Pro pořadatele akce

Myšlenka akce a cílová skupina

Když začnete plánovat akci, nejprve přemýšlejte o:

• Pro koho je akce určena?
• Koho to může zajímat?
• Jaký obsah by bylo dobré mít v akci?
• Jaký tým potřebujete, aby se akce uskutečnila?

Hospodářský

Rozpočet je důležitou součástí plánování akce, ale podle charakteru akce je možné ji zorganizovat i s malou investicí.

V rozpoctu je dobre zohlednit vydaje, jako napr

• náklady vyplývající z místa konání
• výdaje na zaměstnance
• konstrukce, například pódium, stany, ozvučení, osvětlení, pronajaté toalety a kontejnery na odpadky
• licenční poplatky
• honoráře pro účinkující.

Zamyslete se nad tím, jak můžete akci financovat. Můžete získat příjem např

• se vstupenkami
• se sponzorskými smlouvami
• s dotacemi
• s prodejními aktivitami na akci, například kavárnou nebo prodejem produktů
• pronájmem prezentačních nebo prodejních míst v areálu prodejcům.

Více informací o dotacích města naleznete na webových stránkách města.

Můžete také žádat o granty od státu nebo nadací.

Místo

Kerava má mnoho ploch a míst vhodných pro akce různých velikostí. Výběr místa je ovlivněn:

• charakter události
• čas události
• cílová skupina akce
• umístění
• svoboda
• náklady na pronájem.

Město Kerava spravuje několik zařízení. Vnitřní prostory ve vlastnictví města jsou rezervovány prostřednictvím systému Timmi. Více informací o zařízeních najdete na webu města.

Venkovní prostory ve vlastnictví města jsou spravovány infrastrukturními službami Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

S městskou knihovnou Kerava je možné pořádat kooperační akce. Více informací najdete na webu knihovny.

Níže naleznete informace o nejběžnějších povoleních a postupech akcí. V závislosti na obsahu a povaze akce budete možná potřebovat i další typy povolení a ujednání.

Povolení k užívání pozemku

Pro venkovní akce je vždy nutný souhlas vlastníka pozemku. Povolení pro veřejné prostory ve vlastnictví města, jako jsou ulice a parky, vydávají infrastrukturní služby Kerava. O povolení se žádá na Lupapiste.fi. O povolení užívání soukromých ploch rozhoduje vlastník areálu. Vnitřek města najdete v systému Timmi.

Jsou-li ulice uzavřeny a na ulici, která má být uzavřena, vede autobusová trasa nebo uspořádání akcí jinak ovlivňuje autobusovou dopravu, je nutné kontaktovat HSL ohledně změn trasy.

Oznámení policii a záchranným složkám

Oznámení o konání veřejné akce musí být učiněno písemně s požadovanými přílohami policii nejpozději pět dnů před akcí a záchranné službě nejpozději 14 dnů před akcí. Čím větší událost, tím dříve byste měli být na cestě.

Vyhlašování není třeba provádět na malých veřejných akcích s malým počtem účastníků, které vzhledem k povaze akce nebo místu nevyžadují opatření k udržení pořádku a bezpečnosti. Pokud si nejste jisti, zda je nutné hlášení, kontaktujte policii nebo poradenskou službu záchranné služby:

• Policie Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (ústředna) nebo obecné služby.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Záchranná služba Central Uusimaa, 09 4191 4475 nebo paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Více informací o veřejných akcích a způsobu jejich hlášení najdete na webu policie.

Více informací o zabezpečení akce najdete na webu záchranné akce.

Upozornění na hluk

Veřejnou akci je třeba písemně ohlásit orgánu ochrany životního prostředí obce, pokud způsobí přechodně zvláště rušivý hluk nebo vibrace, například při venkovním koncertu. Oznámení se provádí v dostatečném předstihu před přijetím opatření nebo zahájením činnosti, nejpozději však 30 dnů před touto dobou.

Je-li důvod se domnívat, že hluk z akce je rušivý, je třeba vypracovat hlukovou zprávu. Reprodukci zvuku lze využít na akcích pořádaných mezi 7. a 22. hodinou bez podávání hlášení o hluku za předpokladu, že je hlasitost udržována na rozumné úrovni. Hudba nesmí být puštěna tak hlasitě, aby byla slyšet v bytech, v citlivých oblastech nebo široce mimo oblast akce.

O akci je nutné předem informovat okolí v okolí, a to buď na nástěnce bytového družstva nebo zprávou do schránky. Je třeba vzít v úvahu i oblasti citlivé na hluk z prostředí akce, jako jsou domy s pečovatelskou službou, školy a kostely.

Centrální environmentální centrum Uusimaa odpovídá za zprávy o hluku v oblasti.

