L-ispezzjonijiet interni tal-belt ta 'Kerava tlestew - issa huwa ż-żmien għal miżuri ta' żvilupp

Il-belt ta’ Kerava ħabbret f’Diċembru 2023 li se tibda verifika interna ta’ xiri relatat mal-qbiż tal-qasab u xiri ta’ servizzi legali. L-għan tal-awditjar intern kien li jsir jaf jekk l-akkwisti li saru mill-belt ta’ Kerava twettqux kif suppost f’konformità mal-liġijiet u r-regolamenti.

Il-verifika interna twettqet minn BDO Oy, li hija ditta tal-awditjar li tispeċjalizza fil-finanzi tal-amministrazzjoni pubblika u s-servizzi tal-amministrazzjoni. Il-verifika interna mwettqa minn BDO issa hija kompluta, u r-rapporti ġew diskussi fil-laqgħa tal-kunsill tal-belt fil-25.3.2024 ta’ Marzu XNUMX.

Xiri tal-Arblu

BDO wettaq spezzjoni tal-proġett tal-arblu tal-industrija tal-edukazzjoni u t-tagħlim mill-2023. Barra minn hekk, fuq talba tal-belt, il-proġett tal-benesseri okkupazzjonali tal-belt mill-2019 ġie spezzjonat.

L-ispezzjoni saret billi ġie spezzjonat il-materjal tal-fatturazzjoni kollu kemm hu u billi saret intervista lill-persuna involuta fl-akkwist. L-għan tal-verifika kien li tiġi vvalutata l-konformità legali tal-entità tal-akkwist kif ukoll il-konformità mar-regoli u l-adegwatezza tal-proċeduri.

Il-verifika użat l-istruzzjonijiet interni tal-muniċipalità bħala l-bażi ta’ evalwazzjoni, bħall-manwal tal-akkwist u l-istruzzjonijiet ta’ akkwist żgħar, l-Att dwar l-Akkwist u l-Att dwar l-Amministrazzjoni, kif ukoll prattiki ta’ kontroll intern u governanza tajba.

Osservazzjonijiet ewlenin dwar l-akkwist tal-arblu

Fl-ispezzjoni, ġie konkluż li fl-akkwisti li saru fl-2023, kien hemm nuqqasijiet fil-konformità mal-istruzzjonijiet tal-akkwist u l-Att dwar l-Akkwisti, kif ukoll fit-teħid tad-deċiżjonijiet tal-akkwist.

BDO kienet fuq l-istess linji bħall-Awtorità Finlandiża għall-Kompetizzjoni u l-Konsumatur fil-bullettin tagħha ppubblikat fil-15.2.2024 ta’ Frar, XNUMX: l-ispezzjoni ma pprovdietx raġunijiet ċari biex ix-xiri tal-arblu jinqasam f’żewġ akkwisti, iżda pjuttost hija entità ta’ akkwist waħda li għandha ġew ħarġu għall-offerti.

Il-proposti ta' żvilupp ippreżentati fir-rapport

BDO jirrakkomanda lill-belt ta' Kerava biex tiżviluppa kontroll intern.

Il-belt hija rrakkomandata li tagħmel offerti għall-akkwist ta’ servizzi ta’ pole vaulting u welfare bħala entità waħda u li tfassal proċeduri li jipprovdu assigurazzjoni suffiċjenti li l-akkwisti kollha tal-belt jikkonformaw mal-liġi dwar l-akkwist pubbliku.

Barra minn hekk, BDO jirrakkomanda lill-belt ta’ Kerava biex tfassal proċeduri li jipprovdu biżżejjed assigurazzjoni li l-liġi dwar l-akkwist pubbliku tiġi segwita fil-proċessi kollha tal-akkwist tal-belt. Barra minn hekk, huwa rakkomandat li ssegwi l-istruzzjonijiet interni tal-belt fil-proċessi ta 'akkwist, u għall-akkwisti kollha li jaqbżu d-9 euro, tittieħed deċiżjoni ta' akkwist skont il-linji gwida ta 'akkwist żgħar tal-belt.

Akkwist ta' servizz legali

BDO vverifikat ix-xiri tas-servizz legali tal-belt ta' Kerava mingħand Roschier Asiajatoimisto Oy għas-snin 2019–2023. L-ispezzjoni saret fuq il-bażi tal-materjal tal-fatturazzjoni li waslet u billi ġew intervistati l-persuni involuti fl-akkwist tas-servizzi legali.

L-għan kien li ssir taf jekk il-belt ta 'Kerava segwietx il-linji gwida ta' akkwist intern tagħha, linji gwida ta 'akkwist żgħar, att ta' akkwist u prattiki tajba ta 'kontroll intern fl-akkwist. Barra minn hekk, l-għan kien li jiġu enfasizzati l-miri tal-iżvilupp.

