Privatsphäre

Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind Informationen, die eine natürliche Person beschreiben und anhand derer diese Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Zu diesen Informationen gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Sozialversicherungsnummer, Foto und Telefonnummer.

Warum werden Daten in städtischen Diensten gesammelt?

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung behördlicher Tätigkeiten im Einklang mit Gesetzen und Vorschriften. Darüber hinaus besteht die Pflicht der amtlichen Tätigkeit in der Erstellung von Statistiken, wobei im Bedarfsfall anonymisierte personenbezogene Daten verwendet werden, d. h. die Daten liegen in einer Form vor, aus der keine Rückschlüsse auf die Person möglich sind.

Welche Informationen werden in städtischen Diensten verarbeitet?

Wenn der Kunde, also die betroffene Person, mit der Nutzung des Dienstes beginnt, werden die für die Durchführung des jeweiligen Dienstes erforderlichen Informationen erhoben. Die Stadt bietet ihren Bürgern verschiedene Dienstleistungen an, beispielsweise Unterricht und frühkindliche Bildung, Bibliotheksdienste und Sportangebote. Folglich variiert der Inhalt der gesammelten Informationen. Die Stadt Kerava erhebt nur die für die jeweilige Dienstleistung erforderlichen personenbezogenen Daten. Die in den verschiedenen Diensten gesammelten Informationen finden Sie im Einzelnen in den Datenschutzerklärungen dieser Website nach Themenbereichen.

Wo erhalten Sie Informationen zu städtischen Dienstleistungen?

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt in der Regel beim Kunden selbst. Darüber hinaus werden Informationen aus Systemen anderer Behörden, beispielsweise des Bevölkerungsregisterzentrums, eingeholt. Darüber hinaus kann der im Auftrag der Stadt handelnde Dienstleister während der Kundenbeziehung auf Grundlage des Vertragsverhältnisses die Daten des Kunden pflegen und ergänzen.

Wie werden personenbezogene Daten in städtischen Diensten verarbeitet?

Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt sorgfältig. Die Daten werden nur für den vorab festgelegten Zweck verarbeitet. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten halten wir uns an die Gesetzgebung und gute Datenverarbeitungspraktiken.

Rechtsgrundlagen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung sind zwingende Rechtsvorschriften, Verträge, Einwilligungen oder berechtigte Interessen. In der Stadt Kerava gibt es immer eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Bei verschiedenen Diensten kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auch auf der für den jeweiligen Dienst geltenden Gesetzgebung beruhen, beispielsweise bei Lehrtätigkeiten.

Unser Personal unterliegt der Schweigepflicht. Das Personal, das mit personenbezogenen Daten umgeht, wird regelmäßig geschult. Die Nutzung und Rechte von Systemen, die personenbezogene Daten enthalten, werden überwacht. Personenbezogene Daten dürfen nur von einem Mitarbeiter verarbeitet werden, der zur Verarbeitung der betreffenden Daten im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit berechtigt ist.

Wer verarbeitet Daten in städtischen Diensten?

Grundsätzlich dürfen die personenbezogenen Daten der Kunden der Stadt, also der registrierten Nutzer, nur von Mitarbeitern verarbeitet werden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit einen Bedarf an der Verarbeitung der betreffenden Daten haben. Darüber hinaus setzt die Stadt Subunternehmer und Partner ein, die Zugriff auf die für die Organisation der Leistungen erforderlichen personenbezogenen Daten haben. Diese Parteien können Daten nur gemäß den Anweisungen und Vereinbarungen der Stadt Kerava verarbeiten.

An wen können Auskünfte aus den städtischen Registern weitergegeben werden?

Die Übermittlung personenbezogener Daten bezieht sich auf Situationen, in denen personenbezogene Daten an einen anderen Datenverantwortlichen zur eigenen, unabhängigen Nutzung weitergegeben werden. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur im gesetzlich festgelegten Rahmen oder mit Einwilligung des Kunden.

Was die Stadt Kerava betrifft, werden personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Anforderungen an andere Behörden weitergegeben. Informationen können beispielsweise an den Nationalen Rentendienst oder den KOSKI-Dienst des finnischen Bildungsamts weitergegeben werden.

