ایونٹ آرگنائزر کے لیے

ایونٹ کا آئیڈیا اور ٹارگٹ گروپ

جب آپ کسی تقریب کی منصوبہ بندی شروع کرتے ہیں، تو پہلے اس کے بارے میں سوچیں:

• واقعہ کس کے لیے ہے؟
• کون پرواہ کر سکتا ہے؟
• ایونٹ میں کس قسم کا مواد ہونا اچھا رہے گا؟
• ایونٹ کو انجام دینے کے لیے آپ کو کس قسم کی ٹیم کی ضرورت ہے؟

اقتصادی

بجٹ ایونٹ کی منصوبہ بندی کا ایک اہم حصہ ہے، لیکن تقریب کی نوعیت پر منحصر ہے، تھوڑی سی سرمایہ کاری سے بھی اسے منظم کرنا ممکن ہے۔

بجٹ میں، اخراجات کو مدنظر رکھنا اچھا ہے، جیسے

• مقام سے پیدا ہونے والے اخراجات
• ملازم کے اخراجات
• ڈھانچے، مثال کے طور پر اسٹیج، خیمے، ساؤنڈ سسٹم، لائٹنگ، کرائے کے بیت الخلاء اور کوڑے کے برتن
• لائسنس فیس
• اداکاروں کی فیس

اس بارے میں سوچیں کہ آپ ایونٹ کی مالی اعانت کیسے کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر آپ آمدنی حاصل کر سکتے ہیں۔

• داخلہ ٹکٹ کے ساتھ
• کفالت کے معاہدوں کے ساتھ
• گرانٹس کے ساتھ
• تقریب میں فروخت کی سرگرمیوں کے ساتھ، مثال کے طور پر ایک کیفے یا مصنوعات کی فروخت
• بیچنے والوں کو علاقے میں پریزنٹیشن یا سیل پوائنٹس کرائے پر دے کر۔

شہر کی گرانٹس کے بارے میں مزید معلومات کے لیے، شہر کی ویب سائٹ ملاحظہ کریں۔

آپ ریاست یا فاؤنڈیشن سے گرانٹ کے لیے بھی درخواست دے سکتے ہیں۔

مقام

کیراوا میں بہت سے علاقے اور مقامات ہیں جو مختلف سائز کے واقعات کے لیے موزوں ہیں۔ مقام کا انتخاب اس سے متاثر ہوتا ہے:

• واقعہ کی نوعیت
• تقریب کا وقت
• ایونٹ کا ہدف گروپ
• مقام
• آزادی
• کرایہ کے اخراجات.

کیراوا شہر کئی سہولیات کا انتظام کرتا ہے۔ شہر کی ملکیت کے اندر کی جگہیں Timmi سسٹم کے ذریعے محفوظ ہیں۔ آپ شہر کی ویب سائٹ پر سہولیات کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

شہر کی ملکیت میں بیرونی جگہوں کا انتظام کیراوا انفراسٹرکچر سروسز کے ذریعے کیا جاتا ہے: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi۔

کیراوا سٹی لائبریری کے ساتھ تعاون کی تقریبات کا انعقاد ممکن ہے۔ آپ لائبریری کی ویب سائٹ پر مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

ذیل میں آپ کو ایونٹ کے سب سے عام اجازت ناموں اور طریقہ کار کے بارے میں معلومات ملیں گی۔ ایونٹ کے مواد اور نوعیت پر منحصر ہے، آپ کو دیگر قسم کے اجازت ناموں اور انتظامات کی بھی ضرورت ہو سکتی ہے۔

زمین کے استعمال کی اجازت

بیرونی تقریبات کے لیے زمین کے مالک کی اجازت ہمیشہ ضروری ہوتی ہے۔ کیراوا کی بنیادی ڈھانچے کی خدمات کے ذریعہ شہر کی ملکیت والے عوامی علاقوں جیسے گلیوں اور پارکوں کے لیے اجازت نامے جاری کیے جاتے ہیں۔ اجازت نامے کے لیے Lupapiste.fi سروس سے درخواست دی جاتی ہے۔ علاقے کا مالک نجی علاقوں کو استعمال کرنے کی اجازت کا فیصلہ کرتا ہے۔ آپ ٹمی سسٹم میں شہر کا اندرونی حصہ تلاش کر سکتے ہیں۔