Více informací o hlukové zprávě najdete na stránkách Centra životního prostředí Central Uusimaa.

autorská práva

Provádění hudby na akcích a akcích vyžaduje zaplacení kompenzačního poplatku společnosti Teosto za autorská práva.

Více informací o hudebních výkonech a licencích k použití najdete na webu Teosto.

Potraviny

Menší provozovatelé, jako jsou jednotlivci nebo zájmové kluby, nemusí hlásit drobný prodej nebo výdej jídel. Pokud se na akci chystají profesionální prodejci, musí své vlastní aktivity nahlásit do Centrálního ekologického centra Uusimaa. Povolení k dočasnému výkonu uděluje krajský správní úřad.

Více informací o povoleních pro profesionální prodej potravin najdete na stránkách Centra životního prostředí Central Uusimaa.

Záchranný plán

Pořadatel musí připravit záchranný plán akce

• kde se odhaduje, že bude současně přítomno nejméně 200 lidí
• používá se otevřený oheň, zábavní pyrotechnika nebo jiné pyrotechnické výrobky, nebo se jako speciální efekty používají požární a výbušné chemikálie
• opatření pro opuštění místa konání se liší od obvyklého nebo povaha akce představuje zvláštní nebezpečí pro lidi.

Při budování akce je třeba zajistit dostatek prostoru pro záchranáře a výjezdy, průchod minimálně čtyři metry. Pořadatel akce musí zhotovit co nejpřesnější mapu areálu, která bude distribuována všem stranám podílejícím se na výstavbě akce.

Záchranný plán je zaslán policii, záchranné službě a personálu akce.

Více informací o zabezpečení akce najdete na stránkách záchranné služby Central Uusimaa.

Kontrola objednávky

Na bezpečnost během akce budou v případě potřeby dohlížet sanitáři určení pořadatelem akce. Policie stanoví minimální limit počtu zřízenců na akci.

První pomoc

Pořadatel akce má povinnost vyhradit si na akci dostatečnou pohotovost první pomoci. Na akci není jednoznačný počet pracovníků první pomoci, měl by tedy souviset s počtem osob, riziky a velikostí areálu. Akce s 200–2 000 lidmi musí mít určeného pracovníka první pomoci, který absolvoval alespoň kurz EA 1 nebo ekvivalent. Ostatní pracovníci první pomoci musí mít dostatečné dovednosti první pomoci.

Pojištění

Za případné nehody odpovídá pořadatel akce. Zjistěte si prosím již ve fázi plánování, zda je pro akci potřeba pojištění, a pokud ano, jaké. Můžete se na to zeptat u pojišťovny a policie.

Elektřina a voda

Při rezervaci místa se informujte o dostupnosti elektřiny. Upozorňujeme, že obvykle nestačí běžná zásuvka, ale větší zařízení potřebují třífázový proud (16A). Pokud se na akci prodává nebo podává jídlo, musí být na místě k dispozici i voda. O dostupnosti elektřiny a vody se musíte informovat u pronajímatele objektu.

Zeptejte se na dostupnost elektřiny a vody ve venkovních prostorách Kerava, stejně jako na klíče od elektrických skříní a vodovodních bodů od infrastrukturních služeb Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rámec

Pro akci jsou často potřeba různé konstrukce, jako je pódium, stany, přístřešky a toalety. Povinností organizátora akce je zajistit, aby konstrukce odolávaly i neočekávaným povětrnostním jevům a dalšímu zatížení, které je na ně kladeno. Ujistěte se prosím, že například stany a přístřešky mají vhodnou hmotnost.

Nakládání s odpady, čištění a recyklace

Zamyslete se nad tím, jaké odpadky na akci vznikají a jak se staráte o jejich recyklaci. Za odpadové hospodářství akce a následný úklid zasypaných ploch odpovídá pořadatel akce.

Ujistěte se prosím, že v prostoru akce jsou toalety a že jste se se správcem prostoru dohodli na jejich použití. Pokud v okolí nejsou stálé toalety, musíte si je pronajmout.

Více informací o požadavcích na nakládání s odpady můžete získat na akcích ze služeb infrastruktury Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Známky

Akce musí mít označení pro toalety (včetně bezbariérových toalet a péče o děti) a stanici první pomoci. Prostory pro kuřáky a prostory pro nekuřáky musí být v prostoru také označeny odděleně. S vyznačením parkovacích míst a naváděním k nim je třeba počítat při největších akcích.

Nalezené zboží

Pořadatel akce se musí o nalezené zboží postarat a naplánovat jeho příjem a expedici.

Svoboda

Přístupnost umožňuje rovné zapojení lidí do akce. Zohlednit ji lze například na pódiích vyhrazených pro osoby se sníženou pohyblivostí nebo na místech pro ně vyhrazených jinak. Je také vhodné přidat na stránky událostí informace o usnadnění. Pokud akce není bezbariérová, nezapomeňte nás na to předem upozornit.

