કેરાવા શહેરની આંતરિક તપાસ પૂર્ણ થઈ ગઈ છે - હવે વિકાસના પગલાં લેવાનો સમય છે

કેરાવા શહેરે ડિસેમ્બર 2023માં જાહેરાત કરી હતી કે તે શેરડીના કૂદકા અને કાનૂની સેવાની ખરીદી સંબંધિત ખરીદીઓનું આંતરિક ઓડિટ શરૂ કરશે. આંતરિક ઓડિટનો ધ્યેય એ શોધવાનો હતો કે કેરાવા શહેર દ્વારા કરવામાં આવેલી પ્રાપ્તિ કાયદા અને નિયમોનું પાલન કરીને યોગ્ય રીતે હાથ ધરવામાં આવી છે કે કેમ.

આંતરિક ઓડિટ BDO ઓય દ્વારા કરવામાં આવ્યું હતું, જે જાહેર વહીવટી નાણા અને વહીવટી સેવાઓમાં વિશેષતા ધરાવતી ઓડિટ ફર્મ છે. BDO દ્વારા હાથ ધરવામાં આવેલ આંતરિક ઓડિટ હવે પૂર્ણ થઈ ગયું છે, અને 25.3.2024 માર્ચ, XNUMX ના રોજ સિટી કાઉન્સિલની બેઠકમાં અહેવાલોની ચર્ચા કરવામાં આવી છે.

ધ્રુવ તિજોરી ખરીદી

BDO એ 2023 થી શિક્ષણ અને શિક્ષણ ઉદ્યોગના પોલ વૉલ્ટિંગ પ્રોજેક્ટનું નિરીક્ષણ હાથ ધર્યું હતું. વધુમાં, શહેરની વિનંતી પર, 2019 થી શહેરના વ્યવસાયિક સુખાકારી પ્રોજેક્ટનું નિરીક્ષણ કરવામાં આવ્યું હતું.

ઇન્વોઇસિંગ સામગ્રીની સંપૂર્ણ તપાસ કરીને અને પ્રાપ્તિ સાથે સંકળાયેલ વ્યક્તિની મુલાકાત લઈને નિરીક્ષણ હાથ ધરવામાં આવ્યું હતું. ઓડિટનો ઉદ્દેશ્ય પ્રાપ્તિ સંસ્થાના કાનૂની પાલન તેમજ નિયમોનું પાલન અને પ્રક્રિયાઓની યોગ્યતાનું મૂલ્યાંકન કરવાનો હતો.

ઓડિટમાં મુલ્યાંકન આધાર તરીકે નગરપાલિકાની આંતરિક સૂચનાઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો હતો, જેમ કે પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા અને નાની પ્રાપ્તિ સૂચનાઓ, પ્રાપ્તિ અધિનિયમ અને વહીવટી અધિનિયમ, તેમજ આંતરિક નિયંત્રણ અને સુશાસન પ્રથાઓ.

ધ્રુવ વૉલ્ટ પ્રાપ્તિ પર મુખ્ય અવલોકનો

નિરીક્ષણમાં, એવું નિષ્કર્ષ કાઢવામાં આવ્યું હતું કે 2023 માં કરવામાં આવેલી પ્રાપ્તિમાં, પ્રાપ્તિ સૂચનાઓ અને પ્રાપ્તિ અધિનિયમના પાલનમાં તેમજ પ્રાપ્તિના નિર્ણયો લેવામાં ખામીઓ હતી.

BDO એ 15.2.2024 ફેબ્રુઆરી, XNUMX ના રોજ પ્રકાશિત તેના બુલેટિનમાં ફિનિશ કોમ્પિટિશન એન્ડ કન્ઝ્યુમર ઓથોરિટીની જેમ જ હતી: નિરીક્ષણમાં પોલ વૉલ્ટ ખરીદીને બે પ્રાપ્તિમાં વિભાજિત કરવા માટેના સ્પષ્ટ કારણો પ્રદાન કરવામાં આવ્યાં નથી, પરંતુ તે એક જ પ્રાપ્તિ સંસ્થા છે જે ટેન્ડર બહાર પાડવામાં આવ્યા છે.

