कार्यक्रम आयोजक के लिए

आयोजन का विचार और लक्ष्य समूह

जब आप किसी कार्यक्रम की योजना बनाना शुरू करते हैं, तो पहले इस बारे में सोचें:

• यह आयोजन किसके लिए है?
• कौन परवाह कर सकता है?
• इवेंट में किस तरह का कंटेंट होना अच्छा रहेगा?
• आयोजन को सफल बनाने के लिए आपको किस प्रकार की टीम की आवश्यकता है?

आर्थिक

बजट इवेंट प्लानिंग का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन इवेंट की प्रकृति के आधार पर इसे छोटे निवेश के साथ भी आयोजित करना संभव है।

बजट में खर्चों को ध्यान में रखना अच्छा होता है, जैसे

• आयोजन स्थल से उत्पन्न होने वाली लागत
• कर्मचारी खर्च
• संरचनाएँ, उदाहरण के लिए मंच, टेंट, ध्वनि प्रणाली, प्रकाश व्यवस्था, किराए के शौचालय और कचरा कंटेनर
• लाइसेंस शुल्क
• कलाकारों की फीस.

इस बारे में सोचें कि आप इस आयोजन को कैसे वित्तपोषित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप आय अर्जित कर सकते हैं

• प्रवेश टिकट के साथ
• प्रायोजन समझौतों के साथ
• अनुदान के साथ
• इवेंट में बिक्री गतिविधियों के साथ, उदाहरण के लिए एक कैफे या उत्पाद बेचना
• विक्रेताओं को क्षेत्र में प्रेजेंटेशन या बिक्री बिंदु किराए पर देकर।

शहर के अनुदान के बारे में अधिक जानकारी के लिए, शहर की वेबसाइट पर जाएँ।

आप राज्य या फाउंडेशन से अनुदान के लिए भी आवेदन कर सकते हैं।

तपहतुमपाइक्का

केरावा में विभिन्न आकार के आयोजनों के लिए उपयुक्त कई क्षेत्र और स्थान हैं। स्थल का चुनाव इससे प्रभावित होता है:

• घटना की प्रकृति
• इवेंट फक्त
• घटना का लक्ष्य समूह
• सिजैंती
• स्वतंत्रता
• किराये की लागत.

केरवा शहर कई सुविधाओं का प्रबंधन करता है। शहर के स्वामित्व वाले इनडोर स्थान टिम्मी प्रणाली के माध्यम से आरक्षित हैं। आप शहर की वेबसाइट पर सुविधाओं के बारे में अधिक जानकारी पा सकते हैं।

शहर के स्वामित्व वाले बाहरी स्थानों का प्रबंधन केरावा बुनियादी ढांचा सेवाओं द्वारा किया जाता है: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi।

केरवा सिटी लाइब्रेरी के साथ सहयोग कार्यक्रम आयोजित करना संभव है। आप लाइब्रेरी की वेबसाइट पर अधिक जानकारी पा सकते हैं।

नीचे आपको सबसे सामान्य इवेंट परमिट और उपायों के बारे में जानकारी मिलेगी। आयोजन की सामग्री और प्रकृति के आधार पर, आपको अन्य प्रकार के परमिट और व्यवस्थाओं की भी आवश्यकता हो सकती है।

भूमि उपयोग परमिट

बाहरी आयोजनों के लिए हमेशा भूमि मालिक की अनुमति आवश्यक होती है। शहर के स्वामित्व वाले सार्वजनिक क्षेत्रों, जैसे सड़कों और पार्क क्षेत्रों के लिए परमिट, केरावा की बुनियादी ढांचा सेवाओं द्वारा जारी किए जाते हैं। परमिट के लिए Lupapiste.fi सेवा से आवेदन किया जाता है। निजी क्षेत्रों के उपयोग की अनुमति पर क्षेत्र का मालिक निर्णय लेता है। आप टिम्मी प्रणाली में शहर का आंतरिक भाग देख सकते हैं।

यदि सड़कें बंद हैं और कोई बस मार्ग बंद करने के लिए सड़क पर चलता है, या घटना की व्यवस्था अन्यथा बस यातायात को प्रभावित करती है, तो मार्ग परिवर्तन के बारे में एचएसएल से संपर्क किया जाना चाहिए।

पुलिस और बचाव सेवाओं को सूचना

सार्वजनिक कार्यक्रम की अधिसूचना आवश्यक अनुलग्नकों के साथ पुलिस को घटना से पांच दिन पहले और बचाव सेवा को घटना से 14 दिन पहले लिखित रूप में दी जानी चाहिए। आयोजन जितना बड़ा होगा, आपको उतनी ही जल्दी आगे बढ़ना चाहिए।

