Вътрешните проверки на град Керава приключиха - сега е моментът за мерки за развитие

Град Керава обяви през декември 2023 г., че ще започне вътрешен одит на покупки, свързани със скачане на бастун и покупки на правни услуги. Целта на вътрешния одит беше да се установи дали поръчките, извършени от град Керава, са извършени правилно в съответствие със законите и разпоредбите.

Вътрешният одит беше извършен от BDO Oy, която е одиторска фирма, специализирана във финансите на публичната администрация и административни услуги. Вътрешният одит, извършен от BDO, вече е завършен, а докладите са обсъдени на заседанието на Общинския съвет на 25.3.2024 март XNUMX г.

Покупки за скок на прът

BDO извърши проверка на проекта за скокове с пръти на индустрията за образование и преподаване от 2023 г. Освен това, по искане на града, беше инспектиран проектът за професионално благосъстояние на града от 2019 г.

Проверката е извършена чрез оглед в цялост на фактурните материали и разговор с лицето, участвало в поръчката. Целта на одита беше да се оцени законосъобразността на възложителя, както и спазването на правилата и целесъобразността на процедурите.

Одитът използва вътрешните инструкции на общината като база за оценка, като ръководството за обществени поръчки и инструкциите за малки поръчки, Закона за обществените поръчки и Закона за администрацията, както и практиките за вътрешен контрол и добро управление.

Основни наблюдения относно обществените поръчки за скок с прът

При проверката е констатирано, че при проведените през 2023 г. поръчки са допуснати пропуски по спазване на инструкциите за провеждане на поръчки и ЗОП, както и при вземане на решения за възлагане на поръчки.

BDO беше на същото мнение като Финландския орган за защита на конкуренцията и потребителите в своя бюлетин, публикуван на 15.2.2024 февруари XNUMX г.: инспекцията не предостави ясни причини за разделянето на покупката за скок с прът на две поръчки, а по-скоро това е един възлагащ орган, който трябва са обявени за търг.

Предложенията за развитие, представени в доклада

BDO препоръчва на град Керава да развие вътрешен контрол.

Препоръчва се на града да обяви търг за обществени поръчки за скокове с прът и социални услуги като едно цяло и да изготви процедури, които предоставят достатъчна увереност, че всички градски поръчки са в съответствие със закона за обществените поръчки.

В допълнение към това, BDO препоръчва на град Керава да изготви процедури, които осигуряват достатъчна увереност, че законът за обществените поръчки се спазва във всички процеси на обществени поръчки в града. Освен това се препоръчва да се следват вътрешните инструкции на града в процесите на възлагане на обществени поръчки и за всички поръчки, надвишаващи 9 000 евро, се взема решение за обществена поръчка в съответствие с насоките за малки обществени поръчки на града.

Поръчка на правни услуги

BDO одитира закупените правни услуги на град Керава от Roschier Asiajatoimisto Oy за годините 2019–2023. Проверката е извършена въз основа на получените фактурни материали и чрез разпит на лицата, ангажирани с доставката на правни услуги.

Целта беше да се разбере дали град Керава е спазил своите вътрешни насоки за възлагане на обществени поръчки, насоки за малки обществени поръчки, закон за възлагане на обществени поръчки и добри практики за вътрешен контрол при възлагане на обществени поръчки. Освен това целта беше да се подчертаят целите за развитие.

Основни забележки относно обществените поръчки за правни услуги

В доклада си БДО посочва, че има развитие на вътрешния контрол в града и спазване на принципите на доброто управление във всички аспекти на целите на проверката.

В доклада се посочва, че въпреки че град Керава е възлагал правни услуги от един и същи доставчик през целия одитен период без търг, възлагането на правни услуги не е надхвърлило лимита за възлагане на поръчки по Закона за обществените поръчки в отделни случаи.

Град Керава не е сключил писмен договор за обществена поръчка или възлагателно писмо с адвокатската кантора, а услугите са закупени по време на периода на проверка от същия доставчик на услуги главно без искане за търг и решение за обществена поръчка.

Съгласно наръчника за обществени поръчки на град Керава, за поръчката трябва да бъде изготвен писмен договор за обществена поръчка, който определя обекта на възлагането, условията за обществена поръчка и отговорностите на различните оператори. Възлагането на правни услуги е в съответствие със закона, но не е в съответствие с градския наръчник за възлагане на обществени поръчки във всички отношения.

Предложенията за развитие, представени в доклада

BDO препоръчва на града да обмисли възлагане на търг за правни услуги, дори ако отделните задания не надвишават лимита за обществени поръчки по Закона за обществените поръчки.

