De interne inspecties van de stad Kerava zijn afgerond - nu is het tijd voor ontwikkelingsmaatregelen

De stad Kerava kondigde in december 2023 aan dat het een interne audit zal starten van aankopen in verband met suikerrietspringen en aankopen van juridische diensten. Het doel van de interne audit was om vast te stellen of de aanbestedingen van de gemeente Kerava goed zijn uitgevoerd in overeenstemming met wet- en regelgeving.

De interne audit werd uitgevoerd door BDO Oy, een accountantskantoor gespecialiseerd in overheidsfinanciën en administratieve diensten. Inmiddels is de interne audit van BDO afgerond en zijn de rapporten besproken in de gemeenteraadsvergadering van 25.3.2024 maart XNUMX.

Aankoop polsstokspringen

BDO voerde een inspectie uit op het polsstokhoogspringenproject van het onderwijs en de onderwijssector uit 2023. Daarnaast werd op verzoek van de stad het stadswelzijnsproject uit 2019 geïnspecteerd.

De inspectie is uitgevoerd door het facturatiemateriaal in zijn geheel te inspecteren en door de bij de aanbesteding betrokken persoon te interviewen. Het doel van de audit was om de naleving van de wetgeving door de aanbestedende dienst te beoordelen, evenals de naleving van de regels en de geschiktheid van de procedures.

Bij de audit zijn de interne instructies van de gemeente als evaluatiebasis gebruikt, zoals het aanbestedingshandboek en kleine aanbestedingsinstructies, de Aanbestedingswet en de Bestuurswet, maar ook interne controle en goede bestuurspraktijken.

Belangrijke opmerkingen over de aanschaf van polsstokhoogspringen

Bij het onderzoek is geconcludeerd dat er bij de aanbestedingen in 2023 sprake is van tekortkomingen in de naleving van de aanbestedingsinstructies en de Aanbestedingswet, evenals in het nemen van aanbestedingsbeslissingen.

BDO zat op dezelfde lijn als de Finse Mededingings- en Consumentenautoriteit in haar bulletin dat op 15.2.2024 februari XNUMX werd gepubliceerd: de inspectie leverde geen duidelijke rechtvaardigingen op voor het opsplitsen van de aankoop van het polsstokspringen in twee aankopen, maar het is één enkele aanbestedingsinstantie die aanbesteed.

De ontwikkelingsvoorstellen die in het rapport worden gepresenteerd

BDO beveelt de stad Kerava aan om interne controle te ontwikkelen.

De stad wordt aanbevolen om de aanbesteding van polsstokhoogspringen en welzijnsdiensten als één geheel aan te besteden en procedures op te stellen die voldoende zekerheid bieden dat alle gemeentelijke aanbestedingen voldoen aan de wet op de overheidsopdrachten.

Daarnaast beveelt BDO de stad Kerava aan om procedures op te stellen die voldoende zekerheid bieden dat de wet op de overheidsaanbestedingen wordt nageleefd in alle aanbestedingsprocessen van de stad. Daarnaast wordt geadviseerd om bij aanbestedingsprocessen de interne instructies van de stad op te volgen en voor alle aanbestedingen boven de 9 euro wordt een aanbestedingsbeslissing genomen in overeenstemming met de kleine aanbestedingsrichtlijnen van de stad.

Inkoop van juridische dienstverlening

BDO controleerde de aankopen van de juridische dienst van de stad Kerava bij Roschier Asiajatoimisto Oy voor de jaren 2019-2023. Het onderzoek is uitgevoerd op basis van het ontvangen factuurmateriaal en door interviews te houden met de bij de inkoop van juridische dienstverlening betrokken personen.

Het doel was om erachter te komen of de stad Kerava haar interne aanbestedingsrichtlijnen, kleine aanbestedingsrichtlijnen, aanbestedingswet en goede praktijken op het gebied van interne controle bij aanbestedingen heeft gevolgd. Daarnaast was het doel om ontwikkelingsdoelen onder de aandacht te brengen.

