Keravas pilsētas iekšējās pārbaudes ir noslēgušās - tagad ir laiks attīstības pasākumiem

Keravas pilsēta 2023.gada decembrī paziņoja, ka sāks iekšējo auditu par iepirkumiem saistībā ar nūjošanas un juridisko pakalpojumu iepirkumiem. Iekšējā audita mērķis bija noskaidrot, vai Keravas pilsētas veiktie iepirkumi ir veikti pareizi, ievērojot normatīvos aktus.

Iekšējo auditu veica BDO Oy, kas ir auditorfirma, kas specializējas valsts pārvaldes finanšu un administrācijas pakalpojumos. BDO veiktais iekšējais audits šobrīd ir noslēdzies, un ziņojumi apspriesti domes sēdē 25.3.2024. gada XNUMX. martā.

Kātlēkšanas pirkumi

BDO veica izglītības un mācību nozares kārtslēkšanas projekta pārbaudi no 2023. gada. Papildus pēc pilsētas pasūtījuma tika pārbaudīts arī pilsētas darba labklājības projekts no 2019. gada.

Pārbaude veikta, pārbaudot rēķina materiālu kopumā un aptaujājot iepirkumā iesaistīto personu. Revīzijas mērķis bija novērtēt iepirkuma iestādes atbilstību tiesību aktiem, kā arī noteikumu ievērošanu un procedūru atbilstību.

Vērtēšanas pamatā bija pašvaldības iekšējās instrukcijas, piemēram, iepirkumu rokasgrāmata un mazo iepirkumu instrukcijas, Iepirkumu likums un Administrācijas likums, kā arī iekšējā kontrole un labas pārvaldības prakse.

Galvenie novērojumi par iepirkumu kārtslēkšanā

Pārbaudē secināts, ka 2023.gadā veiktajos iepirkumos ir konstatētas nepilnības iepirkuma instrukcijas un Iepirkuma likuma ievērošanā, kā arī iepirkumu lēmumu pieņemšanā.

BDO savā biļetenā, kas publicēts 15.2.2024. gada XNUMX. februārī, uzskatīja par to pašu, ko Somijas Konkurences un patērētāju aizsardzības iestāde: pārbaude nesniedza skaidrus pamatojumus kārtslēkšanas iepirkuma sadalīšanai divos iepirkumos, taču tā ir viena iepirkuma iestāde, kurai būtu jābūt izsludināts konkursā.

Ziņojumā izklāstītie attīstības priekšlikumi

BDO iesaka Keravas pilsētai izstrādāt iekšējo kontroli.

Pilsētai rekomendēts kārtslēkšanas un labklājības pakalpojumu iepirkumu rīkot kā vienotu veselumu un izstrādāt procedūras, kas sniedz pietiekamu pārliecību, ka visi pilsētas iepirkumi atbilst Publisko iepirkumu likumam.

Papildus tam BDO iesaka Keravas pilsētai izstrādāt procedūras, kas sniegtu pietiekamu pārliecību, ka visos pilsētas iepirkumu procesos tiek ievērots publisko iepirkumu likums. Turklāt iepirkumu procesos vēlams ievērot pilsētas iekšējos norādījumus un par visiem iepirkumiem, kas pārsniedz 9 eiro, iepirkuma lēmums tiek pieņemts atbilstoši pilsētas mazo iepirkumu vadlīnijām.

Juridisko pakalpojumu iepirkums

BDO pārbaudīja Keravas pilsētas juridisko pakalpojumu iepirkumus no Roschier Asiajatoimisto Oy 2019.–2023. gadam. Pārbaude veikta, pamatojoties uz saņemto rēķinu materiālu un aptaujājot juridisko pakalpojumu iepirkumā iesaistītās personas.

Mērķis bija noskaidrot, vai Keravas pilsēta ir ievērojusi iekšējās iepirkumu vadlīnijas, mazo iepirkumu vadlīnijas, iepirkumu aktu un iekšējās kontroles labo praksi iepirkumos. Turklāt mērķis bija izcelt attīstības mērķus.

