Ολοκληρώθηκαν οι εσωτερικές επιθεωρήσεις της πόλης Κέραβα - τώρα είναι η ώρα για αναπτυξιακά μέτρα

Η πόλη της Kerava ανακοίνωσε τον Δεκέμβριο του 2023 ότι θα ξεκινήσει έναν εσωτερικό έλεγχο αγορών που σχετίζονται με το άλμα με καλάμι και τις αγορές νομικών υπηρεσιών. Στόχος του εσωτερικού ελέγχου ήταν να διαπιστωθεί εάν οι προμήθειες που έγιναν από την πόλη της Κεράβας έχουν πραγματοποιηθεί σωστά σύμφωνα με τους νόμους και τους κανονισμούς.

Ο εσωτερικός έλεγχος διενεργήθηκε από την BDO Oy, η οποία είναι ελεγκτική εταιρεία με εξειδίκευση στα οικονομικά και διοικητικές υπηρεσίες της δημόσιας διοίκησης. Ο εσωτερικός έλεγχος που διενήργησε η BDO έχει πλέον ολοκληρωθεί και οι εκθέσεις συζητήθηκαν στη συνεδρίαση του δημοτικού συμβουλίου στις 25.3.2024 Μαρτίου XNUMX.

Αγορές στο κοντάρι

Η BDO πραγματοποίησε επιθεώρηση του έργου άλματος επί κοντώ της βιομηχανίας εκπαίδευσης και διδασκαλίας από το 2023. Επιπλέον, κατόπιν αιτήματος της πόλης, επιθεωρήθηκε το έργο επαγγελματικής ευημερίας της πόλης από το 2019.

Ο έλεγχος διενεργήθηκε με έλεγχο του υλικού τιμολόγησης στο σύνολό του και με συνέντευξη από το πρόσωπο που εμπλέκεται στην προμήθεια. Στόχος του ελέγχου ήταν η αξιολόγηση της νομικής συμμόρφωσης του αναθέτοντος φορέα καθώς και της συμμόρφωσης με τους κανόνες και την καταλληλότητα των διαδικασιών.

Η βάση αξιολόγησης ήταν οι εσωτερικές οδηγίες του δήμου, όπως το εγχειρίδιο προμηθειών και οι μικρές οδηγίες προμηθειών, ο νόμος περί προμηθειών και ο νόμος διαχείρισης, καθώς και οι πρακτικές εσωτερικού ελέγχου και καλής διακυβέρνησης.

Βασικές παρατηρήσεις σχετικά με τις προμήθειες στο κοντάρι

Από την επιθεώρηση προέκυψε ότι στις προμήθειες που έγιναν το 2023 υπήρξαν ελλείψεις ως προς την τήρηση των οδηγιών προμηθειών και του νόμου περί προμηθειών, καθώς και στη λήψη αποφάσεων προμηθειών.

Η BDO ήταν στην ίδια γραμμή με τη Φινλανδική Αρχή Ανταγωνισμού και Καταναλωτών στο δελτίο της που δημοσιεύτηκε στις 15.2.2024 Φεβρουαρίου XNUMX: η επιθεώρηση δεν παρείχε σαφείς αιτιολογίες για τον διαχωρισμό της αγοράς στο κοντάρι σε δύο αγορές, αλλά πρόκειται για μια ενιαία οντότητα προμήθειας που θα έπρεπε να έχει τέθηκε σε διαγωνισμό.

Οι αναπτυξιακές προτάσεις που παρουσιάζονται στην έκθεση

Η BDO συνιστά στην πόλη Kerava να αναπτύξει εσωτερικό έλεγχο.

Συνιστάται στην πόλη να υποβάλει διαγωνισμό για την προμήθεια υπηρεσιών άλματος επί κοντώ και πρόνοιας ως ενιαία οντότητα και να καταρτίσει διαδικασίες που παρέχουν επαρκή διασφάλιση ότι όλες οι προμήθειες της πόλης συμμορφώνονται με τη νομοθεσία για τις δημόσιες συμβάσεις.

