa serikali au taasisi.

Ukumbi

Kerava ina maeneo mengi na maeneo yanafaa kwa matukio ya ukubwa tofauti. Uchaguzi wa eneo huathiriwa na:

• asili ya tukio
• wakati wa tukio
• kundi lengwa la tukio
• eneo
• uhuru
• gharama za kukodisha.

Jiji la Kerava linasimamia vituo kadhaa. Nafasi za ndani zinazomilikiwa na jiji zimehifadhiwa kupitia mfumo wa Timmi. Unaweza kupata habari zaidi kuhusu vifaa kwenye tovuti ya jiji.

Nafasi za nje zinazomilikiwa na jiji zinasimamiwa na huduma za miundombinu ya Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Inawezekana kuandaa hafla za ushirikiano na Maktaba ya Jiji la Kerava. Unaweza kupata habari zaidi kwenye wavuti ya maktaba.

Chini utapata taarifa juu ya vibali vya matukio ya kawaida na taratibu. Kulingana na maudhui na asili ya tukio hilo, unaweza pia kuhitaji aina nyingine za vibali na mipangilio.

Kibali cha matumizi ya ardhi

Ruhusa ya mmiliki wa ardhi inahitajika kila wakati kwa hafla za nje. Vibali vya maeneo ya umma yanayomilikiwa na jiji, kama vile mitaa na maeneo ya bustani, hutolewa na huduma za miundombinu za Kerava. Kibali kinatumika kwa Lupapiste.fi. Mmiliki wa eneo anaamua juu ya ruhusa ya kutumia maeneo ya kibinafsi. Unaweza kupata mambo ya ndani ya jiji katika mfumo wa Timmi.

Iwapo mitaa imefungwa na njia ya basi inaendeshwa barabarani ili kufungwa, au mipangilio ya matukio itaathiri vinginevyo trafiki ya basi, ni lazima iwasiliane na HSL kuhusu mabadiliko ya njia.

Taarifa kwa polisi na huduma za uokoaji

Taarifa ya tukio la umma lazima ifanywe kwa maandishi na viambatisho vinavyohitajika kwa polisi kabla ya siku tano kabla ya tukio na kwa huduma ya uokoaji kabla ya siku 14 kabla ya tukio hilo. Tukio kubwa zaidi, mapema unapaswa kuwa kwenye harakati.

Tangazo halihitaji kufanywa katika hafla ndogo za umma zenye washiriki wachache na ambazo, kwa sababu ya hali ya tukio au ukumbi, hazihitaji hatua za kudumisha utulivu na usalama. Ikiwa huna uhakika kama ripoti inahitaji kufanywa, wasiliana na polisi au huduma ya ushauri wa huduma za dharura:

• Polisi wa Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (switchboard) au huduma za jumla.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Huduma ya uokoaji ya Uusimaa ya Kati, 09 4191 4475 au paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Unaweza kupata maelezo zaidi kuhusu matukio ya umma na jinsi ya kuyaripoti kwenye tovuti ya polisi.

Unaweza kupata maelezo zaidi kuhusu usalama wa tukio kwenye tovuti ya uokoaji.

Arifa ya kelele

Tukio la umma lazima liripotiwe kwa maandishi kwa mamlaka ya ulinzi wa mazingira ya manispaa ikiwa linasababisha kelele za kutatanisha au mtetemo wa muda, kwa mfano katika tamasha la nje. Arifa hutolewa mapema kabla ya kuchukua hatua au kuanza shughuli, lakini kabla ya siku 30 kabla ya wakati huu.

Ikiwa kuna sababu ya kudhani kuwa kelele kutoka kwa tukio hilo ni usumbufu, ripoti ya kelele lazima ifanywe. Utoaji sauti unaweza kutumika katika hafla zinazopangwa kati ya 7 asubuhi na 22 jioni bila kutoa ripoti ya kelele, mradi sauti inawekwa katika kiwango kinachokubalika. Huenda muziki usipigwe kwa sauti kubwa hivi kwamba unaweza kusikika katika vyumba, katika maeneo nyeti au nje ya eneo la tukio.

Ujirani katika eneo jirani lazima uarifiwe kuhusu tukio hilo mapema, iwe kwenye ubao wa matangazo wa shirika la nyumba au kwa ujumbe wa kisanduku cha barua. Maeneo nyeti kwa kelele za mazingira ya tukio, kama vile nyumba za wazee, shule na makanisa, lazima pia izingatiwe.

