Fyrir viðburðarhaldara

Hugmynd viðburðarins og markhópur

Þegar þú byrjar að skipuleggja viðburð skaltu fyrst hugsa um:

• Hverjum er viðburðurinn ætlaður?
• Hverjum gæti verið sama?
• Hvers konar efni væri gott að hafa í viðburðinum?
• Hvers konar lið þarftu til að láta viðburðinn gerast?

Efnahagsleg

Fjárhagsáætlun er mikilvægur þáttur í skipulagningu viðburða, en allt eftir eðli viðburðarins er hægt að skipuleggja hann jafnvel með lítilli fjárfestingu.

Í fjárlögum er gott að taka tillit til útgjalda s.s

• kostnaður sem hlýst af vettvangi
• útgjöld starfsmanna
• mannvirki, til dæmis svið, tjöld, hljóðkerfi, lýsing, leigð salerni og sorpílát
• leyfisgjöld
• þóknun flytjenda.

Hugsaðu um hvernig þú getur fjármagnað viðburðinn. Þú getur til dæmis aflað þér tekna

• með aðgöngumiðum
• með styrktarsamningum
• með styrkjum
• með sölustarfsemi á viðburðinum, til dæmis kaffihús eða sölu á vörum
• með því að leigja seljendum kynningar- eða sölustaði á svæðinu.

Nánari upplýsingar um styrki borgarinnar er að finna á heimasíðu borgarinnar.

Einnig er hægt að sækja um styrki frá ríki eða sjóðum.

Vettvangur

Kerava hefur mörg svæði og staði sem henta fyrir viðburði af mismunandi stærðum. Val á vettvangi er undir áhrifum af:

• eðli viðburðarins
• tími viðburðar
• markhóp viðburðarins
• staðsetningu
• frelsi
• leigukostnað.

Borgin Kerava hefur umsjón með nokkrum aðstöðu. Innirými í eigu borgarinnar eru frátekin í gegnum Timmi kerfið. Nánari upplýsingar um aðstöðuna má finna á heimasíðu borgarinnar.

Útirými í eigu borgarinnar eru í umsjón innviðaþjónustu Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Hægt er að skipuleggja samstarfsviðburði við Borgarbókasafn Kerva. Nánari upplýsingar má finna á heimasíðu bókasafnsins.

Hér að neðan er að finna upplýsingar um algengustu viðburðaleyfi og verklagsreglur. Það fer eftir innihaldi og eðli viðburðarins, þú gætir líka þurft annars konar leyfi og fyrirkomulag.

Landnotkunarleyfi

Ávallt þarf leyfi lóðarhafa fyrir útiviðburði. Leyfi fyrir almenningssvæði í eigu borgarinnar, svo sem götur og garðasvæði, eru gefin út af innviðaþjónustu Kerava. Sótt er um leyfið á Lupapiste.fi. Eigandi svæðisins ákveður leyfi til að nýta sér svæði. Þú getur fundið innviði borgarinnar í Timmi kerfinu.

Ef götur eru lokaðar og strætisvagnaleið liggur um þá götu sem á að loka, eða viðburðafyrirkomulag hefur að öðru leyti áhrif á umferð strætisvagna, þarf að hafa samband við HSL um leiðarbreytingar.

Tilkynning til lögreglu og björgunarsveita

Tilkynning um opinberan atburð skal vera skrifleg með tilskildum fylgiskjölum til lögreglu eigi síðar en fimm dögum fyrir atburð og til björgunarsveitar eigi síðar en 14 dögum fyrir atburð. Því stærri sem viðburðurinn er, því fyrr ættir þú að vera á ferðinni.

Ekki þarf að tilkynna í litlum opinberum viðburðum með fáa þátttakendur og sem, vegna eðlis viðburðar eða fundarstaðar, krefjast ekki ráðstafana til að halda uppi reglu og öryggi. Ef þú ert ekki viss um hvort gera þurfi skýrslu skaltu hafa samband við lögreglu eða ráðgjafaþjónustu neyðarþjónustu:

• Itä-Uusimaa lögreglan: 0295 430 291 (skiptaborð) eða almenna þjónustu.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Björgunarþjónusta Mið-Uusimaa, 09 4191 4475 eða paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Nánari upplýsingar um opinbera viðburði og hvernig á að tilkynna þá má finna á vef lögreglunnar.