Gemäß der Datenschutzverordnung hat die registrierte Person, also der Kunde der Stadt, das Recht:

• um persönliche Informationen über sich selbst zu überprüfen
• die Berichtigung oder Löschung ihrer Daten verlangen
• eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen
• die Übermittlung personenbezogener Daten von einem System in ein anderes anfordern
• Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erhalten

Der Anmelder kann nicht in allen Situationen alle Rechte nutzen. Betroffen ist beispielsweise die Rechtsgrundlage nach der Datenschutzgrundverordnung, auf der personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Das Recht, personenbezogene Daten einzusehen

Die registrierte Person, also der Kunde der Stadt, hat das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten, die sie betreffen, verarbeitet werden oder nicht. Auf Verlangen muss der Verantwortliche der betroffenen Person eine Kopie der in ihrem Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Wir empfehlen, einen Inspektionsantrag hauptsächlich über elektronische Transaktionen mit starker Identifikation einzureichen (erfordert die Verwendung von Bankdaten). Das elektronische Formular finden Sie hier von hier.

Sollte dem Kunden die Nutzung des elektronischen Formulars nicht möglich sein, kann der Antrag auch beim Standesamt der Stadt oder in der Servicestelle von Sampola gestellt werden. Hierfür benötigen Sie einen Lichtbildausweis, da die Person, die den Antrag gestellt hat, stets identifizierbar sein muss. Eine Anfrage per Telefon oder E-Mail ist nicht möglich, da wir auf diesen Kanälen keine zuverlässige Identifizierung einer Person vornehmen können.

Recht auf Berichtigung von Daten

Der registrierte Kunde, also der Kunde der Stadt, hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung oder Ergänzung der ihn betreffenden unrichtigen, unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen. Darüber hinaus hat die betroffene Person das Recht, die Löschung nicht benötigter personenbezogener Daten zu verlangen. Redundanz und Ungenauigkeit werden nach dem Zeitpunkt der Datenspeicherung beurteilt.

Nimmt die Stadt den Berichtigungsantrag nicht an, wird ein Beschluss erlassen, in dem die Gründe genannt werden, aus denen der Antrag nicht angenommen wurde.

Wir empfehlen, einen Antrag auf Datenkorrektur vorrangig über elektronische Transaktionen mit starker Identifizierung einzureichen (erfordert die Verwendung von Bankdaten). Das elektronische Formular finden Sie hier von hier.

Ein Antrag auf Berichtigung der Angaben kann auch vor Ort beim Standesamt der Stadt oder in der Servicestelle von Sampola gestellt werden. Bei der Übermittlung des Antrags wird die Identität des Antragstellers überprüft.

Bearbeitungszeit und Gebühren anfordern

Die Stadt Kerava ist bestrebt, Anfragen schnellstmöglich zu bearbeiten. Die Frist für die Übermittlung von Informationen oder die Bereitstellung zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit dem Antrag auf Einsichtnahme in personenbezogene Daten beträgt einen Monat ab Eingang des Antrags auf Einsichtnahme. Bei außergewöhnlich komplexer und umfangreicher Prüfungsanfrage kann die Frist um zwei Monate verlängert werden. Über die Verlängerung der Bearbeitungszeit wird der Kunde persönlich informiert.

Die Auskunftserteilung durch den Anmelder erfolgt grundsätzlich unentgeltlich. Werden jedoch weitere Exemplare angefordert, kann die Stadt eine angemessene Gebühr auf der Grundlage der Verwaltungskosten erheben. Ist das Auskunftsersuchen offensichtlich unbegründet und unzumutbar, insbesondere bei wiederholten Auskunftsersuchen, kann die Stadt die für die Auskunftserteilung anfallenden Verwaltungskosten in Rechnung stellen oder die Auskunftserteilung gänzlich verweigern. In einem solchen Fall wird die Stadt die offensichtliche Unbegründetheit oder Unzumutbarkeit des Antrags nachweisen.

Büro des Datenschutzbeauftragten

Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde beim Datenschutzbeauftragten einzureichen, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass bei der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen wurde.

