De ynterne ynspeksjes fan 'e stêd Kerava binne foltôge - no is it tiid foar ûntwikkelingsmaatregels

De stêd Kerava kundige yn desimber 2023 oan dat it in ynterne kontrôle sil begjinne fan oankeapen yn ferbân mei cane jumping en oankeapen fan juridyske tsjinsten. It doel fan 'e ynterne kontrôle wie om út te finen oft de oankeapen makke troch de stêd Kerava goed binne útfierd yn oerienstimming mei wetten en regeljouwing.

De ynterne kontrôle waard útfierd troch BDO Oy, dat is in auditburo spesjalisearre yn iepenbier bestjoer finânsjes en administraasje tsjinsten. De ynterne kontrôle fan BDO is no klear en de rapporten binne besprutsen yn de gemeenteriedsgearkomste fan 25.3.2024 maart XNUMX.

Poalstâle oankeapen

BDO hat in ynspeksje hâlden fan it pealspringen projekt fan de ûnderwiis- en ûnderwiissektor fan 2023. Fierder is op fersyk fan de stêd ynspektearre it wolwêzenprojekt fan de stêd út 2019.

De ynspeksje is útfierd troch it ynspektearjen fan it faktuermateriaal yn syn gehiel en it petearjen fan de by de oankeap belutsen persoan. It doel fan 'e kontrôle wie om de wetlike neilibjen fan 'e oanbestegingsentiteit te beoardieljen, lykas de neilibjen fan 'e regels en de passendheid fan 'e prosedueres.

De evaluaasjebasis wie de ynterne ynstruksjes fan de gemeente, lykas it oanbestegingshânlieding en de lytse oanbestegingsoanwizings, de Oanbestegingswet en de Bestjoerswet, en ek ynterne kontrôle en goed bestjoer.

Wichtige observaasjes op pole ferwulft oanbesteging

Yn de ynspeksje is konkludearre dat der by de yn 2023 diene oanbestegingen mankeminten west hawwe yn it neilibjen fan de oanbestegingsinstruksjes en de Oanbestegingswet, en ek by it nimmen fan oankeapbeslissingen.

BDO wie op deselde linen as de Finske Competition and Consumer Authority yn har bulletin publisearre op 15.2.2024 febrewaris XNUMX: de ynspeksje joech gjin dúdlike rjochtfeardigingen foar it splitsen fan 'e oankeap fan' e pealstokstien yn twa oankeapen, mar it is ien oanbestegingsentiteit dy't moat hawwe oanbestege is.

De ûntwikkelingsfoarstellen presintearre yn it rapport

BDO advisearret de stêd Kerava om ynterne kontrôle te ûntwikkeljen.

De stêd wurdt oanrikkemandearre om de oankeap fan pealspringen en wolwêzenstsjinsten as ienige entiteit oan te bieden en prosedueres op te stellen dy't genôch garânsje leverje dat alle stedsoankeapen foldogge oan de wet op iepenbiere oanbesteging.

Njonken dit advisearret BDO de stêd Kerava om prosedueres op te stellen dy't genôch garânsje leverje dat de wet op iepenbiere oanbestegingen wurdt folge yn alle oanbestegingsprosessen fan 'e stêd. Dêrneist is it oan te rieden om de ynterne ynstruksjes fan 'e stêd te folgjen by oanbestegingsprosessen, en foar alle oankeapen fan mear as 9 euro wurdt in oankeapbeslút nommen neffens de rjochtlinen foar lytse oankeapen fan 'e stêd.

Juridyske tsjinstferliening

BDO kontrolearre de oankeapen fan juridyske tsjinsten fan 'e stêd Kerava fan Roschier Asiajatoimisto Oy foar de jierren 2019-2023. De ynspeksje waard útfierd op basis fan it ûntfongen faktuermateriaal en troch petearen mei de persoanen dy't belutsen binne by de oankeap fan juridyske tsjinsten.

It doel wie om út te finen oft de stêd Kerava har ynterne oanbestegingsrjochtlinen, lytse oanbestegingsrjochtlinen, oanbestegingswet en goede praktiken fan ynterne kontrôle by oankeap hat folge. Derneist wie it doel om ûntwikkelingsdoelen te markearjen.