Nánari upplýsingar um öryggi atburða má finna á heimasíðu björgunaraðgerða.

Tilkynning um hávaða

Tilkynna skal opinberan viðburð skriflega til hverfisverndar sveitarfélagsins ef hann veldur tímabundnum sérstaklega truflandi hávaða eða titringi, til dæmis á útitónleikum. Tilkynning er send með góðum fyrirvara um að ráðstöfun eða virkni hefst, þó eigi síðar en 30 dögum fyrir þann tíma.

Ef ástæða er til að ætla að hávaði frá atburði sé truflun skal gera hávaðaskýrslu. Hægt er að nota hljóðflutning á viðburðum sem eru skipulagðir á milli klukkan 7 og 22 án þess að gera hávaðatilkynningu, að því tilskildu að hljóðstyrknum sé haldið á góðu stigi. Tónlist má ekki spila svo hátt að hún heyrist í íbúðum, á viðkvæmum svæðum eða víða utan viðburðasvæðisins.

Upplýsa þarf hverfið í nágrenninu um viðburðinn með fyrirvara, annaðhvort á auglýsingatöflu húsfélagsins eða með póstkassaskilaboðum. Einnig þarf að taka tillit til svæða sem eru viðkvæm fyrir hávaða frá viðburðaumhverfinu, svo sem hjúkrunarheimilum, skólum og kirkjum.

Umhverfismiðstöð Mið-Uusimaa ber ábyrgð á tilkynningum um hávaða á svæðinu.

Nánari upplýsingar um hávaðaskýrsluna má finna á heimasíðu Umhverfismiðstöðvar Mið-Uusimaa.

Höfundarréttur

Til að flytja tónlist á viðburðum og viðburðum þarf að greiða höfundarréttargjald Teosto.

Þú getur fundið frekari upplýsingar um tónlistarflutning og notkunarleyfi á heimasíðu Teosto.

Matur

Minni rekstraraðilar, eins og einstaklingar eða tómstundaklúbbar, þurfa ekki að gera skýrslu um litla sölu eða framreiðslu á mat. Ef fagmenn seljendur koma á viðburðinn verða þeir að tilkynna eigin starfsemi til Umhverfismiðstöðvar Mið-Uusimaa. Tímabundin afgreiðsluleyfi eru veitt af svæðisstjórn.

Nánari upplýsingar um leyfi til faglegrar matvælasölu er að finna á heimasíðu Umhverfismiðstöðvar Mið-Uusimaa.

Björgunaráætlun

Skipuleggjandi skal útbúa björgunaráætlun fyrir viðburðinn

• þar sem áætlað er að að minnsta kosti 200 manns verði viðstaddir á sama tíma
• opinn eldur, flugeldar eða aðrar flugeldavörur eru notaðar eða eldur og sprengiefni eru notuð sem tæknibrellur
• fyrirkomulag útgöngu úr vettvangi er frábrugðið því sem venjulega er eða eðli viðburðarins skapar fólki sérstaka hættu.

Þegar viðburðurinn er byggður þarf að tryggja að nægt pláss sé fyrir björgunarmenn og útgöngumenn, að minnsta kosti fjögurra metra gangur. Skipuleggjandi viðburðar skal gera kort af svæðinu eins nákvæmt og hægt er, sem dreift verður til allra aðila sem koma að uppbyggingu viðburðarins.

Björgunaráætlun er send til lögreglu, björgunarsveitar og starfsfólks viðburða.

Nánari upplýsingar um öryggi viðburða er að finna á heimasíðu björgunarsveitarinnar Mið-Uusimaa.

Pöntunareftirlit

Ef nauðsyn krefur verður eftirlit með öryggi meðan á viðburðinum stendur af skipuleggjendum sem skipuleggjandi viðburðarins skipar. Lögreglan setur lágmarkstakmark á fjölda skipuleggjenda á hvern viðburð.

Fyrsta hjálp

Skipuleggjandi viðburðarins ber skylda til að tryggja nægan skyndihjálparviðbúnað fyrir viðburðinn. Ekki er ótvírætt fjöldi skyndihjálparstarfsmanna á viðburði, þannig að það ætti að tengjast fjölda fólks, áhættu og stærð svæðisins. Viðburðir með 200–2 manns verða að hafa tilnefndan skyndihjálparfulltrúa sem hefur lokið að minnsta kosti EA 000 námskeiðinu eða sambærilegu. Annað skyndihjálparstarfsfólk verður að hafa næga skyndihjálparkunnáttu.