घोषणा को कुछ प्रतिभागियों के साथ छोटे सार्वजनिक कार्यक्रमों में करने की आवश्यकता नहीं है और कार्यक्रम या स्थल की प्रकृति के कारण, व्यवस्था और सुरक्षा बनाए रखने के उपायों की आवश्यकता नहीं होती है। यदि आप अनिश्चित हैं कि रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता है या नहीं, तो पुलिस या आपातकालीन सेवा सलाहकार सेवा से संपर्क करें:

• इटा-यूसिमा पुलिस: 0295 430 291 (स्विचबोर्ड) या सामान्य सेवाएं.ita-uusimaa@polisi.fi
• सेंट्रल यूसीमा बचाव सेवा, 09 4191 4475 या paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi।

आप सार्वजनिक घटनाओं और उनकी रिपोर्ट करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी पुलिस की वेबसाइट पर पा सकते हैं।

आप बचाव अभियान की वेबसाइट पर घटना सुरक्षा के बारे में अधिक जानकारी पा सकते हैं।

शोर अधिसूचना

किसी सार्वजनिक कार्यक्रम के बारे में नगर पालिका के पर्यावरण संरक्षण प्राधिकरण को लिखित रूप से सूचित किया जाना चाहिए यदि यह अस्थायी विशेष रूप से परेशान करने वाले शोर या कंपन का कारण बनता है, उदाहरण के लिए एक आउटडोर संगीत कार्यक्रम में। उपाय करने या गतिविधि शुरू करने से काफी पहले अधिसूचना दी जाती है, लेकिन इस समय से 30 दिन पहले नहीं।

यदि यह मानने का कोई कारण है कि घटना का शोर एक व्यवधान है, तो एक शोर रिपोर्ट अवश्य बनाई जानी चाहिए। शोर रिपोर्ट दर्ज किए बिना सुबह 7 बजे से रात 22 बजे के बीच आयोजित कार्यक्रमों में ध्वनि पुनरुत्पादन का उपयोग किया जा सकता है, बशर्ते कि ध्वनि उचित स्तर पर रखी जाए। संगीत इतनी तेज़ आवाज़ में नहीं बजाना चाहिए कि इसे अपार्टमेंट में, संवेदनशील स्थानों पर या कार्यक्रम क्षेत्र के बाहर व्यापक रूप से सुना जा सके।

आसपास के क्षेत्र के लोगों को घटना के बारे में पहले से सूचित किया जाना चाहिए, या तो हाउसिंग एसोसिएशन के नोटिस बोर्ड पर या मेलबॉक्स संदेशों द्वारा। कार्यक्रम के माहौल के शोर के प्रति संवेदनशील क्षेत्रों, जैसे नर्सिंग होम, स्कूल और चर्च को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

सेंट्रल यूसीमा पर्यावरण केंद्र क्षेत्र में शोर की रिपोर्ट के लिए जिम्मेदार है।

आप सेंट्रल यूसीमा पर्यावरण केंद्र की वेबसाइट पर शोर रिपोर्ट के बारे में अधिक जानकारी पा सकते हैं।

कॉपीराइट

आयोजनों और आयोजनों में संगीत प्रस्तुत करने के लिए टीओस्टो के कॉपीराइट मुआवजा शुल्क का भुगतान करना आवश्यक है।

आप टीओस्टो की वेबसाइट पर संगीत प्रदर्शन और उपयोग लाइसेंस के बारे में अधिक जानकारी पा सकते हैं।

फूड्स

छोटे ऑपरेटरों, जैसे व्यक्तियों या हॉबी क्लबों को भोजन की छोटी बिक्री या परोसने पर रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता नहीं है। यदि पेशेवर विक्रेता कार्यक्रम में आ रहे हैं, तो उन्हें अपनी गतिविधियों की रिपोर्ट सेंट्रल यूसीमा पर्यावरण केंद्र को देनी होगी। अस्थायी सेवा लाइसेंस क्षेत्रीय प्रशासनिक प्राधिकरण द्वारा प्रदान किए जाते हैं।

आप सेंट्रल यूसीमा पर्यावरण केंद्र की वेबसाइट पर पेशेवर खाद्य बिक्री के लिए परमिट के बारे में अधिक जानकारी पा सकते हैं।