Osservazzjonijiet ewlenin dwar l-akkwist ta' servizzi legali

BDO tiddikjara fir-rapport tagħha li hemm żvilupp fil-kontroll intern tal-belt u konformità mal-prinċipji ta 'governanza tajba fl-aspetti kollha tal-għanijiet tal-ispezzjoni.

Ir-rapport jgħid li għalkemm il-belt ta’ Kerava akkwistat servizzi legali mill-istess fornitur matul il-perjodu tal-awditjar mingħajr sejħa għall-offerti, l-akkwist ta’ servizzi legali ma qabiżx il-limitu tal-akkwist tal-Att dwar l-Akkwisti f’każijiet individwali.

Il-belt ta’ Kerava ma daħlitx f’kuntratt ta’ akkwist bil-miktub jew ittra ta’ assenjazzjoni mad-ditta legali, u s-servizzi nxtraw matul il-perjodu ta’ spezzjoni mill-istess fornitur tas-servizz prinċipalment mingħajr talba għal offerti u deċiżjoni ta’ akkwist.

Skont il-manwal tal-akkwist tal-belt ta 'Kerava, għandu jitfassal kuntratt ta' akkwist bil-miktub għall-akkwist, li jiddefinixxi l-oġġett tal-assenjazzjoni, il-kundizzjonijiet tal-akkwist u r-responsabbiltajiet tad-diversi operaturi. L-akkwist tas-servizzi legali kien skont il-liġi, iżda ma kienx skont il-manwal tal-akkwist tal-belt fl-aspetti kollha.

Il-proposti ta' żvilupp ippreżentati fir-rapport

BDO jirrakkomanda lill-belt biex tikkunsidra li tagħmel offerti għal servizzi legali, anki jekk l-inkarigi separati ma jaqbżux il-limitu tal-akkwist tal-Att dwar l-Akkwisti.

Ir-rapport jirrakkomanda li Kerava ssegwi l-linji gwida ta 'akkwist żgħir tal-belt. Barra minn hekk, il-belt hija mħeġġa titlob lill-fornitur tas-servizz biex jipprovdi analiżi tal-fatturi preċiżi biżżejjed għal xiri ta 'servizz legali fil-futur. Il-belt trid issegwi l-linji gwida interni tagħha stess meta tieħu deċiżjonijiet ta’ akkwist u kuntratti.

Il-belt hija rrakkomandata wkoll li tagħti attenzjoni għall-fatt li, meta takkwista servizzi legali, jitfasslu kuntratt bil-miktub jew ittra ta 'assenjazzjoni u deċiżjonijiet xierqa ta' akkwist. Għandu jiġi ddikjarat fid-deċiżjoni tal-akkwist jekk il-mistoqsija tikkonċerna servizzi rappreżentattivi legali li mhumiex konformi mal-Att dwar l-Akkwist.

X'se nagħmlu?

Il-belt ta 'Kerava tieħu n-nuqqasijiet ippreżentati fir-rapport ta' spezzjoni bis-serjetà ħafna. L-iżbalji jiġu kkoreġuti u l-lezzjonijiet jittieħdu minn fil-livelli kollha tal-organizzazzjoni.

“F’isem il-management kollu tal-belt, niskuża ruħi għall-fatt li kellna nuqqasijiet fil-kontroll intern u konformità mal-istruzzjonijiet tal-akkwist, kif ukoll għall-fatt li fallejna fil-komunikazzjoni. Se niżgura li l-miżuri kollha ta’ żvilupp jiġu implimentati immedjatament”, is-Sindku Kirsi Rontu stati.

Miżuri konkreti

Il-belt se tagħmel il-bidliet li ġejjin fl-operat tagħha:

• Aħna nfasslu proċeduri biex niżguraw li l-linji gwida interni tal-belt jiġu segwiti fil-proċessi kollha tal-akkwist.
• Aħna niżguraw li s-Servizzi Legali tal-belt stess ikollhom riżorsi adegwati.
• Ix-xiri estern kollu tas-servizz legali għandu jiġi approvat mis-servizzi legali tal-belt. Is-Servizzi Legali tal-belt jikkoordinaw l-akkwist kollu tas-servizzi legali barra l-belt u jagħmlu valutazzjoni dwar jekk il-kwistjoni hijiex ttrattata bħala xogħol intern jew bħala xiri ta' servizz estern.
• Meta tkun meħtieġa kompetenza legali esterna, is-servizzi bażikament jiġu offerti. Ejja nsiru nafu l-possibilità li jitfgħu l-offerti tal-kuntratt qafas għal servizzi legali.
• Ħejjejna gwida dwar deċiżjonijiet ta’ akkwist, ftehimiet ta’ assenjazzjoni u monitoraġġ tal-ispejjeż tax-xiri ta’ servizzi legali.
• Aħna niżviluppaw kontroll intern u niżguraw konformità mal-istruzzjonijiet billi nimpjegaw l-awditur intern tagħna stess.
• Aħna niżguraw ir-riżorsi tal-unità tal-akkwist sabiex l-impjegati tal-belt jiksbu l-appoġġ meħtieġ fl-akkwist.
• Aħna naġġornaw il-manwal tal-akkwist tal-belt u niżguraw li jista 'jintuża.
• Aħna naġġornaw u niġbru l-istruzzjonijiet għall-ipproċessar tal-fatturi tax-xiri f'dokument wieħed.
• Aħna ninkludu struzzjonijiet dwar is-superviżjoni u l-monitoraġġ tal-ispejjeż matul il-perjodu tal-kuntratt fil-manwal tal-akkwist u fl-istruzzjonijiet għall-immaniġġjar tal-fatturi tax-xiri.
• Qegħdin ninvestigaw il-possibbiltà li testendi l-użu tal-identifikatur tal-kalkolu għall-akkwisti kollha biex jiġi ffaċilitat it-traċċar tal-ispejjeż.
• Aħna nsemmu proġetti u piloti sid ċar. Hija r-responsabbiltà tas-sid li jiżgura li jittieħdu d-deċiżjonijiet meħtieġa, li jsiru b'mod korrett, u li jsir monitoraġġ tal-ispejjeż.
• Kull min jipparteċipa fl-akkwist jirċievi taħriġ dwar l-akkwist. Il-kontenut tal-istruzzjonijiet ġodda u aġġornati huwa wkoll rivedut fit-taħriġ.
• Aħna nħarrġu lil trustees tal-belt fil-liġi tal-akkwist u l-użu versatili tal-portal tat-trustee.
• Aħna niżviluppaw metodi operattivi sabiex id-deċiżjonijiet jintużaw aħjar mit-trustees. L-ammonti tal-euro għandhom jidhru wkoll fil-listi tad-deċiżjonijiet.
• Aħna ninfurmaw lit-trustees b'mod attiv u aġġornati.
• Id-dokumentazzjoni tal-investigazzjonijiet li wasslu għad-deċiżjonijiet issir bil-miktub.
• Ir-regola amministrattiva hija riveduta fir-rigward tal-limiti tal-akkwist.
• Il-gvern tal-belt jobbliga lill-Bord tal-Edukazzjoni biex jevalwa l-offerti tal-pakkett tal-benessri.

“Flimkien ma’ dawn, l-għan huwa li jittejbu l-ħiliet tal-komunikazzjoni tal-organizzazzjoni kollha u tiżdied it-trasparenza,” iwiegħed Rontu.

Il-gvern tal-belt ta' Kerava jikkunsidra li l-miżuri ta' żvilupp tal-belt huma biżżejjed

Il-gvern tal-belt Kerava studja bir-reqqa r-rapporti ta 'spezzjoni u l-pjanijiet ta' azzjoni mfassla mit-tim ta 'ġestjoni tal-belt biex jirrimedja s-sitwazzjoni u approvahom fl-intier tagħhom.

“Ibbażat fuq ir-rapporti ta’ spezzjoni, kellna diskussjoni kritika iżda fl-istess ħin kostruttiva dwar il-miżuri ta’ żvilupp meħtieġa. Il-gvern tal-belt iqis il-miżuri ta 'żvilupp ippreżentati mill-ġestjoni tal-belt bħala suffiċjenti. Ħejjejna wkoll stqarrija dwar il-miżuri tal-gvern tal-belt biex tiżdied il-ftuħ u t-trasparenza tat-teħid tad-deċiżjonijiet. B'dawn l-azzjonijiet, aħna se niżviluppaw il-belt flimkien fid-direzzjoni t-tajba", il-viċi-president li ppresieda l-laqgħa tal-bord tal-belt Iiro Silvander ammont.

Tista' tara r-rapporti tal-awditjar intern fl-annessi mehmuża:

Awditjar intern tal-Belt ta' Kerava tal-akkwisti tal-kaxxa tal-arblu tal-2024 (pdf)
Verifika interna tal-belt ta' Kerava 2024 dwar xiri ta' servizzi legali (pdf)

Fornituri ta' informazzjoni addizzjonali:

Mistoqsijiet relatati ma’ miżuri ta’ żvilupp: is-sindku Kirsi Rontu. Ibgħat il-mistoqsijiet tiegħek lill-maniġer tal-komunikazzjoni Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Mistoqsijiet relatati mal-verifika interna: l-iskrivan tal-belt Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322