Persónuvernd

Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga

Vegna persónuverndar og réttarverndar skráðra bæjarbúa er mikilvægt að borgin vinni persónuupplýsingar á viðeigandi hátt og samkvæmt lögum.

Löggjöfin um vinnslu persónuupplýsinga byggir á almennri persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins (2016/679) og lögum um persónuvernd (1050/2018) sem gilda um vinnslu persónuupplýsinga í borgarþjónustu. Markmið persónuverndarreglugerðarinnar er að efla einstaklingsréttindi, bæta vernd persónuupplýsinga og auka gagnsæi vinnslu persónuupplýsinga fyrir skráða notendur, þ.e.a.s. viðskiptavini borgarinnar.

Við vinnslu gagna fylgir Kerava borg, sem ábyrgðaraðili gagna, almennum gagnaverndarreglum sem skilgreindar eru í gagnaverndarreglugerðinni, en samkvæmt þeim eru persónuupplýsingar:

  • að unnið sé í samræmi við lög, með viðeigandi og gagnsæjum hætti frá sjónarhóli hins skráða
  • farið með trúnaðarmál og tryggilega
  • til að safna og vinna í sérstökum, sérstökum og lögmætum tilgangi
  • að safna aðeins nauðsynlegri upphæð í tengslum við tilgang persónuupplýsingavinnslu
  • uppfært þegar þörf krefur - ónákvæmum og röngum persónuupplýsingum verður að eyða eða leiðrétta án tafar
  • geymd á því formi að einungis er hægt að bera kennsl á hinn skráða eins lengi og nauðsynlegt er til að uppfylla tilgang gagnavinnslunnar.

  • Með gagnavernd er átt við vernd persónuupplýsinga. Persónuupplýsingar eru upplýsingar sem lýsa einstaklingi sem hægt er að bera kennsl á með beinum eða óbeinum hætti. Slíkar upplýsingar innihalda til dæmis nafn, netfang, kennitölu, mynd og símanúmer.

    Hvers vegna er gögnum safnað í þjónustu borgarinnar?

    Persónuupplýsingum er safnað og unnið með þær til að sinna opinberri starfsemi í samræmi við lög og reglur. Auk þess er skylda opinberrar starfsemi að taka saman tölfræði þar sem nafnlausar persónuupplýsingar eru notaðar eftir þörfum, þ.

    Hvaða upplýsingar eru unnar í borgarþjónustu?

    Þegar viðskiptavinur, þ.e. hinn skráði, byrjar að nota þjónustuna er þeim upplýsingum safnað sem nauðsynlegar eru fyrir framkvæmd viðkomandi þjónustu. Borgin býður íbúum sínum margvíslega þjónustu, til dæmis kennslu- og barnafræðsluþjónustu, bókasafnsþjónustu og íþróttaþjónustu. Þar af leiðandi er innihald upplýsinganna sem safnað er mismunandi. Borgin Kerava safnar aðeins þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru fyrir viðkomandi þjónustu. Upplýsingarnar sem safnað er í hinum ýmsu þjónustum er að finna nánar í persónuverndaryfirlýsingum þessarar vefsíðu eftir efnissviði.

    Hvar færðu upplýsingar um borgarþjónustu?

    Að jafnaði eru persónuupplýsingar fengnar frá viðskiptavininum sjálfum. Auk þess eru upplýsingar fengnar úr kerfum sem önnur yfirvöld halda utan um, svo sem Þjóðskrármiðstöð. Að auki getur þjónustuaðilinn sem kemur fram fyrir hönd borgarinnar á meðan á viðskiptasambandinu stendur, á grundvelli samningssambandsins, viðhaldið og bætt við upplýsingar viðskiptavinarins.

    Hvernig er unnið með persónuupplýsingar í borgarþjónustu?

    Farið er varlega með persónuupplýsingar. Gögnin eru aðeins unnin í fyrirfram skilgreindum tilgangi. Við vinnslu persónuupplýsinga förum við eftir lögum og góðum gagnavinnsluháttum.

