Ar gyfer trefnydd y digwyddiad

Syniad y digwyddiad a'r grŵp targed

Pan ddechreuwch gynllunio digwyddiad, meddyliwch yn gyntaf am:

• Ar gyfer pwy mae'r digwyddiad wedi'i fwriadu?
• Pwy allai malio?
• Pa fath o gynnwys fyddai'n dda ei gael yn y digwyddiad?
• Pa fath o dîm sydd ei angen arnoch i wneud i'r digwyddiad ddigwydd?

Economaidd

Mae'r gyllideb yn rhan bwysig o gynllunio digwyddiadau, ond yn dibynnu ar natur y digwyddiad, mae'n bosibl ei drefnu hyd yn oed gyda buddsoddiad bach.

Yn y gyllideb, mae'n dda cymryd treuliau i ystyriaeth, megis

• costau sy'n codi o'r lleoliad
• treuliau gweithwyr
• strwythurau, er enghraifft llwyfan, pebyll, system sain, goleuadau, toiledau ar rent a chynwysyddion sothach
• ffioedd trwydded
• ffioedd perfformwyr.

Meddyliwch sut y gallwch chi ariannu'r digwyddiad. Gallwch gael incwm, er enghraifft

• gyda thocynnau mynediad
• gyda chytundebau nawdd
• gyda grantiau
• gyda gweithgareddau gwerthu yn y digwyddiad, er enghraifft caffi neu werthu nwyddau
• trwy rentu cyflwyniad neu bwyntiau gwerthu yn yr ardal i werthwyr.

I gael rhagor o wybodaeth am grantiau’r ddinas, ewch i wefan y ddinas.

Gallwch hefyd wneud cais am grantiau gan y wladwriaeth neu sefydliadau.

Lleoliad

Mae gan Kerava lawer o ardaloedd a lleoedd sy'n addas ar gyfer digwyddiadau o wahanol feintiau. Mae’r dewis o leoliad yn cael ei ddylanwadu gan:

• natur y digwyddiad
• amser digwyddiad
• grŵp targed y digwyddiad
• lleoliad
• rhyddid
• costau rhentu.

Mae dinas Kerava yn rheoli sawl cyfleuster. Mae mannau dan do sy'n eiddo i'r ddinas yn cael eu cadw trwy system Timmi. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am y cyfleusterau ar wefan y ddinas.

Mae mannau awyr agored sy'n eiddo i'r ddinas yn cael eu rheoli gan wasanaethau seilwaith Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Mae'n bosibl trefnu digwyddiadau cydweithredu gyda Llyfrgell Dinas Kerava. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth ar wefan y llyfrgell.

Isod fe welwch wybodaeth am y trwyddedau digwyddiad mwyaf cyffredin a'r gweithdrefnau. Yn dibynnu ar gynnwys a natur y digwyddiad, efallai y bydd angen mathau eraill o drwyddedau a threfniadau arnoch hefyd.

Trwydded defnydd tir

Mae angen caniatâd perchennog y tir bob amser ar gyfer digwyddiadau awyr agored. Mae trwyddedau ar gyfer ardaloedd cyhoeddus sy'n eiddo i'r ddinas, megis strydoedd a pharciau, yn cael eu rhoi gan wasanaethau seilwaith Kerava. Gwneir cais am y drwydded yn Lupapiste.fi. Perchennog yr ardal sy'n penderfynu ar y caniatâd i ddefnyddio ardaloedd preifat. Gallwch ddod o hyd i du mewn y ddinas yn y system Timmi.

Os yw strydoedd ar gau a llwybr bws yn rhedeg ar y stryd sydd i'w chau, neu os bydd trefniadau digwyddiad yn effeithio fel arall ar draffig bysiau, rhaid cysylltu â HSL ynglŷn â newidiadau i lwybrau.