Tryggingar

Skipuleggjandi viðburðarins ber ábyrgð á slysum. Vinsamlega komist að því þegar á skipulagsstigi hvort þörf er á tryggingu fyrir viðburðinn og, ef svo er, hvers konar. Hægt er að spyrjast fyrir um það hjá tryggingafélaginu og lögreglunni.

Rafmagn og vatn

Þegar þú bókar vettvanginn skaltu komast að því um framboð á rafmagni. Athugið að venjulega dugar ekki venjuleg innstunga heldur þurfa stærri tæki þriggja fasa straum (16A). Ef matur er seldur eða borinn fram á viðburðinum þarf vatn einnig að vera til staðar á staðnum. Þú verður að spyrjast fyrir um framboð á rafmagni og vatni hjá leigutaka staðarins.

Spyrja um framboð á rafmagni og vatni í útirými Kerava, auk lykla að rafmagnsskápum og vatnsstöðvum frá innviðaþjónustu Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Umgjörð

Oft þarf ýmis mannvirki fyrir viðburðinn, svo sem svið, tjöld, tjaldhiminn og salerni. Það er á ábyrgð mótshaldara að tryggja að mannvirkin þoli jafnvel óvænt veðurfyrirbrigði og annað álag sem á þau er lagt. Gakktu úr skugga um td að tjöldin og tjöldin séu með viðeigandi lóð.

Meðhöndlun úrgangs, hreinsun og endurvinnsla

Hugsaðu um hvers konar sorp myndast á viðburðinum og hvernig þú sérð um að endurvinna það. Skipuleggjandi viðburðarins ber ábyrgð á sorphirðu viðburðarins og hreinsun á ruslasvæðum í kjölfarið.

Gakktu úr skugga um að salerni séu á viðburðasvæðinu og að þú hafir samið um notkun þeirra við rýmisstjóra. Ef ekki eru varanleg salerni á svæðinu þarf að leigja þau.

Hægt er að fá frekari upplýsingar um kröfur um sorphirðu á viðburðum hjá innviðaþjónustu Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Merki

Viðburðurinn þarf að vera með skilti fyrir salerni (þar á meðal fatlaðra klósett og barnagæslu) og skyndihjálparstöð. Einnig þarf að merkja reyksvæði og reyklaus svæði sérstaklega á svæðinu. Taka þarf tillit til merkinga bílastæða og leiðsagnar að þeim við stærstu viðburði.

Fann vörur

Skipuleggjandi viðburðarins þarf að sjá um fundinn varning og skipuleggja móttöku og sendingu þeirra.

Frelsi

Aðgengi gerir fólki kleift að taka jafna þátt í viðburðinum. Það má til dæmis taka tillit til þess á palli sem eru fráteknir fyrir hreyfihamlaða eða á stöðum sem eru fráteknir þeim á annan hátt. Það er líka góð hugmynd að bæta aðgengisupplýsingum á viðburðasíður. Ef viðburðurinn er ekki hindrunarlaus, vinsamlega mundu að láta okkur vita fyrirfram.

Þú getur fundið leiðbeiningar um að skipuleggja aðgengilegan viðburð á heimasíðu Invalidiliito.

Markaðssetning viðburða ætti að fara fram með því að nota margar rásir. Hugsaðu um hver tilheyrir markhópi viðburðarins og hvernig þú getur best náð til þeirra.

Markaðsleiðir

Viðburðadagatal Kerava

Tilkynntu viðburðinn tímanlega í viðburðadagatali Kerava. Viðburðadagatalið er ókeypis rás sem allir aðilar sem skipuleggja viðburði í Kerava geta notað. Notkun dagatalsins krefst skráningar sem notandi þjónustunnar annað hvort sem fyrirtæki, samfélag eða eining. Þegar þú hefur skráð þig geturðu birt viðburði í dagatalinu.

Tengill á forsíðu viðburðadagatalsins.

Stutt kennslumyndband um skráningu (events.kerava.fi).

Stutt kennslumyndband um að búa til viðburð (YouTube)

Eigin rásir og net

• vefsíðu
• samfélagsmiðlum
• tölvupóstlista
• fréttabréf
• rásir eigin hagsmunaaðila og samstarfsaðila
• veggspjöld og bæklinga

Að útdeila plakötum

Veggspjöldum ætti að dreifa víða. Þú getur deilt þeim á eftirfarandi stöðum, til dæmis:

• vettvangi og nærliggjandi svæðum
• Bókasafn Kerava
• Sölustaður Sampola
• Upplýsingaskilti göngugötunnar Kauppakaare og Kerava stöðvarinnar.