અહેવાલમાં વિકાસ દરખાસ્તો રજૂ કરવામાં આવી છે

BDO કેરવા શહેરને આંતરિક નિયંત્રણ વિકસાવવા ભલામણ કરે છે.

શહેરને પોલ વૉલ્ટિંગ અને કલ્યાણ સેવાઓની પ્રાપ્તિ માટે એક જ એન્ટિટી તરીકે ટેન્ડર કરવા અને શહેરની તમામ પ્રાપ્તિ જાહેર ખરીદી પરના કાયદાનું પાલન કરે છે તેની પૂરતી ખાતરી આપતી પ્રક્રિયાઓ તૈયાર કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.

આ ઉપરાંત, BDO શહેરની તમામ પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાઓમાં જાહેર ખરીદી પરના કાયદાનું પાલન કરવામાં આવે છે તેની પૂરતી ખાતરી આપતી પ્રક્રિયાઓ તૈયાર કરવા કેરવા શહેરને ભલામણ કરે છે. વધુમાં, પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાઓમાં શહેરની આંતરિક સૂચનાઓનું પાલન કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે, અને 9 યુરોથી વધુની તમામ પ્રાપ્તિ માટે, શહેરની નાની પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા અનુસાર પ્રાપ્તિનો નિર્ણય લેવામાં આવે છે.

કાનૂની સેવા પ્રાપ્તિ

BDO એ વર્ષ 2019-2023 માટે રોશિયર એશિયાજાટોઈમિસ્ટો ઓય પાસેથી કેરાવાની કાનૂની સેવાની ખરીદીઓનું ઓડિટ કર્યું. પ્રાપ્ત ઇન્વોઇસિંગ સામગ્રીના આધારે અને કાનૂની સેવાઓની પ્રાપ્તિ સાથે સંકળાયેલ વ્યક્તિઓની મુલાકાત લઈને તપાસ હાથ ધરવામાં આવી હતી.

ધ્યેય એ શોધવાનો હતો કે કેરવા શહેર તેની આંતરિક પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા, નાની પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા, પ્રાપ્તિ અધિનિયમ અને પ્રાપ્તિમાં આંતરિક નિયંત્રણની સારી પદ્ધતિઓનું પાલન કરે છે કે કેમ. વધુમાં, ધ્યેય વિકાસ લક્ષ્યોને પ્રકાશિત કરવાનો હતો.

કાનૂની સેવા પ્રાપ્તિ પરના મુખ્ય અવલોકનો

BDO તેના અહેવાલમાં જણાવે છે કે શહેરના આંતરિક નિયંત્રણમાં વિકાસ છે અને નિરીક્ષણ ઉદ્દેશ્યોના તમામ પાસાઓમાં સુશાસનના સિદ્ધાંતોનું પાલન છે.

અહેવાલ જણાવે છે કે જો કે કેરાવા શહેરે ટેન્ડરિંગ વિના સમગ્ર ઓડિટ સમયગાળા દરમિયાન સમાન સપ્લાયર પાસેથી કાનૂની સેવાઓ પ્રાપ્ત કરી છે, તેમ છતાં કાનૂની સેવાઓની પ્રાપ્તિ વ્યક્તિગત કેસોમાં પ્રોક્યોરમેન્ટ એક્ટની પ્રાપ્તિ મર્યાદાને ઓળંગી નથી.

કેરાવા શહેરે કાયદાકીય પેઢી સાથે લેખિત પ્રાપ્તિ કરાર અથવા સોંપણી પત્રમાં પ્રવેશ કર્યો નથી, અને સેવાઓ એ જ સેવા પ્રદાતા પાસેથી નિરીક્ષણ સમયગાળા દરમિયાન મુખ્યત્વે ટેન્ડરની વિનંતી અને પ્રાપ્તિના નિર્ણય વિના ખરીદવામાં આવી છે.

