De interne inspeksjonene i byen Kerava er fullført – nå er det tid for utviklingstiltak

Byen Kerava kunngjorde i desember 2023 at de vil starte en intern revisjon av kjøp knyttet til stokkhopping og kjøp av juridiske tjenester. Målet med internrevisjonen var å finne ut om anskaffelsene gjort av byen Kerava har blitt utført riktig i samsvar med lover og regler.

Internrevisjonen er utført av BDO Oy, som er et revisjonsselskap med spesialisering innen offentlig forvaltningsøkonomi og administrasjonstjenester. Internrevisjonen utført av BDO er nå ferdig, og rapportene har vært behandlet i bystyremøtet 25.3.2024. mars XNUMX.

Innkjøp av stavsprang

BDO gjennomførte en befaring av stavhoppingsprosjektet til utdannings- og undervisningsnæringen fra 2023. I tillegg ble det på forespørsel fra byen befart byens arbeidstrivselsprosjekt fra 2019.

Befaringen ble gjennomført ved gjennomgang av faktureringsmaterialet i sin helhet og ved intervju med den som var involvert i anskaffelsen. Målet med tilsynet var å vurdere lovlig etterlevelse av anskaffelsesenheten samt etterlevelse av reglene og hensiktsmessigheten av prosedyrene.

Evalueringsgrunnlaget var kommunens interne instrukser, som anskaffelsesmanual og småanskaffelsesinstruks, anskaffelsesloven og forvaltningsloven, samt internkontroll og god styringsskikk.

Sentrale observasjoner om stangspranganskaffelser

I tilsynet ble det konkludert med at det ved anskaffelsene som ble gjort i 2023 har vært mangler i etterlevelsen av anskaffelsesinstruksen og anskaffelsesloven samt ved å fatte anskaffelsesbeslutninger.

BDO var på samme linje som den finske konkurranse- og forbrukermyndigheten i sin bulletin publisert 15.2.2024. februar XNUMX: inspeksjonen ga ikke klare begrunnelser for å dele opp stavhoppkjøpet i to kjøp, men det er en enkelt anskaffelsesenhet som burde ha blitt lagt ut på anbud.

Utbyggingsforslagene presentert i rapporten

BDO anbefaler byen Kerava å utvikle internkontroll.

Kommunen anbefales å tilby anskaffelse av stavhopp og velferdstjenester som én enhet og utarbeide prosedyrer som gir tilstrekkelig sikkerhet for at alle byanskaffelser er i samsvar med loven om offentlige anskaffelser.

I tillegg til dette anbefaler BDO byen Kerava å utarbeide prosedyrer som gir tilstrekkelig sikkerhet for at loven om offentlige anskaffelser følges i alle byens anskaffelsesprosesser. I tillegg anbefales det å følge byens interne instrukser i anskaffelsesprosesser, og for alle anskaffelser som overstiger 9 euro, fattes et anskaffelsesvedtak i henhold til byens retningslinjer for små anskaffelser.

Juridisk tjenesteanskaffelse

BDO reviderte byen Keravas kjøp av juridiske tjenester fra Roschier Asiajatoimisto Oy for årene 2019–2023. Befaringen ble gjennomført på bakgrunn av mottatt faktureringsmateriale og ved intervju av personene som er involvert i anskaffelse av juridiske tjenester.

Målet var å finne ut om byen Kerava har fulgt sine interne anskaffelsesretningslinjer, små anskaffelsesretningslinjer, anskaffelsesloven og god praksis for internkontroll i anskaffelser. I tillegg var målet å synliggjøre utviklingsmål.

Sentrale observasjoner om anskaffelser av juridiske tjenester

BDO opplyser i sin rapport at det er utvikling i byens internkontroll og etterlevelse av prinsippene for godt styresett i alle sider av tilsynsmålene.

I rapporten heter det at selv om Kerava by har anskaffet juridiske tjenester fra samme leverandør gjennom hele revisjonsperioden uten anbud, har ikke anskaffelsen av juridiske tjenester overskredet anskaffelseslovens anskaffelsesgrense i enkeltsaker.

Byen Kerava har ikke inngått skriftlig anskaffelseskontrakt eller oppdragsbrev med advokatfirmaet, og tjenester er kjøpt i inspeksjonsperioden fra samme tjenesteleverandør hovedsakelig uten anbudsforespørsel og anskaffelsesbeslutning.

I følge Keravas bys innkjøpsmanual skal det utarbeides en skriftlig anskaffelseskontrakt for anskaffelsen, som definerer formålet med oppdraget, anskaffelsesvilkårene og de ulike aktørenes ansvar. Anskaffelsen av juridiske tjenester har vært i henhold til loven, men det har ikke vært i samsvar med byens innkjøpshåndbok på alle punkter.

Utbyggingsforslagene presentert i rapporten

BDO anbefaler kommunen å vurdere å tilby juridiske tjenester, selv om de separate oppdragene ikke overskrider anskaffelseslovens anskaffelsesgrense.

Rapporten anbefaler at Kerava følger byens retningslinjer for små anskaffelser. I tillegg oppfordres kommunen til å kreve at tjenesteleverandøren gir tilstrekkelig nøyaktige fakturaoversikter for lovlige tjenestekjøp i fremtiden. Kommunen skal følge egne interne retningslinjer ved anskaffelsesbeslutninger og kontrakter.

