La internaj inspektadoj de la urbo Kerava estas finitaj – nun estas tempo por evoluigaj rimedoj

La urbo Kerava anoncis en decembro 2023, ke ĝi komencos internan revizion de aĉetoj rilataj al bastonsaltado kaj aĉetoj pri juraj servoj. La celo de la interna revizio estis ekscii ĉu la akiroj faritaj de la grandurbo de Kerava estis efektivigitaj konvene konforme al leĝoj kaj regularoj.

La interna revizio estis farita de BDO Oy, kiu estas revizia firmao specialiĝanta pri publika administrado financo kaj administraj servoj. La interna revizio farita de BDO nun estas kompleta, kaj la raportoj estis diskutitaj en la kunveno de la urbodelegitaro la 25.3.2024-an de marto XNUMX.

Aĉetoj de stangosalto

BDO faris inspektadon de la projekto pri stangosalto de la industrio de edukado kaj instruado ekde la jaro 2023. Krome, laŭ la peto de la urbo, la projekto pri okupacia bonfarto de la urbo ekde 2019 estis inspektita.

La inspektado estis farita per inspektado de la faktura materialo en ĝia tuteco kaj per intervjuado de la persono implikita en la akiro. La celo de la revizio estis taksi la laŭleĝan observon de la akirunuo same kiel la observon kun la reguloj kaj la taŭgecon de la proceduroj.

La revizio utiligis la internan instrukciaĵon de la municipo kiel la taksadbazon, kiel ekzemple la akirmanlibro kaj malgrandaj akirinstrukcioj, la Akiro-Leĝo kaj la Administracio-Leĝo, same kiel internan kontrolon kaj bonadministradpraktikojn.

Ŝlosilaj observoj pri stangosalta akiro

En la inspektado, oni konkludis, ke en la akiroj faritaj en 2023, estis mankoj konforme al la aĉetaj instrukcioj kaj la Akiro-Leĝo, same kiel en la farado de aĉetaj decidoj.

BDO estis sur la samaj linioj kiel la Finna Konkurado kaj Konsumanto-Adminstracio en sia bulteno publikigita la 15.2.2024-an de februaro XNUMX: la inspektado ne disponigis klarajn kialojn por dividi la stangsalt-aĉeton en du akirojn, sed prefere ĝi estas ununura akira unuo kiu devus. estis ofertitaj.

La evoluproponoj prezentitaj en la raporto

BDO rekomendas la grandurbon de Kerava evoluigi internan kontrolon.

Oni rekomendas al la grandurbo oferti la kanan ĵongladon kaj bonfarajn servajn akirojn kiel ununura unuo kaj desegni procedurojn kiuj disponigas sufiĉan certigon ke ĉiuj urbaj akiroj observas la leĝon pri publika aĉeto.

Aldone al tio, BDO rekomendas la grandurbon de Kerava ellabori procedurojn kiuj disponigas sufiĉan certigon ke la leĝo pri publika aĉetado estas sekvita en ĉiuj aĉetprocezoj de la grandurbo. Krome, oni konsilas sekvi la internajn instrukciojn de la urbo en aĉetprocezoj, kaj por ĉiuj akiroj superantaj 9 000 eŭrojn, oni faras decidon pri aĉetado laŭ la urbaj etaj akirlinioj.

Akiro de juraj servoj

BDO kontrolis la aĉetojn de jurservoj de la urbo Kerava de Roschier Asiajatoimisto Oy por la jaroj 2019–2023. La inspektado estis farita surbaze de la faktura materialo ricevita kaj intervjuante la personojn implikitajn en la akiro de juraj servoj.

La celo estis ekscii, ĉu la urbo Kerava sekvis siajn internajn akir-gvidliniojn, malgrandajn aĉet-gvidliniojn, aĉetleĝon kaj bonajn praktikojn de interna kontrolo en aĉetado. Krome, la celo estis reliefigi evoluajn celojn.

Ŝlosilaj observoj pri jura servo-akiro

BDO deklaras en sia raporto ke ekzistas evoluo en la interna kontrolo de la grandurbo kaj konformeco al la principoj de bona regado en ĉiuj aspektoj de la inspektadceloj.

La raporto deklaras, ke kvankam la urbo Kerava akiris jurajn servojn de la sama provizanto dum la revizioperiodo sen oferti, la akiro de juraj servoj ne superis la limon de aĉetado de la Akiro-Leĝo en individuaj kazoj.

La urbo Kerava ne enskribis skriban akirkontrakton aŭ leteron kun la advokatfirmao, kaj servoj estis aĉetitaj dum la inspektada periodo de la sama provizanto de servoj ĉefe sen peto pri oferto kaj akirdecido.

Laŭ la akirmanlibro de la urbo Kerava, por la akiro devas esti ellaborita skriba akirkontrakto, kiu difinas la objekton de la tasko, la akirkondiĉojn kaj la respondecojn de la diversaj agantoj. La akiro de juraj servoj estis konforma al la leĝo, sed ĝi ne estis konforme al la urba akirmanlibro en ĉiuj rilatoj.

La evoluproponoj prezentitaj en la raporto

BDO rekomendas la grandurbon por pripensi oferti laŭleĝajn servojn, eĉ se la apartaj taskoj ne superas la akirlimon de la Akiro-Leĝo.

La raporto rekomendas ke Kerava sekvu la malgrandajn akirgvidliniojn de la grandurbo. Krome, la grandurbo estas instigita postuli la servan provizanton disponigi sufiĉe precizajn fakturrompojn por laŭleĝaj servoaĉetoj en la estonteco. La grandurbo devas sekvi siajn proprajn internajn gvidliniojn dum farado de akirdecidoj kaj kontraktoj.