Key observaasjes op juridyske tsjinst oanbesteging

BDO stelt yn har rapport dat der ûntwikkeling is yn de ynterne kontrôle fan de stêd en it neilibjen fan de prinsipes fan goed bestjoer yn alle aspekten fan de ynspeksjedoelen.

It rapport stelt dat hoewol de stêd Kerava yn 'e heule kontrôleperioade juridyske tsjinsten hat oankocht fan deselde leveransier sûnder oanbesteging, hat de oankeap fan juridyske tsjinsten yn yndividuele gefallen de oanbestegingslimyt fan' e Oanbestegingswet net oerschreden.

De stêd Kerava hat gjin skriftlike oanbestegingskontrakt of opdrachtbrief oansletten mei it advokatekantoar, en tsjinsten binne kocht yn 'e ynspeksjeperioade fan deselde tsjinstferliener benammen sûnder in oanfraach foar oanbesteging en in oankeapbeslút.

Neffens de oanbestegingshânlieding fan 'e stêd Kerava moat in skriftlike oanbestegingskontrakt wurde opsteld foar de oankeap, dy't it objekt fan' e opdracht, de oanbestegingsbetingsten en de ferantwurdlikheden fan 'e ferskate operators definiearret. De oanbesteging fan juridyske tsjinsten is yn oerienstimming mei de wet, mar it is net yn alle opsichten yn oerienstimming mei it oanbestegingshânlieding fan 'e stêd.

De ûntwikkelingsfoarstellen presintearre yn it rapport

BDO riedt de stêd oan om te tinken oan it oanbestegjen fan juridyske tsjinsten, ek as de ôfsûnderlike opdrachten de oanbestegingsgrins fan de Oanbestegingswet net oerstekke.

It rapport advisearret Kerava de rjochtlinen foar lytse oankeapen fan 'e stêd te folgjen. Dêrnjonken wurdt de stêd oproppen om de tsjinstferliener te fereaskje om yn 'e takomst genôch krekte faktueren te leverjen foar oankeapen fan juridyske tsjinsten. De stêd moat har eigen ynterne rjochtlinen folgje by it meitsjen fan oankeapbeslissingen en kontrakten.

De stêd wurdt ek oanrikkemandearre om omtinken te jaan oan it feit dat by it oanskaffen fan juridyske tsjinsten in skriftlik kontrakt of opdrachtbrief en passende besluten oer oankeap wurde opsteld. Yn it oanbestegingsbeslút moat oanjûn wurde as de fraach om juridyske represintative tsjinsten giet dy't bûten it neilibjen fan de Oanbestegingswet lizze.

Wat sille wy dwaan?

De stêd Kerava nimt de tekortkomingen presintearre yn it ynspeksjerapport tige serieus. Flaters wurde korrizjearre en lessen wurde leard fan op alle nivo's fan 'e organisaasje.

“Ut namme fan it hiele stedsbestjoer bied ik my ekskús oan foar it feit dat wy tekoarten hân hawwe yn ynterne kontrôle en it neilibjen fan oanbestegingsinstruksjes, en ek it feit dat wy mislearre binne yn kommunikaasje. Ik sil der foar soargje dat alle ûntwikkelingsmaatregels daliks yn de praktyk komme”, de boargemaster Kirsi Rontu steaten.

Konkrete maatregels

De stêd sil de folgjende feroarings oanmeitsje oan har operaasjes:

• Wy meitsje prosedueres op om te soargjen dat de ynterne rjochtlinen fan de stêd by alle oanbestegingsprosessen folge wurde.
• Wy soargje derfoar dat de eigen Juridyske Tsjinsten fan 'e stêd genôch boarnen hawwe.
• Alle oankeapen fan eksterne juridyske tsjinsten moatte wurde goedkard troch de juridyske tsjinsten fan 'e stêd. De Juridyske Tsjinsten fan de Stêd koördinearret alle oankeapen fan juridyske tsjinsten bûten de stêd en makket in beoardieling oft de saak as in eigen baan of as in eksterne tsjinstoankeap behannele wurdt.
• As eksterne juridyske ekspertize nedich is, wurde de tsjinsten yn prinsipe oanbestege. Litte wy de mooglikheid fine om it ramtkontrakt foar juridyske tsjinsten oan te bieden.
• Wy hawwe in hantlieding taret oer oankeapbesluten, opdrachtôfspraken en kostenmonitoring fan oankeapen fan juridyske tsjinsten.
• Wy ûntwikkelje ynterne kontrôle en soargje foar neilibjen fan de ynstruksjes troch it ynhieren fan ús eigen ynterne auditor.
• Wy befeiligje de middels fan de ynkeapienheid sadat de meiwurkers fan de stêd de nedige stipe krije by de oankeap.
• Wy aktualisearje it oanbestegingshânlieding fan 'e stêd en soargje derfoar dat it brûkt wurde kin.
• Wy aktualisearje en kompilearje de ynstruksjes foar it ferwurkjen fan oankeapfakturen yn ien dokumint.
• Wy befetsje ynstruksjes oer tafersjoch en kostenmonitoring yn 'e kontraktperioade yn' e oanbestegingshânlieding en yn 'e ynstruksjes foar it behanneljen fan oankeapfakturen.
• Wy ûndersiikje de mooglikheid om it gebrûk fan 'e berekkeningstag út te wreidzjen nei alle oankeapen om it folgjen fan kosten te fasilitearjen.
• Wy neame projekten en pilots in dúdlike eigner. It is de eigener syn ferantwurdlikheid om te soargjen dat de nedige besluten wurde nommen, dat se wurde makke goed, en dat kosten kontrôle wurdt útfierd.
• Elkenien dy't meidocht oan ynkeap krijt in oankeapoplieding. De ynhâld fan de nije en bywurke ynstruksjes wurdt ek besjoen yn de trainingen.
• Wy traine stedstrustees yn oanbestegingsrjocht en alsidige gebrûk fan it trustee-portaal.
• Wy ûntwikkelje wurkwizen sadat besluten better brûkt wurde troch trustees. De eurobedragen moatte ek yn de beslútlistings ferskine.
• Wy ynformearje trustees aktyf en aktueel.
• De dokumintaasje fan de ûndersiken dy't liede ta de besluten wurdt skriftlik dien.
• De bestjoersregel wurdt besjoen oangeande oanbestegingsgrinzen.
• It gemeentebestjoer ferplichtet de Underwiisried om de oanbesteging fan it wolwêzenpakket te evaluearjen.

"Njonken dizze is it doel om de kommunikaasjefeardigens fan 'e hiele organisaasje te ferbetterjen en transparânsje te fergrutsjen," belooft Rontu.

It stedsbestjoer fan Kerava fynt de ûntwikkelingsmaatregels fan 'e stêd genôch

It stedsbestjoer fan Kerava hat de ynspeksjerapporten en de aksjeplannen opsteld troch it bestjoersteam fan 'e stêd soarchfâldich bestudearre om de situaasje te ferhelpen en hat se yn har gehiel goedkard.

“Op grûn fan de ynspeksjerapporten hawwe wy in krityske mar tagelyk konstruktive diskusje hân oer de nedige ûntwikkelingsmaatregels. It gemeentebestjoer fynt de troch it stedsbestjoer presintearre ûntwikkelingsmaatregels genôch. Wy hawwe ek in ferklearring makke oer de maatregels fan it stedsbestjoer om de iepenheid en transparânsje fan beslútfoarming te fergrutsjen. Mei dizze aksjes ûntwikkelje wy tegearre de stêd yn de goede rjochting”, de fise-foarsitter dy’t de gearkomste fan it stedsbestjoer foarsitter Iiro Silvander tal.

Jo kinne de ynterne kontrôlerapporten besjen yn 'e taheakke taheaksels:

Kerava City's ynterne kontrôle fan 2024-oankeapen foar pole-stêf (pdf)
Ynterne kontrôle fan 'e stêd Kerava 2024 oer oankeapen fan juridyske tsjinsten (pdf)

Oanbieders fan oanfoljende ynformaasje:

Fragen yn ferbân mei ûntwikkelingsmaatregels: boargemaster Kirsi Rontu. Stjoer jo fragen nei kommunikaasjemanager Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Fragen yn ferbân mei de ynterne kontrôle: stedsklerk Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322