Pokyny k uspořádání přístupné akce naleznete na webových stránkách Invalidiliito.

Event marketing by měl být prováděn pomocí více kanálů. Zamyslete se nad tím, kdo patří do cílové skupiny akce a jak je nejlépe oslovit.

Marketingové kanály

Kalendář akcí Kerava

Akci oznamte včas v kalendáři akcí Keravy. Kalendář akcí je bezplatný kanál, který mohou využívat všechny strany pořádající akce na Keravě. Používání kalendáře vyžaduje registraci jako uživatel služby buď jako společnost, komunita nebo jednotka. Jakmile se zaregistrujete, můžete události publikovat v kalendáři.

Odkaz na úvodní stránku kalendáře akcí.

Krátké instruktážní video k registraci (events.kerava.fi).

Krátké instruktážní video o vytvoření události (YouTube)

Vlastní kanály a sítě

• webová stránka
• sociální média
• e-mailové seznamy
• informační bulletiny
• kanály vlastních stakeholderů a partnerů
• plakáty a letáky

Rozdávání plakátů

Plakáty by měly být široce distribuovány. Můžete je sdílet například na následujících místech:

• místo konání a jeho okolí
• Knihovna Kerava
• Prodejní místo Sampola
• Nástěnky pěší zóny Kauppakaare a stanice Kerava.

Klíče od nástěnek pěší zóny Kauppakaari a stanice Kerava si můžete zapůjčit s účtenkou od zákaznického servisu městské knihovny. Klíč musí být vrácen ihned po použití. Plakáty ve velikosti A4 nebo A3 lze exportovat na nástěnky. Plakáty jsou připevněny pod plastovou klopou, která se automaticky zavírá. Nepotřebujete pásku ani jiná fixační zařízení! Po skončení akce stáhněte plakáty z nástěnek.

Další venkovní nástěnky najdete například v Kannisto a u sportparku Kaleva a vedle Ahjo's K-shop.

Mediální spolupráce

Vyplatí se o akci komunikovat s místními médii a v závislosti na cílové skupině akce i s celostátními médii. Pošlete zprávu pro média nebo nabídněte hotový příběh, když je zveřejněn program akce nebo když se blíží.

O akci mohou mít zájem místní média, například Keski-Uusimaa a Keski-Uusimaa Viikko. Je třeba oslovit celostátní média, například noviny a periodika, rozhlasové a televizní kanály a online média. Za zamyšlení stojí i spolupráce s influencery na sociálních sítích a producenty obsahu vhodného pro akci.

Komunikační spolupráce s městem

Město Kerava pravidelně vysílá místní události na svých vlastních kanálech. Událost by měla být přidána do společného kalendáře akcí, ze kterého bude město akci pokud možno sdílet na vlastních kanálech.

O případné komunikační spolupráci se můžete obrátit na komunikační jednotku města: viestinta@kerava.fi.

Označení projektového manažera nebo producenta akce

• Podělte se o povinnosti
• Vytvořte plán akce

Finance a rozpočet

• Placená nebo bezplatná akce?
• Prodej vstupenek
• Granty a stipendia
• Partneři a sponzoři
• Další způsoby získávání finančních prostředků

Povolení a smlouvy na akce

• Povolení a oznámení (využívání půdy, policie, hasiči, hlukové povolení atd.): informování všech stran
• Smlouvy (nájemné, scéna, zvuk, umělci atd.)

Plány akcí

• Harmonogram výstavby
• Harmonogram programu
• Plán demontáže

Obsah akce

• Ohjelmo
• Účastníci
• Účinkující
• Moderátor
• Pozvaní hosté
• Média
• Porce

Bezpečnost a řízení rizik

• Odhad rizika
• Záchranný a bezpečnostní plán
• Kontrola objednávky
• První pomoc
• Hlídat
• Pojištění

Místo

• Rámec
• Příslušenství
• Reprodukce zvuku
• Informace
• Známky
• Kontrola dopravy
• Mapa

Sdělení

• Komunikační plán
• webová stránka
• Sociální média
• Plakáty a letáky
• Mediální zprávy
• Placená reklama
• Informace o zákazníkovi, například pokyny k příjezdu a parkování
• Kanály spolupracujících partnerů a zainteresovaných stran

Čistota a prostředí akce

• Toalety
• Kontejnery na odpadky
• Vyklidit

Dělníci a dělníci z Talkoo

• Indukce
• Pracovní povinnosti
• Pracovní směny
• Stravování

Závěrečné hodnocení

• Sbírání zpětné vazby
• Poskytování zpětné vazby těm, kteří se podíleli na realizaci akce
• Monitoring médií