הבדיקות הפנימיות של העיר קרבה הסתיימו - זה הזמן לצעדי פיתוח

העיר קרבה הודיעה בדצמבר 2023 כי תתחיל בביקורת פנימית של רכישות הקשורות לקפיצת מקל ורכישות של שירותים משפטיים. מטרת הביקורת הפנימית הייתה לברר האם הרכש שביצעה העיר קרבה בוצעו כראוי בהתאם לחוקים ולתקנות.

הביקורת הפנימית בוצעה על ידי BDO Oy, שהיא משרד רואי חשבון המתמחה בשירותי מימון ומנהל ציבורי של המינהל הציבורי. הביקורת הפנימית שבוצעה על ידי BDO הושלמה כעת, והדוחות נדונו בישיבת מועצת העיר ב-25.3.2024 במרץ XNUMX.

רכישות בקפיצה במוט

BDO ביצעה בדיקה בפרויקט קפיצה במוט של ענף החינוך וההוראה משנת 2023. כמו כן, לבקשת העירייה נבדק פרויקט הרווחה התעסוקתית של העירייה משנת 2019.

הבדיקה בוצעה על ידי בדיקת חומר החשבוניות בשלמותו ועל ידי ראיון של המעורב ברכש. מטרת הביקורת הייתה להעריך את התאימות החוקית של גורם הרכש וכן את העמידה בכללים ואת התאמתם של הנהלים.

בסיס ההערכה היה הנחיות פנימיות של העירייה, כגון מדריך רכש והוראות רכש קטן, חוק הרכש וחוק המינהל, וכן בקרה פנימית ונהלי ממשל תקין.

תצפיות מרכזיות על רכש קפיצה במוט

בבדיקה התברר כי ברכשים שבוצעו בשנת 2023 נפלו ליקויים בעמידה בהוראות הרכש ובחוק הרכש וכן בקבלת החלטות רכש.

BDO היה על אותם קווים כמו רשות התחרות והצרכנות הפינית בעלון שפורסם ב-15.2.2024 בפברואר XNUMX: הבדיקה לא סיפקה הצדקות ברורות לפיצול רכישת הקפיצה במוט לשתי רכישות, אך מדובר בישות רכש אחת שצריכה להיות הוצא למכרז.

הצעות הפיתוח המוצגות בדוח

BDO ממליצה לעיר קרבה לפתח בקרה פנימית.

העירייה מומלצת להגיש מכרז רכש של שירותי קפיצה במוט ורווחה כגוף אחד ולגבש נהלים המבטיחים מספיק שכל הרכש העירוני עומד בחוק הרכש הציבורי.

בנוסף לכך, BDO ממליצה לעיריית קרבה לערוך נהלים המקנים בטחון מספק לכך שחוק הרכש הציבורי מתקיים בכל תהליכי הרכש בעיר. כמו כן, מומלץ להקפיד על ההנחיות הפנימיות של העירייה בתהליכי הרכש, ובכל רכש העולה על 9 יורו מתקבלת החלטת רכש בהתאם להנחיות העירייה לרכש קטן.

רכש שירות משפטי

BDO ביקרה את רכישות השירות המשפטי של העיר קרבה מ-Roschier Asiajatoimisto Oy לשנים 2019–2023. הבדיקה בוצעה על בסיס חומר החשבוניות שהתקבל ועל ידי ראיון העוסקים ברכישת שירותים משפטיים.

המטרה הייתה לברר האם העיר קרבה פעלה לפי הנחיות הרכש הפנימיות שלה, הנחיות הרכש הקטנות, חוק הרכש ושיטות העבודה הטובות של בקרה פנימית ברכש. בנוסף, המטרה הייתה להדגיש יעדי פיתוח.

הערות מרכזיות על רכש שירותים משפטיים

BDO מציינת בדו"ח שלה כי חלה התפתחות בבקרה הפנימית בעיר ועמידה בעקרונות הממשל התקין בכל היבטי יעדי הפיקוח.

מהדו"ח עולה כי למרות שהעיר קרבה רכשה שירותים משפטיים מאותו ספק לאורך כל תקופת הביקורת ללא מכרזים, רכישת השירותים המשפטיים לא חרגה ממגבלת הרכש של חוק הרכש במקרים בודדים.

העיר קרבה לא התקשרה עם משרד עורכי הדין בחוזה רכש או מכתב השמה בכתב, ושירותים נרכשו במהלך תקופת הבדיקה מאותו נותן שירות בעיקר ללא פנייה למכרז והחלטת רכש.

על פי מדריך הרכש של עיריית קרבה, יש לערוך לרכש חוזה רכש בכתב המגדיר את מושא ההטלה, תנאי הרכש ואחריות הגורמים השונים. רכישת השירותים המשפטיים התנהלה על פי חוק אך לא על פי מדריך הרכש של העירייה מכל הבחינות.

הצעות הפיתוח המוצגות בדוח

BDO ממליצה לעירייה לשקול מתן שירותים משפטיים במכרזים, גם אם המשימות הנפרדות אינן חורגות ממגבלת הרכש של חוק הרכש.

הדו"ח ממליץ לקרבה לפעול לפי הנחיות העירייה לרכש קטן. כמו כן, העירייה נקראת לדרוש מנותן השירות לספק פירוט חשבוניות מדויק מספיק עבור רכישת שירות משפטי בעתיד. העירייה חייבת לפעול לפי ההנחיות הפנימיות שלה בעת קבלת החלטות רכש וחוזים.

