Managementul documentelor

Pentru furnizarea obișnuită de informații, procese verbale, copii sau alte tipăriri, se percepe o taxă de 5,00 EUR pentru prima pagină și 0,50 EUR pentru fiecare pagină ulterioară.

Pentru furnizarea de informații care necesită măsuri speciale, un document, o copie sau o altă tipărire, se percepe o taxă de bază fixă, care este scalată în funcție de dificultatea căutării informațiilor, după cum urmează:

• căutare normală de informații (timp de lucru mai mic de 2 ore) 30 euro
• cautare de informatii solicitante (timp de lucru 2 – 5 ore) 60 euro si
• căutare de informații foarte solicitantă (volum de muncă peste 5 ore) 100 euro.

Pe lângă taxa de bază, se percepe o taxă pe pagină. În caz urgent, taxa documentului poate fi percepută într-o dată și jumătate.

Orice persoană are dreptul de a primi informații despre documentul public al autorității în conformitate cu Legea privind publicitatea activităților autorității (621/1999).

Nu este necesar să se justifice o solicitare de informații cu privire la materialul public, iar persoana care solicită informațiile nu trebuie să spună pentru ce vor fi utilizate informațiile. Astfel de solicitări pot fi făcute în mod liber, de exemplu prin telefon sau e-mail. Solicitările de informații cu privire la documentele orașului Kerava sunt direcționate direct către titularul biroului sau domeniul responsabil cu problema.

Dacă este necesar, puteți obține sfaturi de la oficiul de registratură al orașului cu privire la domeniile diferitelor autorități și materialele de date prelucrate acolo.

Registratura orașului poate fi contactată fie prin e-mail la kirjaamo@kerava.fi, fie prin telefon la 09 29491.

Este o idee bună să specificați cât mai precis cererea de informații pentru a facilita găsirea documentului. Solicitarea de informații trebuie identificată astfel încât să fie clar ce document sau documentele se referă la cerere. De exemplu, ar trebui să indicați întotdeauna data sau titlul documentului dacă este cunoscut. Autoritatea orașului poate cere persoanei care solicită informații să limiteze și să precizeze cererea.

Atunci când vizați cererea de informații către documente, informațiile de identificare pot fi, de exemplu, numele registrului sau serviciului în care este inclus documentul, precum și informații despre tipul documentului (cerere, decizie, desen, buletin). Descrierea publicității documentului orașului poate fi găsită pe pagina de descriere a publicității documentului. Pentru a preciza cererea, dacă este necesar, contactați domeniul orașului al cărui document este în discuție.

Documentele autorității includ și informații care pot fi date numai în anumite condiții de lege și pentru care autoritatea trebuie să ia în considerare dacă informațiile pot fi furnizate solicitantului. Acest lucru se aplică, de exemplu, informațiilor păstrate secrete conform Legii privind publicitatea sau legislației speciale.

Potrivit Legii privind publicitatea, o persoană al cărei drept, interes sau obligație este afectat de chestiune are dreptul de a primi informații despre conținutul unui document nepublic de la autoritatea care se ocupă sau se ocupă de chestiunea, care poate sau a avut un impact cu privire la tratarea cazului său. Atunci când solicită informații despre un document confidențial sau documente despre care informații pot fi dezvăluite doar în anumite condiții, persoana care solicită documentul trebuie să precizeze scopul utilizării informațiilor și să poată verifica identitatea acestora. Puteți găsi formularul electronic de aici. Solicitările de informații făcute fără identificare electronică trebuie făcute cu o carte de identitate oficială cu fotografie valabilă La punctul de tranzacție Kerava.

Când doar o parte a documentului este publică, informația solicitată este dată din partea publică a documentului, astfel încât partea secretă să nu fie dezvăluită. Solicitantului documentului i se pot solicita informații suplimentare dacă sunt necesare pentru clarificarea condițiilor de predare a informațiilor.

Informațiile despre documentul public vor fi furnizate în cel mai scurt timp posibil, în cel mult două săptămâni de la efectuarea solicitării de informații. În cazul în care prelucrarea și soluționarea cererii de informații necesită măsuri speciale sau un volum de muncă mai mare decât de obicei, se vor furniza informații despre document sau problema va fi soluționată în termen de cel mult o lună de la efectuarea solicitării de informații.

Potrivit Regulamentului general al UE privind protecția datelor, la o cerere de inspecție a datelor cu caracter personal și la o solicitare de corectare a datelor incorecte trebuie să se răspundă fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primirea cererii. Perioada poate fi prelungită cu maximum două luni.

În funcție de natura, amploarea și forma informațiilor solicitate, orașul poate preda informațiile solicitate fie electronic, pe hârtie sau la fața locului.

Unitatea de gestionare a datelor trebuie să mențină o descriere a rezervelor de date pe care le gestionează și a registrului de caz în conformitate cu Secțiunea 906 din Legea privind gestionarea datelor (2019/28). Orașul Kerava acționează ca unitate de gestionare a informațiilor menționată în lege.

Cu ajutorul acestei descrieri, clienților orașului Kerava li se spune cum gestionează orașul materialele de date care sunt create în procesarea cazurilor și furnizarea de servicii de către autorități. Scopul descrierii este de a ajuta clienții să identifice conținutul solicitării de informații și să direcționeze solicitarea de informații către partea potrivită.

Descrierea publicității documentului spune, de asemenea, în ce măsură orașul prelucrează datele atunci când produce servicii sau gestionează probleme. Posibilitatea de a obține informații despre ce rezerve de date are orașul servește transparenței administrației.