Επιπλέον, η BDO συνιστά στην πόλη της Kerava να καταρτίσει διαδικασίες που παρέχουν επαρκή διασφάλιση ότι ο νόμος για τις δημόσιες συμβάσεις τηρείται σε όλες τις διαδικασίες προμηθειών της πόλης. Επιπλέον, συνιστάται να ακολουθείτε τις εσωτερικές οδηγίες της πόλης στις διαδικασίες προμηθειών και για όλες τις προμήθειες που υπερβαίνουν τα 9 ευρώ, λαμβάνεται απόφαση προμήθειας σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές για τις μικρές προμήθειες της πόλης.

Προμήθεια νομικών υπηρεσιών

Η BDO έλεγξε τις αγορές νομικών υπηρεσιών της πόλης Kerava από την Roschier Asiajatoimisto Oy για τα έτη 2019–2023. Ο έλεγχος πραγματοποιήθηκε με βάση το υλικό τιμολόγησης που ελήφθη και με συνεντεύξεις με τα πρόσωπα που εμπλέκονται στην προμήθεια νομικών υπηρεσιών.

Ο στόχος ήταν να διαπιστωθεί εάν η πόλη της Kerava έχει ακολουθήσει τις εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές για τις προμήθειες, τις κατευθυντήριες γραμμές για μικρές προμήθειες, την πράξη προμηθειών και τις καλές πρακτικές εσωτερικού ελέγχου στις προμήθειες. Επιπλέον, στόχος ήταν η ανάδειξη των αναπτυξιακών στόχων.

Βασικές παρατηρήσεις σχετικά με τις προμήθειες νομικών υπηρεσιών

Η BDO αναφέρει στην έκθεσή της ότι υπάρχει εξέλιξη στον εσωτερικό έλεγχο της πόλης και τη συμμόρφωση με τις αρχές της χρηστής διακυβέρνησης σε όλες τις πτυχές των στόχων της επιθεώρησης.

Η έκθεση αναφέρει ότι, παρόλο που η πόλη της Κεράβα προμηθεύτηκε νομικές υπηρεσίες από τον ίδιο προμηθευτή καθ' όλη την περίοδο ελέγχου χωρίς διαγωνισμό, η προμήθεια νομικών υπηρεσιών δεν υπερέβη το όριο προμηθειών του νόμου περί προμηθειών σε μεμονωμένες περιπτώσεις.

Η πόλη της Kerava δεν έχει συνάψει γραπτή σύμβαση προμήθειας ή επιστολή ανάθεσης με το δικηγορικό γραφείο και οι υπηρεσίες έχουν αγοραστεί κατά τη διάρκεια της περιόδου επιθεώρησης από τον ίδιο πάροχο υπηρεσιών κυρίως χωρίς αίτηση για διαγωνισμό και απόφαση προμήθειας.

Σύμφωνα με το εγχειρίδιο προμηθειών της πόλης Kerava, πρέπει να συνταχθεί γραπτή σύμβαση προμήθειας για την προμήθεια, η οποία καθορίζει το αντικείμενο της ανάθεσης, τους όρους της προμήθειας και τις ευθύνες των διαφόρων παραγόντων. Η προμήθεια νομικών υπηρεσιών ήταν σύμφωνα με το νόμο, αλλά δεν ήταν σύμφωνα με το εγχειρίδιο προμηθειών της πόλης από κάθε άποψη.

Οι αναπτυξιακές προτάσεις που παρουσιάζονται στην έκθεση

Η BDO συνιστά στην πόλη να εξετάσει το ενδεχόμενο υποβολής προσφορών για νομικές υπηρεσίες, ακόμη και αν οι ξεχωριστές αναθέσεις δεν υπερβαίνουν το όριο προμηθειών του νόμου περί προμηθειών.

Η έκθεση συνιστά στην Kerava να ακολουθήσει τις κατευθυντήριες γραμμές για τις μικρές προμήθειες της πόλης. Επιπλέον, η πόλη καλείται να απαιτήσει από τον πάροχο υπηρεσιών να παρέχει επαρκώς ακριβείς αναλύσεις τιμολογίων για αγορές νομικών υπηρεσιών στο μέλλον. Η πόλη πρέπει να ακολουθεί τις δικές της εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές κατά τη λήψη αποφάσεων προμηθειών και συμβάσεων.

