Ang mga panloob na inspeksyon ng lungsod ng Kerava ay natapos na - ngayon na ang oras para sa mga hakbang sa pag-unlad

Inanunsyo ng lungsod ng Kerava noong Disyembre 2023 na magsisimula ito ng panloob na pag-audit ng mga pagbili na may kaugnayan sa paglukso ng tungkod at mga pagbili ng serbisyong legal. Ang layunin ng panloob na pag-audit ay upang malaman kung ang mga pagbili na ginawa ng lungsod ng Kerava ay naisagawa nang maayos bilang pagsunod sa mga batas at regulasyon.

Ang internal audit ay isinagawa ng BDO Oy, na isang auditing firm na dalubhasa sa mga serbisyo sa pananalapi at pangangasiwa ng pampublikong administrasyon. Kumpleto na ang internal audit na isinagawa ng BDO, at ang mga ulat ay tinalakay na sa pulong ng konseho ng lungsod noong Marso 25.3.2024, XNUMX.

Mga pagbili ng pole vault

Nagsagawa ang BDO ng inspeksyon sa pole vaulting project ng industriya ng edukasyon at pagtuturo mula 2023. Dagdag pa rito, sa kahilingan ng lungsod, siniyasat ang occupational well-being project ng lungsod mula 2019.

Isinagawa ang inspeksyon sa pamamagitan ng pag-inspeksyon sa materyal sa pag-invoice sa kabuuan nito at sa pamamagitan ng pakikipanayam sa taong sangkot sa pagbili. Ang layunin ng pag-audit ay upang masuri ang legal na pagsunod ng procurement entity pati na rin ang pagsunod sa mga patakaran at ang pagiging angkop ng mga pamamaraan.

Ang batayan ng pagsusuri ay ang mga panloob na tagubilin ng munisipalidad, tulad ng manwal sa pagkuha at mga tagubilin sa maliit na pagkuha, ang Procurement Act at ang Administration Act, gayundin ang internal control at good governance practices.

Mga pangunahing obserbasyon sa pagkuha ng pole vault

Sa inspeksyon, napagpasyahan na sa mga procurement na ginawa noong 2023, may mga pagkukulang sa pagsunod sa procurement instructions at Procurement Act, gayundin sa paggawa ng mga desisyon sa procurement.

Ang BDO ay nasa parehong linya tulad ng Finnish Competition and Consumer Authority sa bulletin nito na inilathala noong Pebrero 15.2.2024, XNUMX: ang inspeksyon ay hindi nagbigay ng malinaw na mga katwiran para sa paghahati sa pagbili ng pole vault sa dalawang pagbili, ngunit ito ay isang solong procurement entity na dapat magkaroon ng ay inilagay sa malambot.

Ang mga panukala sa pagpapaunlad na ipinakita sa ulat

Inirerekomenda ng BDO ang lungsod ng Kerava na bumuo ng panloob na kontrol.

Inirerekomenda ang lungsod na ibigay ang pagkuha ng pole vaulting at mga serbisyong pangkapakanan bilang isang entity at gumawa ng mga pamamaraan na nagbibigay ng sapat na katiyakan na ang lahat ng mga pagbili ng lungsod ay sumusunod sa batas sa pampublikong pagkuha.

Dagdag pa rito, inirerekomenda ng BDO ang lungsod ng Kerava na gumawa ng mga pamamaraan na nagbibigay ng sapat na katiyakan na ang batas sa pampublikong pagkuha ay sinusunod sa lahat ng proseso ng pagkuha ng lungsod. Bilang karagdagan, pinapayuhan na sundin ang mga panloob na tagubilin ng lungsod sa mga proseso ng pagkuha, at para sa lahat ng mga pagbili na lampas sa 9 euro, isang desisyon sa pagkuha ay ginawa alinsunod sa maliit na mga alituntunin sa pagkuha ng lungsod.

Pagkuha ng serbisyong legal

In-audit ng BDO ang mga pagbili ng serbisyong legal ng lungsod ng Kerava mula sa Roschier Asiajatoimisto Oy para sa mga taong 2019–2023. Ang inspeksyon ay isinagawa batay sa materyal sa pag-invoice na natanggap at sa pamamagitan ng pakikipanayam sa mga taong kasangkot sa pagkuha ng mga serbisyong legal.

Ang layunin ay upang malaman kung ang lungsod ng Kerava ay sinunod ang panloob na mga alituntunin sa pagkuha, maliit na mga alituntunin sa pagkuha, procurement act at mabuting kasanayan ng panloob na kontrol sa pagkuha. Bilang karagdagan, ang layunin ay upang i-highlight ang mga target sa pag-unlad.