કેરાવાના સિટી ઓફ પ્રોક્યોરમેન્ટ મેન્યુઅલ મુજબ, પ્રાપ્તિ માટે એક લેખિત પ્રાપ્તિ કરાર તૈયાર કરવો આવશ્યક છે, જે સોંપણીના હેતુ, પ્રાપ્તિની શરતો અને વિવિધ ઓપરેટરોની જવાબદારીઓને વ્યાખ્યાયિત કરે છે. કાનૂની સેવાઓની પ્રાપ્તિ કાયદા અનુસાર કરવામાં આવી છે, પરંતુ તે તમામ બાબતોમાં શહેરના પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા અનુસાર કરવામાં આવી નથી.

અહેવાલમાં વિકાસ દરખાસ્તો રજૂ કરવામાં આવી છે

BDO શહેરને કાનૂની સેવાઓના ટેન્ડરિંગ પર વિચાર કરવા ભલામણ કરે છે, ભલે અલગ સોંપણીઓ પ્રોક્યોરમેન્ટ એક્ટની પ્રાપ્તિ મર્યાદા કરતાં વધી ન હોય.

રિપોર્ટમાં ભલામણ કરવામાં આવી છે કે કેરવા શહેરની નાની ખરીદીની માર્ગદર્શિકાનું પાલન કરે. વધુમાં, શહેરને વિનંતી કરવામાં આવે છે કે સેવા પ્રદાતાએ ભવિષ્યમાં કાનૂની સેવા ખરીદીઓ માટે પૂરતા પ્રમાણમાં સચોટ ઇન્વૉઇસ બ્રેકડાઉન પ્રદાન કરે. પ્રાપ્તિના નિર્ણયો અને કરારો કરતી વખતે શહેરે તેની પોતાની આંતરિક માર્ગદર્શિકાનું પાલન કરવું જોઈએ.

શહેરને એ હકીકત પર ધ્યાન આપવાની પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે કે, કાનૂની સેવાઓ પ્રાપ્ત કરતી વખતે, લેખિત કરાર અથવા સોંપણીનો પત્ર અને યોગ્ય પ્રાપ્તિ નિર્ણયો લેવામાં આવે છે. જો પ્રશ્ન કાનૂની પ્રતિનિધિ સેવાઓને લગતો હોય જે પ્રોક્યોરમેન્ટ એક્ટના પાલનની બહાર હોય તો તે પ્રાપ્તિના નિર્ણયમાં જણાવવું આવશ્યક છે.

આપણે શું કરવા જઈ રહ્યા છે?

કેરવા શહેર નિરીક્ષણ અહેવાલમાં રજૂ કરવામાં આવેલી ખામીઓને ખૂબ ગંભીરતાથી લે છે. સંસ્થાના તમામ સ્તરેથી ભૂલો સુધારવામાં આવે છે અને પાઠ શીખવામાં આવે છે.

"સમગ્ર શહેર પ્રબંધન વતી, હું એ હકીકત માટે માફી માંગું છું કે અમારી પાસે આંતરિક નિયંત્રણ અને પ્રાપ્તિ સૂચનાઓનું પાલન કરવામાં ખામીઓ છે, તેમજ અમે વાતચીતમાં નિષ્ફળ ગયા છીએ તે હકીકત માટે. હું ખાતરી કરીશ કે તમામ વિકાસના પગલાં તાત્કાલિક અમલમાં મૂકવામાં આવે", મેયર કિરસી રોન્ટુ રાજ્યો

નક્કર પગલાં

શહેર તેની કામગીરીમાં નીચેના ફેરફારો કરશે:

• તમામ પ્રાપ્તિ પ્રક્રિયાઓમાં શહેરની આંતરિક માર્ગદર્શિકાઓનું પાલન કરવામાં આવે તેની ખાતરી કરવા અમે પ્રક્રિયાઓ બનાવીએ છીએ.
• અમે સુનિશ્ચિત કરીએ છીએ કે શહેરની પોતાની કાનૂની સેવાઓ પર્યાપ્ત રીતે સંસાધિત છે.
• તમામ બાહ્ય કાનૂની સેવા ખરીદીઓ શહેરની કાનૂની સેવાઓ દ્વારા મંજૂર હોવી આવશ્યક છે. શહેરની કાનૂની સેવાઓ શહેરની બહાર કાનૂની સેવાઓની તમામ પ્રાપ્તિનું સંકલન કરે છે અને તે બાબતનું મૂલ્યાંકન કરે છે કે આ બાબત ઘરની નોકરી તરીકે અથવા બહારની સેવાની ખરીદી તરીકે હેન્ડલ કરવામાં આવે છે.
• જ્યારે બાહ્ય કાનૂની કુશળતાની જરૂર હોય, ત્યારે સેવાઓ મૂળભૂત રીતે ટેન્ડર કરવામાં આવે છે. ચાલો કાનૂની સેવાઓ માટે ફ્રેમવર્ક કોન્ટ્રાક્ટ ટેન્ડરિંગની શક્યતા શોધીએ.
• અમે પ્રાપ્તિના નિર્ણયો, અસાઇનમેન્ટ એગ્રીમેન્ટ્સ અને કાનૂની સેવા ખરીદીના ખર્ચ મોનિટરિંગ પર માર્ગદર્શિકા તૈયાર કરી છે.
• અમે આંતરિક નિયંત્રણ વિકસાવીએ છીએ અને અમારા પોતાના આંતરિક ઑડિટરને હાયર કરીને સૂચનાઓનું પાલન સુનિશ્ચિત કરીએ છીએ.
• અમે પ્રાપ્તિ એકમના સંસાધનોને સુરક્ષિત કરીએ છીએ જેથી કરીને શહેરના કર્મચારીઓને પ્રાપ્તિમાં જરૂરી સહયોગ મળે.
• અમે શહેરની પ્રાપ્તિ માર્ગદર્શિકા અપડેટ કરીએ છીએ અને ખાતરી કરીએ છીએ કે તેનો ઉપયોગ કરી શકાય.
• અમે એક દસ્તાવેજમાં ખરીદી ઇન્વૉઇસની પ્રક્રિયા કરવા માટેની સૂચનાઓને અપડેટ અને કમ્પાઇલ કરીએ છીએ.
• અમે પ્રોક્યોરમેન્ટ મેન્યુઅલમાં અને ખરીદી ઇન્વૉઇસને હેન્ડલ કરવા માટેની સૂચનાઓમાં કરારના સમયગાળા દરમિયાન દેખરેખ અને ખર્ચની દેખરેખની સૂચનાઓનો સમાવેશ કરીએ છીએ.
• અમે ખર્ચ ટ્રેકિંગની સુવિધા માટે ગણતરી ઓળખકર્તાના ઉપયોગને તમામ પ્રાપ્તિ સુધી લંબાવવાની શક્યતાની તપાસ કરી રહ્યા છીએ.
• અમે પ્રોજેક્ટ્સ અને પાઇલોટ્સને સ્પષ્ટ માલિક તરીકે નામ આપીએ છીએ. તે સુનિશ્ચિત કરવાની જવાબદારી માલિકની છે કે જરૂરી નિર્ણયો લેવામાં આવે છે, તે યોગ્ય રીતે લેવામાં આવે છે અને તે ખર્ચની દેખરેખ હાથ ધરવામાં આવે છે.
• પ્રાપ્તિમાં ભાગ લેનાર દરેક વ્યક્તિ પ્રાપ્તિની તાલીમ મેળવે છે. તાલીમમાં નવી અને અપડેટ કરેલી સૂચનાઓની સામગ્રીની પણ સમીક્ષા કરવામાં આવે છે.
• અમે શહેરના ટ્રસ્ટીઓને પ્રાપ્તિ કાયદા અને ટ્રસ્ટી પોર્ટલના બહુમુખી ઉપયોગની તાલીમ આપીએ છીએ.
• અમે ઓપરેટિંગ પદ્ધતિઓ વિકસાવીએ છીએ જેથી ટ્રસ્ટીઓ દ્વારા નિર્ણયોનો વધુ સારી રીતે ઉપયોગ થાય. યુરોની રકમ નિર્ણય સૂચિમાં પણ દેખાવી જોઈએ.
• અમે ટ્રસ્ટીઓને સક્રિય અને અદ્યતન માહિતી આપીએ છીએ.
• નિર્ણયો તરફ દોરી ગયેલી તપાસના દસ્તાવેજીકરણ લેખિતમાં કરવામાં આવે છે.
• પ્રાપ્તિ મર્યાદાના સંદર્ભમાં વહીવટી નિયમની સમીક્ષા કરવામાં આવે છે.
• શહેર સરકાર શિક્ષણ બોર્ડને કલ્યાણ પેકેજના ટેન્ડરિંગનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે બંધાયેલી છે.