Hægt er að fá lánaða lykla að auglýsingaskiltum göngugötunnar í Kauppakaári og Keravastöðinni með kvittun frá þjónustuveri borgarbókasafnsins. Skila þarf lyklinum strax eftir notkun. Hægt er að flytja veggspjöld í A4 eða A3 stærð á auglýsingaskilti. Veggspjöldin eru fest undir plastflipa sem lokast sjálfkrafa. Þú þarft ekki límband eða önnur festingartæki! Vinsamlega takið veggspjöldin ykkar af borðum eftir viðburðinn.

Aðrar auglýsingaskilti utandyra má til dæmis finna í Kannisto og nálægt Kaleva íþróttagarðinum og við hliðina á Ahjo's K-shop.

Samstarf fjölmiðla

Það er þess virði að miðla viðburðinum til heimamiðla og, allt eftir markhópi viðburðarins, til innlendra fjölmiðla. Sendu fjölmiðlatilkynningu eða bjóddu upp á fullbúna sögu þegar dagskrá viðburðarins er birt eða þegar hún nálgast.

Staðbundnir fjölmiðlar gætu haft áhuga á viðburðinum, til dæmis Keski-Uusimaa og Keski-Uusimaa Viikko. Leita skal til innlendra fjölmiðla, til dæmis dagblaða og tímarita, útvarps- og sjónvarpsstöðva og netmiðla. Einnig er vert að huga að samstarfi við áhrifavalda á samfélagsmiðlum og efnisframleiðendur sem henta viðburðinum.

Samskiptasamstarf við borgina

Borgin Kerava sendir reglulega út staðbundna viðburði á eigin rásum. Viðburðurinn ætti að bætast við sameiginlegt viðburðadagatal, þaðan mun borgin, ef hægt er, deila viðburðinum á sínum eigin rásum.

Hægt er að hafa samband við samskiptadeild borgarinnar um hugsanlegt samskiptasamstarf: viestinta@kerava.fi.

Tilnefning verkefnastjóra eða viðburðaframleiðanda

• Deila ábyrgð
• Gerðu viðburðaáætlun

Fjármál og fjárhagsáætlun

• Greitt eða ókeypis viðburður?
• Miðasala
• Styrkir og styrkir
• Samstarfsaðilar og styrktaraðilar
• Aðrar fjáröflunarleiðir

Viðburðaleyfi og samningar

• Leyfi og tilkynningar (landnotkun, lögregla, slökkviliðsyfirvöld, hávaðaleyfi og svo framvegis): upplýsa alla aðila
• Samningar (leiga, leiksvið, hljóð, flytjendur og svo framvegis)

Dagskrá viðburða

• Byggingaráætlun
• Dagskrá dagskrá
• Dagskrá niðurrifs

Efni viðburðar

• Forrit
• Þátttakendur
• Flytjendur
• Kynnir
• Boðaðir gestir
• Fjölmiðlar
• Skammtar

Öryggi og áhættustjórnun

• Áhættumat
• Björgunar- og öryggisáætlun
• Pöntunareftirlit
• Fyrsta hjálp
• Vörður
• Tryggingar

Vettvangur

• Umgjörð
• Aukahlutir
• Hljóðafritun
• Upplýsingar
• Merki
• Umferðareftirlit
• Kort

Samskipti

• Samskiptaáætlun
• Vefsíða
• Samfélagsmiðlar
• Veggspjöld og flyers
• Fjölmiðlatilkynningar
• Greiddar auglýsingar
• Upplýsingar um viðskiptavini, til dæmis komu- og bílastæðisleiðbeiningar
• Rásir samstarfsaðila og hagsmunaaðila

Hreinlæti og umhverfi viðburðarins

• Salerni
• Sorpílát
• Hreinsa út

Verkamenn og starfsmenn frá Talkoo

• Innleiðing
• Vinnuskyldur
• Vinna á vöktum
• Máltíðir

Lokamat

• Að safna viðbrögðum
• Að veita endurgjöf til þeirra sem tóku þátt í framkvæmd viðburðarins
• Fjölmiðlaeftirlit