Galvenie novērojumi par juridisko pakalpojumu iepirkumu

BDO ziņojumā norāda, ka pilsētas iekšējā kontrolē notiek attīstība un labas pārvaldības principu ievērošana visos inspekcijas mērķu aspektos.

Ziņojumā norādīts, ka, lai gan Keravas pilsēta juridiskos pakalpojumus visā audita periodā ir iepirkusi no viena piegādātāja bez konkursa, juridisko pakalpojumu iepirkums atsevišķos gadījumos nav pārsniedzis Iepirkumu likumā noteikto iepirkumu limitu.

Keravas pilsēta ar advokātu biroju nav noslēgusi rakstisku iepirkuma līgumu vai uzdevuma vēstuli, un pakalpojumi pārbaudes laikā ir iegādāti no viena un tā paša pakalpojumu sniedzēja galvenokārt bez konkursa pieprasījuma un iepirkuma lēmuma pieņemšanas.

Saskaņā ar Keravas pilsētas iepirkumu rokasgrāmatu par iepirkumu ir jāsastāda rakstisks iepirkuma līgums, kurā definēts uzdevuma objekts, iepirkuma nosacījumi un dažādu operatoru pienākumi. Juridisko pakalpojumu iepirkums ir bijis atbilstoši likumam, taču tas ne visos aspektos bijis saskaņā ar pilsētas iepirkumu rokasgrāmatu.

Ziņojumā izklāstītie attīstības priekšlikumi

BDO iesaka pilsētai apsvērt iespēju izsludināt juridisko pakalpojumu konkursu arī tad, ja atsevišķie uzdevumi nepārsniedz Iepirkumu likumā noteikto iepirkumu limitu.

Ziņojumā Keravai ieteikts ievērot pilsētas mazo iepirkumu vadlīnijas. Turklāt pilsēta tiek aicināta turpmāk pieprasīt pakalpojumu sniedzējam pietiekami precīzus rēķinu sadalījumus par juridisko pakalpojumu iegādi. Pieņemot lēmumus par iepirkumiem un slēdzot līgumus, pilsētai ir jāievēro savas iekšējās vadlīnijas.

Tāpat pilsētai ieteicams pievērst uzmanību, lai, iepērkot juridiskos pakalpojumus, tiktu sastādīts rakstisks līgums vai uzdevuma vēstule un atbilstoši iepirkuma lēmumi. Iepirkuma lēmumā ir jānorāda, ja jautājums attiecas uz likumīgā pārstāvja pakalpojumiem, kas neatbilst Iepirkumu likumam.

Ko mēs darīsim?

Keravas pilsēta ļoti nopietni uztver pārbaudes aktā uzrādītās nepilnības. Kļūdas tiek labotas un gūtas mācības visos organizācijas līmeņos.

«Visas pilsētas vadības vārdā atvainojos par to, ka mums ir bijušas nepilnības iekšējā kontrolē un iepirkuma instrukciju ievērošanā, kā arī par to, ka esam pievīlušies komunikācijā. Es parūpēšos, lai visi attīstības pasākumi nekavējoties tiktu īstenoti praksē”, mērs Ķirsi Rontu štatos.

Konkrēti pasākumi

Pilsēta savā darbībā veiks šādas izmaiņas:

• Mēs izstrādājam procedūras, lai visos iepirkumu procesos tiktu ievērotas pilsētas iekšējās vadlīnijas.
• Mēs nodrošinām, ka pašas pilsētas juridiskajiem dienestiem ir atbilstoši resursi.
• Visi ārējo juridisko pakalpojumu iepirkumi ir jāapstiprina pilsētas juridiskajiem dienestiem. Pilsētas juridiskie dienesti koordinē visus juridisko pakalpojumu iepirkumus ārpus pilsētas un veic novērtējumu, vai lieta tiek risināta kā iekšējais darbs vai kā ārpakalpojuma iepirkums.
• Ja ir nepieciešama ārēja juridiskā ekspertīze, pakalpojumi pamatā tiek rīkoti konkursa kārtībā. Noskaidrosim iespēju piedalīties konkursā par juridisko pakalpojumu pamatlīgumu.
• Mēs sagatavojām rokasgrāmatu par iepirkumu lēmumiem, cesijas līgumiem un juridisko pakalpojumu iepirkumu izmaksu uzraudzību.
• Izstrādājam iekšējo kontroli un nodrošinām instrukciju izpildi, algojot savu iekšējo auditoru.
• Nodrošinām iepirkumu vienības resursus, lai pilsētas darbinieki saņemtu nepieciešamo atbalstu iepirkumos.
• Atjauninām pilsētas iepirkumu rokasgrāmatu un pārliecināmies, ka to var izmantot.
• Atjauninām un apkopojam pirkuma rēķinu apstrādes instrukcijas vienā dokumentā.
• Norādījumus par uzraudzību un izmaksu uzraudzību līguma darbības laikā iekļaujam iepirkuma rokasgrāmatā un pirkuma rēķinu apstrādes instrukcijās.
• Mēs pētām iespēju paplašināt aprēķinu birkas izmantošanu visiem iepirkumiem, lai atvieglotu izmaksu izsekošanu.
• Mēs nosaucam projektus un pilotus par skaidru īpašnieku. Īpašnieka pienākums ir nodrošināt nepieciešamo lēmumu pieņemšanu, pareizu pieņemšanu un izmaksu monitoringu.
• Ikviens, kas piedalās iepirkumā, saņem iepirkumu apmācību. Apmācībās tiek apskatīts arī jauno un atjaunināto instrukciju saturs.
• Mēs apmācām pilsētas pilnvarniekus iepirkumu tiesībās un daudzpusīgā pilnvarnieku portāla izmantošanā.
• Mēs izstrādājam darbības metodes, lai pilnvarnieki labāk izmantotu lēmumus. Lēmumu sarakstos jāparādās arī summām eiro.
• Mēs aktīvi un aktuāli informējam pilnvarniekus.
• Izmeklēšanas dokumentācija, kuras rezultātā tika pieņemti lēmumi, tiek veikta rakstiski.
• Tiek pārskatīts administratīvais noteikums attiecībā uz iepirkuma limitiem.
• Pilsētas valdība uzliek par pienākumu Izglītības pārvaldei izvērtēt labklājības paketes konkursu.

"Papildus šiem mērķis ir uzlabot visas organizācijas komunikācijas prasmes un palielināt caurskatāmību," sola Rontu.

Keravas pilsētas pašvaldība pilsētas attīstības pasākumus uzskata par pietiekamiem

Keravas pilsētas pašvaldība ir rūpīgi iepazinusies ar pārbaužu protokoliem un pilsētas vadības komandas izstrādātajiem rīcības plāniem situācijas novēršanai un apstiprinājusi tos pilnībā.

«Pamatojoties uz pārbaužu ziņojumiem, mums bija kritiska, bet tajā pašā laikā konstruktīva diskusija par nepieciešamajiem attīstības pasākumiem. Pilsētas vadība pilsētas vadības iesniegtos attīstības pasākumus uzskata par pietiekamiem. Esam sagatavojuši arī paziņojumu par pilsētas valdības pasākumiem lēmumu pieņemšanas atklātības un caurskatāmības palielināšanai. Ar šīm darbībām mēs kopīgi attīstīsim pilsētu pareizajā virzienā”, pilsētas valdes sēdi vadīja priekšsēdētāja vietnieks. Īro Silvanders summa.

Iekšējā audita ziņojumus varat apskatīt pievienotajos pielikumos:

Keravas pilsētas iekšējais audits par 2024.gada kārtslēkšanas iepirkumiem (pdf)
Keravas pilsētas iekšējais audits 2024 par juridisko pakalpojumu iepirkumiem (pdf)

Papildu informācijas sniedzēji:

Jautājumi saistībā ar attīstības pasākumiem: mērs Kirsi Rontu. Sūtiet savus jautājumus komunikācijas vadītājai Paulīnai Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Jautājumi saistībā ar iekšējo auditu: pilsētas ierēdnis Tepo Verronens, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322