Kituo Kikuu cha Mazingira cha Uusimaa kinahusika na ripoti za kelele katika eneo hilo.

Unaweza kupata taarifa zaidi kuhusu ripoti ya kelele kwenye tovuti ya Kituo Kikuu cha Mazingira cha Uusimaa.

Hakimiliki

Kuimba muziki kwenye hafla na hafla kunahitaji malipo ya ada ya fidia ya hakimiliki ya Teosto.

Unaweza kupata maelezo zaidi kuhusu utendakazi wa muziki na leseni za matumizi kwenye tovuti ya Teosto.

Vyakula

Waendeshaji wadogo, kama vile watu binafsi au vilabu vya hobby, hawana haja ya kutoa ripoti juu ya uuzaji mdogo au utoaji wa chakula. Ikiwa wauzaji wa kitaalamu wanakuja kwenye tukio, lazima waripoti shughuli zao kwa Kituo Kikuu cha Mazingira cha Uusimaa. Leseni za kuhudumu kwa muda hutolewa na mamlaka ya utawala ya kikanda.

Unaweza kupata maelezo zaidi kuhusu vibali vya mauzo ya kitaalamu ya chakula kwenye tovuti ya Kituo Kikuu cha Mazingira cha Uusimaa.

Mpango wa uokoaji

Mratibu lazima aandae mpango wa uokoaji kwa tukio hilo

• ambapo inakadiriwa kuwa watu wasiopungua 200 watakuwepo kwa wakati mmoja
• moto wazi, fataki au bidhaa zingine za pyrotechnic hutumiwa, au kemikali za moto na vilipuzi hutumiwa kama athari maalum.
• mipango ya kutoka nje ya ukumbi hutofautiana na kawaida au asili ya tukio huleta hatari maalum kwa watu.

Wakati wa kujenga tukio hilo, ni lazima ihakikishwe kuwa kuna nafasi ya kutosha kwa waokoaji na wanaotoka, njia ya angalau mita nne. Mratibu wa tukio lazima atengeneze ramani ya eneo hilo kwa usahihi iwezekanavyo, ambayo itasambazwa kwa pande zote zinazohusika katika ujenzi wa tukio hilo.

Mpango wa uokoaji hutumwa kwa polisi, huduma ya uokoaji na wafanyikazi wa hafla.

Unaweza kupata taarifa zaidi kuhusu usalama wa tukio kwenye tovuti ya huduma ya uokoaji ya Uusimaa ya Kati.

Udhibiti wa agizo

Ikiwa ni lazima, usalama wakati wa tukio utafuatiliwa na maagizo yaliyowekwa na mratibu wa tukio. Polisi huweka kikomo cha chini cha idadi ya amri kwa kila tukio.

Första hjälpen

Mratibu wa tukio ana wajibu wa kuhifadhi utayari wa kutosha wa huduma ya kwanza kwa tukio hilo. Hakuna idadi isiyo na shaka ya wafanyakazi wa huduma ya kwanza kwa tukio, kwa hiyo inapaswa kuhusishwa na idadi ya watu, hatari na ukubwa wa eneo hilo. Matukio yenye watu 200–2 lazima yawe na afisa wa huduma ya kwanza aliyeteuliwa ambaye amekamilisha angalau kozi ya EA 000 au inayolingana nayo. Wafanyakazi wengine wa huduma ya kwanza lazima wawe na ujuzi wa kutosha wa huduma ya kwanza.

Bima

Mratibu wa hafla anawajibika kwa ajali yoyote. Tafadhali fahamu tayari katika hatua ya kupanga ikiwa bima inahitajika kwa hafla hiyo na, ikiwa ni hivyo, ni aina gani. Unaweza kuuliza kuhusu hilo kutoka kwa kampuni ya bima na polisi.

Umeme na maji

Unapoweka nafasi ya ukumbi, fahamu kuhusu upatikanaji wa umeme. Tafadhali kumbuka kuwa kawaida tundu la kawaida haitoshi, lakini vifaa vikubwa vinahitaji sasa ya awamu ya tatu (16A). Ikiwa chakula kinauzwa au kutolewa kwenye hafla, maji lazima pia yawepo kwenye ukumbi. Ni lazima uulize kuhusu upatikanaji wa umeme na maji kutoka kwa mpangaji wa mahali hapo.