बचाव योजना

आयोजक को आयोजन के लिए एक बचाव योजना तैयार करनी होगी

• जहां अनुमान लगाया जा रहा है कि एक साथ कम से कम 200 लोग मौजूद होंगे
• खुली लपटों, आतिशबाजी या अन्य आतिशबाज़ी उत्पादों का उपयोग किया जाता है, या आग और विस्फोटक रसायनों का उपयोग विशेष प्रभावों के रूप में किया जाता है
• आयोजन स्थल से बाहर निकलने की व्यवस्था सामान्य से भिन्न होती है या कार्यक्रम की प्रकृति लोगों के लिए विशेष खतरा पैदा करती है।

कार्यक्रम का निर्माण करते समय, यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि बचाव दल और बाहर निकलने वालों के लिए पर्याप्त जगह हो, कम से कम चार मीटर का रास्ता हो। कार्यक्रम आयोजक को क्षेत्र का यथासंभव सटीक नक्शा बनाना होगा, जिसे कार्यक्रम के निर्माण में शामिल सभी पक्षों को वितरित किया जाएगा।

बचाव योजना पुलिस, बचाव सेवा और इवेंट स्टाफ को भेजी जाती है।

आप सेंट्रल यूसीमा की बचाव सेवा की वेबसाइट पर घटना सुरक्षा के बारे में अधिक जानकारी पा सकते हैं।

आदेश नियंत्रण

यदि आवश्यक हो, तो कार्यक्रम के दौरान सुरक्षा की निगरानी कार्यक्रम आयोजक द्वारा नियुक्त अर्दली द्वारा की जाएगी। पुलिस प्रति कार्यक्रम अर्दली की संख्या के लिए न्यूनतम सीमा निर्धारित करती है।

एन्सियापु

कार्यक्रम के आयोजक का दायित्व है कि वह कार्यक्रम के लिए पर्याप्त प्राथमिक चिकित्सा तैयारी आरक्षित रखे। किसी आयोजन के लिए प्राथमिक चिकित्सा कर्मियों की कोई स्पष्ट संख्या नहीं है, इसलिए इसे लोगों की संख्या, जोखिम और क्षेत्र के आकार से संबंधित होना चाहिए। 200-2 लोगों वाले आयोजनों में एक नामित प्राथमिक चिकित्सा अधिकारी होना चाहिए जिसने कम से कम ईए 000 पाठ्यक्रम या समकक्ष पूरा किया हो। अन्य प्राथमिक चिकित्सा कर्मियों के पास पर्याप्त प्राथमिक चिकित्सा कौशल होना चाहिए।

वकुउटुकसेटो

किसी भी दुर्घटना के लिए इवेंट आयोजक जिम्मेदार है। कृपया योजना चरण में ही पता लगा लें कि क्या आयोजन के लिए बीमा की आवश्यकता है और यदि हां, तो किस प्रकार का। आप बीमा कंपनी और पुलिस से इसके बारे में पूछताछ कर सकते हैं।

बिजली और पानी

जब आप स्थान बुक करें तो बिजली की उपलब्धता के बारे में पता कर लें। कृपया ध्यान दें कि आमतौर पर एक मानक सॉकेट पर्याप्त नहीं होता है, लेकिन बड़े उपकरणों को तीन-चरण वर्तमान (16 ए) की आवश्यकता होती है। यदि कार्यक्रम में भोजन बेचा या परोसा जाता है, तो आयोजन स्थल पर पानी भी उपलब्ध होना चाहिए। आपको आयोजन स्थल के किराएदार से बिजली और पानी की उपलब्धता के बारे में अवश्य पूछना चाहिए।

केरवा के बाहरी स्थानों में बिजली और पानी की उपलब्धता के साथ-साथ केरवा की बुनियादी सुविधाओं की सेवाओं से विद्युत अलमारियाँ और पानी के बिंदुओं की चाबियों के बारे में पूछताछ करें: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi।

रूपरेखा

आयोजन के लिए अक्सर विभिन्न संरचनाओं की आवश्यकता होती है, जैसे मंच, तंबू, छतरियां और शौचालय। यह सुनिश्चित करना कार्यक्रम आयोजक की जिम्मेदारी है कि संरचनाएं अप्रत्याशित मौसम की घटनाओं और उन पर रखे गए अन्य भार का भी सामना कर सकें। उदाहरण के लिए, कृपया सुनिश्चित करें कि तंबू और छतरियों का वजन उचित हो।