Συνιστάται επίσης στην πόλη να δώσει προσοχή στο γεγονός ότι, κατά την προμήθεια νομικών υπηρεσιών, συντάσσεται γραπτή σύμβαση ή επιστολή ανάθεσης και κατάλληλες αποφάσεις προμήθειας. Πρέπει να αναφέρεται στην απόφαση της προμήθειας εάν η ερώτηση αφορά υπηρεσίες νομικού αντιπροσώπου που δεν συμμορφώνονται με τον νόμο περί προμηθειών.

Τι θα κάνουμε?

Η πόλη της Κεράβας λαμβάνει πολύ σοβαρά υπόψη τις ελλείψεις που παρουσιάζονται στην έκθεση επιθεώρησης. Τα λάθη διορθώνονται και αντλούνται διδάγματα από όλα τα επίπεδα του οργανισμού.

«Εκ μέρους ολόκληρης της διοίκησης της πόλης, ζητώ συγγνώμη για το γεγονός ότι είχαμε ελλείψεις στον εσωτερικό έλεγχο και την τήρηση των οδηγιών προμηθειών, καθώς και για το γεγονός ότι είχαμε αποτυχία επικοινωνίας. Θα φροντίσω όλα τα αναπτυξιακά μέτρα να γίνουν πράξη άμεσα», ο δήμαρχος Κίρσι Ρόντου πολιτείες.

Συγκεκριμένα μέτρα

Ο δήμος θα κάνει τις ακόλουθες αλλαγές στις λειτουργίες του:

• Καταρτίζουμε διαδικασίες για να διασφαλίσουμε ότι οι εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές της πόλης ακολουθούνται σε όλες τις διαδικασίες προμηθειών.
• Διασφαλίζουμε ότι οι νομικές υπηρεσίες της πόλης διαθέτουν επαρκείς πόρους.
• Όλες οι αγορές εξωτερικών νομικών υπηρεσιών πρέπει να εγκρίνονται από τις νομικές υπηρεσίες της πόλης. Οι Νομικές Υπηρεσίες της πόλης συντονίζουν όλες τις προμήθειες νομικών υπηρεσιών εκτός πόλης και αξιολογούν εάν το θέμα αντιμετωπίζεται ως εσωτερική εργασία ή ως αγορά εξωτερικής υπηρεσίας.
• Όταν απαιτείται εξωτερική νομική εμπειρογνωμοσύνη, οι υπηρεσίες υποβάλλονται βασικά σε διαγωνισμό. Ας μάθουμε τη δυνατότητα υποβολής προσφορών για τη σύμβαση-πλαίσιο για νομικές υπηρεσίες.
• Ετοιμάσαμε έναν οδηγό για αποφάσεις προμηθειών, συμφωνίες ανάθεσης και παρακολούθηση κόστους των αγορών νομικών υπηρεσιών.
• Αναπτύσσουμε εσωτερικό έλεγχο και διασφαλίζουμε τη συμμόρφωση με τις οδηγίες προσλαμβάνοντας δικό μας εσωτερικό ελεγκτή.
• Εξασφαλίζουμε τους πόρους της μονάδας προμηθειών ώστε οι υπάλληλοι της πόλης να έχουν την απαραίτητη υποστήριξη στις προμήθειες.
• Ενημερώνουμε το εγχειρίδιο προμηθειών της πόλης και βεβαιωνόμαστε ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
• Ενημερώνουμε και συγκεντρώνουμε τις οδηγίες για την επεξεργασία των τιμολογίων αγοράς σε ένα έγγραφο.
• Περιλαμβάνουμε οδηγίες για την επίβλεψη και την παρακολούθηση του κόστους κατά τη διάρκεια της περιόδου της σύμβασης στο εγχειρίδιο προμηθειών και στις οδηγίες χειρισμού των τιμολογίων αγοράς.
• Διερευνούμε τη δυνατότητα επέκτασης της χρήσης του αναγνωριστικού υπολογισμού σε όλες τις προμήθειες για να διευκολύνουμε την παρακολούθηση του κόστους.
• Ονομάζουμε έργα και πιλοτικά έναν ξεκάθαρο ιδιοκτήτη. Είναι ευθύνη του ιδιοκτήτη να διασφαλίσει ότι λαμβάνονται οι απαραίτητες αποφάσεις, ότι λαμβάνονται σωστά και ότι πραγματοποιείται παρακολούθηση κόστους.
• Όλοι όσοι συμμετέχουν στις προμήθειες λαμβάνουν εκπαίδευση για τις προμήθειες. Το περιεχόμενο των νέων και ενημερωμένων οδηγιών αναθεωρείται επίσης στις εκπαιδεύσεις.
• Εκπαιδεύουμε τους διαχειριστές της πόλης στη νομοθεσία περί προμηθειών και στην ευέλικτη χρήση της πύλης διαχειριστών.
• Αναπτύσσουμε μεθόδους λειτουργίας, ώστε οι αποφάσεις να χρησιμοποιούνται καλύτερα από τους διαχειριστές. Τα ποσά σε ευρώ πρέπει επίσης να εμφανίζονται στις λίστες αποφάσεων.
• Ενημερώνουμε τους διαχειριστές ενεργά και ενημερωμένα.
• Η τεκμηρίωση των ερευνών που οδήγησαν στις αποφάσεις γίνεται εγγράφως.
• Ο διοικητικός κανόνας αναθεωρείται όσον αφορά τα όρια των προμηθειών.
• Η δημοτική αρχή υποχρεώνει το Παιδαγωγικό Συμβούλιο να αξιολογήσει τη δημοπράτηση του πακέτου πρόνοιας.