"આ ઉપરાંત, ધ્યેય સમગ્ર સંસ્થાના સંચાર કૌશલ્યને સુધારવા અને પારદર્શિતા વધારવાનો છે," રોન્ટુ વચન આપે છે.

કેરવા શહેર સરકાર શહેરના વિકાસના પગલાંને પૂરતા માને છે

કેરાવા શહેર સરકારે પરિસ્થિતિના નિવારણ માટે શહેરની મેનેજમેન્ટ ટીમ દ્વારા તૈયાર કરાયેલા નિરીક્ષણ અહેવાલો અને કાર્ય યોજનાઓનો કાળજીપૂર્વક અભ્યાસ કર્યો છે અને તેમને સંપૂર્ણ રીતે મંજૂર કર્યા છે.

"નિરીક્ષણ અહેવાલોના આધારે, અમે જરૂરી વિકાસ પગલાં વિશે જટિલ પરંતુ તે જ સમયે રચનાત્મક ચર્ચા કરી હતી. શહેર સરકાર શહેર વ્યવસ્થાપન દ્વારા રજૂ કરાયેલા વિકાસના પગલાંને પૂરતા માને છે. અમે નિર્ણય લેવાની નિખાલસતા અને પારદર્શિતા વધારવા માટે શહેર સરકારના પગલાં પર એક નિવેદન પણ તૈયાર કર્યું છે. આ ક્રિયાઓ સાથે, અમે સાથે મળીને યોગ્ય દિશામાં શહેરનો વિકાસ કરીશું", સિટી બોર્ડની બેઠકની અધ્યક્ષતા કરનાર વાઇસ-ચેરમેન Iiro Silvander રકમ.

તમે જોડાયેલ જોડાણોમાં આંતરિક ઓડિટ અહેવાલો જોઈ શકો છો:

કેરાવા સિટીનું 2024 પોલ વૉલ્ટ પ્રોક્યોરમેન્ટ્સનું આંતરિક ઑડિટ (pdf)
કાનૂની સેવા ખરીદીઓ પર કેરાવા શહેર 2024નું આંતરિક ઓડિટ (pdf)

વધારાની માહિતી પ્રદાતાઓ:

વિકાસના પગલાંને લગતા પ્રશ્નો: મેયર કિરસી રોન્ટુ. તમારા પ્રશ્નો કમ્યુનિકેશન મેનેજર Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125 ને મોકલો
આંતરિક ઓડિટ સંબંધિત પ્રશ્નો: શહેર કારકુન ટેપ્પો વેરોનેન, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322