اگر سڑکیں بند ہیں اور بند ہونے کے لیے سڑک پر بس کا راستہ چلتا ہے، یا ایونٹ کے انتظامات بصورت دیگر بس ٹریفک کو متاثر کرتے ہیں، تو HSL سے روٹ کی تبدیلیوں کے بارے میں رابطہ کیا جانا چاہیے۔

پولیس اور ریسکیو سروسز کو اطلاع

عوامی تقریب کی اطلاع پولیس کو مطلوبہ اٹیچمنٹ کے ساتھ واقعہ سے پانچ دن پہلے اور ریسکیو سروس کو ایونٹ سے 14 دن قبل تحریری طور پر دی جانی چاہیے۔ ایونٹ جتنا بڑا ہوگا، اتنا ہی پہلے آپ کو حرکت میں آنا چاہیے۔

اعلان کو چند شرکاء کے ساتھ چھوٹے عوامی پروگراموں میں کرنے کی ضرورت نہیں ہے اور جس میں تقریب یا مقام کی نوعیت کی وجہ سے نظم و نسق کو برقرار رکھنے کے لیے اقدامات کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ آیا رپورٹ کی ضرورت ہے، تو پولیس یا ایمرجنسی سروسز ایڈوائزری سروس سے رابطہ کریں:

• ITA-Uusimaa پولیس: 0295 430 291 (سوئچ بورڈ) یا General services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• سنٹرل Uusimaa ریسکیو سروس، 09 4191 4475 یا paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi۔

آپ عوامی تقریبات کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں اور پولیس کی ویب سائٹ پر ان کی رپورٹ کیسے کر سکتے ہیں۔

آپ ریسکیو آپریشن کی ویب سائٹ پر ایونٹ کی حفاظت کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

شور کی اطلاع

کسی عوامی تقریب کی اطلاع میونسپلٹی کے ماحولیاتی تحفظ کے اتھارٹی کو تحریری طور پر دی جانی چاہیے اگر یہ عارضی طور پر خاص طور پر پریشان کن شور یا کمپن کا سبب بنتا ہے، مثال کے طور پر آؤٹ ڈور کنسرٹ میں۔ پیمائش لینے یا سرگرمی شروع کرنے سے پہلے نوٹیفکیشن اچھی طرح سے دی جاتی ہے، لیکن اس وقت سے 30 دن پہلے نہیں۔

اگر یہ ماننے کی کوئی وجہ ہے کہ تقریب سے آنے والا شور ایک خلل ہے، تو شور کی اطلاع ضرور دینی چاہیے۔ صوتی تولید کو صبح 7 بجے سے رات 22 بجے کے درمیان منعقد ہونے والے پروگراموں میں بغیر شور کی رپورٹ درج کیے استعمال کیا جا سکتا ہے، بشرطیکہ حجم کو مناسب سطح پر رکھا جائے۔ موسیقی اتنی اونچی آواز میں نہیں چلائی جا سکتی ہے کہ اسے اپارٹمنٹس، حساس علاقوں میں یا ایونٹ ایریا سے باہر بڑے پیمانے پر سنا جا سکے۔

آس پاس کے علاقے کو واقعہ کے بارے میں پیشگی اطلاع دینا چاہیے، یا تو ہاؤسنگ ایسوسی ایشن کے نوٹس بورڈ پر یا میل باکس پیغامات کے ذریعے۔ تقریب کے ماحول کے شور سے حساس علاقوں، جیسے نرسنگ ہومز، اسکول اور گرجا گھروں کو بھی مدنظر رکھا جانا چاہیے۔