    Lagaástæður samkvæmt persónuverndarreglugerð eru lögboðin löggjöf, samningur, samþykki eða lögmætir hagsmunir. Í borginni Kerava er alltaf lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga. Í margvíslegri þjónustu getur vinnsla persónuupplýsinga einnig byggst á þeirri löggjöf sem gildir um viðkomandi þjónustu, til dæmis í kennslustarfi.

    Starfsfólk okkar er bundið þagnarskyldu. Starfsfólk sem meðhöndlar persónuupplýsingar fær reglulega þjálfun. Fylgst er með notkun og réttindum kerfa sem innihalda persónuupplýsingar. Einungis má vinna með persónuupplýsingar starfsmaður sem hefur rétt til að vinna umrædd gögn fyrir hönd starfsskyldna sinna.

    Hver vinnur gögn í borgarþjónustu?

    Að jafnaði mega persónuupplýsingar viðskiptavina borgarinnar, þ. Auk þess notar borgin undirverktaka og samstarfsaðila sem hafa aðgang að þeim persónuupplýsingum sem þarf til að skipuleggja þjónustuna. Þessir aðilar geta aðeins unnið úr gögnum í samræmi við fyrirmæli og samninga sem Kerava borg gefur.

    Hverjum er hægt að miðla upplýsingum úr borgarskrám?

    Með flutningi persónuupplýsinga er átt við aðstæður þar sem persónuupplýsingar eru gefnar öðrum ábyrgðaraðila til eigin, sjálfstæðrar notkunar. Einungis má miðla persónuupplýsingum innan þess ramma sem settur er í lögum eða með samþykki viðskiptavinarins.

    Hvað varðar borgina Kerava eru persónuupplýsingar afhentar öðrum yfirvöldum á grundvelli skilyrða laga. Hægt er að miðla upplýsingum til dæmis til lífeyrissjóða ríkisins eða KOSKI þjónustu sem rekin er af finnska menntamálaráðinu.

  • Samkvæmt persónuverndarreglugerð á hinn skráði, þ.e. viðskiptavinur borgarinnar, rétt á:

    • að athuga persónuupplýsingar um sjálfan sig
    • óska eftir leiðréttingu eða eyðingu gagna sinna
    • óska eftir takmörkun vinnslu eða mótmæla vinnslu
    • óska eftir flutningi persónuupplýsinga úr einu kerfi í annað
    • að fá upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga

    Skráningaraðili getur ekki notað öll réttindi í öllum aðstæðum. Það hefur til dæmis áhrif á hvaða lagastoð samkvæmt persónuverndarreglugerðinni er unnið með persónuupplýsingar.

    Réttur til að skoða persónuupplýsingar

    Hinn skráði, það er viðskiptavinur borgarinnar, á rétt á að fá staðfestingu frá ábyrgðaraðila um að verið sé að vinna með persónuupplýsingar um hann eða að þær séu ekki í vinnslu. Ábyrgðaraðili skal, sé þess óskað, láta hinum skráða í té afrit af persónuupplýsingum sem unnið er með fyrir hans hönd.

    Við mælum með því að senda inn skoðunarbeiðni fyrst og fremst með rafrænum viðskiptum með sterkum auðkenningum (þarf að nota bankaskilríki). Þú getur fundið rafrænt eyðublað héðan.

    Ef viðskiptavinur getur ekki notað rafræna eyðublaðið er einnig hægt að leggja fram beiðnina á borgarskrá eða á afgreiðslustað Sampola. Til þess þarftu skilríki með mynd þar sem sá sem leggur fram beiðni þarf alltaf að vera auðkenndur. Ekki er hægt að leggja fram beiðni í síma eða tölvupósti, vegna þess að við getum ekki borið kennsl á mann á þessum rásum með áreiðanlegum hætti.