Nimmt die Stadt den Berichtigungsantrag nicht an, wird ein Beschluss erlassen, in dem die Gründe genannt werden, aus denen der Antrag nicht angenommen wurde. Wir informieren Sie auch über das Recht auf Rechtsbehelfe, beispielsweise über die Möglichkeit, eine Beschwerde beim Datenschutzbeauftragten einzureichen.

Information des Registranten über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union verpflichtet den Verantwortlichen (Stadt), die betroffene Person (Kunde) über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu informieren. Die Information des Registranten bei der Stadt Kerava erfolgt mithilfe sowohl der registerspezifischen Datenschutzerklärungen als auch der auf der Website gesammelten Informationen. Die registerspezifischen Datenschutzerklärungen finden Sie am Ende der Seite.

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Wahrnehmung der städtischen Aufgaben erfolgt auf der Grundlage des Gesetzes und die Wahrnehmung gesetzlicher Aufgaben erfordert in der Regel die Verarbeitung personenbezogener Daten. Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Stadt Kerava ist daher grundsätzlich die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten

Die Aufbewahrungsfrist für kommunale Dokumente wird entweder durch die Gesetzgebung, die Vorschriften des Nationalarchivs oder die Empfehlungen der National Association of Municipalities zur Aufbewahrungsfrist bestimmt. Die ersten beiden Kriterien sind obligatorisch und beispielsweise werden die Dokumente, die vertikal aufbewahrt werden sollen, vom Nationalarchiv festgelegt. Die Aufbewahrungsfristen, Archivierung, Entsorgung und vertraulichen Informationen der Dokumente der Stadt Kerava werden in den Betriebsregeln der Archivdienste und im Dokumentenverwaltungsplan genauer festgelegt. Nach Ablauf der im Dokumentenmanagementplan definierten Aufbewahrungsfrist werden Dokumente vernichtet, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Beschreibung der registrierten Gruppen und der zu verarbeitenden personenbezogenen Datengruppen

Registrierte Person ist die Person, die von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen ist. Bei den Registranten der Stadt handelt es sich um Mitarbeiter, Treuhänder und Kunden der Stadt, wie z. B. Gemeindebewohner, die von Bildungs- und Freizeitdiensten sowie technischen Diensten betreut werden.

Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet die Stadt verschiedene personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, beispielsweise Name, Sozialversicherungsnummer, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Darüber hinaus verarbeitet die Stadt sogenannte besondere (sensible) personenbezogene Daten, das heißt beispielsweise Informationen über Gesundheit, wirtschaftlichen Status, politische Überzeugung oder ethnische Herkunft. Die besonderen Informationen sind geheim zu halten und dürfen nur in den in der Datenschutzverordnung konkret definierten Fällen verarbeitet werden, z.B. die Einwilligung der betroffenen Person und die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Verantwortlichen.

Offenlegung personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten wird in den registerspezifischen Datenschutzerklärungen im Detail erläutert, die Sie am Ende der Seite finden. Generell lässt sich festhalten, dass eine Weitergabe von Informationen außerhalb der Stadt nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder gegenseitiger Zusammenarbeit der Behörden aus gesetzlichen Gründen erfolgen darf.

Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Informationstechnische Geräte befinden sich in geschützten und überwachten Räumlichkeiten. Die Zugriffsrechte auf Informationssysteme und Dateien basieren auf personenbezogenen Zugriffsrechten und deren Nutzung wird überwacht. Zugriffsrechte werden aufgabenbezogen gewährt. Jeder Nutzer übernimmt die Verpflichtung zur Nutzung und Wahrung der Vertraulichkeit der Daten und Informationssysteme. Darüber hinaus verfügen Archive und Arbeitseinheiten über Zugangskontrollen und Türschlösser. Die Dokumente werden in kontrollierten Räumen und in verschlossenen Schränken aufbewahrt.

Datenschutzhinweise

Die Datenschutzhinweise sind nach Einzugsgebieten der Stadt Kerava unterteilt.

Datenschutzerklärungen werden aus dem digitalen Sicherheits- und Informationsmanagementsystem der Stadt herausgegeben. Die Beschreibungen werden regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie Fragen haben oder einen möglichen Mangel in der Beschreibung bemerken, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Stadt wenden: data Protection@kerava.fi

Datenschutzerklärung (zur Seite gehen).