Hysbysiad i'r heddlu a'r gwasanaethau achub

Rhaid hysbysu'r digwyddiad cyhoeddus yn ysgrifenedig gyda'r atodiadau gofynnol i'r heddlu ddim hwyrach na phum niwrnod cyn y digwyddiad ac i'r gwasanaeth achub dim hwyrach na 14 diwrnod cyn y digwyddiad. Po fwyaf yw'r digwyddiad, y cynharaf y dylech fod yn symud.

Nid oes angen gwneud y cyhoeddiad mewn digwyddiadau cyhoeddus bach gydag ychydig o gyfranogwyr ac, oherwydd natur y digwyddiad neu'r lleoliad, nid oes angen mesurau i gynnal trefn a diogelwch. Os nad ydych yn siŵr a oes angen gwneud adroddiad, cysylltwch â’r heddlu neu wasanaeth cynghori’r gwasanaethau brys:

• Heddlu Ita-Uusimaa: 0295 430 291 (switsfwrdd) neu gwasanaethau cyffredinol.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Gwasanaeth achub canolog Uusimaa, 09 4191 4475 neu paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddigwyddiadau cyhoeddus a sut i roi gwybod amdanynt ar wefan yr heddlu.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddiogelwch digwyddiadau ar wefan yr ymgyrch achub.

Hysbysiad sŵn

Rhaid rhoi gwybod am ddigwyddiad cyhoeddus yn ysgrifenedig i awdurdod diogelu'r amgylchedd y fwrdeistref os yw'n achosi sŵn neu ddirgryniad hynod aflonyddu dros dro, er enghraifft mewn cyngerdd awyr agored. Gwneir yr hysbysiad ymhell cyn cymryd y mesur neu ddechrau'r gweithgaredd, ond dim hwyrach na 30 diwrnod cyn yr amser hwn.

Os oes lle i dybio bod y sŵn o’r digwyddiad yn aflonyddwch, rhaid adrodd am sŵn. Gellir defnyddio atgynhyrchu sain mewn digwyddiadau a drefnir rhwng 7 am a 22 pm heb wneud adroddiad sŵn, cyn belled ag y cedwir y sain ar lefel resymol. Efallai na fydd cerddoriaeth yn cael ei chwarae mor uchel fel y gellir ei chlywed mewn fflatiau, mewn ardaloedd sensitif neu'n eang y tu allan i ardal y digwyddiad.

Rhaid hysbysu’r gymdogaeth yn yr ardal gyfagos am y digwyddiad ymlaen llaw, naill ai ar hysbysfwrdd y gymdeithas dai neu drwy negeseuon blwch post. Rhaid hefyd ystyried ardaloedd sy'n sensitif i sŵn amgylchedd y digwyddiad, megis cartrefi nyrsio, ysgolion ac eglwysi.

Canolfan Amgylcheddol Central Uusimaa sy'n gyfrifol am adroddiadau sŵn yn yr ardal.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am yr adroddiad sŵn ar wefan Canolfan Amgylcheddol Central Uusimaa.

Hawlfreintiau

Er mwyn perfformio cerddoriaeth mewn digwyddiadau a digwyddiadau mae angen talu ffi iawndal hawlfraint Teosto.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am drwyddedau perfformio a defnyddio cerddoriaeth ar wefan Teosto.

Bwydydd

Nid oes angen i weithredwyr llai, fel unigolion neu glybiau hobi, wneud adroddiad ar y mân werthu neu weini bwyd. Os yw gwerthwyr proffesiynol yn dod i'r digwyddiad, rhaid iddynt adrodd am eu gweithgareddau eu hunain i Ganolfan Amgylcheddol Central Uusimaa. Rhoddir trwyddedau gwasanaethu dros dro gan yr awdurdod gweinyddol rhanbarthol.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am drwyddedau ar gyfer gwerthu bwyd proffesiynol ar wefan Canolfan Amgylcheddol Central Uusimaa.