Uliza kuhusu upatikanaji wa umeme na maji katika maeneo ya nje ya Kerava, pamoja na funguo za kabati za umeme na sehemu za maji kutoka kwa huduma za miundombinu za Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Mfumo

Miundo mbalimbali mara nyingi inahitajika kwa ajili ya tukio, kama vile jukwaa, hema, canopies na vyoo. Ni wajibu wa mratibu wa tukio kuhakikisha kwamba miundo inaweza kuhimili hata matukio ya hali ya hewa yasiyotarajiwa na mizigo mingine iliyowekwa juu yao. Tafadhali hakikisha, kwa mfano, kwamba hema na dari zina uzani unaofaa.

Udhibiti wa taka, kusafisha na kuchakata tena

Fikiria juu ya aina gani ya takataka inayotolewa kwenye hafla hiyo na jinsi unavyoitunza. Mratibu wa hafla hiyo ndiye anayehusika na usimamizi wa taka za hafla na usafishaji unaofuata wa maeneo yenye takataka.

Tafadhali hakikisha kuwa kuna vyoo katika eneo la tukio na kwamba umekubaliana matumizi yake na msimamizi wa anga. Ikiwa hakuna vyoo vya kudumu katika eneo hilo, unapaswa kuvikodisha.

Unaweza kupata maelezo zaidi kuhusu mahitaji ya udhibiti wa taka katika matukio kutoka kwa huduma za miundombinu ya Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Ishara

Tukio lazima liwe na ishara kwa vyoo (ikiwa ni pamoja na vyoo vya walemavu na huduma ya watoto) na kituo cha huduma ya kwanza. Maeneo ya kuvuta sigara na maeneo yasiyo ya kuvuta sigara lazima pia alama tofauti katika eneo hilo. Uwekaji alama wa nafasi za maegesho na mwongozo kwao lazima uzingatiwe katika hafla kubwa zaidi.

Bidhaa zilizopatikana

Mratibu wa tukio lazima atunze bidhaa zilizopatikana na kupanga mapokezi na usambazaji wao.

uhuru

Ufikiaji huwezesha ushiriki sawa wa watu katika tukio hilo. Inaweza kuzingatiwa, kwa mfano, kwenye podiums zilizohifadhiwa kwa watu wenye uhamaji mdogo au katika maeneo yaliyotengwa kwao kwa njia nyingine. Pia ni wazo nzuri kuongeza maelezo ya ufikivu kwenye kurasa za matukio. Ikiwa tukio halina kizuizi, tafadhali kumbuka kutuarifu mapema.

Unaweza kupata maagizo ya kuandaa tukio linaloweza kufikiwa kwenye tovuti ya Invalidiliito.

Uuzaji wa hafla unapaswa kufanywa kwa kutumia njia nyingi. Fikiria kuhusu ni nani aliye katika kikundi kinacholengwa na tukio na jinsi unavyoweza kuwafikia vyema zaidi.

Njia za uuzaji

Kalenda ya tukio la Kerava

Tangaza tukio kwa wakati unaofaa katika kalenda ya matukio ya Kerava. Kalenda ya hafla ni chaneli isiyolipishwa ambayo wahusika wote wanaopanga hafla huko Kerava wanaweza kutumia. Matumizi ya kalenda yanahitaji usajili kama mtumiaji wa huduma kama kampuni, jumuiya au kitengo. Baada ya kujiandikisha, unaweza kuchapisha matukio kwenye kalenda.

Unganisha kwa ukurasa wa mbele wa kalenda ya tukio.

Video fupi ya mafundisho juu ya usajili (events.kerava.fi).

Video fupi ya maagizo juu ya kuunda tukio (YouTube)

Chaneli na mitandao mwenyewe

• tovuti
• mtandao wa kijamii
• orodha za barua pepe
• majarida
• njia za wadau na wabia
• mabango na vipeperushi

Akikabidhi mabango

Mabango yasambazwe kwa upana. Unaweza kuzishiriki katika maeneo yafuatayo, kwa mfano:

• ukumbi na maeneo jirani
• Maktaba ya Kerava
• Sehemu ya mauzo ya Sampola
• Mbao za matangazo za barabara ya watembea kwa miguu ya Kauppakaare na kituo cha Kerava.