«Εκτός από αυτά, στόχος είναι να βελτιωθούν οι επικοινωνιακές δεξιότητες ολόκληρου του οργανισμού και να αυξηθεί η διαφάνεια», υπόσχεται ο Rontu.

Η δημοτική αρχή της πόλης Κεράβα θεωρεί επαρκή τα αναπτυξιακά μέτρα της πόλης

Η δημοτική αρχή της πόλης Kerava μελέτησε προσεκτικά τις εκθέσεις επιθεώρησης και τα σχέδια δράσης που εκπόνησε η ομάδα διαχείρισης της πόλης για να διορθώσει την κατάσταση και τα ενέκρινε στο σύνολό τους.

«Με βάση τις εκθέσεις επιθεώρησης, είχαμε μια κριτική αλλά ταυτόχρονα εποικοδομητική συζήτηση για τα απαραίτητα αναπτυξιακά μέτρα. Η δημοτική αρχή θεωρεί επαρκή τα αναπτυξιακά μέτρα που παρουσίασε η διοίκηση της πόλης. Ετοιμάσαμε επίσης μια δήλωση σχετικά με τα μέτρα της κυβέρνησης της πόλης για αύξηση της διαφάνειας και της διαφάνειας στη λήψη αποφάσεων. Με αυτές τις ενέργειες θα αναπτύξουμε μαζί την πόλη προς τη σωστή κατεύθυνση», ο αντιπρόεδρος που προήδρευσε στη συνεδρίαση του δημοτικού συμβουλίου Ίιρο Σίλβαντερ ποσό.

Μπορείτε να δείτε τις εκθέσεις εσωτερικού ελέγχου στα συνημμένα συνημμένα:

Ο εσωτερικός έλεγχος της Kerava City για τις προμήθειες του 2024 στο επί κοντώ (pdf)
Εσωτερικός έλεγχος της πόλης Kerava 2024 σχετικά με αγορές νομικών υπηρεσιών (pdf)

Πάροχοι πρόσθετων πληροφοριών:

Ερωτήσεις σχετικά με αναπτυξιακά μέτρα: δήμαρχος Kirsi Rontu. Στείλτε τις ερωτήσεις σας στην υπεύθυνη επικοινωνίας Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Ερωτήσεις σχετικά με τον εσωτερικό έλεγχο: δημοτικός υπάλληλος Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322