Cynllun achub

Rhaid i'r trefnydd baratoi cynllun achub ar gyfer y digwyddiad

• lle amcangyfrifir y bydd o leiaf 200 o bobl yn bresennol ar yr un pryd
• defnyddir fflamau agored, tân gwyllt neu gynhyrchion pyrotechnegol eraill, neu defnyddir tân a chemegau ffrwydrol fel effeithiau arbennig
• mae'r trefniadau ar gyfer gadael y lleoliad yn wahanol i'r arfer neu mae natur y digwyddiad yn peri perygl arbennig i bobl.

Wrth adeiladu'r digwyddiad, rhaid sicrhau bod digon o le ar gyfer achubwyr a gadael, tramwyfa o leiaf pedwar metr. Rhaid i drefnydd y digwyddiad wneud map o'r ardal mor gywir â phosibl, a fydd yn cael ei ddosbarthu i bob parti sy'n ymwneud ag adeiladu'r digwyddiad.

Mae'r cynllun achub yn cael ei anfon at yr heddlu, y gwasanaeth achub a staff y digwyddiad.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am ddiogelwch digwyddiadau ar wefan gwasanaeth achub Central Uusimaa.

Rheoli archeb

Os bydd angen, bydd diogelwch yn ystod y digwyddiad yn cael ei fonitro gan swyddogion a benodir gan drefnydd y digwyddiad. Mae'r heddlu'n gosod terfyn isaf ar gyfer nifer y swyddogion dan sylw fesul digwyddiad.

Cymorth Cyntaf

Mae gan drefnydd y digwyddiad rwymedigaeth i gadw digon o barodrwydd cymorth cyntaf ar gyfer y digwyddiad. Nid oes nifer ddiamwys o bersonél cymorth cyntaf ar gyfer digwyddiad, felly dylai fod yn gysylltiedig â nifer y bobl, risgiau a maint yr ardal. Rhaid i ddigwyddiadau gyda 200-2 o bobl gael swyddog cymorth cyntaf dynodedig sydd wedi cwblhau o leiaf y cwrs EA 000 neu gyfwerth. Rhaid i bersonél cymorth cyntaf eraill feddu ar sgiliau cymorth cyntaf digonol.

Yswiriant

Trefnydd y digwyddiad sy'n gyfrifol am unrhyw ddamweiniau. Darganfyddwch eisoes yn y cyfnod cynllunio a oes angen yswiriant ar gyfer y digwyddiad ac, os felly, pa fath. Gallwch holi am y peth gan y cwmni yswiriant a'r heddlu.

Trydan a dŵr

Pan fyddwch chi'n archebu'r lleoliad, darganfyddwch a oes trydan ar gael. Sylwch nad yw soced safonol fel arfer yn ddigon, ond mae angen cerrynt tri cham (16A) ar ddyfeisiau mwy. Os caiff bwyd ei werthu neu ei weini yn y digwyddiad, rhaid i ddŵr fod ar gael yn y lleoliad hefyd. Rhaid i chi holi a oes trydan a dŵr ar gael gan rentwr y lleoliad.

Holwch am argaeledd trydan a dŵr mewn mannau awyr agored Kerava, yn ogystal ag allweddi i gabinetau trydanol a phwyntiau dŵr o wasanaethau seilwaith Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Fframwaith

Yn aml mae angen strwythurau amrywiol ar gyfer y digwyddiad, megis llwyfan, pebyll, canopïau a thoiledau. Cyfrifoldeb trefnydd y digwyddiad yw sicrhau y gall y strwythurau wrthsefyll hyd yn oed ffenomenau tywydd annisgwyl a llwythi eraill a osodir arnynt. Gwnewch yn siŵr, er enghraifft, bod gan y pebyll a'r canopïau bwysau priodol.

Rheoli gwastraff, glanhau ac ailgylchu

Meddyliwch pa fath o sbwriel sy'n cael ei gynhyrchu yn y digwyddiad a sut rydych chi'n gofalu am ei ailgylchu. Trefnydd y digwyddiad sy'n gyfrifol am reoli gwastraff y digwyddiad a'r gwaith o lanhau ardaloedd lle ceir sbwriel wedi hynny.

