Für den Veranstalter

Idee und Zielgruppe der Veranstaltung

Wenn Sie mit der Planung einer Veranstaltung beginnen, denken Sie zunächst an Folgendes:

• Für wen ist die Veranstaltung gedacht?
• Wen könnte das interessieren?
• Welche Inhalte wären für die Veranstaltung sinnvoll?
• Welche Art von Team benötigen Sie, um die Veranstaltung durchzuführen?

Wirtschaftlich

Das Budget ist ein wichtiger Teil der Veranstaltungsplanung, aber je nach Art der Veranstaltung ist es auch mit einer kleinen Investition möglich, diese zu organisieren.

Im Budget ist es gut, Ausgaben zu berücksichtigen, wie z

• Kosten, die durch den Veranstaltungsort entstehen
• Personalausgaben
• Strukturen, zum Beispiel Bühne, Zelte, Tonanlage, Beleuchtung, gemietete Toiletten und Müllcontainer
• Lizenzgebühren
• Honorare der ausübenden Künstler.

Überlegen Sie, wie Sie die Veranstaltung finanzieren können. Sie können zum Beispiel Einkünfte erzielen

• mit Eintrittskarten
• mit Sponsoringverträgen
• mit Zuschüssen
• mit Verkaufsaktivitäten auf der Veranstaltung, zum Beispiel einem Café oder dem Verkauf von Produkten
• durch die Vermietung von Präsentations- oder Verkaufsstellen in der Umgebung an Verkäufer.

Weitere Informationen zu den Zuschüssen der Stadt finden Sie auf der Website der Stadt.

Sie können auch Zuschüsse des Landes oder von Stiftungen beantragen.

Veranstaltungsort

Kerava verfügt über viele Bereiche und Orte, die für Veranstaltungen unterschiedlicher Größe geeignet sind. Die Wahl des Veranstaltungsortes wird beeinflusst durch:

• die Art des Ereignisses
• Veranstaltungszeit
• Zielgruppe der Veranstaltung
• Standort
• Freiheit
• Mietkosten.

Die Stadt Kerava verwaltet mehrere Einrichtungen. Innenräume im Eigentum der Stadt werden über das Timmi-System reserviert. Weitere Informationen zu den Einrichtungen finden Sie auf der Website der Stadt.

Die der Stadt gehörenden Außenbereiche werden von Kerava Infrastructure Services verwaltet: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Es besteht die Möglichkeit, Kooperationsveranstaltungen mit der Stadtbibliothek Kerava zu organisieren. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Bibliothek.

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den gängigsten Veranstaltungsgenehmigungen und -verfahren. Abhängig vom Inhalt und der Art der Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise auch andere Arten von Genehmigungen und Vereinbarungen.

Landnutzungsgenehmigung

Für Veranstaltungen im Freien ist stets die Genehmigung des Grundstückseigentümers erforderlich. Genehmigungen für öffentliche Bereiche im Eigentum der Stadt, wie Straßen und Parkflächen, werden von den Infrastrukturdiensten von Kerava erteilt. Die Genehmigung wird bei Lupapiste.fi beantragt. Über die Erlaubnis zur Nutzung privater Flächen entscheidet der Grundstückseigentümer. Das Innere der Stadt finden Sie im Timmi-System.

Wenn Straßen gesperrt sind und eine Buslinie auf der zu sperrenden Straße fährt oder Veranstaltungsanordnungen anderweitig den Busverkehr beeinträchtigen, muss HSL bezüglich Routenänderungen kontaktiert werden.

Meldung an Polizei und Rettungsdienste

Die Anzeige der öffentlichen Veranstaltung muss schriftlich mit den erforderlichen Anlagen spätestens fünf Tage vor der Veranstaltung bei der Polizei und spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung beim Rettungsdienst erfolgen. Je größer die Veranstaltung, desto früher sollte man unterwegs sein.

Bei kleineren öffentlichen Veranstaltungen mit wenigen Teilnehmern, bei denen aufgrund der Art der Veranstaltung oder des Veranstaltungsortes keine Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Ordnung und Sicherheit erforderlich sind, bedarf die Ankündigung nicht. Wenn Sie unsicher sind, ob eine Anzeige erforderlich ist, wenden Sie sich an die Polizei oder die Beratungsstelle des Rettungsdienstes:

• Polizei Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (Zentrale) oder allgemeine Dienste.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Zentraler Rettungsdienst von Uusimaa, 09 4191 4475 oder paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Weitere Informationen zu öffentlichen Veranstaltungen und Möglichkeiten zur Meldung finden Sie auf der Website der Polizei.

Weitere Informationen zur Veranstaltungssicherheit finden Sie auf der Website der Rettungsaktion.