    Réttur til leiðréttingar gagna

    Skráður viðskiptavinur, það er viðskiptavinur borgarinnar, á rétt á að krefjast þess að rangar, ónákvæmar eða ófullkomnar persónuupplýsingar um hann verði leiðréttar eða þeim bætt við án ástæðulauss tafar. Auk þess á hinn skráði rétt á að krefjast þess að óþarfa persónuupplýsingum verði eytt. Offramboð og ónákvæmni er metin í samræmi við tíma gagnageymslu.

    Fallist borgin ekki á beiðni um leiðréttingu er tekin ákvörðun um málið þar sem getið er um ástæður þess að beiðnin hefur ekki verið samþykkt.

    Við mælum með því að senda inn beiðni um leiðréttingu gagna fyrst og fremst með rafrænum viðskiptum með sterkum auðkenningum (þarf að nota bankaskilríki). Þú getur fundið rafrænt eyðublað héðan.

    Einnig er hægt að leggja fram beiðni um leiðréttingu upplýsinga á staðnum á borgarskrá eða á afgreiðslustað Sampola. Kannað er deili á þeim sem leggur fram beiðnina þegar beiðni er lögð fram.

    Óska eftir afgreiðslutíma og gjöldum

    Kerava borg leitast við að afgreiða beiðnir eins fljótt og auðið er. Frestur til að skila upplýsingum eða veita viðbótarupplýsingar sem tengjast beiðni um skoðun á persónuupplýsingum er einn mánuður frá móttöku skoðunarbeiðni. Ef skoðunarbeiðnin er einstaklega flókin og umfangsmikil má framlengja frestinn um tvo mánuði. Viðskiptavinum verður tilkynnt persónulega um framlengingu á afgreiðslutíma.

    Upplýsingar um skráningaraðila eru í grundvallaratriðum veittar ókeypis. Sé óskað eftir fleiri eintökum er borginni þó heimilt að taka hæfilegt gjald miðað við umsýslukostnað. Ef upplýsingabeiðni er augljóslega tilefnislaus og ástæðulaus, sérstaklega ef óskað er eftir upplýsingum ítrekað, getur borgin rukkað umsýslukostnað sem hlýst af upplýsingagjöf eða neitað að veita upplýsingarnar alfarið. Í slíku tilviki mun borgin sýna fram á augljóst tilefni eða ósanngjarnleika beiðninnar.

    Embætti Persónuverndar

    Hinn skráði hefur rétt til að leggja fram kvörtun til embættis Persónuverndar telji hinn skráði að gild persónuverndarlög hafi verið brotin við vinnslu persónuupplýsinga um hann.

    Fallist borgin ekki á beiðni um leiðréttingu er tekin ákvörðun um málið þar sem getið er um ástæður þess að beiðnin hefur ekki verið samþykkt. Við upplýsum þig einnig um réttinn til réttarúrræða, til dæmis möguleikann á að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.

  • Upplýsa viðskiptavini um vinnslu persónuupplýsinga

    Almenn persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins skyldar ábyrgðaraðila (borg) til að upplýsa hinn skráða (viðskiptavin) um vinnslu persónuupplýsinga hans. Að upplýsa skráningaraðilann hjá borginni Kerava fer fram með hjálp bæði skráarsértækra gagnaverndaryfirlýsinga og upplýsinganna sem safnað er á vefsíðunni. Þú getur fundið persónuverndaryfirlýsingar fyrir skráningar neðst á síðunni.

    Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga

    Umsjón með verkefnum borgarinnar byggir á lögum og stjórnun lögbundinna verkefna krefst jafnan vinnslu persónuupplýsinga. Grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga í borginni Kerava er því að jafnaði að uppfylla lögbundnar skyldur.

    Varðveislutímabil persónuupplýsinga

    Varðveislutími skjala sveitarfélaga er ýmist ákveðinn í lögum, reglugerðum Þjóðskjalasafns eða tilmælum Landssambands sveitarfélaga um varðveislutíma. Fyrstu tvö viðmiðin eru lögboðin og til dæmis eru skjöl sem á að geyma lóðrétt ákvörðuð af Þjóðskjalasafni. Varðveislutímar, geymslu, förgun og trúnaðarupplýsingar skjala Kervaborgar eru skilgreindar nánar í starfsreglum skjalaþjónustu og skjalastjórnunaráætlun. Skjölum er eytt eftir að varðveislutíminn sem skilgreindur er í skjalastjórnunaráætluninni er liðinn, sem tryggir gagnavernd.

