Dokumenten-Management

Für die übliche Bereitstellung von Informationen, Protokollen, Kopien oder sonstigen Ausdrucken wird für die erste Seite eine Gebühr von 5,00 EUR und für jede weitere Seite 0,50 EUR erhoben.

Für die Bereitstellung von Informationen, die besondere Maßnahmen erfordern, eines Dokuments, einer Kopie oder eines sonstigen Ausdrucks wird eine feste Grundgebühr erhoben, die sich nach der Schwierigkeit der Informationssuche wie folgt gestaffelt:

• normale Informationssuche (Arbeitszeit weniger als 2 Stunden) 30 Euro
• anspruchsvolle Informationssuche (Arbeitszeit 2 – 5 Stunden) 60 Euro und
• sehr anspruchsvolle Informationssuche (Arbeitsaufwand mehr als 5 Stunden) 100 Euro.

Zusätzlich zur Grundgebühr wird eine Gebühr pro Seite erhoben. In dringenden Fällen kann die Urkundengebühr in der Höhe des Eineinhalbfachen erhoben werden.

Jeder hat das Recht, Informationen über die öffentliche Urkunde der Behörde gemäß dem Gesetz über die Veröffentlichung der Tätigkeit der Behörde (621/1999) zu erhalten.

Eine Auskunftsanfrage zu öffentlichem Material muss nicht begründet werden, und die Person, die die Auskunft verlangt, muss nicht angeben, wofür die Auskunft verwendet wird. Solche Anfragen können frei, beispielsweise telefonisch oder per E-Mail, gestellt werden. Auskunftsanfragen zu Dokumenten der Stadt Kerava richten Sie direkt an den für die Angelegenheit zuständigen Amtsinhaber bzw. Domäneninhaber.

Bei Bedarf können Sie sich beim Standesamt der Stadt über die Zuständigkeitsbereiche verschiedener Behörden und die dort verarbeiteten Datenmaterialien beraten lassen.

Das Standesamt der Stadt kann entweder per E-Mail unter kirjaamo@kerava.fi oder telefonisch unter 09 29491 kontaktiert werden.

Um das Auffinden des Dokuments zu erleichtern, empfiehlt es sich, die Informationsanfrage so genau wie möglich zu spezifizieren. Das Auskunftsersuchen muss so gekennzeichnet sein, dass klar erkennbar ist, um welches Dokument bzw. welche Dokumente es sich handelt. Beispielsweise sollten Sie immer das Datum oder den Titel des Dokuments angeben, sofern dieser bekannt ist. Die Stadtverwaltung kann die Person, die die Auskunftsanfrage gestellt hat, bitten, ihr Auskunftsersuchen einzuschränken und zu spezifizieren.

Wenn Sie die Informationsanfrage auf Dokumente richten, können identifizierende Informationen beispielsweise der Name des Registers oder Dienstes sein, in dem das Dokument enthalten ist, sowie Informationen über die Art des Dokuments (Antrag, Entscheidung, Zeichnung, Bekanntmachung). Die Beschreibung der Dokumentenwerbung der Stadt finden Sie auf der Seite mit der Beschreibung der Dokumentenwerbung. Um die Anfrage zu präzisieren, wenden Sie sich ggf. an die Stadtverwaltung, um deren Dokument es sich handelt.

Zu den Unterlagen der Behörde gehören auch Auskünfte, die gesetzlich nur unter bestimmten Voraussetzungen erteilt werden dürfen und bei denen die Behörde prüfen muss, ob die Auskunft dem Antragsteller erteilt werden kann. Dies gilt beispielsweise für Informationen, die aufgrund des Publizitätsgesetzes oder besonderer Rechtsvorschriften geheim gehalten werden.

Nach dem Publizitätsgesetz hat eine Person, deren Recht, Interesse oder Pflicht durch die Angelegenheit berührt wird, das Recht, von der mit der Angelegenheit befassten oder befassten Behörde Auskunft über den Inhalt eines nichtöffentlichen Dokuments zu erhalten, das Auswirkungen haben kann oder hat über die Bearbeitung seines Falles. Bei der Anforderung von Informationen über ein vertrauliches Dokument oder Dokumente, die nur unter bestimmten Voraussetzungen weitergegeben werden dürfen, muss die Person, die das Dokument anfordert, den Zweck der Informationen angeben und ihre Identität überprüfen können. Das elektronische Formular finden Sie hier von hier. Auskunftsanfragen ohne elektronische Identifizierung müssen mit einem gültigen amtlichen Lichtbildausweis erfolgen Am Kerava-Transaktionspunkt.

Wenn nur ein Teil des Dokuments öffentlich ist, werden die angeforderten Informationen aus dem öffentlichen Teil des Dokuments bereitgestellt, sodass der geheime Teil nicht preisgegeben wird. Der Antragsteller des Dokuments kann um zusätzliche Informationen gebeten werden, wenn diese zur Klärung der Bedingungen für die Übergabe der Informationen erforderlich sind.

Informationen über die öffentliche Urkunde werden schnellstmöglich, spätestens jedoch zwei Wochen nach dem Auskunftsersuchen, mitgeteilt. Sofern die Bearbeitung und Lösung des Auskunftsersuchens besondere Maßnahmen oder einen größeren Arbeitsaufwand als üblich erfordert, erfolgt spätestens innerhalb eines Monats nach Stellung des Auskunftsersuchens eine Auskunftserteilung zum Dokument bzw. die Klärung des Sachverhalts.

Gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung muss ein Antrag auf Einsicht in personenbezogene Daten und ein Antrag auf Berichtigung unrichtiger Daten unverzüglich und spätestens einen Monat nach Eingang des Antrags beantwortet werden. Die Frist kann um maximal zwei Monate verlängert werden.

Je nach Art, Umfang und Form der angeforderten Informationen kann die Stadt die angeforderten Informationen entweder elektronisch, in Papierform oder vor Ort übermitteln.

Die Datenverwaltungseinheit muss eine Beschreibung der von ihr verwalteten Datenbestände und das Fallregister gemäß Abschnitt 906 des Datenverwaltungsgesetzes (2019/28) führen. Die Stadt Kerava fungiert als im Gesetz genannte Informationsmanagementeinheit.

Mithilfe dieser Beschreibung wird den Kunden der Stadt Kerava erklärt, wie die Stadt Datenmaterialien verwaltet, die bei der Fallbearbeitung und Leistungserbringung der Behörde anfallen. Das Ziel der Beschreibung besteht darin, Kunden dabei zu helfen, den Inhalt der Informationsanfrage zu identifizieren und die Informationsanfrage an die richtige Partei weiterzuleiten.

Aus der Beschreibung der Dokumentenbekanntmachung geht auch hervor, in welchem ​​Umfang die Stadt bei der Erbringung von Dienstleistungen oder der Abwicklung von Angelegenheiten Daten verarbeitet. Die Möglichkeit, Auskunft darüber zu erhalten, über welche Datenreserven die Stadt verfügt, dient der Transparenz der Verwaltung.