مرکزی Uusimaa ماحولیاتی مرکز علاقے میں شور کی اطلاعات کے لیے ذمہ دار ہے۔

آپ شور کی رپورٹ کے بارے میں مزید معلومات Central Uusimaa Environmental Center کی ویب سائٹ پر حاصل کر سکتے ہیں۔

کاپی رائٹس

تقریبات اور تقریبات میں موسیقی پرفارم کرنے کے لیے Teosto کی کاپی رائٹ معاوضہ فیس کی ادائیگی کی ضرورت ہوتی ہے۔

آپ Teosto کی ویب سائٹ پر موسیقی کی کارکردگی اور استعمال کے لائسنس کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

کھانے کی اشیاء

چھوٹے آپریٹرز، جیسے افراد یا شوق کلب، کو کھانے کی چھوٹی فروخت یا سرونگ پر رپورٹ بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر پیشہ ور بیچنے والے ایونٹ میں آ رہے ہیں، تو انہیں اپنی سرگرمیوں کی اطلاع سنٹرل Uusimaa Environmental Center کو دینی چاہیے۔ عارضی سرونگ لائسنس علاقائی انتظامی اتھارٹی کے ذریعے دیے جاتے ہیں۔

آپ سنٹرل Uusimaa Environmental Center کی ویب سائٹ پر پیشہ ورانہ کھانے کی فروخت کے اجازت نامے کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

ریسکیو پلان

منتظم کو ایونٹ کے لیے بچاؤ کا منصوبہ تیار کرنا چاہیے۔

• جہاں ایک اندازے کے مطابق کم از کم 200 افراد بیک وقت موجود ہوں گے۔
• کھلی آگ، آتش بازی یا دیگر پائروٹیکنک مصنوعات استعمال کی جاتی ہیں، یا آگ اور دھماکہ خیز کیمیکلز کو خصوصی اثرات کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے۔
• پنڈال سے باہر نکلنے کے انتظامات معمول سے مختلف ہیں یا تقریب کی نوعیت لوگوں کے لیے ایک خاص خطرہ ہے۔

ایونٹ کی تعمیر کرتے وقت، اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ بچاؤ کرنے والوں اور باہر نکلنے والوں کے لیے کافی جگہ ہو، کم از کم چار میٹر کا گزرگاہ ہو۔ ایونٹ آرگنائزر کو اس علاقے کا نقشہ ہر ممکن حد تک درست بنانا چاہیے، جسے ایونٹ کی تعمیر میں شامل تمام فریقین میں تقسیم کیا جائے گا۔

ریسکیو پلان پولیس، ریسکیو سروس اور ایونٹ کے عملے کو بھیجا جاتا ہے۔

آپ مرکزی Uusimaa کی ریسکیو سروس کی ویب سائٹ پر ایونٹ کی حفاظت کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

آرڈر کنٹرول

اگر ضروری ہو تو، ایونٹ کے دوران سیکیورٹی کی نگرانی تقریب کے منتظم کے ذریعہ مقرر کردہ آرڈرلیز کے ذریعہ کی جائے گی۔ پولیس ہر تقریب کے لیے آرڈرلیوں کی تعداد کے لیے کم از کم حد مقرر کرتی ہے۔

ابتدائی طبی امداد

تقریب کے منتظم کی ذمہ داری ہے کہ وہ تقریب کے لیے ابتدائی طبی امداد کی کافی تیاری رکھے۔ کسی تقریب کے لیے ابتدائی طبی امداد کے اہلکاروں کی کوئی واضح تعداد نہیں ہے، اس لیے اس کا تعلق لوگوں کی تعداد، خطرات اور علاقے کے سائز سے ہونا چاہیے۔ 200-2 لوگوں کے ساتھ تقریبات میں ایک نامزد فرسٹ ایڈ آفیسر ہونا چاہیے جس نے کم از کم EA 000 کورس یا اس کے مساوی مکمل کیا ہو۔ دیگر ابتدائی طبی امداد کے اہلکاروں کے پاس ابتدائی طبی امداد کی کافی مہارت ہونی چاہیے۔