Докладът препоръчва Kerava да следва градските насоки за малки обществени поръчки. Освен това градът се призовава да изисква от доставчика на услуги да предоставя достатъчно точни разбивки на фактури за покупки на правни услуги в бъдеще. Градът трябва да следва собствените си вътрешни насоки, когато взема решения за обществени поръчки и договори.

Градът също така се препоръчва да обърне внимание на факта, че при възлагане на правни услуги се изготвят писмен договор или възлагателно писмо и съответни решения за възлагане на поръчка. В решението за поръчката трябва да се посочи, ако въпросът се отнася за услуги на процесуален представител, които са извън изискванията на ЗОП.

Какво ще правим?

Град Керава приема много сериозно недостатъците, представени в доклада от проверката. Грешките се коригират и се извличат поуки на всички нива на организацията.

„От името на цялото градско ръководство се извинявам за това, че сме имали пропуски във вътрешния контрол и спазването на инструкциите за обществените поръчки, както и за това, че нямахме комуникация. Ще се погрижа всички мерки за развитие да бъдат приложени незабавно”, кметът Кирси Ронту държави.

Конкретни мерки

Градът ще направи следните промени в дейността си:

• Ние съставяме процедури, за да гарантираме, че вътрешните насоки на града се следват във всички процеси на възлагане на обществени поръчки.
• Ние гарантираме, че собствените правни услуги на града са адекватно обезпечени.
• Всички покупки на външни правни услуги трябва да бъдат одобрени от правните служби на града. Правните служби на града координират всички доставки на правни услуги извън града и правят оценка дали въпросът се разглежда като вътрешна работа или като закупуване на външни услуги.
• Когато е необходима външна правна експертиза, услугите се предлагат основно на търг. Нека разберем възможността за търг за рамковия договор за правни услуги.
• Изготвихме ръководство за решения за обществени поръчки, споразумения за възлагане и мониторинг на разходите за покупки на правни услуги.
• Ние развиваме вътрешен контрол и гарантираме спазването на инструкциите, като наемаме собствен вътрешен одитор.
• Осигуряваме ресурсите на звеното за снабдяване, така че служителите на града да получат необходимата подкрепа при снабдяването.
• Актуализираме ръководството за обществени поръчки на града и се уверяваме, че може да се използва.
• Ние актуализираме и събираме инструкциите за обработка на фактури за покупка в един документ.
• Ние включваме инструкции за надзор и мониторинг на разходите по време на периода на договора в ръководството за обществени поръчки и в инструкциите за работа с фактури за покупка.
• Проучваме възможността за разширяване на използването на идентификатора за изчисление към всички поръчки, за да улесним проследяването на разходите.
• Ние наричаме проекти и пилоти ясен собственик. Отговорност на собственика е да гарантира, че необходимите решения са взети, че са взети правилно и че се извършва мониторинг на разходите.
• Всеки, който участва в снабдяването, получава обучение за снабдяване. В обученията се преглежда и съдържанието на новите и актуализирани инструкции.
• Ние обучаваме градските попечители в законодателството за обществените поръчки и разнообразното използване на портала за попечители.
• Ние разработваме оперативни методи, така че решенията да се използват по-добре от попечителите. Сумите в евро също трябва да фигурират в списъците с решения.
• Информираме синдиците активно и актуално.
• Документирането на разследванията, довели до решенията, се извършва в писмен вид.
• Административното правило се преразглежда по отношение на лимитите за обществени поръчки.
• Градската управа задължава Съвета по образованието да направи оценка на тръжната процедура за социалния пакет.

„В допълнение към тях, целта е да подобрим комуникационните умения на цялата организация и да увеличим прозрачността“, обещава Ронту.

Градската управа на Керава смята мерките за развитие на града за достатъчни

Градската управа на Керава внимателно проучи докладите от инспекциите и плановете за действие, изготвени от управленския екип на града за коригиране на ситуацията, и ги одобри в тяхната цялост.

„Въз основа на докладите от проверките имахме критична, но в същото време конструктивна дискусия за необходимите мерки за развитие. Градската управа счита мерките за развитие, представени от ръководството на града, за достатъчни. Подготвили сме и становище относно мерките на градската управа за повишаване на откритостта и прозрачността на вземането на решения. С тези действия заедно ще развием града в правилната посока“, каза зам.-председателят, който ръководи заседанието на градския съвет. Иро Силвандър количество.

Можете да видите докладите от вътрешния одит в прикачените файлове:

Вътрешният одит на Kerava City на поръчките за скок с щанга за 2024 г. (pdf)
Вътрешен одит на град Керава 2024 г. относно покупките на правни услуги (pdf)

Доставчици на допълнителна информация:

Въпроси, свързани с мерки за развитие: кмет Кирси Ронту. Изпращайте въпросите си до мениджъра по комуникациите Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Въпроси, свързани с вътрешния одит: градски служител Тепо Верронен, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322