Document beheer

Voor de gebruikelijke verstrekking van informatie, notulen, kopieën of andere afdrukken wordt voor de eerste pagina een vergoeding van € 5,00 en voor elke volgende pagina € 0,50 in rekening gebracht.

Voor het verstrekken van informatie waarvoor bijzondere maatregelen nodig zijn, een document, kopie of andere afdruk, wordt een vast basistarief aangerekend, dat als volgt wordt geschaald naar gelang de moeilijkheidsgraad van het zoeken naar informatie:

• normaal zoeken naar informatie (werktijd minder dan 2 uur) 30 euro
• veeleisend zoeken naar informatie (werktijd 2 – 5 uur) 60 euro en
• zeer veeleisend zoeken naar informatie (werklast meer dan 5 uur) 100 euro.

Naast het basistarief wordt een vergoeding per pagina in rekening gebracht. In een spoedgeval kan het documenttarief in anderhalf keer in rekening worden gebracht.

Iedereen heeft het recht om informatie te ontvangen over het openbare document van de autoriteit, in overeenstemming met de Wet op de publiciteit van de activiteiten van de autoriteit (621/1999).

Een verzoek om informatie over openbaar materiaal hoeft niet te worden gerechtvaardigd, en de persoon die om informatie verzoekt hoeft niet te vertellen waarvoor de informatie zal worden gebruikt. Dergelijke verzoeken kunnen vrijelijk worden ingediend, bijvoorbeeld per telefoon of e-mail. Verzoeken om informatie over documenten van de stad Kerava worden rechtstreeks gericht aan de ambtsdrager of het domein dat verantwoordelijk is voor de zaak.

Indien nodig kunt u bij de burgerlijke stand van de stad advies inwinnen over de domeinen van verschillende overheden en de daar verwerkte datamaterialen.

U kunt contact opnemen met het stadsregistratiekantoor via e-mail op kirjaamo@kerava.fi of telefonisch op 09 29491.

Het is verstandig om de informatievraag zo nauwkeurig mogelijk te specificeren, zodat u het document gemakkelijker kunt vinden. Het verzoek om informatie moet zodanig worden geïdentificeerd dat duidelijk is op welk document of welke documenten het verzoek betrekking heeft. Vermeld bijvoorbeeld altijd de datum of titel van het document als deze bekend is. Het stadsbestuur kan de persoon die het informatieverzoek indient, vragen zijn verzoek te beperken en te specificeren.

Wanneer u de informatievraag richt op documenten, kunnen identificerende gegevens bijvoorbeeld de naam zijn van het register of de dienst waarin het document is opgenomen, maar ook informatie over het type document (aanvraag, besluit, tekening, bulletin). De publiciteitsbeschrijving van het document van de stad kunt u vinden op de pagina met de publiciteitsbeschrijving van het document. Om de aanvraag te specificeren, kunt u eventueel contact opnemen met het stadsdomein waarvan het document in kwestie is.

De documenten van de autoriteit bevatten ook informatie die volgens de wet alleen onder bepaalde voorwaarden kan worden verstrekt en waarbij de autoriteit moet overwegen of de informatie aan de verzoeker kan worden verstrekt. Dit geldt bijvoorbeeld voor informatie die geheim wordt gehouden op grond van de Publiciteitswet of bijzondere wetgeving.

Volgens de Publiciteitswet heeft een persoon wiens recht, belang of verplichting door de zaak wordt aangetast, het recht om informatie te ontvangen over de inhoud van een niet-openbaar document van de autoriteit die de zaak behandelt of behandelt, die gevolgen kan of heeft gehad over de behandeling van zijn zaak. Bij het opvragen van informatie over een vertrouwelijk document of documenten waarover informatie alleen onder bepaalde voorwaarden kan worden vrijgegeven, moet de persoon die het document opvraagt ​​het doel van het gebruik van de informatie vermelden en zijn identiteit kunnen verifiëren. U kunt het elektronische formulier vinden vanaf hier. Verzoeken om informatie zonder elektronische identificatie moeten worden gedaan met een geldige officiële identiteitskaart met foto Bij het Kerava-transactiepunt.

Wanneer slechts een deel van het document openbaar is, wordt de gevraagde informatie gegeven vanuit het openbare deel van het document, zodat het geheime deel niet wordt onthuld. De aanvrager van het document kan om aanvullende informatie worden gevraagd als dit nodig is om de voorwaarden voor het overhandigen van de informatie te verduidelijken.

Informatie over het openbaar document wordt zo spoedig mogelijk verstrekt, uiterlijk twee weken nadat het verzoek om informatie is gedaan. Indien de behandeling en oplossing van het informatieverzoek bijzondere maatregelen of een grotere werklast vereisen dan gebruikelijk, wordt uiterlijk binnen één maand na het informatieverzoek informatie over het document verstrekt of wordt de kwestie opgelost.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU moet een verzoek om inzage in persoonsgegevens en een verzoek om correctie van onjuiste gegevens zonder onnodige vertraging en uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek worden beantwoord. De termijn kan met maximaal twee maanden worden verlengd.

Afhankelijk van de aard, omvang en vorm van de gevraagde informatie kan de stad de gevraagde informatie elektronisch, op papier of ter plaatse overhandigen.

De informatiebeheereenheid moet een beschrijving bijhouden van de informatiereserves die zij beheert en van het casusregister in overeenstemming met artikel 906 van de Wet op het informatiebeheer (2019/28). De stad Kerava fungeert als de in de wet genoemde informatiebeheereenheid.

Met behulp van deze beschrijving wordt aan de klanten van de stad Kerava verteld hoe de stad omgaat met datamateriaal dat ontstaat bij de zaakafhandeling en dienstverlening van de autoriteit. Het doel van de beschrijving is om klanten te helpen de inhoud van het informatieverzoek te identificeren en het informatieverzoek naar de juiste partij te sturen.

Ook geeft de documentpubliciteitsbeschrijving aan in welke mate de stad data verwerkt bij het produceren van diensten of het afhandelen van zaken. De mogelijkheid om informatie te krijgen over welke datareserves de stad heeft, dient de transparantie van het bestuur.