Kommunen anbefales også å være oppmerksom på at det ved anskaffelse av juridiske tjenester utarbeides skriftlig kontrakt eller oppdragsbrev og hensiktsmessige anskaffelsesvedtak. Det skal fremgå av anskaffelsesvedtaket dersom spørsmålet gjelder prosessfullmektigtjenester som er utenfor anskaffelsesloven.

Hva skal vi gjøre?

Byen Kerava tar manglene som presenteres i inspeksjonsrapporten svært alvorlig. Feil blir rettet og det tas lærdom fra på alle nivåer i organisasjonen.

«På vegne av hele bydelsledelsen beklager jeg at vi har hatt mangler i internkontroll og etterlevelse av anskaffelsesinstrukser, samt at vi har sviktet i kommunikasjonen. Jeg skal sørge for at alle utviklingstiltak blir satt ut i livet umiddelbart», ordføreren Kirsi Rontu stater.

Konkrete tiltak

Kommunen vil gjøre følgende endringer i driften:

• Vi utarbeider prosedyrer for å sikre at byens interne retningslinjer følges i alle anskaffelsesprosesser.
• Vi sørger for at byens egne juridiske tjenester har tilstrekkelige ressurser.
• Alle eksterne juridiske tjenestekjøp skal godkjennes av byens juridiske tjenester. Byens Juridiske Tjenester koordinerer alle anskaffelser av juridiske tjenester utenfor byen og gjør en vurdering av om saken håndteres som en intern jobb eller som et eksternt tjenestekjøp.
• Ved behov for ekstern juridisk ekspertise, tilbys tjenestene i utgangspunktet. La oss finne ut muligheten for å tilby rammekontrakten for juridiske tjenester.
• Vi utarbeidet en veileder om anskaffelsesbeslutninger, oppdragsavtaler og kostnadsovervåking av juridiske tjenestekjøp.
• Vi utvikler internkontroll og sikrer etterlevelse av instruksene ved å ansette egen internrevisor.
• Vi sikrer innkjøpsenhetens ressurser slik at byens ansatte får nødvendig støtte i innkjøp.
• Vi oppdaterer byens innkjøpsmanual og sørger for at den kan brukes.
• Vi oppdaterer og samler instruksjonene for behandling av kjøpsfakturaer i ett dokument.
• Vi inkluderer instrukser om tilsyn og kostnadsovervåking i kontraktsperioden i anskaffelsesmanualen og i veiledningen for håndtering av innkjøpsfakturaer.
• Vi undersøker muligheten for å utvide bruken av beregningsidentifikatoren til alle anskaffelser for å lette kostnadssporing.
• Vi kaller prosjekter og piloter en tydelig eier. Det er eiers ansvar å sørge for at nødvendige beslutninger blir fattet, at de blir tatt riktig, og at kostnadsovervåking blir gjennomført.
• Alle som deltar i anskaffelser får anskaffelsesopplæring. Innholdet i den nye og oppdaterte instruksen gjennomgås også i opplæringene.
• Vi utdanner bytillitsvalgte i anskaffelsesrett og allsidig bruk av tillitsmannsportalen.
• Vi utvikler driftsmetoder slik at beslutninger blir bedre brukt av tillitsmenn. Eurobeløpene skal også fremgå av beslutningslistene.
• Vi informerer tillitsmenn aktivt og oppdatert.
• Dokumentasjonen av undersøkelsene som førte til vedtakene gjøres skriftlig.
• Forvaltningsregelen gjennomgås med hensyn til innkjøpsrammer.
• Bystyret forplikter Utdanningsnemnda til å evaluere anbudet om velferdspakken.

«I tillegg til disse er målet å forbedre kommunikasjonsevnen til hele organisasjonen og øke åpenheten», lover Rontu.

Bystyret i Kerava anser byens utviklingstiltak som tilstrekkelige

Bystyret i Kerava har nøye studert inspeksjonsrapportene og handlingsplanene som er utarbeidet av byens ledergruppe for å avhjelpe situasjonen og har godkjent dem i sin helhet.

«Med bakgrunn i tilsynsrapportene har vi hatt en kritisk, men samtidig konstruktiv diskusjon om nødvendige utbyggingstiltak. Bystyret vurderer de utviklingstiltakene bydelsledelsen har lagt fram som tilstrekkelige. Vi har også utarbeidet en uttalelse om bystyrets tiltak for å øke åpenhet og transparens i beslutningstaking. Med disse handlingene vil vi sammen utvikle byen i riktig retning», nestlederen som ledet møtet i bystyret Iiro Silvander beløp.

Du kan se internrevisjonsrapportene i vedleggene:

Kerava Citys interne revisjon av 2024-anskaffelser av stavsprang (pdf)
Internrevisjon av byen Kerava 2024 om kjøp av juridiske tjenester (pdf)

Tilbydere av tilleggsinformasjon:

Spørsmål knyttet til utviklingstiltak: ordfører Kirsi Rontu. Send dine spørsmål til kommunikasjonssjef Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Spørsmål knyttet til internrevisjonen: byfogd Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322