Lärmbenachrichtigung

Eine öffentliche Veranstaltung ist der Umweltschutzbehörde der Gemeinde schriftlich anzuzeigen, wenn sie vorübergehend besonders störenden Lärm oder Erschütterungen verursacht, beispielsweise bei einem Freiluftkonzert. Die Meldung erfolgt rechtzeitig vor der Durchführung der Maßnahme bzw. Beginn der Tätigkeit, spätestens jedoch 30 Tage vor diesem Zeitpunkt.

Besteht Grund zu der Annahme, dass der Veranstaltungslärm eine Belästigung darstellt, ist ein Lärmgutachten zu erstellen. Bei Veranstaltungen zwischen 7 und 22 Uhr ist die Beschallung ohne Lärmmeldung möglich, sofern die Lautstärke auf einem angemessenen Niveau gehalten wird. Musik darf nicht so laut gespielt werden, dass sie in Wohnungen, in sensiblen Bereichen oder weit außerhalb des Veranstaltungsgeländes hörbar ist.

Die umliegende Nachbarschaft ist vorab über die Veranstaltung durch Aushang der Wohnungsbaugesellschaft oder durch Briefkastenmitteilungen zu informieren. Auch Bereiche, die empfindlich auf den Lärm der Veranstaltungsumgebung reagieren, wie etwa Pflegeheime, Schulen und Kirchen, müssen berücksichtigt werden.

Das Zentrale Umweltzentrum Uusimaa ist für die Lärmberichte in der Region verantwortlich.

Weitere Informationen zum Lärmbericht finden Sie auf der Website des Zentralen Umweltzentrums Uusimaa.

Urheberrechte

Das Aufführen von Musik bei Veranstaltungen und Events erfordert die Zahlung der Urheberrechtsentschädigung von Teosto.

Weitere Informationen zu Musikdarbietungen und Nutzungslizenzen finden Sie auf der Website von Teosto.

Lebensmittel

Kleinere Betreiber, wie Privatpersonen oder Hobbyvereine, müssen den kleinen Verkauf oder die Ausgabe von Speisen nicht melden. Wenn professionelle Verkäufer zur Veranstaltung kommen, müssen sie ihre eigenen Aktivitäten dem zentralen Umweltzentrum Uusimaa melden. Befristete Ausschanklizenzen werden von der regionalen Verwaltungsbehörde erteilt.

Weitere Informationen zu Genehmigungen für den professionellen Lebensmittelverkauf finden Sie auf der Website des Zentralen Umweltzentrums Uusimaa.

Rettungsplan

Der Veranstalter muss einen Rettungsplan für die Veranstaltung erstellen

• wobei schätzungsweise mindestens 200 Personen gleichzeitig anwesend sein werden
• Es kommen offene Flammen, Feuerwerkskörper oder andere pyrotechnische Produkte zum Einsatz oder als Spezialeffekte werden Feuer und explosive Chemikalien eingesetzt
• die Regelungen zum Verlassen des Veranstaltungsortes von den üblichen abweichen oder aufgrund der Art der Veranstaltung eine besondere Gefahr für Personen besteht.

Beim Aufbau der Veranstaltung ist darauf zu achten, dass ausreichend Platz für Retter und Fluchthelfer vorhanden ist, ein Durchgang von mindestens vier Metern. Der Veranstalter hat eine möglichst genaue Geländekarte anzufertigen, die an alle an der Durchführung der Veranstaltung beteiligten Parteien verteilt wird.

Der Rettungsplan wird an die Polizei, den Rettungsdienst und das Veranstaltungspersonal übermittelt.

Weitere Informationen zur Veranstaltungssicherheit finden Sie auf der Website des Rettungsdienstes von Central Uusimaa.

Auftragskontrolle

Bei Bedarf wird die Sicherheit während der Veranstaltung durch vom Veranstalter beauftragte Ordnungskräfte überwacht. Die Polizei legt eine Mindestgrenze für die Anzahl der Pflegekräfte pro Veranstaltung fest.

Erste Hilfe

Der Veranstalter der Veranstaltung ist verpflichtet, für die Veranstaltung eine ausreichende Erste-Hilfe-Bereitschaft bereitzustellen. Es gibt keine eindeutige Anzahl an Erste-Hilfe-Personal für eine Veranstaltung, sie sollte daher in Relation zur Anzahl der Personen, Risiken und der Größe des Geländes stehen. Bei Veranstaltungen mit 200–2 Personen muss ein Ersthelfer benannt werden, der mindestens den EA 000-Kurs oder einen gleichwertigen Kurs abgeschlossen hat. Sonstiges Erste-Hilfe-Personal muss über ausreichende Erste-Hilfe-Kenntnisse verfügen.