Oni rekomendas ankaŭ al la urbo atenti la fakton, ke, kiam oni akiras jurajn servojn, estas ellaboritaj skriba kontrakto aŭ letero de tasko kaj taŭgaj akirdecidoj. Ĝi devas esti deklarita en la akirdecido se la demando koncernas laŭleĝajn reprezentantajn servojn kiuj estas ekstere de observo kun la Akiro-Leĝo.

Kion ni faros?

La urbo Kerava tre serioze prenas la mankojn prezentitajn en la inspekta raporto. Eraroj estas korektitaj kaj lecionoj estas lernitaj de ĉe ĉiuj niveloj de la organizo.

"Nome de la tuta urba administrado, mi pardonpetas pro la fakto, ke ni havis mankojn en interna kontrolo kaj plenumado de aĉetaj instrukcioj, kaj ankaŭ la fakto ke ni malsukcesis en komunikado. Mi zorgos, ke ĉiuj disvolvaj rimedoj estu tuj efektivigitaj”, la urbestro Kirsi Rontu ŝtatoj.

Konkretaj mezuroj

La urbo faros la sekvajn ŝanĝojn al siaj operacioj:

• Ni ellaboras procedurojn por certigi, ke la internaj gvidlinioj de la urbo estas sekvataj en ĉiuj akirprocezoj.
• Ni certigas, ke la propraj Juraj Servoj de la urbo estas adekvate rimedoj.
• Ĉiuj eksteraj juraj aĉetoj devas esti aprobitaj de la juraj servoj de la urbo. La Juraj Servoj de la grandurbo kunordigas ĉiun akiron de juraj servoj ekster la grandurbo kaj faras takson de ĉu la afero estas pritraktita kiel endoma tasko aŭ kiel ekstera servoaĉeto.
• Kiam necesas ekstera jura kompetenteco, la servoj estas esence ofertitaj. Ni eksciu la eblecon oferti la kadran kontrakton por juraj servoj.
• Ni preparis gvidilon pri aĉetaj decidoj, asigninterkonsentoj kaj kostomonitorado de juraj servaj aĉetoj.
• Ni disvolvas internan kontrolon kaj certigas plenumon de la instrukcioj dungante nian propran internan revizoron.
• Ni sekurigas la rimedojn de la aĉetunuo por ke la dungitoj de la urbo ricevu la necesan subtenon en aĉetado.
• Ni ĝisdatigas la manlibron pri aĉetoj de la urbo kaj certigas, ke ĝi povas esti uzata.
• Ni ĝisdatigas kaj kompilas la instrukciojn por prilaborado de aĉetfakturoj en unu dokumenton.
• Ni inkluzivas instrukciojn pri superrigardo kaj kosto-monitorado dum la kontraktperiodo en la akirmanlibron kaj en la instrukcioj pri traktado de aĉetfakturoj.
• Ni esploras la eblecon etendi la uzon de la kalkulidentigilo al ĉiuj aĉetoj por faciligi kostospuradon.
• Ni nomas projektojn kaj pilotojn klara posedanto. Estas la respondeco de la posedanto certigi ke la necesaj decidoj estas faritaj, ke ili estas faritaj ĝuste, kaj ke kosto monitorado estas farita.
• Ĉiuj, kiuj partoprenas en akiro, ricevas trejnadon pri akiro. La enhavo de la novaj kaj ĝisdatigitaj instrukcioj ankaŭ estas reviziita en la trejnadoj.
• Ni trejnas urbajn kuratorojn pri aĉetjuro kaj multflanka uzo de la kuratorportalo.
• Ni disvolvas operaciajn metodojn por ke decidoj estu pli bone uzataj de kuratoroj. La eŭrokvantoj ankaŭ devas aperi en la decidlistoj.
• Ni informas kuratorojn aktive kaj ĝisdatigitajn.
• La dokumentado de la esploroj kiuj kondukis al la decidoj estas farita skribe.
• La administra regulo estas reviziita koncerne aĉetlimojn.
• La urbestraro devigas la Estraron de Edukado taksi la oferton de la bonfara pako.

"Krom ĉi tiuj, la celo estas plibonigi la komunikadokapablecojn de la tuta organizo kaj pliigi travideblecon," Rontu promesas.

La Kerava urbestraro konsideras la evoluiniciatojn de la grandurbo esti sufiĉaj

La urbestraro de Kerava zorge studis la inspektajn raportojn kaj la agadplanojn ellaboritajn de la administra teamo de la urbo por ripari la situacion kaj aprobis ilin en ilia tutaĵo.

"Surbaze de la inspektadaj raportoj, ni havis kritikan sed samtempe konstruivan diskuton pri la necesaj evoluiniciatoj. La urbestraro konsideras sufiĉajn la evoluiniciatojn prezentitajn de la urba administrado. Ni ankaŭ preparis deklaron pri la rimedoj de la urbestraro por pliigi malfermitecon kaj travideblecon de decidofarado. Per tiuj ĉi agoj ni kune disvolvos la urbon en la ĝusta direkto”, la vicprezidanto, kiu prezidis la kunvenon de la urba estraro. Iiro Silvander kvanto.

Vi povas vidi la internajn reviziajn raportojn en la aldonaj aldonaĵoj:

La interna revizio de Kerava City de 2024 stangsaltaj akiroj (pdf)
Interna revizio de la urbo Kerava 2024 pri aĉetoj pri juraj servoj (pdf)

Provizantoj de pliaj informoj:

Demandoj rilataj al evoluiniciatoj: urbestro Kirsi Rontu. Sendu viajn demandojn al komunika administranto Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Demandoj rilataj al la interna revizio: urba oficisto Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322