Skjalastjórnun

Fyrir venjulega upplýsingagjöf, fundargerðir, afrit eða aðrar útprentanir er gjald að upphæð 5,00 evrur fyrir fyrstu síðu og 0,50 evrur fyrir hverja síðari síðu.

Fyrir veitingu upplýsinga sem krefjast sérstakra ráðstafana, skjals, afrits eða annarrar útprentunar, er innheimt fast grunngjald sem er stigað í samræmi við erfiðleika upplýsingaleitar sem hér segir:

• venjuleg upplýsingaleit (vinnutími innan við 2 klst.) 30 evrur
• krefjandi upplýsingaleit (vinnutími 2 – 5 klst) 60 evrur og
• mjög krefjandi upplýsingaleit (vinnuálag meira en 5 klst) 100 evrur.

Auk grunngjalds er innheimt blaðsíðugjald. Í brýnu tilviki er hægt að innheimta skjalagjaldið í einu og hálfu skipti.

Allir eiga rétt á að fá upplýsingar um opinbert skjal stofnunarinnar samkvæmt lögum um kynningu á starfsemi stofnunarinnar (621/1999).

Ekki þarf að rökstyðja beiðni um upplýsingar um opinbert efni og sá sem óskar upplýsinga þarf ekki að segja til hvers upplýsingarnar verða notaðar. Slíkar beiðnir geta komið fram að vild, til dæmis í síma eða tölvupósti. Beiðnum um upplýsingar varðandi skjöl Kerava borgar er beint til skrifstofuhafa eða léns sem ber ábyrgð á málinu.

Ef nauðsyn krefur er hægt að fá ráðleggingar hjá borgarskrá um lén mismunandi yfirvalda og gagnaefni sem unnið er með þar.

Hægt er að hafa samband við borgarskrá annað hvort með tölvupósti á kirjaamo@kerava.fi eða í síma 09 29491.

Gott er að tilgreina upplýsingabeiðnina eins nákvæmlega og hægt er til að auðvelda að finna skjalið. Beiðni um upplýsingar þarf að auðkenna á þann hátt að ljóst sé hvaða skjal eða skjöl beiðnin varðar. Til dæmis ætti alltaf að tilgreina dagsetningu eða heiti skjalsins ef það er vitað. Bæjarstjórn getur beðið þann sem gerir upplýsingabeiðni að takmarka og tilgreina beiðni sína.

Þegar þú miðar upplýsingabeiðnina að skjölum geta auðkennisupplýsingar td verið nafn skrár eða þjónustu sem skjalið er í, auk upplýsinga um gerð skjalsins (umsókn, ákvörðun, teikning, fréttabréf). Skjalakynningarlýsingu borgarinnar er að finna á skjalakynningarlýsingu síðu. Til að tilgreina beiðnina, ef nauðsyn krefur, hafðu samband við borgarlénið þar sem skjalið er um að ræða.

Í gögnum stjórnvaldsins eru einnig upplýsingar sem einungis er heimilt að veita að uppfylltum ákveðnum skilyrðum lögum samkvæmt og ber stjórnvaldinu að taka til athugunar hvort unnt sé að veita beiðanda upplýsingarnar. Þetta á til dæmis við um upplýsingar sem haldið er leyndum samkvæmt kynningarlögum eða sérlögum.

Samkvæmt kynningarlögum á sá sem málið varðar rétt, hagsmuni eða skyldur rétt á að fá upplýsingar um efni óopinbers skjals frá því yfirvaldi sem fer með eða fer með málið sem getur eða hefur haft áhrif. um meðferð máls hans. Þegar óskað er eftir upplýsingum um trúnaðarskjal eða skjöl sem einungis er hægt að afhenda upplýsingar um að uppfylltum ákveðnum skilyrðum skal sá sem óskar eftir skjalinu tilgreina tilganginn með notkun upplýsinganna og geta sannreynt hver þau eru. Þú getur fundið rafrænt eyðublað héðan. Beiðni um upplýsingar sem gerðar eru án rafrænna skilríkja verða að vera með gildu opinberu skilríki með mynd Á viðskiptastaðnum í Kerava.

Þegar aðeins hluti skjalsins er opinberur eru umbeðnar upplýsingar gefnar úr opinbera hluta skjalsins þannig að leynihlutinn komi ekki í ljós. Hægt er að biðja umsækjanda skjalsins um frekari upplýsingar ef þörf er á til að skýra skilyrði fyrir afhendingu upplýsinganna.

Upplýsingar um hið opinbera skjal verða veittar eins fljótt og auðið er, eigi síðar en tveimur vikum eftir að upplýsingabeiðni er lögð fram. Ef afgreiðsla og úrlausn upplýsingabeiðni krefst sérstakra aðgerða eða meira álags en venjulega verða veittar upplýsingar um skjalið eða málið leyst í síðasta lagi innan mánaðar frá því að upplýsingabeiðni var lögð fram.

Samkvæmt almennu persónuverndarreglugerð ESB skal beiðni um skoðun á persónuupplýsingum og beiðni um leiðréttingu á röngum gögnum svara án ástæðulausrar tafar og eigi síðar en einum mánuði eftir að beiðni berst. Hægt er að lengja tímann um að hámarki tvo mánuði.

Borgin getur, allt eftir eðli, umfangi og formi umbeðinna upplýsinga, afhent umbeðnar upplýsingar annað hvort rafrænt, á pappír eða á staðnum.

Gagnaumsjón skal halda lýsingu á gagnabirgðum sem hún hefur umsjón með og málaskrá í samræmi við 906. gr. laga um gagnastjórnun (2019/28). Keravaborg starfar sem upplýsingastjórnunareining sem nefnd er í lögum.

Með hjálp þessarar lýsingar er viðskiptavinum Kervaborgar sagt frá því hvernig borgin heldur utan um gagnaefni sem verða til í málavinnslu og þjónustuveitingu stofnunarinnar. Markmið lýsingarinnar er að hjálpa viðskiptavinum að bera kennsl á innihald upplýsingabeiðninnar og beina upplýsingabeiðninni til rétts aðila.

Í kynningarlýsingu skjala kemur einnig fram að hvaða marki borgin vinnur úr gögnum við framleiðslu þjónustu eða afgreiðslu mála. Möguleikinn á að fá upplýsingar um hvaða gagnabirgðir borgin hefur þjónað gagnsæi stjórnsýslunnar.