Versicherungen

Für etwaige Unfälle haftet der Veranstalter. Bitte klären Sie bereits in der Planungsphase ab, ob und welche Versicherungen für die Veranstaltung notwendig sind. Sie können sich hierzu bei der Versicherung und der Polizei erkundigen.

Strom und Wasser

Informieren Sie sich bei der Buchung des Veranstaltungsortes über die Verfügbarkeit von Strom. Bitte beachten Sie, dass eine Standardsteckdose in der Regel nicht ausreicht, größere Geräte jedoch Drehstrom (16A) benötigen. Wenn bei der Veranstaltung Essen verkauft oder serviert wird, muss auch Wasser am Veranstaltungsort verfügbar sein. Die Verfügbarkeit von Strom und Wasser müssen Sie beim Mieter des Veranstaltungsortes erfragen.

Erkundigen Sie sich bei den Infrastrukturdiensten von Kerava nach der Verfügbarkeit von Strom und Wasser in den Außenbereichen von Kerava sowie nach Schlüsseln für Schaltschränke und Wasserstellen: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rahmen

Für die Veranstaltung werden oft verschiedene Strukturen benötigt, wie zum Beispiel eine Bühne, Zelte, Vordächer und Toiletten. Es liegt in der Verantwortung des Veranstalters, dafür zu sorgen, dass die Bauwerke auch unerwarteten Wetterphänomenen und sonstigen Belastungen standhalten. Bitte achten Sie beispielsweise darauf, dass die Zelte und Vordächer entsprechende Gewichte haben.

Abfallmanagement, Reinigung und Recycling

Überlegen Sie, welche Art von Müll bei der Veranstaltung anfällt und wie Sie für die Wiederverwertung sorgen. Der Veranstalter der Veranstaltung ist für die Abfallentsorgung der Veranstaltung und die anschließende Reinigung vermüllter Flächen verantwortlich.

Bitte achten Sie darauf, dass im Veranstaltungsbereich Toiletten vorhanden sind und Sie deren Nutzung mit dem Raumleiter vereinbart haben. Wenn es in der Gegend keine festen Toiletten gibt, müssen Sie diese mieten.

Weitere Informationen zu den Anforderungen an die Abfallbewirtschaftung bei Veranstaltungen erhalten Sie von Kerava Infrastructure Services: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Zeichen

Die Veranstaltung muss mit einer Beschilderung der Toiletten (auch Behindertentoiletten und Kinderbetreuung) und der Erste-Hilfe-Station versehen sein. Auch Raucherbereiche und Nichtraucherbereiche sind im Bereich gesondert zu kennzeichnen. Bei Großveranstaltungen ist auf die Kennzeichnung von Parkplätzen und deren Wegleitung zu achten.

Ware gefunden

Der Veranstalter der Veranstaltung hat sich um die Fundgüter zu kümmern und deren Empfang und Weiterleitung zu planen.

Freiheit

Barrierefreiheit ermöglicht eine gleichberechtigte Teilhabe der Menschen an der Veranstaltung. Sie kann beispielsweise auf Podien, die für Personen mit eingeschränkter Mobilität reserviert sind, oder auf anderweitig für sie reservierten Plätzen berücksichtigt werden. Es ist auch eine gute Idee, den Veranstaltungsseiten Informationen zur Barrierefreiheit hinzuzufügen. Sollte die Veranstaltung nicht barrierefrei sein, denken Sie bitte daran, uns dies vorab mitzuteilen.

Hinweise zur Organisation einer barrierefreien Veranstaltung finden Sie auf der Website des Invalidiliito.

Eventmarketing sollte über mehrere Kanäle erfolgen. Überlegen Sie, wer zur Zielgruppe der Veranstaltung gehört und wie Sie diese am besten erreichen können.

Marketing-Kanäle

Keravas Veranstaltungskalender

Kündigen Sie die Veranstaltung rechtzeitig im Veranstaltungskalender von Kerava an. Der Veranstaltungskalender ist ein kostenloser Kanal, den alle Parteien, die Veranstaltungen in Kerava organisieren, nutzen können. Die Nutzung des Kalenders erfordert eine Registrierung als Nutzer des Dienstes entweder als Unternehmen, Gemeinschaft oder Einheit. Sobald Sie sich registriert haben, können Sie Veranstaltungen im Kalender veröffentlichen.

Link zur Startseite des Veranstaltungskalenders.

Kurzes Anleitungsvideo zur Registrierung (events.kerava.fi).

