Se han completado las inspecciones internas de la ciudad de Kerava: ahora es el momento de tomar medidas de desarrollo

La ciudad de Kerava anunció en diciembre de 2023 que iniciará una auditoría interna de las compras relacionadas con el salto de caña y las compras de servicios legales. El objetivo de la auditoría interna era determinar si las adquisiciones realizadas por la ciudad de Kerava se llevaron a cabo correctamente de conformidad con las leyes y reglamentos.

La auditoría interna fue realizada por BDO Oy, que es una empresa de auditoría especializada en finanzas y servicios de administración de la administración pública. La auditoría interna realizada por BDO ya está completa y los informes se discutieron en la reunión del ayuntamiento del 25.3.2024 de marzo de XNUMX.

Compras de salto con pértiga

BDO llevó a cabo una inspección del proyecto de salto con pértiga de la industria de la educación y la enseñanza a partir de 2023. Además, a petición de la ciudad, se inspeccionó el proyecto de bienestar ocupacional de la ciudad de 2019.

La inspección se llevó a cabo inspeccionando el material de facturación en su totalidad y entrevistando a la persona involucrada en la contratación. El objetivo de la auditoría era evaluar el cumplimiento legal de la entidad adjudicadora, así como el cumplimiento de las normas y la idoneidad de los procedimientos.

La base de evaluación fueron las instrucciones internas del municipio, como el manual de adquisiciones y las instrucciones de adquisiciones menores, la Ley de Adquisiciones y la Ley de Administración, así como las prácticas de control interno y buena gobernanza.

Observaciones clave sobre la contratación de salto con pértiga

En la inspección se concluyó que en las adquisiciones realizadas en 2023, han existido deficiencias en el cumplimiento de las instrucciones de adquisiciones y la Ley de Adquisiciones, así como en la toma de decisiones de adquisiciones.

BDO estaba en la misma línea que la Autoridad Finlandesa de Competencia y Consumidores en su boletín publicado el 15.2.2024 de febrero de XNUMX: la inspección no proporcionó justificaciones claras para dividir la compra de salto con pértiga en dos compras, pero es una única entidad de adquisición que debería haber sido licitado.

Las propuestas de desarrollo presentadas en el informe.

BDO recomienda a la ciudad de Kerava desarrollar un control interno.

Se recomienda a la ciudad licitar la contratación de servicios de salto con pértiga y de bienestar social como una sola entidad y elaborar procedimientos que proporcionen garantías suficientes de que todas las adquisiciones de la ciudad cumplen con la ley sobre contratación pública.

Además de esto, BDO recomienda a la ciudad de Kerava que elabore procedimientos que proporcionen garantías suficientes de que se cumple la ley sobre contratación pública en todos los procesos de contratación de la ciudad. Además, se recomienda seguir las instrucciones internas de la ciudad en los procesos de contratación y, para todas las adquisiciones que superen los 9 euros, se toma una decisión de contratación de acuerdo con las directrices de contratación pequeña de la ciudad.

Contratación de servicios legales

BDO auditó las compras de servicios jurídicos de la ciudad de Kerava a Roschier Asiajatoimisto Oy durante los años 2019-2023. La inspección se llevó a cabo sobre la base del material de facturación recibido y entrevistando a las personas involucradas en la contratación de servicios jurídicos.

El objetivo era averiguar si la ciudad de Kerava ha seguido sus directrices de adquisiciones internas, directrices de adquisiciones pequeñas, ley de adquisiciones y buenas prácticas de control interno en adquisiciones. Además, el objetivo era destacar los objetivos de desarrollo.

Observaciones clave sobre la contratación de servicios legales

BDO afirma en su informe que existe una evolución en el control interno de la ciudad y el cumplimiento de los principios de buena gobernanza en todos los aspectos de los objetivos de inspección.

El informe afirma que, si bien la ciudad de Kerava ha contratado servicios jurídicos del mismo proveedor durante todo el período de auditoría sin licitación, la contratación de servicios jurídicos no ha excedido el límite de contratación de la Ley de Contratación en casos individuales.

La ciudad de Kerava no ha celebrado un contrato de adquisición por escrito ni una carta de asignación con el bufete de abogados, y durante el período de inspección se han adquirido servicios del mismo proveedor de servicios, principalmente sin una solicitud de licitación ni una decisión de adquisición.

Según el manual de adquisiciones de la ciudad de Kerava, para la adquisición se debe redactar un contrato de adquisición por escrito, que defina el objeto de la tarea, las condiciones de adquisición y las responsabilidades de los distintos actores. La contratación de servicios jurídicos se ha realizado de conformidad con la ley, pero no se ha realizado de conformidad con el manual de adquisiciones de la ciudad en todos los aspectos.

Las propuestas de desarrollo presentadas en el informe.

BDO recomienda a la ciudad que considere licitar servicios legales, incluso si las asignaciones separadas no exceden el límite de adquisiciones de la Ley de Adquisiciones.

El informe recomienda que Kerava siga las directrices de adquisiciones pequeñas de la ciudad. Además, se insta a la ciudad a exigir al proveedor de servicios que proporcione desgloses de facturas suficientemente precisos para compras de servicios legales en el futuro. La ciudad debe seguir sus propias pautas internas al tomar decisiones de adquisiciones y contratos.