अपशिष्ट प्रबंधन, सफाई और पुनर्चक्रण

इस बारे में सोचें कि आयोजन में किस प्रकार का कचरा उत्पन्न होता है और आप उसके पुनर्चक्रण का ध्यान कैसे रखते हैं। कार्यक्रम का आयोजक कार्यक्रम के अपशिष्ट प्रबंधन और उसके बाद कूड़े वाले क्षेत्रों की सफाई के लिए जिम्मेदार है।

कृपया सुनिश्चित करें कि कार्यक्रम क्षेत्र में शौचालय हैं और आप अंतरिक्ष प्रशासक के साथ उनके उपयोग पर सहमत हैं। यदि क्षेत्र में कोई स्थायी शौचालय नहीं है, तो आपको उन्हें किराए पर लेना होगा।

आप केरवा अवसंरचना सेवाओं से कार्यक्रमों में अपशिष्ट प्रबंधन आवश्यकताओं के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi।

लक्षण

कार्यक्रम में शौचालय (विकलांग शौचालय और बच्चों की देखभाल सहित) और प्राथमिक चिकित्सा स्टेशन के संकेत होने चाहिए। क्षेत्र में धूम्रपान क्षेत्र एवं धूम्रपान रहित क्षेत्र भी अलग-अलग चिन्हित किये जाने चाहिए। बड़े आयोजनों में पार्किंग स्थलों को चिह्नित करने और उनके मार्गदर्शन को अवश्य ध्यान में रखा जाना चाहिए।

माल मिला

कार्यक्रम के आयोजक को पाए गए सामान की देखभाल करनी चाहिए और उनके स्वागत और अग्रेषण की योजना बनानी चाहिए।

स्वतंत्रता

सुगम्यता आयोजन में लोगों की समान भागीदारी को सक्षम बनाती है। इसे ध्यान में रखा जा सकता है, उदाहरण के लिए, कम गतिशीलता वाले लोगों के लिए आरक्षित पोडियम पर या अन्य तरीकों से उनके लिए आरक्षित स्थानों पर। ईवेंट पृष्ठों पर पहुंच संबंधी जानकारी जोड़ना भी एक अच्छा विचार है। यदि आयोजन बाधा-मुक्त नहीं है, तो कृपया हमें पहले से सूचित करना याद रखें।

आप Invalidiliito की वेबसाइट पर एक सुलभ कार्यक्रम आयोजित करने के निर्देश पा सकते हैं।

इवेंट मार्केटिंग कई चैनलों का उपयोग करके की जानी चाहिए। इस बारे में सोचें कि इवेंट के लक्षित समूह में कौन शामिल है और आप उन तक सर्वोत्तम तरीके से कैसे पहुंच सकते हैं।

विपणन माध्यम

केरवा का इवेंट कैलेंडर

केरवा के इवेंट कैलेंडर में अच्छे समय में इवेंट की घोषणा करें। इवेंट कैलेंडर एक निःशुल्क चैनल है जिसका उपयोग केरावा में कार्यक्रम आयोजित करने वाले सभी दल कर सकते हैं। कैलेंडर के उपयोग के लिए किसी कंपनी, समुदाय या इकाई के रूप में सेवा के उपयोगकर्ता के रूप में पंजीकरण की आवश्यकता होती है। एक बार पंजीकृत होने के बाद, आप कैलेंडर में ईवेंट प्रकाशित कर सकते हैं।

इवेंट कैलेंडर के मुख पृष्ठ से लिंक करें.

पंजीकरण पर लघु अनुदेशात्मक वीडियो (events.kerava.fi)।

इवेंट बनाने पर लघु अनुदेशात्मक वीडियो (यूट्यूब)

स्वयं के चैनल और नेटवर्क

• वेबसाइट
• सामाजिक मीडिया
• ईमेल सूचियाँ
• न्यूज़लेटर
• अपने हितधारकों और भागीदारों के चैनल
• पोस्टर और पत्रक

पोस्टर बांट रहे हैं

पोस्टरों को व्यापक रूप से वितरित किया जाना चाहिए। आप उन्हें निम्नलिखित स्थानों पर साझा कर सकते हैं, उदाहरण के लिए:

• आयोजन स्थल और उसके आसपास के क्षेत्र
• केरवा पुस्तकालय
• संपोला का विक्रय बिंदु
• कौप्पाकारे पैदल यात्री सड़क और केरवा स्टेशन के नोटिस बोर्ड।