واکوتوکسیٹ

کسی بھی حادثے کا ذمہ دار ایونٹ آرگنائزر ہوگا۔ براہ کرم پہلے ہی منصوبہ بندی کے مرحلے میں معلوم کریں کہ آیا تقریب کے لیے انشورنس کی ضرورت ہے اور اگر ایسا ہے تو کس قسم کا۔ آپ انشورنس کمپنی اور پولیس سے اس کے بارے میں پوچھ سکتے ہیں۔

بجلی اور پانی

جب آپ پنڈال بک کرتے ہیں تو بجلی کی دستیابی کے بارے میں معلوم کریں۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ عام طور پر ایک معیاری ساکٹ کافی نہیں ہوتا ہے، لیکن بڑے آلات کو تھری فیز کرنٹ (16A) کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر تقریب میں کھانا بیچا یا پیش کیا جاتا ہے، تو پنڈال میں پانی بھی دستیاب ہونا چاہیے۔ آپ کو پنڈال کے کرایہ دار سے بجلی اور پانی کی دستیابی کے بارے میں دریافت کرنا چاہیے۔

کیراوا کی بیرونی جگہوں پر بجلی اور پانی کی دستیابی کے ساتھ ساتھ کیراوا کی بنیادی ڈھانچے کی خدمات سے بجلی کی الماریاں اور پانی کے پوائنٹس کے بارے میں دریافت کریں: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi۔

فریم ورک

ایونٹ کے لیے اکثر مختلف ڈھانچے کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے کہ اسٹیج، ٹینٹ، چھتری اور بیت الخلاء۔ یہ ایونٹ آرگنائزر کی ذمہ داری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائے کہ ڈھانچے غیر متوقع موسمی مظاہر اور ان پر پڑے دیگر بوجھ کو بھی برداشت کر سکیں۔ براہ کرم یقینی بنائیں، مثال کے طور پر، خیموں اور چھتوں کا وزن مناسب ہے۔

فضلہ کا انتظام، صفائی اور ری سائیکلنگ

اس بارے میں سوچیں کہ تقریب میں کس قسم کا کوڑا کرکٹ پیدا ہوتا ہے اور آپ اسے ری سائیکل کرنے کا کس طرح خیال رکھتے ہیں۔ تقریب کے منتظم کی ذمہ داری تقریب کے فضلے کے انتظام اور اس کے بعد گندے جگہوں کی صفائی کے لیے ہوتی ہے۔

براہ کرم یقینی بنائیں کہ ایونٹ کے علاقے میں بیت الخلا موجود ہیں اور آپ نے خلائی منتظم کے ساتھ ان کے استعمال پر اتفاق کیا ہے۔ اگر علاقے میں کوئی مستقل بیت الخلاء نہیں ہیں، تو آپ کو انہیں کرائے پر لینا ہوگا۔

آپ کیراوا انفراسٹرکچر سروسز: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi سے تقریبات میں ویسٹ مینجمنٹ کی ضروریات کے بارے میں مزید معلومات حاصل کر سکتے ہیں۔

نشانیاں

تقریب میں بیت الخلاء (معذور بیت الخلاء اور بچوں کی دیکھ بھال سمیت) اور ابتدائی طبی امداد کے اسٹیشن کے لیے نشانات ہونے چاہئیں۔ تمباکو نوشی کے علاقوں اور غیر تمباکو نوشی والے علاقوں کو بھی علاقے میں الگ الگ نشان زد کرنا ضروری ہے۔ سب سے بڑی تقریبات میں پارکنگ کی جگہوں کی نشان دہی اور ان کے لیے رہنمائی کو مدنظر رکھا جانا چاہیے۔

سامان ملا

ایونٹ کے منتظم کو ملنے والے سامان کا خیال رکھنا چاہیے اور ان کے استقبال اور آگے بھیجنے کا منصوبہ بنانا چاہیے۔