También se recomienda a la ciudad que preste atención al hecho de que, al contratar servicios jurídicos, se redacta un contrato escrito o una carta de asignación y las decisiones de contratación correspondientes. Debe indicarse en la decisión de contratación si la cuestión se refiere a servicios de representación legal que no cumplen con la Ley de Contratación Pública.

¿Qué vamos a hacer?

La ciudad de Kerava se toma muy en serio las deficiencias presentadas en el informe de inspección. Se corrigen errores y se aprenden lecciones en todos los niveles de la organización.

"En nombre de toda la administración de la ciudad, pido disculpas por el hecho de que hayamos tenido deficiencias en el control interno y en el cumplimiento de las instrucciones de adquisiciones, así como por el hecho de que hayamos fallado en la comunicación. Me aseguraré de que todas las medidas de desarrollo se pongan en práctica inmediatamente", dijo el alcalde. kirsi rontu estados

Medidas concretas

La ciudad realizará los siguientes cambios en sus operaciones:

• Elaboramos procedimientos para garantizar que se sigan las directrices internas de la ciudad en todos los procesos de contratación.
• Nos aseguramos de que los servicios jurídicos propios de la ciudad cuenten con los recursos adecuados.
• Todas las compras de servicios jurídicos externos deben ser aprobadas por los servicios jurídicos de la ciudad. Los Servicios Legales de la ciudad coordinan todas las contrataciones de servicios legales fuera de la ciudad y evalúan si el asunto se maneja como un trabajo interno o como una compra de servicios externos.
• Cuando se necesita asesoramiento jurídico externo, los servicios se licitan básicamente. Conozcamos la posibilidad de licitar el contrato marco de servicios jurídicos.
• Elaboramos una guía sobre decisiones de adquisiciones, acuerdos de cesión y seguimiento de costos de compras de servicios legales.
• Desarrollamos el control interno y velamos por el cumplimiento de las instrucciones mediante la contratación de nuestro propio auditor interno.
• Aseguramos los recursos de la unidad de adquisiciones para que los empleados de la ciudad obtengan el apoyo necesario en las adquisiciones.
• Actualizamos el manual de adquisiciones de la ciudad y nos aseguramos de que se pueda utilizar.
• Actualizamos y recopilamos las instrucciones para procesar facturas de compra en un solo documento.
• Incluimos instrucciones sobre supervisión y seguimiento de costos durante el período del contrato en el manual de adquisiciones y en el instructivo para el manejo de facturas de compra.
• Estamos investigando la posibilidad de extender el uso del identificador de cálculo a todas las adquisiciones para facilitar el seguimiento de los costos.
• Nombramos proyectos y pilotos con un propietario claro. Es responsabilidad del propietario garantizar que se tomen las decisiones necesarias, que se tomen correctamente y que se lleve a cabo un seguimiento de los costes.
• Todos los que participan en adquisiciones reciben capacitación en adquisiciones. En las capacitaciones también se revisa el contenido de las instrucciones nuevas y actualizadas.
• Formamos a los administradores municipales en derecho de adquisiciones y en el uso versátil del portal de administradores.
• Desarrollamos métodos de operación para que las decisiones sean mejor utilizadas por los fideicomisarios. Los importes en euros también deben figurar en las listas de decisiones.
• Informamos a los patronos de forma activa y actualizada.
• La documentación de las investigaciones que dieron lugar a las decisiones se realiza por escrito.
• Se revisa la norma administrativa en lo que respecta a los límites de adquisiciones.
• El gobierno de la ciudad obliga al Consejo de Educación a evaluar la licitación del paquete de asistencia social.

"Además, el objetivo es mejorar las habilidades de comunicación de toda la organización y aumentar la transparencia", promete Rontu.

El gobierno de la ciudad de Kerava considera suficientes las medidas de desarrollo de la ciudad

El gobierno de la ciudad de Kerava ha estudiado atentamente los informes de inspección y los planes de acción elaborados por el equipo directivo de la ciudad para remediar la situación y los ha aprobado en su totalidad.

"A partir de los informes de inspección tuvimos un debate crítico pero al mismo tiempo constructivo sobre las medidas de desarrollo necesarias. El gobierno de la ciudad considera suficientes las medidas de desarrollo presentadas por la administración de la ciudad. También hemos preparado una declaración sobre las medidas del gobierno de la ciudad para aumentar la apertura y la transparencia en la toma de decisiones. Con estas acciones juntos desarrollaremos la ciudad en la dirección correcta", el vicepresidente que presidió la reunión de la junta municipal Iiro Silvander cantidad.

Puede consultar los informes de auditoría interna en los archivos adjuntos:

Auditoría interna de la ciudad de Kerava sobre las adquisiciones de salto con pértiga para 2024 (pdf)
Auditoría interna de la ciudad de Kerava 2024 sobre compras de servicios legales (pdf)

Proveedores de información adicional:

Preguntas relacionadas con las medidas de desarrollo: alcaldesa Kirsi Rontu. Envíe sus preguntas a la responsable de comunicaciones Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Preguntas relacionadas con la auditoría interna: secretario municipal Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322