Belangrijkste opmerkingen over de aanbesteding van juridische diensten

BDO stelt in haar rapport dat er ontwikkeling is in de interne controle van de stad en de naleving van de beginselen van goed bestuur op alle aspecten van de inspectiedoelstellingen.

Het rapport stelt dat hoewel de stad Kerava gedurende de gehele auditperiode juridische diensten van dezelfde leverancier heeft ingekocht zonder aanbesteding, de aanbesteding van juridische diensten in individuele gevallen de aanbestedingslimiet van de Aanbestedingswet niet heeft overschreden.

De stad Kerava heeft geen schriftelijke aanbestedingsovereenkomst of opdrachtbrief met het advocatenkantoor gesloten en er zijn tijdens de inspectieperiode diensten afgenomen van dezelfde dienstverlener, voornamelijk zonder aanbestedingsaanvraag en aanbestedingsbesluit.

Volgens het aanbestedingshandboek van de stad Kerava moet voor de aanbesteding een schriftelijk aanbestedingscontract worden opgesteld, waarin het voorwerp van de opdracht, de aanbestedingsvoorwaarden en de verantwoordelijkheden van de verschillende operatoren zijn vastgelegd. De aanbesteding van juridische diensten is in overeenstemming geweest met de wet, maar niet in alle opzichten in overeenstemming met het aanbestedingshandboek van de stad.

De ontwikkelingsvoorstellen die in het rapport worden gepresenteerd

BDO raadt de stad aan om het aanbesteden van juridische dienstverlening te overwegen, ook als de afzonderlijke opdrachten de aanbestedingslimiet van de Aanbestedingswet niet overschrijden.

Het rapport beveelt aan dat Kerava de richtlijnen voor kleine aanbestedingen van de stad volgt. Daarnaast wordt er bij de stad op aangedrongen om van de dienstverlener te eisen dat hij in de toekomst voldoende nauwkeurige factuurspecificaties verstrekt voor aankopen van juridische diensten. De stad moet haar eigen interne richtlijnen volgen bij het nemen van inkoopbeslissingen en contracten.

De stad wordt ook aanbevolen om aandacht te besteden aan het feit dat bij het inkopen van juridische diensten een schriftelijk contract of opdrachtbrief en passende aanbestedingsbesluiten worden opgesteld. In het aanbestedingsbesluit moet vermeld worden of de vraag betrekking heeft op procesvertegenwoordigingsdiensten die buiten de naleving van de Aanbestedingswet vallen.

Wat gaan we doen?

De stad Kerava neemt de tekortkomingen uit het inspectierapport zeer serieus. Fouten worden gecorrigeerd en er wordt van geleerd op alle niveaus van de organisatie.

“Namens het gehele stadsbestuur bied ik mijn excuses aan voor het feit dat we tekortkomingen hebben gehad in de interne controle en de naleving van aanbestedingsinstructies, evenals voor het feit dat we hebben gefaald in de communicatie. Ik zal ervoor zorgen dat alle ontwikkelingsmaatregelen onmiddellijk in de praktijk worden gebracht”, aldus de burgemeester Kirsi Rontu staten.

Concrete maatregelen

De stad zal de volgende wijzigingen aanbrengen in haar activiteiten:

• We stellen procedures op om ervoor te zorgen dat de interne richtlijnen van de stad worden gevolgd in alle aanbestedingsprocessen.
• Wij zorgen ervoor dat de eigen Juridische Diensten van de stad over voldoende middelen beschikken.
• Alle aankopen van externe juridische diensten moeten worden goedgekeurd door de juridische diensten van de stad. De Juridische Dienst van de stad coördineert alle inkoop van juridische dienstverlening buiten de stad en beoordeelt of de zaak als interne klus of als externe dienstinkoop wordt afgehandeld.
• Wanneer externe juridische expertise nodig is, worden de diensten in principe aanbesteed. Laten we eens kijken naar de mogelijkheid om het raamcontract voor juridische diensten aan te besteden.
• We hebben een gids opgesteld over aanbestedingsbeslissingen, opdrachtovereenkomsten en kostenmonitoring van aankopen van juridische diensten.
• Wij ontwikkelen een interne controle en zorgen ervoor dat de instructies worden nageleefd door het inhuren van een eigen interne auditor.
• We stellen de middelen van de inkoopcel veilig, zodat de medewerkers van de stad de nodige ondersteuning krijgen bij de inkoop.
• Wij actualiseren het aanbestedingshandboek van de stad en zorgen ervoor dat het gebruikt kan worden.
• Wij actualiseren en compileren de instructies voor het verwerken van inkoopfacturen in één document.
• Instructies over het toezicht en de kostenbewaking tijdens de contractperiode nemen wij op in het inkoophandboek en in de instructies voor de afhandeling van inkoopfacturen.
• We onderzoeken de mogelijkheid om het gebruik van de berekeningsidentificatie uit te breiden naar alle aanbestedingen om het volgen van de kosten te vergemakkelijken.
• Wij benoemen projecten en pilots een duidelijke eigenaar. Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke beslissingen worden genomen, dat deze correct worden genomen en dat er kostenbewaking wordt uitgevoerd.
• Iedereen die meedoet aan inkoop krijgt een inkooptraining. Ook de inhoud van de nieuwe en vernieuwde instructies komt in de trainingen aan bod.
• Wij trainen gemeentebestuurders in het aanbestedingsrecht en het veelzijdige gebruik van het trusteeportaal.
• Wij ontwikkelen werkwijzen zodat beslissingen beter worden gebruikt door trustees. De eurobedragen moeten ook in de beschikkingsoverzichten voorkomen.
• Wij informeren curatoren actief en actueel.
• De documentatie van de onderzoeken die tot de besluiten hebben geleid, gebeurt schriftelijk.
• De administratieve regel wordt herzien met betrekking tot de aanbestedingslimieten.
• Het stadsbestuur verplicht de Onderwijsraad om de aanbesteding van het welzijnspakket te beoordelen.

"Daarnaast is het doel om de communicatieve vaardigheden van de hele organisatie te verbeteren en de transparantie te vergroten", belooft Rontu.

Het stadsbestuur van Kerava acht de ontwikkelingsmaatregelen van de stad voldoende

Het stadsbestuur van Kerava heeft de inspectierapporten en de actieplannen die door het managementteam van de stad zijn opgesteld om de situatie te verhelpen, zorgvuldig bestudeerd en volledig goedgekeurd.

“Op basis van de inspectierapporten hebben we een kritisch maar tegelijkertijd constructief gesprek gevoerd over de noodzakelijke ontwikkelingsmaatregelen. Het stadsbestuur acht de door het stadsbestuur gepresenteerde ontwikkelingsmaatregelen voldoende. We hebben ook een verklaring opgesteld over de maatregelen van het stadsbestuur om de openheid en transparantie van de besluitvorming te vergroten. Met deze acties gaan we samen de stad in de goede richting ontwikkelen”, aldus de vicevoorzitter die de vergadering van het stadsbestuur voorzat. Iiro Silvander hoeveelheid.

In de bijgevoegde bijlagen kunt u de interne auditrapporten bekijken:

Interne audit van Kerava City van de aanbestedingen voor polsstokhoogspringen in 2024 (pdf)
Interne audit van de stad Kerava 2024 inzake aankopen van juridische diensten (pdf)

Aanbieders van aanvullende informatie:

Vragen met betrekking tot ontwikkelingsmaatregelen: burgemeester Kirsi Rontu. Stuur uw vragen naar communicatiemanager Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Vragen met betrekking tot de interne audit: stadssecretaris Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322