آزادی

رسائی تقریب میں لوگوں کی مساوی شرکت کو قابل بناتی ہے۔ اس کو مدنظر رکھا جا سکتا ہے، مثال کے طور پر، کم نقل و حرکت والے لوگوں کے لیے مخصوص پوڈیمز پر یا دوسرے طریقوں سے ان کے لیے مخصوص جگہوں پر۔ ایونٹ کے صفحات میں قابل رسائی معلومات شامل کرنا بھی ایک اچھا خیال ہے۔ اگر ایونٹ رکاوٹ سے پاک نہیں ہے، تو براہ کرم ہمیں پہلے سے مطلع کرنا یاد رکھیں۔

آپ Invalidiliito کی ویب سائٹ پر قابل رسائی ایونٹ کے انعقاد کے لیے ہدایات حاصل کر سکتے ہیں۔

ایونٹ کی مارکیٹنگ متعدد چینلز کا استعمال کرتے ہوئے کی جانی چاہیے۔ اس بارے میں سوچیں کہ ایونٹ کے ٹارگٹ گروپ سے کون تعلق رکھتا ہے اور آپ ان تک بہترین طریقے سے کیسے پہنچ سکتے ہیں۔

مارکیٹنگ چینلز

کیراوا کے ایونٹ کیلنڈر

کیراوا کے ایونٹ کیلنڈر میں اچھے وقت میں ایونٹ کا اعلان کریں۔ ایونٹ کیلنڈر ایک مفت چینل ہے جسے کیراوا میں پروگرام منعقد کرنے والی تمام جماعتیں استعمال کر سکتی ہیں۔ کیلنڈر کے استعمال کے لیے سروس کے صارف کے طور پر رجسٹریشن کی ضرورت ہوتی ہے یا تو بطور کمپنی، کمیونٹی یا یونٹ۔ ایک بار رجسٹر ہونے کے بعد، آپ واقعات کو کیلنڈر میں شائع کر سکتے ہیں۔

ایونٹ کیلنڈر کے صفحہ اول سے لنک کریں۔

رجسٹریشن پر مختصر تدریسی ویڈیو (events.kerava.fi)۔

ایونٹ بنانے پر مختصر تدریسی ویڈیو (یوٹیوب)

اپنے چینلز اور نیٹ ورکس

• ویب سائٹ
• سوشل میڈیا
• ای میل کی فہرستیں
• خبرنامے
• اپنے اسٹیک ہولڈرز اور شراکت داروں کے چینلز
• پوسٹر اور کتابچے

پوسٹرز حوالے کرنا

پوسٹرز بڑے پیمانے پر تقسیم کیے جائیں۔ آپ انہیں، مثال کے طور پر، درج ذیل جگہوں پر تقسیم کر سکتے ہیں:

• مقام اور اس کے آس پاس کے علاقے
• کیراوا لائبریری
• سمپولا کی فروخت کا مقام
• کپپاکارے پیدل چلنے والوں کی گلی اور کیراوا اسٹیشن کے نوٹس بورڈ۔

موصول ہونے پر آپ سٹی لائبریری کی کسٹمر سروس سے Kauppakaari پیدل چلنے والی سڑک اور Kerava اسٹیشن پر نوٹس بورڈز کی چابیاں ادھار لے سکتے ہیں۔ چابی کو استعمال کے فوراً بعد واپس کر دینا چاہیے۔ نوٹس بورڈز پر A4 یا A3 سائز کے پوسٹرز لیے جا سکتے ہیں۔ پوسٹر پلاسٹک کے فلیپ کے نیچے لگے ہوئے ہیں جو خود بخود بند ہو جاتے ہیں۔ آپ کو ٹیپ یا دیگر فکسنگ آلات کی ضرورت نہیں ہے! براہ کرم اپنے پروگرام کے بعد اپنے پوسٹرز کو بورڈ سے اتار دیں۔

دیگر آؤٹ ڈور نوٹس بورڈز مل سکتے ہیں، مثال کے طور پر، کینیسٹو میں اور کالیوا اسپورٹس پارک کے قریب اور احجو کی کے شاپ کے ساتھ۔