    Lýsing á skráðum hópum og persónuupplýsingahópum sem vinna á

    Með skráður einstaklingi er átt við þann sem vinnsla persónuupplýsinga varðar. Skráningaraðilar borgarinnar eru starfsmenn borgarinnar, trúnaðarmenn og viðskiptavinir, svo sem bæjarbúar sem falla undir fræðslu- og tómstundaþjónustu og tækniþjónustu.

    Til að uppfylla lögbundnar skyldur vinnur borgin úr ýmsum persónuupplýsingum. Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem tengjast auðkenndum eða auðkenndum einstaklingi, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer og netfang. Auk þess vinnur borgin með svokölluðum sérstökum (viðkvæmum) persónuupplýsingum, sem þýðir til dæmis upplýsingar sem tengjast heilsufari, efnahag, pólitískri sannfæringu eða þjóðernisuppruna. Halda skal leyndum sérupplýsingunum og einungis er heimilt að vinna þær við aðstæður sem sérstaklega eru skilgreindar í persónuverndarreglugerð, sem eru t.d. samþykki hins skráða og uppfyllingu lagaskyldra ábyrgðaraðila.

    Birting persónuupplýsinga

    Flutningur persónuupplýsinga er ítarlega útskýrður í persónuverndaryfirlýsingum sem sértækar skráningar, sem er að finna neðst á síðunni. Að jafnaði má fullyrða að upplýsingar séu afhentar utan borgar einungis að fengnu samþykki hins skráða eða gagnkvæmri samvinnu yfirvalda á lögbundnum forsendum.

    Tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir

    Upplýsingatæknibúnaður er staðsettur í vernduðu og vöktuðu húsnæði. Aðgangsréttur að upplýsingakerfum og skrám byggist á persónulegum aðgangsrétti og er fylgst með notkun þeirra. Aðgangsréttur er veittur fyrir hvert verkefni. Hver notandi samþykkir þá skyldu að nota og viðhalda trúnaði um gögn og upplýsingakerfi. Auk þess eru skjalasöfn og vinnueiningar með aðgangsstýringu og hurðalásum. Skjölin eru geymd í stjórnuðum herbergjum og í læstum skápum.

    Persónuverndartilkynningar

    Lýsingarnar eru pdf skrár sem opnast í sama flipa.

Persónuverndarmál félags- og heilbrigðisþjónustu

Velferðarsvæðið í Vantaa og Kerava skipuleggur félags- og heilbrigðisþjónustu fyrir borgarbúa. Hægt er að finna upplýsingar um gagnavernd félags- og heilbrigðisþjónustu og réttindi viðskiptavina á heimasíðu velferðarsvæðisins. Farðu á heimasíðu velferðarsvæðisins.

Hafið samband

Samskiptaupplýsingar skrásetjara

Bæjarstjórn ber endanlega ábyrgð á færslum. Þegar um er að ræða mismunandi stjórnsýslusveitarfélög eru stjórnir eða sambærilegar stofnanir að jafnaði skráningarhafar, nema annað sé ákveðið í sérstökum reglugerðum um rekstur og verkefnastjórnun borgarinnar.

Persónuverndarfulltrúi borgarinnar Kerava

Persónuverndarfulltrúi hefur eftirlit með því að farið sé að persónuverndarreglugerð við vinnslu persónuupplýsinga. Persónuverndarfulltrúinn er sérfræðingur í löggjöf og starfsháttum varðandi vinnslu persónuupplýsinga, sem er stuðningur við skráða aðila, starfsfólk stofnunarinnar og stjórnendur í spurningum sem tengjast vinnslu persónuupplýsinga.