Gwnewch yn siŵr bod toiledau yn ardal y digwyddiad a'ch bod wedi cytuno ar eu defnydd gyda rheolwr y gofod. Os nad oes toiledau parhaol yn yr ardal, mae'n rhaid i chi eu rhentu.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am ofynion rheoli gwastraff mewn digwyddiadau gan wasanaethau seilwaith Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Arwyddion

Rhaid i'r digwyddiad gael arwyddion ar gyfer y toiledau (gan gynnwys toiledau i'r anabl a gofal plant) a'r orsaf cymorth cyntaf. Rhaid marcio ardaloedd ysmygu a mannau dim ysmygu ar wahân yn yr ardal hefyd. Rhaid ystyried marcio mannau parcio a chanllawiau iddynt yn y digwyddiadau mwyaf.

Wedi dod o hyd i nwyddau

Rhaid i drefnydd y digwyddiad ofalu am y nwyddau a ddarganfuwyd a chynllunio eu derbyniad a'u hanfon ymlaen.

Rhyddid

Mae hygyrchedd yn galluogi cyfranogiad cyfartal pobl yn y digwyddiad. Gellir ei gymryd i ystyriaeth, er enghraifft, ar bodiwmau sydd wedi'u neilltuo ar gyfer pobl â symudedd cyfyngedig neu mewn lleoedd sydd wedi'u neilltuo ar eu cyfer mewn ffyrdd eraill. Mae hefyd yn syniad da ychwanegu gwybodaeth hygyrchedd at dudalennau digwyddiadau. Os nad yw'r digwyddiad yn ddi-rwystr, cofiwch roi gwybod i ni ymlaen llaw.

Gallwch ddod o hyd i gyfarwyddiadau ar gyfer trefnu digwyddiad hygyrch ar wefan yr Invalidiliiito.

Dylid marchnata digwyddiadau gan ddefnyddio sianeli lluosog. Meddyliwch pwy sy'n perthyn i grŵp targed y digwyddiad a sut y gallwch chi eu cyrraedd orau.

Sianeli marchnata

Calendr digwyddiadau Kerava

Cyhoeddi'r digwyddiad mewn da bryd yng nghalendr digwyddiadau Kerava. Mae'r calendr digwyddiadau yn sianel am ddim y gall pob parti sy'n trefnu digwyddiadau yn Kerava ei defnyddio. Mae defnyddio'r calendr yn gofyn am gofrestru fel defnyddiwr y gwasanaeth naill ai fel cwmni, cymuned neu uned. Unwaith y byddwch wedi cofrestru, gallwch gyhoeddi digwyddiadau yn y calendr.

Dolen i dudalen flaen y calendr digwyddiadau.

Fideo cyfarwyddiadol byr ar gofrestru (events.kerava.fi).

Fideo cyfarwyddiadol byr ar greu digwyddiad (YouTube)

Eich sianeli a'ch rhwydweithiau eich hun

• gwefan
• Cyfryngau cymdeithasol
• rhestrau e-bost
• cylchlythyrau
• sianeli rhanddeiliaid a phartneriaid eu hunain
• posteri a thaflenni

Dosbarthu posteri

Dylid dosbarthu posteri yn eang. Gallwch eu rhannu yn y mannau canlynol, er enghraifft:

• y lleoliad a'r ardaloedd cyfagos
• Llyfrgell Kerava
• Man gwerthu Sampola
• Hysbysfyrddau stryd cerddwyr Kauppakaare a gorsaf Kerava.

Gallwch fenthyg yr allweddi i hysbysfyrddau stryd cerddwyr Kauppakaari a gorsaf Kerava gyda derbynneb gan wasanaeth cwsmeriaid llyfrgell y ddinas. Rhaid dychwelyd yr allwedd yn syth ar ôl ei ddefnyddio. Gellir allforio posteri maint A4 neu A3 i hysbysfyrddau. Mae'r posteri wedi'u hatodi o dan fflap plastig, sy'n cau'n awtomatig. Nid oes angen tâp na dyfeisiau gosod eraill arnoch chi! Tynnwch eich posteri oddi ar y byrddau ar ôl eich digwyddiad.