میڈیا تعاون

ایونٹ کے بارے میں مقامی میڈیا تک اور، ایونٹ کے ہدف والے گروپ کے لحاظ سے، قومی میڈیا تک پہنچانا قابل قدر ہے۔ ایک میڈیا ریلیز بھیجیں یا ایک مکمل مضمون پیش کریں جب ایونٹ کا پروگرام شائع ہو یا جب یہ قریب آ رہا ہو۔

مقامی میڈیا اس ایونٹ میں دلچسپی لے سکتا ہے، مثال کے طور پر Keski-Uusimaa اور Keski-Uusimaa Viikko۔ قومی میڈیا سے رابطہ کیا جانا چاہیے، مثال کے طور پر اخبارات اور جرائد، ریڈیو اور ٹیلی ویژن چینلز اور آن لائن میڈیا۔ یہ سوشل میڈیا پر اثر انداز کرنے والوں اور ایونٹ کے لیے موزوں مواد تیار کرنے والوں کے ساتھ تعاون کے بارے میں بھی سوچنے کے قابل ہے۔

شہر کے ساتھ مواصلاتی تعاون

کیراوا شہر کبھی کبھار اپنے چینلز پر مقامی واقعات نشر کرتا ہے۔ ایونٹ کو عام ایونٹ کیلنڈر میں شامل کیا جانا چاہئے، جہاں سے ممکن ہو تو شہر اپنے چینلز پر ایونٹ کا اشتراک کرے گا۔

ممکنہ مواصلاتی تعاون کے بارے میں آپ شہر کے مواصلاتی یونٹ سے رابطہ کر سکتے ہیں: viestinta@kerava.fi۔

پروجیکٹ مینیجر یا ایونٹ پروڈیوسر کا عہدہ

• ذمہ داریاں بانٹیں۔
• ایونٹ کا منصوبہ بنائیں

خزانہ اور بجٹ

• ادا شدہ یا مفت ایونٹ؟
• ٹکٹ کی فروخت
• گرانٹس اور وظائف
• شراکت دار اور سپانسرز
• فنڈ ریزنگ کے دیگر طریقے

ایونٹ کے اجازت نامے اور معاہدے

• اجازت نامے اور اطلاعات (زمین کا استعمال، پولیس، فائر اتھارٹی، شور پرمٹ وغیرہ): تمام فریقین کو مطلع کرنا
• معاہدے (کرایہ، اسٹیج، آواز، اداکار اور اسی طرح)

ایونٹ کا نظام الاوقات

• تعمیراتی شیڈول
• پروگرام کا شیڈول
• نظام الاوقات کو ختم کرنا

واقعہ کا مواد

• اوجیلما
• امیدوار
• اداکار
• پیش کرنے والا
• مدعو مہمان
• میڈیا
• سرونگز

حفاظت اور رسک مینجمنٹ

• رسکین آرویوینٹی
• ریسکیو اینڈ سیفٹی پلان
• آرڈر کنٹرول
• ابتدائی طبی امداد
• گارڈ
• واکوتوکسیٹ

مقام

• فریم ورک
• لوازمات
• صوتی پنروتپادن
• معلومات
• نشانیاں
• ٹریفک کنٹرول
• نقشہ

مواصلات

• مواصلاتی منصوبہ
• ویب سائٹ
• سوشل میڈیا
• پوسٹرز اور فلائیرز
• میڈیا ریلیز
• ادا شدہ اشتہار
• کسٹمر کی معلومات، مثال کے طور پر آمد اور پارکنگ کی ہدایات
• تعاون کے شراکت داروں اور اسٹیک ہولڈرز کے چینلز

تقریب کی صفائی اور ماحول

• بیت الخلاء
• کوڑے کے برتن
• سییووس

ٹالک کے کارکنان اور کارکنان

• شامل کرنا
• نوکری کی ذمہ داریاں
• کام کی تبدیلیاں
• کھانے

حتمی تشخیص

• آراء جمع کرنا
• تقریب کے نفاذ میں حصہ لینے والوں کو فیڈ بیک فراہم کرنا
• میڈیا کی نگرانی