Gegevensbescherming

Gegevensbescherming heeft betrekking op de bescherming van persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die een natuurlijke persoon beschrijven en waarmee de persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Dergelijke informatie omvat bijvoorbeeld naam, e-mailadres, burgerservicenummer, foto en telefoonnummer.

Waarom worden gegevens verzameld in stadsdiensten?

Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor het uitvoeren van officiële activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving. Bovendien is de verplichting van officiële activiteiten het opstellen van statistieken, waarvoor indien nodig geanonimiseerde persoonsgegevens worden gebruikt, d.w.z. de gegevens zijn in een vorm waaruit de persoon niet kan worden geïdentificeerd.

Welke informatie wordt verwerkt in de stadsdiensten?

Wanneer de klant, dat wil zeggen de betrokkene, de dienst gaat gebruiken, worden de gegevens verzameld die nodig zijn voor de uitvoering van de betreffende dienst. De stad biedt haar burgers verschillende diensten aan, bijvoorbeeld onderwijs- en voorschoolse educatie, bibliotheekdiensten en sportdiensten. Bijgevolg varieert de inhoud van de verzamelde informatie. De stad Kerava verzamelt uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn voor de betreffende dienst. De informatie die via de verschillende diensten wordt verzameld, kunt u per onderwerp nader terugvinden in de privacyverklaringen van deze website.

Waar haal je de informatie voor stadsdiensten?

In de regel worden persoonsgegevens van de klant zelf verkregen. Daarnaast wordt informatie verkregen uit systemen die door andere autoriteiten worden onderhouden, zoals het Bevolkingsregister. Daarnaast kan de dienstverlener die namens de stad optreedt tijdens de klantrelatie op basis van de contractuele relatie de gegevens van de klant bijhouden en aanvullen.

Hoe worden persoonsgegevens verwerkt in de stadsdiensten?

Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonlijke gegevens. De gegevens worden alleen verwerkt voor het vooraf gedefinieerde doel. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de wetgeving en goede praktijken op het gebied van gegevensverwerking.

Juridische gronden volgens de Verordening Gegevensbescherming zijn dwingende wetgeving, contract, toestemming of legitiem belang. In de stad Kerava is er altijd een wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens. Bij verschillende diensten kan de verwerking van persoonsgegevens ook gebaseerd zijn op de wetgeving die op de betreffende dienst van toepassing is, bijvoorbeeld bij onderwijsactiviteiten.

Ons personeel is gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Het personeel dat met persoonsgegevens omgaat, wordt regelmatig getraind. Het gebruik en de rechten van systemen met persoonsgegevens worden gemonitord. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt door een medewerker die het recht heeft om de betreffende gegevens in het kader van zijn functie te verwerken.

Wie verwerkt gegevens in de stadsdiensten?

In principe mogen de persoonsgegevens van de klanten van de stad, d.w.z. geregistreerde gebruikers, alleen worden verwerkt door medewerkers die voor hun functie de noodzaak hebben om de betreffende gegevens te verwerken. Daarnaast maakt de stad gebruik van onderaannemers en partners die toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de dienstverlening te organiseren. Deze partijen kunnen alleen gegevens verwerken in overeenstemming met de instructies en afspraken van de gemeente Kerava.

Aan wie kunnen gegevens uit de stadsregisters worden verstrekt?

Overdracht van persoonsgegevens verwijst naar situaties waarin persoonsgegevens aan een andere gegevensbeheerder worden gegeven voor eigen, onafhankelijk gebruik. Persoonsgegevens kunnen alleen worden bekendgemaakt binnen het door de wet gestelde kader of met toestemming van de klant.

Wat de stad Kerava betreft, worden persoonlijke gegevens bekendgemaakt aan andere autoriteiten op basis van de vereisten van de wetgeving. Informatie kan bijvoorbeeld worden bekendgemaakt aan de Nationale Pensioendienst of aan de KOSKI-dienst die wordt onderhouden door de Finse Nationale Onderwijsraad.