Gellir dod o hyd i hysbysfyrddau awyr agored eraill, er enghraifft, yn Kannisto a ger parc chwaraeon Kaleva ac wrth ymyl siop K-Ahjo.

Cydweithrediad cyfryngau

Mae’n werth cyfathrebu am y digwyddiad i’r cyfryngau lleol ac, yn dibynnu ar grŵp targed y digwyddiad, i’r cyfryngau cenedlaethol. Anfonwch ddatganiad i'r cyfryngau neu cynigiwch stori orffenedig pan fydd rhaglen y digwyddiad yn cael ei chyhoeddi neu pan fydd yn agosáu.

Efallai y bydd gan y cyfryngau lleol ddiddordeb yn y digwyddiad, er enghraifft Keski-Uusimaa a Keski-Uusimaa Viikko. Dylid mynd at y cyfryngau cenedlaethol, er enghraifft, papurau newydd a chyfnodolion, sianeli radio a theledu a chyfryngau ar-lein. Mae hefyd yn werth meddwl am gydweithredu â dylanwadwyr cyfryngau cymdeithasol a chynhyrchwyr cynnwys sy'n addas ar gyfer y digwyddiad.

Cyfathrebu cydweithrediad â'r ddinas

Mae dinas Kerava yn darlledu digwyddiadau lleol o bryd i'w gilydd ar ei sianeli ei hun. Dylid ychwanegu'r digwyddiad at y calendr digwyddiadau cyffredin, lle bydd y ddinas, os yn bosibl, yn rhannu'r digwyddiad ar ei sianeli ei hun.

Gallwch gysylltu ag uned gyfathrebu'r ddinas am gydweithrediad cyfathrebu posibl: viestinte@kerava.fi.

Penodi rheolwr prosiect neu gynhyrchydd digwyddiad

• Rhannu cyfrifoldebau
• Gwnewch gynllun digwyddiad

Cyllid a chyllideb

• Digwyddiad am dâl neu am ddim?
• Gwerthiant tocyn
• Grantiau ac ysgoloriaethau
• Partneriaid a noddwyr
• Dulliau codi arian eraill

Trwyddedau digwyddiadau a chytundebau

• Hawlenni a hysbysiadau (defnydd tir, yr heddlu, awdurdod tân, trwydded sŵn ac yn y blaen): hysbysu pawb
• Contractau (rhent, llwyfan, sain, perfformwyr ac ati)

Amserlenni digwyddiadau

• Amserlen adeiladu
• Amserlen y rhaglen
• Amser datgymalu

Cynnwys y digwyddiad

• Rhaglen
• Cyfranogwyr
• Perfformwyr
• Cyflwynydd
• Gwesteion a wahoddwyd
• Cyfryngau
• Gwasanaethu

Diogelwch a rheoli risg

• Asesiad risg
• Cynllun achub a diogelwch
• Rheoli archeb
• Cymorth Cyntaf
• Gard
• Yswiriant

Lleoliad

• Fframwaith
• Ategolion
• Atgynhyrchu sain
• Gwybodaeth
• Arwyddion
• Rheoli traffig
• Map

Cyfathrebu

• Cynllun cyfathrebu
• Gwefan
• Cyfryngau cymdeithasol
• Posteri a Thaflenni
• Datganiadau i'r cyfryngau
• Hysbysebu â thâl
• Gwybodaeth cwsmeriaid, er enghraifft cyfarwyddiadau cyrraedd a pharcio
• Sianelau o bartneriaid a rhanddeiliaid cydweithredu

Glendid ac amgylchedd y digwyddiad

• Toiledau
• Cynwysyddion sbwriel
• Clirio allan

Gweithwyr a gweithwyr o Talkoo

• Sefydlu
• Dyletswyddau swydd
• Sifftiau gwaith
• Prydau bwyd

Gwerthusiad terfynol

• Casglu adborth
• Rhoi adborth i'r rhai a gymerodd ran yng ngweithrediad y digwyddiad
• Monitro cyfryngau