Mga pangunahing obserbasyon sa pagkuha ng serbisyong legal

Isinasaad ng BDO sa ulat nito na mayroong pag-unlad sa panloob na kontrol ng lungsod at pagsunod sa mga prinsipyo ng mabuting pamamahala sa lahat ng aspeto ng mga layunin ng inspeksyon.

Ang ulat ay nagsasaad na kahit na ang lungsod ng Kerava ay nakakuha ng mga legal na serbisyo mula sa parehong supplier sa buong panahon ng pag-audit nang walang tender, ang pagkuha ng mga legal na serbisyo ay hindi lumampas sa limitasyon sa pagkuha ng Procurement Act sa mga indibidwal na kaso.

Ang lungsod ng Kerava ay hindi pumasok sa isang nakasulat na kontrata sa pagkuha o liham ng pagtatalaga sa law firm, at ang mga serbisyo ay binili sa panahon ng inspeksyon mula sa parehong service provider pangunahin nang walang kahilingan para sa tender at desisyon sa pagkuha.

Ayon sa manwal ng pagkuha ng lungsod ng Kerava, ang isang nakasulat na kontrata sa pagkuha ay dapat na iguguhit para sa pagkuha, na tumutukoy sa layunin ng pagtatalaga, ang mga kondisyon ng pagkuha at ang mga responsibilidad ng iba't ibang mga aktor. Ang pagkuha ng mga serbisyong legal ay naaayon sa batas, ngunit hindi ito naaayon sa manwal ng pagkuha ng lungsod sa lahat ng aspeto.

Ang mga panukala sa pagpapaunlad na ipinakita sa ulat

Inirerekomenda ng BDO ang lungsod na isaalang-alang ang pagtender ng mga legal na serbisyo, kahit na ang hiwalay na mga pagtatalaga ay hindi lalampas sa limitasyon sa pagkuha ng Procurement Act.

Inirerekomenda ng ulat na sundin ng Kerava ang maliliit na alituntunin sa pagkuha ng lungsod. Bilang karagdagan, hinihimok ang lungsod na hilingin sa service provider na magbigay ng sapat na tumpak na mga breakdown ng invoice para sa mga pagbili ng legal na serbisyo sa hinaharap. Dapat sundin ng lungsod ang sarili nitong mga panloob na alituntunin kapag gumagawa ng mga desisyon at kontrata sa pagkuha.

Inirerekomenda din ang lungsod na bigyang-pansin ang katotohanan na, kapag kumukuha ng mga serbisyong legal, isang nakasulat na kontrata o liham ng pagtatalaga at naaangkop na mga desisyon sa pagkuha ay iginuhit. Dapat itong nakasaad sa desisyon sa pagkuha kung ang tanong ay tungkol sa mga serbisyo ng legal na kinatawan na hindi sumusunod sa Procurement Act.

Ano ang gagawin natin?

Sineseryoso ng lungsod ng Kerava ang mga pagkukulang na ipinakita sa ulat ng inspeksyon. Ang mga pagkakamali ay naitama at ang mga aral ay natutunan mula sa lahat ng antas ng organisasyon.

"Sa ngalan ng buong pamamahala ng lungsod, humihingi ako ng paumanhin para sa katotohanan na kami ay nagkaroon ng mga pagkukulang sa panloob na kontrol at pagsunod sa mga tagubilin sa pagkuha, pati na rin ang katotohanan na kami ay nabigo sa komunikasyon. Sisiguraduhin kong lahat ng mga hakbang sa pag-unlad ay maisasabuhay kaagad", ang alkalde Kirsi Rontu estado.

Mga konkretong hakbang

Gagawin ng lungsod ang mga sumusunod na pagbabago sa mga operasyon nito:

• Gumagawa kami ng mga pamamaraan upang matiyak na ang mga panloob na alituntunin ng lungsod ay sinusunod sa lahat ng proseso ng pagkuha.
• Tinitiyak namin na ang sariling Legal na Serbisyo ng lungsod ay may sapat na mapagkukunan.
• Ang lahat ng mga pagbili ng panlabas na legal na serbisyo ay dapat na aprubahan ng mga legal na serbisyo ng lungsod. Ang mga Legal na Serbisyo ng lungsod ay nag-coordinate ng lahat ng pagkuha ng mga legal na serbisyo sa labas ng lungsod at gumagawa ng isang pagtatasa kung ang usapin ay pinangangasiwaan bilang isang panloob na trabaho o bilang isang panlabas na pagbili ng serbisyo.
• Kapag kailangan ang panlabas na legal na kadalubhasaan, ang mga serbisyo ay karaniwang ibinibigay. Alamin natin ang posibilidad ng tender ng framework contract para sa mga legal na serbisyo.
• Naghanda kami ng gabay sa mga desisyon sa pagkuha, mga kasunduan sa pagtatalaga at pagsubaybay sa gastos ng mga pagbili ng legal na serbisyo.
• Bumubuo kami ng panloob na kontrol at tinitiyak ang pagsunod sa mga tagubilin sa pamamagitan ng pagkuha ng aming sariling internal auditor.
• Sinisiguro namin ang mga mapagkukunan ng procurement unit upang makuha ng mga empleyado ng lungsod ang kinakailangang suporta sa pagkuha.
• Ina-update namin ang manwal sa pagkuha ng lungsod at tinitiyak namin na magagamit ito.
• Ina-update at pinagsama-sama namin ang mga tagubilin para sa pagproseso ng mga invoice ng pagbili sa isang dokumento.
• Isinasama namin ang mga tagubilin sa pangangasiwa at pagsubaybay sa gastos sa panahon ng kontrata sa manwal sa pagkuha at sa mga tagubilin para sa paghawak ng mga invoice ng pagbili.
• Sinisiyasat namin ang posibilidad ng pagpapalawak ng paggamit ng pagkakakilanlan ng pagkalkula sa lahat ng mga pagbili upang mapadali ang pagsubaybay sa gastos.
• Pinangalanan namin ang mga proyekto at piloto ng malinaw na may-ari. Responsibilidad ng may-ari na tiyakin na ang mga kinakailangang desisyon ay ginawa, na ginawa ang mga ito nang tama, at ang pagsubaybay sa gastos ay isinasagawa.
• Lahat ng lumalahok sa pagkuha ay tumatanggap ng pagsasanay sa pagkuha. Ang nilalaman ng bago at na-update na mga tagubilin ay sinusuri din sa mga pagsasanay.
• Sinasanay namin ang mga tagapangasiwa ng lungsod sa batas sa pagkuha at maraming nalalaman na paggamit ng portal ng trustee.
• Bumubuo kami ng mga paraan ng pagpapatakbo upang ang mga desisyon ay mas mahusay na magamit ng mga tagapangasiwa. Ang mga halaga ng euro ay dapat ding lumitaw sa mga listahan ng desisyon.
• Aktibo at napapanahon naming ipinapaalam sa mga katiwala.
• Ang dokumentasyon ng mga pagsisiyasat na humantong sa mga desisyon ay ginagawa nang nakasulat.
• Ang administratibong tuntunin ay sinusuri patungkol sa mga limitasyon sa pagkuha.
• Inoobliga ng pamahalaang lungsod ang Lupon ng Edukasyon na suriin ang tendering ng welfare package.

"Bilang karagdagan sa mga ito, ang layunin ay upang mapabuti ang mga kasanayan sa komunikasyon ng buong organisasyon at dagdagan ang transparency," pangako ni Rontu.

Itinuturing ng pamahalaang lungsod ng Kerava na sapat na ang mga hakbang sa pagpapaunlad ng lungsod

Ang pamahalaang lungsod ng Kerava ay maingat na pinag-aralan ang mga ulat ng inspeksyon at ang mga plano sa pagkilos na ginawa ng pangkat ng pamamahala ng lungsod upang malunasan ang sitwasyon at inaprubahan ang mga ito sa kabuuan.

"Batay sa mga ulat ng inspeksyon, nagkaroon kami ng kritikal ngunit sa parehong oras ay nakabubuo na talakayan tungkol sa mga kinakailangang hakbang sa pag-unlad. Itinuturing ng pamahalaang lungsod na sapat na ang mga hakbang sa pagpapaunlad na ipinakita ng pamamahala ng lungsod. Naghanda rin kami ng pahayag tungkol sa mga hakbang ng pamahalaang lungsod upang mapataas ang pagiging bukas at transparency ng paggawa ng desisyon. Sa mga pagkilos na ito, sama-sama nating bubuuin ang lungsod sa tamang direksyon", ang vice-chairman na nanguna sa pulong ng lupon ng lungsod. Iiro Silvander halaga.

Maaari mong tingnan ang mga ulat sa panloob na pag-audit sa mga kalakip na attachment:

Internal audit ng Kerava City ng 2024 pole vault procurements (pdf)
Panloob na pag-audit ng lungsod ng Kerava 2024 sa mga pagbili ng legal na serbisyo (pdf)

Mga tagapagbigay ng karagdagang impormasyon:

Mga tanong na may kaugnayan sa mga hakbang sa pag-unlad: mayor Kirsi Rontu. Ipadala ang iyong mga tanong sa communications manager Pauliina Tervo, paulina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Mga tanong na nauugnay sa internal audit: city clerk Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322