Volgens de Verordening Gegevensbescherming heeft de geregistreerde persoon, d.w.z. de klant van de stad, het recht om:

• om persoonlijke informatie over zichzelf te controleren
• verzoeken om correctie of verwijdering van hun gegevens
• beperking van de verwerking verzoeken of bezwaar maken tegen de verwerking
• verzoeken om de overdracht van persoonsgegevens van het ene systeem naar het andere
• om informatie te ontvangen over de verwerking van persoonsgegevens

De domeinnaamhouder kan niet in alle situaties gebruik maken van alle rechten. De situatie wordt bijvoorbeeld beïnvloed door welke rechtsgrondslag volgens de verordening gegevensbescherming persoonsgegevens worden verwerkt.

Het recht op inzage van persoonsgegevens

De geregistreerde persoon, d.w.z. de klant van de stad, heeft het recht om van de verantwoordelijke voor de verwerking een bevestiging te ontvangen dat persoonsgegevens die hem of haar betreffen, worden verwerkt of dat deze niet worden verwerkt. Op verzoek moet de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een kopie verstrekken van de namens hem/haar verwerkte persoonsgegevens.

Wij raden u aan een inspectieverzoek in de eerste plaats in te dienen via elektronische transacties met sterke identificatie (vereist het gebruik van bankgegevens). U kunt het elektronische formulier vinden vanaf hier.

Indien de klant geen gebruik kan maken van het elektronische formulier, kan de aanvraag ook worden gedaan bij het gemeentehuis of bij het servicepunt van Sampola. Hiervoor heeft u een identiteitsbewijs met foto nodig, aangezien de persoon die het verzoek doet altijd identificeerbaar moet zijn. Het is niet mogelijk om telefonisch of per e-mail een verzoek te doen, omdat wij in deze kanalen een persoon niet betrouwbaar kunnen identificeren.

Recht op rectificatie van gegevens

De geregistreerde klant, d.w.z. de klant van de stad, heeft het recht om te eisen dat onjuiste, onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens die hem betreffen, zonder onnodige vertraging worden verbeterd of aangevuld. Bovendien heeft de betrokkene het recht om te eisen dat onnodige persoonsgegevens worden verwijderd. Redundantie en onnauwkeurigheid worden beoordeeld op basis van het tijdstip van gegevensopslag.

Indien de gemeente het verzoek tot correctie niet aanvaardt, wordt ter zake een besluit genomen, waarin de redenen worden vermeld op grond waarvan het verzoek niet wordt ingewilligd.

Wij raden u aan een verzoek om gegevenscorrectie in de eerste plaats in te dienen via elektronische transacties met sterke identificatie (vereist het gebruik van bankgegevens). U kunt het elektronische formulier vinden vanaf hier.

Een verzoek tot correctie van gegevens kunt u ook ter plaatse doen bij het gemeentehuis of bij het servicepunt van Sampola. Bij het indienen van het verzoek wordt de identiteit van de persoon die het verzoek doet gecontroleerd.

Vraag verwerkingstijd en kosten aan

De stad Kerava streeft ernaar om verzoeken zo snel mogelijk te verwerken. De deadline voor het indienen van informatie of het verstrekken van aanvullende informatie met betrekking tot het verzoek tot inzage in persoonsgegevens bedraagt ​​één maand vanaf de ontvangst van het inzageverzoek. Indien het inzageverzoek bijzonder complex en omvangrijk is, kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De klant wordt persoonlijk op de hoogte gebracht van de verlenging van de verwerkingstijd.

De gegevens van de registrant worden in principe gratis verstrekt. Als er echter meer exemplaren worden aangevraagd, kan de stad een redelijke vergoeding in rekening brengen op basis van administratieve kosten. Als het verzoek om informatie kennelijk ongegrond en onredelijk is, vooral als er herhaaldelijk om informatie wordt gevraagd, kan de stad de administratieve kosten voor het verstrekken van de informatie in rekening brengen of de informatie geheel weigeren. In een dergelijk geval zal de gemeente de kennelijke ongegrondheid of onredelijkheid van het verzoek aantonen.