Kurzes Anleitungsvideo zum Erstellen einer Veranstaltung (YouTube)

Eigene Kanäle und Netzwerke

• Webseite
• sozialen Medien
• E-Mail-Listen
• Newsletter
• Kanäle der eigenen Stakeholder und Partner
• Plakate und Flugblätter

Verteilen von Plakaten

Plakate sollten weit verbreitet werden. Sie können sie beispielsweise an folgenden Orten teilen:

• der Veranstaltungsort und seine Umgebung
• Kerava-Bibliothek
• Sampolas Verkaufsstelle
• Die Anschlagtafeln der Fußgängerzone Kauppakaare und des Bahnhofs Kerava.

Die Schlüssel für die Anschlagtafeln der Fußgängerzone Kauppakaari und des Bahnhofs Kerava können Sie mit einer Quittung beim Kundendienst der Stadtbibliothek ausleihen. Der Schlüssel ist nach Gebrauch unverzüglich zurückzugeben. Poster im Format A4 oder A3 können auf Pinnwände exportiert werden. Die Poster werden unter einer Kunststoffklappe befestigt, die sich automatisch schließt. Sie benötigen kein Klebeband oder andere Befestigungsmittel! Bitte nehmen Sie Ihre Plakate nach Ihrer Veranstaltung von den Tafeln ab.

Weitere Outdoor-Hinweistafeln finden Sie beispielsweise in Kannisto und in der Nähe des Kaleva-Sportparks sowie neben Ahjos K-Shop.

Medienkooperation

Es lohnt sich, über die Veranstaltung die lokalen Medien und je nach Zielgruppe der Veranstaltung auch die überregionalen Medien zu informieren. Senden Sie eine Medienmitteilung oder bieten Sie eine fertige Geschichte an, wenn das Veranstaltungsprogramm veröffentlicht wird oder bevor es näher rückt.

Lokale Medien könnten an der Veranstaltung interessiert sein, zum Beispiel Keski-Uusimaa und Keski-Uusimaa Viikko. Es sollten nationale Medien angesprochen werden, beispielsweise Zeitungen und Zeitschriften, Radio- und Fernsehsender sowie Online-Medien. Es lohnt sich auch, über eine Zusammenarbeit mit zum Event passenden Social-Media-Influencern und Content-Produzenten nachzudenken.

Kommunikationskooperation mit der Stadt

Die Stadt Kerava überträgt regelmäßig lokale Ereignisse auf ihren eigenen Kanälen. Die Veranstaltung sollte in den gemeinsamen Veranstaltungskalender aufgenommen werden, aus dem die Stadt die Veranstaltung nach Möglichkeit auf ihren eigenen Kanälen teilen wird.

Sie können sich bezüglich einer möglichen Kommunikationskooperation an die Kommunikationsabteilung der Stadt wenden: viestinta@kerava.fi.

Benennung des Projektleiters bzw. Eventproduzenten

• Teilen Sie die Verantwortlichkeiten
• Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan

Finanzen und Budget

• Bezahlte oder kostenlose Veranstaltung?
• Kartenverkauf
• Zuschüsse und Stipendien
• Partner und Sponsoren
• Andere Fundraising-Methoden

Veranstaltungsgenehmigungen und Verträge

• Genehmigungen und Meldungen (Landnutzung, Polizei, Feuerwehr, Lärmgenehmigung usw.): Information aller Parteien
• Verträge (Miete, Bühne, Ton, Künstler usw.)

Veranstaltungspläne

• Bauablauf
• Programmplanung
• Abbauplan

Veranstaltungsinhalte

• Programm
• Teilnehmer
• Darsteller
• Moderator
• Eingeladene Gäste
• Medien
• Portionen

Sicherheits- und Risikomanagement

• Risikobewertung
• Rettungs- und Sicherheitsplan
• Auftragskontrolle
• Erste Hilfe
• Bewachen
• Versicherungen

Veranstaltungsort

• Rahmen
• Zubehör
• Tonwiedergabe
• Information
• Zeichen
• Verkehrskontrolle
• Karte

Kommunikation

• Kommunikationsplan
• Webseite
• Soziale Medien
• Poster und Flyer
• Medienmitteilungen
• Bezahlte Werbung
• Kundeninformationen, zum Beispiel Anreise- und Parkhinweise
• Kanäle von Kooperationspartnern und Stakeholdern

Sauberkeit und Umgebung der Veranstaltung

• Toiletten
• Müllcontainer
• Räumung

Arbeiter und Arbeiter von Talkoo

• Induktion
• Beruflichen Pflichten
• Arbeitsschichten
• Mahlzeiten

Schlussüberprüfung

• Feedback sammeln
• Feedback an diejenigen geben, die an der Durchführung der Veranstaltung beteiligt waren
• Medienüberwachung