आप शहर पुस्तकालय की ग्राहक सेवा से रसीद के साथ कौप्पकारी पैदल यात्री सड़क और केरवा स्टेशन के नोटिस बोर्ड की चाबियाँ उधार ले सकते हैं। उपयोग के तुरंत बाद चाबी वापस करनी होगी। A4 या A3 आकार के पोस्टर नोटिस बोर्ड पर निर्यात किए जा सकते हैं। पोस्टर एक प्लास्टिक फ्लैप के नीचे लगे होते हैं, जो स्वचालित रूप से बंद हो जाता है। आपको टेप या अन्य फिक्सिंग उपकरणों की आवश्यकता नहीं है! कृपया अपने कार्यक्रम के बाद अपने पोस्टर बोर्ड से हटा लें।

अन्य आउटडोर नोटिस बोर्ड पाए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, कनिस्टो में और कालेवा स्पोर्ट्स पार्क के पास और अहजो की के-शॉप के बगल में।

मीडिया सहयोग

घटना के बारे में स्थानीय मीडिया और, घटना के लक्षित समूह के आधार पर, राष्ट्रीय मीडिया को सूचित करना उचित है। जब कार्यक्रम कार्यक्रम प्रकाशित हो या जब वह निकट आ रहा हो तो एक मीडिया विज्ञप्ति भेजें या एक तैयार कहानी पेश करें।

स्थानीय मीडिया को इस आयोजन में रुचि हो सकती है, उदाहरण के लिए केस्की-उउसिमा और केस्की-उसिमा विक्को। राष्ट्रीय मीडिया से संपर्क किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, समाचार पत्र और पत्रिकाएँ, रेडियो और टेलीविजन चैनल और ऑनलाइन मीडिया। आयोजन के लिए उपयुक्त सोशल मीडिया प्रभावितों और सामग्री निर्माताओं के साथ सहयोग के बारे में भी सोचना उचित है।

शहर के साथ संचार सहयोग

केरवा शहर समय-समय पर स्थानीय कार्यक्रमों को अपने चैनलों पर प्रसारित करता है। ईवेंट को सामान्य ईवेंट कैलेंडर में जोड़ा जाना चाहिए, जिससे शहर, यदि संभव हो तो, ईवेंट को अपने चैनलों पर साझा करेगा।

संभावित संचार सहयोग के बारे में आप शहर की संचार इकाई से संपर्क कर सकते हैं: viestinta@kerava.fi.

प्रोजेक्ट मैनेजर या इवेंट प्रोड्यूसर का पदनाम

• जिम्मेदारियां साझा करें
• एक इवेंट प्लान बनाएं

वित्त और बजट

• सशुल्क या निःशुल्क ईवेंट?
• टिकट बिक्री
• अनुदान और छात्रवृत्ति
• भागीदार और प्रायोजक
• धन उगाहने के अन्य तरीके

इवेंट परमिट और अनुबंध

• परमिट और अधिसूचनाएं (भूमि उपयोग, पुलिस, अग्निशमन प्राधिकरण, शोर परमिट और इसी तरह): सभी पक्षों को सूचित करना
• अनुबंध (किराया, मंच, ध्वनि, कलाकार इत्यादि)

इवेंट शेड्यूल

• निर्माण अनुसूची
• कार्यक्रम सूची
• निराकरण अनुसूची

घटना सामग्री

• कार्यक्रम
• प्रतिभागियों
• कलाकार
• प्रस्तुतकर्ता
• आमंत्रित अतिथि
• मिडिया
• सर्विंग्स

सुरक्षा और जोखिम प्रबंधन

• रिस्कियन अर्विओइंटी
• बचाव एवं सुरक्षा योजना
• आदेश नियंत्रण
• एन्सियापु
• रक्षक
• वकुउटुकसेटो

तपहतुमपाइक्का

• रूपरेखा
• सामान
• ध्वनि पुनरुत्पादन
• जानकारी
• लक्षण
• तट्राफिक कंट्रोल
• करत्ता

संचार

• संचार योजना
• वर्ककोसिवुस्टो
• सामाजिक मीडिया
• पोस्टर और फ़्लायर्स
• मीडिया विज्ञप्ति
• सशुल्क विज्ञापन
• ग्राहक जानकारी, उदाहरण के लिए आगमन और पार्किंग निर्देश
• सहयोग भागीदारों और हितधारकों के चैनल

आयोजन की स्वच्छता एवं वातावरण

• प्रसाधन
• कचरा पात्र
• मिटा दें

टॉकू से श्रमिक और श्रमिक

• प्रेरण
• नौकरी के कर्तव्य
• काम की पाली
• भोजन

अंतिम मूल्यांकन

• फीडबैक एकत्रित करना
• आयोजन के कार्यान्वयन में भाग लेने वालों को फीडबैक प्रदान करना
• मीडिया निगरानी