Bureau van de commissaris voor gegevensbescherming

De betrokkene heeft het recht om een ​​klacht in te dienen bij het Bureau van de Gegevensbeschermingscommissaris, als de betrokkene van mening is dat er bij de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens een geldige wetgeving inzake gegevensbescherming is geschonden.

Indien de stad het verzoek tot correctie niet aanvaardt, wordt ter zake een besluit genomen, waarin de redenen worden vermeld op grond waarvan het verzoek niet wordt aanvaard. Ook informeren wij u over het recht op rechtsmiddelen, bijvoorbeeld de mogelijkheid om een ​​klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het informeren van de klant over de verwerking van persoonsgegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie verplicht de verantwoordelijke voor de verwerking (stad) om de betrokkene (klant) te informeren over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Het informeren van de registrant bij de stad Kerava gebeurt met behulp van zowel registerspecifieke gegevensbeschermingsverklaringen als de informatie die op de website is verzameld. De registerspecifieke privacyverklaringen vindt u onderaan de pagina.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Het beheer van de taken van de stad is gebaseerd op de wet, en het beheer van wettelijke taken vereist doorgaans de verwerking van persoonsgegevens. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in de stad Kerava is dan ook in de regel het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Bewaartermijnen voor persoonlijke gegevens

De bewaartermijn voor gemeentelijke documenten wordt bepaald door de wet, het Nationaal Archiefreglement of het bewaartermijnadvies van de Landelijke Vereniging van Gemeenten. De eerste twee criteria zijn verplicht en bijvoorbeeld de verticaal op te slaan documenten worden bepaald door het Nationaal Archief. De bewaartermijnen, archivering, verwijdering en vertrouwelijke informatie van de documenten van de stad Kerava worden gedetailleerder gedefinieerd in de werkingsregels van de archiefdiensten en het documentbeheerplan. Documenten worden vernietigd nadat de in het documentbeheerplan gedefinieerde bewaartermijn is verstreken, waardoor de gegevensbescherming is gewaarborgd.

Beschrijving van geregistreerde groepen en te verwerken persoonsgegevensgroepen

Met geregistreerde persoon wordt bedoeld de persoon op wie de verwerking van persoonsgegevens betrekking heeft. De registranten van de stad zijn de werknemers, beheerders en klanten van de stad, zoals gemeentebewoners die vallen onder onderwijs- en vrijetijdsdiensten en technische diensten.

Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, verwerkt de stad verschillende persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens wordt verstaan ​​alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals naam, burgerservicenummer, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Daarnaast verwerkt de stad zogenoemde bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens. Dit betreft bijvoorbeeld informatie die te maken heeft met gezondheid, economische status, politieke overtuiging of etnische achtergrond. De bijzondere informatie moet geheim worden gehouden en mag alleen worden verwerkt in situaties die specifiek zijn gedefinieerd in de verordening gegevensbescherming, zoals b.v. de toestemming van de betrokkene en de nakoming van de wettelijke verplichtingen van de verantwoordelijke.

Openbaarmaking van persoonsgegevens

De overdracht van persoonsgegevens wordt uitgebreid toegelicht in de registerspecifieke privacyverklaringen, die u onderaan de pagina kunt vinden. Als algemene regel kan worden gesteld dat informatie buiten de stad alleen wordt vrijgegeven met toestemming van de betrokkene of met wederzijdse medewerking van de autoriteiten op basis van wettelijke gronden.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Informatietechnologieapparatuur bevindt zich in beschermde en bewaakte gebouwen. Toegangsrechten tot informatiesystemen en bestanden zijn gebaseerd op persoonlijke toegangsrechten en het gebruik ervan wordt gemonitord. Toegangsrechten worden per taak toegekend. Elke gebruiker aanvaardt de verplichting om gegevens en informatiesystemen te gebruiken en vertrouwelijk te houden. Daarnaast zijn archieven en werkunits voorzien van toegangscontrole en deursloten. De documenten worden opgeslagen in gecontroleerde ruimtes en in afgesloten kasten.