Unaweza kuazima funguo za mbao za matangazo za barabara ya watembea kwa miguu ya Kauppakaari na kituo cha Kerava na risiti kutoka kwa huduma ya wateja ya maktaba ya jiji. Ufunguo lazima urudishwe mara baada ya matumizi. Mabango ya ukubwa wa A4 au A3 yanaweza kusafirishwa kwa mbao za matangazo. Mabango yanaunganishwa chini ya flap ya plastiki, ambayo inafunga moja kwa moja. Huna haja ya mkanda au vifaa vingine vya kurekebisha! Tafadhali ondoa mabango yako kwenye ubao baada ya tukio lako.

Mbao zingine za matangazo za nje zinaweza kupatikana, kwa mfano, Kannisto na karibu na uwanja wa michezo wa Kaleva na karibu na duka la K la Ahjo.

Ushirikiano wa vyombo vya habari

Inafaa kuwasiliana kuhusu tukio hilo kwa vyombo vya habari vya ndani na, kulingana na kundi lengwa la tukio, kwa vyombo vya habari vya kitaifa. Tuma toleo la media au toa hadithi iliyokamilika wakati programu ya tukio inachapishwa au inapokaribia.

Vyombo vya habari vya ndani vinaweza kupendezwa na tukio hilo, kwa mfano Keski-Uusimaa na Keski-Uusimaa Viikko. Vyombo vya habari vya kitaifa vinapaswa kushughulikiwa, kwa mfano, magazeti na majarida, idhaa za redio na televisheni na vyombo vya habari vya mtandaoni. Inafaa pia kufikiria kuhusu ushirikiano na washawishi wa mitandao ya kijamii na watayarishaji wa maudhui wanaofaa kwa hafla hiyo.

Ushirikiano wa mawasiliano na jiji

Jiji la Kerava mara kwa mara hutangaza matukio ya ndani kwenye chaneli zake. Tukio hilo linapaswa kuongezwa kwenye kalenda ya matukio ya kawaida, ambayo jiji, ikiwa inawezekana, litashiriki tukio kwenye njia zake.

Unaweza kuwasiliana na kitengo cha mawasiliano cha jiji kuhusu ushirikiano unaowezekana wa mawasiliano: viestinta@kerava.fi.

Uteuzi wa meneja wa mradi au mtayarishaji wa hafla

• Shiriki majukumu
• Tengeneza mpango wa tukio

Fedha na bajeti

• Tukio la kulipwa au la bure?
• Uuzaji wa tikiti
• Misaada na ufadhili wa masomo
• Washirika na wafadhili
• Njia zingine za kukusanya pesa

Vibali vya hafla na mikataba

• Vibali na arifa (matumizi ya ardhi, polisi, mamlaka ya moto, kibali cha kelele na kadhalika): kuwajulisha wahusika wote.
• Mikataba (kodi, jukwaa, sauti, wasanii na kadhalika)

Ratiba za matukio

• Ratiba ya ujenzi
• Ratiba ya programu
• Kuvunja ratiba

Maudhui ya tukio

• Mpango
• Washiriki
• Waigizaji
• Mtoa mada
• Wageni walioalikwa
• Vyombo vya habari
• Huduma

Usalama na usimamizi wa hatari

• Tathmini ya hatari
• Mpango wa uokoaji na usalama
• Udhibiti wa agizo
• Första hjälpen
• Mlinzi
• Bima

Ukumbi

• Mfumo
• Vifaa
• Uzazi wa sauti
• Habari
• Ishara
• Udhibiti wa trafiki
• Ramani

Mawasiliano

• Mpango wa mawasiliano
• Tovuti
• Mtandao wa kijamii
• Mabango na Vipeperushi
• Matoleo ya media
• Kulipwa matangazo
• Taarifa za mteja, kwa mfano maelekezo ya kuwasili na maegesho
• Njia za washirika wa ushirikiano na wadau

Usafi na mazingira ya tukio

• Vyoo
• Vyombo vya takataka
• Clearout

Wafanyakazi na wafanyakazi kutoka Talkoo

• Utangulizi
• Majukumu ya kazi
• Mabadiliko ya kazi
• Milo

Tathmini ya mwisho

• Inakusanya maoni
• Kutoa maoni kwa walioshiriki katika utekelezaji wa hafla hiyo
• Ufuatiliaji wa vyombo vya habari