כמו כן, מומלץ לעירייה לשים לב לכך שבעת רכישת שירותים משפטיים נערך חוזה או כתב משימה בכתב והחלטות רכש מתאימות. יש לציין בהחלטת הרכש אם השאלה נוגעת לשירותי ייצוג משפטי שאינם עומדים בחוק הרכש.

מה שאנחנו הולכים לעשות?

עיריית קרבה רואה בחומרה רבה את הליקויים המוצגים בדוח הבדיקה. טעויות מתוקנות ומפיקים לקחים בכל רמות הארגון.

"בשם כל הנהלת העיר, אני מתנצל על כך שהיו לנו ליקויים בבקרה פנימית ועמידה בהוראות הרכש וכן על כך שנכשלנו בתקשורת. אדאג שכל צעדי הפיתוח יתבצעו באופן מיידי", ראש העיר קירסי רונטו מדינות.

אמצעים קונקרטיים

העירייה תבצע את השינויים הבאים בפעילותה:

• אנו מגבשים נהלים על מנת להבטיח כי בכל תהליכי הרכש יישמרו ההנחיות הפנימיות של העירייה.
• אנו מבטיחים שהשירותים המשפטיים של העיר עצמה יהיו בעלי משאבים נאותים.
• כל רכישת שירות משפטי חיצוני חייבת להיות מאושרת על ידי השירותים המשפטיים בעיר. השירות המשפטי בעיר מרכז את כל רכש השירותים המשפטיים מחוץ לעיר ועורך הערכה האם הנושא מטופל כעבודה פנימית או כרכישת שירות חיצונית.
• כאשר יש צורך במומחיות משפטית חיצונית, השירותים הם בעצם מכרזים. בואו לברר את האפשרות למכרז את חוזה המסגרת לשירותים משפטיים.
• הכנו מדריך על החלטות רכש, הסכמי הקצאה ומעקב עלויות של רכישת שירותים משפטיים.
• אנו מפתחים בקרה פנימית ומבטיחים ציות להנחיות על ידי שכירת מבקר פנימי משלנו.
• אנו מאבטחים את משאבי יחידת הרכש כך שעובדי העירייה יקבלו את התמיכה הנדרשת ברכש.
• אנו מעדכנים את מדריך הרכש של העירייה ומוודאים שניתן להשתמש בו.
• אנו מעדכנים ומרכיבים את ההנחיות לעיבוד חשבוניות רכישה למסמך אחד.
• אנו כוללים הנחיות לגבי פיקוח ומעקב עלויות בתקופת ההתקשרות במדריך הרכש ובהנחיות לטיפול בחשבוניות רכישה.
• אנו בודקים את האפשרות להרחיב את השימוש במזהה החישוב לכל הרכש כדי להקל על מעקב עלויות.
• אנו מכנים פרויקטים ופיילוטים כבעלים ברורים. באחריות הבעלים לוודא שההחלטות הדרושות מתקבלות, שהן מתקבלות בצורה נכונה וביצוע ניטור עלויות.
• כל מי שמשתתף ברכש מקבל הדרכת רכש. תוכן ההנחיות החדשות והמעודכנות נסקר גם בהדרכות.
• אנו מכשירים נאמני עיר בדיני רכש ושימוש רב תכליתי בפורטל הנאמנים.
• אנו מפתחים שיטות הפעלה כך שהחלטות ישמשו טוב יותר את הנאמנים. גם סכומי האירו חייבים להופיע ברשימות ההחלטות.
• אנו מודיעים לנאמנים באופן אקטיבי ומעודכן.
• תיעוד החקירות שהובילו להחלטות נעשה בכתב.
• הכלל המנהלי נבדק לגבי מגבלות הרכש.
• ממשלת העיר מחייבת את מועצת החינוך להעריך את המכרז של חבילת הרווחה.

"בנוסף לאלו, המטרה היא לשפר את מיומנויות התקשורת של הארגון כולו ולהגביר את השקיפות", מבטיח רונטו.

ממשלת עיריית קרבה רואה את צעדי הפיתוח של העיר מספיקים

ממשלת עיריית קרבה למדה היטב את דוחות הבדיקה ואת תוכניות הפעולה שערך צוות הנהלת העיר לתיקון המצב ואישרה אותם בשלמותם.

"על סמך דו"חות הבדיקה ניהלנו דיון קריטי אך בו-זמנית בונה על צעדי הפיתוח הנדרשים. ממשלת העיר רואה בצעדי הפיתוח שהציגה הנהלת העיר דיים. כמו כן, הכנו הצהרה על צעדי ממשלת העיר להגברת הפתיחות והשקיפות בקבלת ההחלטות. בפעולות אלו נפתח יחד את העיר בכיוון הנכון", סגן היו"ר שניהל את ישיבת מועצת העיר. איירו סילבנדר כמות.

ניתן לצפות בדוחות הביקורת הפנימית בקבצים המצורפים:

הביקורת הפנימית של קרבה סיטי על רכש קפיצה במוט לשנת 2024 (pdf)
ביקורת פנימית של העיר קרבה 2024 על רכישת שירותים משפטיים (pdf)

ספקי מידע נוסף:

שאלות הקשורות בצעדי פיתוח: ראש העיר קירסי רונטו. שלח את שאלותיך למנהלת התקשורת פאוליינה טרבו, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
שאלות הקשורות לביקורת הפנימית: פקיד העירייה Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322