Privacykennisgevingen

De beschrijvingen zijn pdf-bestanden die op hetzelfde tabblad worden geopend.

• Privacyverklaring Bewonerskeuzes (pdf)
• Personeelsregister (pdf)
• Register klantenbeheer zakelijke dienstverlening (pdf)
• Kerava Universiteit (pdf)
• Voorschoolse educatie en voorschoolse educatie (pdf)
• Basisonderwijs (pdf)
• Middelbare school (pdf)
• Ondersteuning voor groei en leren (pdf)
• Infrastructuurdiensten (pdf)
• Register zaak- en documentbeheer (pdf)
• Diensten voor arbeidsvoorziening (pdf)
• Kerava watervoorziening (pdf)
• Klantenregister van het bibliotheeksysteem van de stadsbibliotheek van Kerava en de Kirkes-bibliotheken (pdf)
• Bibliotheekdiensten videobewaking (pdf)
• Trusteeregister (pdf)
• Museumdiensten (pdf)
• Informatiedocument ruimtereservering register Timmi (pdf)
• Subsidieaanvragen (pdf)
• Maptionaire-enquêteresponsmateriaalregister (pdf)
• eParkeren (pdf)
• Navisec Flex gegevensbescherming online trainingsomgeving gebruikersregister (pdf)
• Klantenregister ambtelijke taken gebouwtoezicht (pdf)
• Granieten arbeidsveiligheid, risico- en informatiebeveiliging afwijkingenbeheer en melding persoonsregister (pdf)
• Webropol-enquête van de stad Kerava (pdf)
• Smilee chatservice contactformulier klantenregister (pdf)
• Elektronisch wagenparkbeheersysteem met Spot (pdf)
• Persoonlijk register van de financiële administratie van de stad Kerava (pdf)
• Persoonsregister cameratoezichtsysteem openbare plaatsen in de binnenstad (pdf)
• Kerava City's camerabewakingssysteem voor onroerend goed (pdf)
• Park God-activiteit (pdf)
• Uitjes en voedselhulp organiseren voor gezinnen (pdf)
• Persoonlijk register subsidieaanvragen in de vrijetijds- en welzijnssector (pdf)
• Streaming van de gemeenteraadsvergadering (pdf)
• Personeelsparkeervergunningen voor de parkeerplaats van sportpark Kaleva (pdf)
• Lijst van personen werkzaam in zelfbeheerde bouwprojecten van de gemeentelijke techniek (pdf)
• Kerava stadsparkeercontrole klantenregister (pdf)
• Klantenregister van de stadsjeugddiensten van Kerava (pdf)
• Cloudia contractbeheer (pdf)
• Personeelsregister evenementenmarketing van de vrijetijds- en welzijnsbranche (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Register evenementenorganisatie en marketing van culturele diensten van Kerava (pdf)
• Register organisatie jeugdraad Kerava en jeugdverkiezingen (pdf)
• Locatieregister van stedenbouwkundige voertuigen, machines en werknemers (pdf)
• Register van het interne misbruikmeldkanaal van de stad Kerava (pdf)
• Maaltijddienstenregister (pdf)
• Naam bomenonderzoeksregister (pdf)
• Register nieuwbouwfestival (pdf)
• Stakeholderregister vrijetijds- en welzijnsbranche (pdf)
• Informatiedocument gebruikersbeheerregister (pdf)
• Informatiedocument, M365 cloudservice en Intune mobile device management register (pdf)
• Informatiedocument vastgoedregister (pdf)